为组织规划Microsoft Viva Connections
注意
- 必须具有企业 (E) 、一线 (F) 或学术 (A) 许可证类型才能创建Viva Connections体验。
- Microsoft 365 订阅 (E、F 或 A 许可证) 的用户只能创建和使用一种体验。 如果要创建或使用两个或更多体验 (最多 50) ，则租户中的每个用户都必须具有Microsoft Viva套件或Viva通信和社区许可证。 有关详细信息，请参阅Microsoft Viva计划和定价。
- Viva Connections没有任何入门要求。
- 您必须具有 SharePoint 管理员权限才能访问Microsoft 365 管理中心。 Viva Connections在具有有限功能的 GCC、GCC High 和 DoD 环境中的移动和平板电脑设备上可用。 有关详细信息，请参阅 服务可用性列表。
在此阶段，构建一个利益干系人团队，以符合组织的用户体验策略的目标和主要用例。 首先满足要求，然后规划体验的每个部分。 在规划阶段，请考虑成功指标和采用策略，以确保Viva Connections满足组织和用户的需求。
以下标有星号 (*) 的步骤是可选的，也可能仅适用于使用 SharePoint 主网站来补充Viva Connections体验的客户。
步骤 1：规划Viva Connections
Viva Connections旨在帮助用户完成高优先级任务并访问重要信息。 随着组织的适应和扩展，此体验可以随着时间推移进行构建。 组织可以使用其现有的 SharePoint Intranet 主网站（如果有），也可以创建可在 Microsoft Teams 中访问的独立体验。
Viva Connections由三个main部分组成： 仪表板、源和资源。 这些部件在桌面和移动设备上的显示方式不同。 详细了解桌面和移动体验之间的差异。
- 挡泥板：仪表板是用户的数字工具集。 它将用户所需的工具汇集在一起，无论他们是在办公室还是在现场，都能够快速轻松地访问。
- 饲料： 源在正确的时间向正确的人员提供更新。 它与 Viva Engage、SharePoint 新闻和Stream紧密集成，以基于用户所属组的后期目标显示个性化源。
- 资源：资源体验支持跨平台查找。 它使用 SharePoint 应用栏中的导航元素，这些元素可以是受众的目标。
| 桌面 | 移动设备 |
|---|---|
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| - 组织的Viva Connections实例将在 Teams 应用栏中显示为图标。 - 选择图标后，用户将看到默认登陆体验。 - 选择图标两次时，将显示全局导航面板。 - 使用新闻、Viva Engage、文件和媒体以及突出显示的内容 Web 部件为用户提供来自各种源的稳定内容流。 - 添加仪表板 Web 部件，以便轻松完成任务 |
- 组织的Viva Connections实例将在 Teams 移动应用栏中显示为图标。 - 选择后，用户可以从仪表板透视到资源源。 |
步骤 2：考虑使用 SharePoint 主网站来补充体验* (可选)
Viva Connections体验不需要 SharePoint 主网站 (具有特殊功能的通信网站) 创建，但提供一个网站可以补充用户体验。 SharePoint 主网站充当组织 Intranet 的前门，以及与整个组织相关的其他常用门户的网关。 某些组织使用 SharePoint 主网站来补充Viva Connections体验，并将体验扩展到 Web。 请参阅下表，确定除Viva Connections外，组织是否希望使用 SharePoint 主网站。 可以随时添加 SharePoint 主网站。
| 要求 | 说明 |
|---|---|
| 创建 SharePoint 主网站* (可选) |
SharePoint 主网站是充当组织 Intranet 的前门的 SharePoint 通信网站。 它们具有额外的功能，例如能够确定从 SharePoint 主网站发布到 Intranet 其余部分的新闻的优先级。 设置 SharePoint 主网站后，从该网站发布的新闻将在整个 Intranet 中设置优先级。 创建新的Viva Connections体验时，SharePoint 主网站在 Microsoft 管理员 中心设置。 若要添加 SharePoint 主网站，请选择生成现有 Intranet 门户的选项。 详细了解如何结合中心和全局导航来 规划 SharePoint 主网站上的 导航。 然后，开始 创建 SharePoint 主网站。 |
| 仅设置全局导航* (SharePoint 主网站用户) | 设置 SharePoint 主网站后，可以在 SharePoint 应用栏中启用和自定义全局导航。 在 Viva Connections Teams 桌面应用中，当在 Teams 应用栏上选择组织的徽标时，将显示全局导航面板中的资源。 还可以将全局导航栏中的链接导入Viva Connections的“资源”部分。 详细了解如何启用和自定义全局导航。 |
| 审核网站、设置网站优先级和现代化* (可选) | 确定Viva Connections的关键方案后，需要确定在仍在使用经典网站和页面时应进行现代化改造的内容或网站。 并非所有内容或经典 SharePoint 网站都需要进行现代化改造才能利用Viva Connections。 专注于需要包含在组织的 Viva Connections 实例中的优先级用例。 详细了解如何实现内容的现代化以及高流量网站正常运行的门户指南 |
为组织创建 SharePoint 主网站* (可选)
SharePoint 主网站是组织 Intranet 的前门，也是与整个组织相关的其他常用门户的网关。 SharePoint 主网站也将是 Microsoft Teams 桌面应用中Viva Connections的登陆体验。
通过确定 SharePoint 主网站可以提供的少量资源和功能，从小型开始。 创建名为“组织主页”模板的新 SharePoint 通信网站时，请考虑使用可自定义的网站模板，以快速启动并运行 SharePoint 主网站。 （可选）将 SharePoint 主网站转换为 SharePoint 中心网站 ，以添加额外的导航层并增加搜索范围。
详细了解 如何规划 SharePoint 主网站 以及如何 启动正常运行的 SharePoint 网站。
在 SharePoint 应用栏中设置全局导航* (可选)
接下来，从 SharePoint 主网站“设置”图标中选择“设置全局导航”，以利用完整的Viva Connections功能。 以补充和扩展 SharePoint 主网站上的资源的方式设计全局导航。 详细了解 SharePoint 中的导航和信息体系结构。
当在 Teams 应用栏选择组织的图标时，在 SharePoint 应用栏的全局导航窗格中显示的导航链接也会显示在 Microsoft Teams 桌面版的 Viva Connections 应用中。 还可以将全局导航栏中的链接导入Viva Connections的“资源”部分。
审核、确定优先级和现代化内容，以便与关键方案和任务保持一致* (可选)
在规划阶段定义关键方案和任务后，通过确保优先级内容位于新式 SharePoint 通信网站和团队网站上，为Viva Connections做好准备。 可以使用新式网站和经典网站，但只有新式网站会显示在 Microsoft Teams 应用中。 经典网站在单独的浏览器窗口中打开。
如果有许多经典 SharePoint 网站，请确保专注于与Viva Connections体验相关的网站、页面和内容。 与关键任务和方案无关的网站和内容可在以后进行现代化。
应审核和确定优先级的网站：
- 连接到Viva Connections 仪表板上的卡的网站
- 显示在全局导航中的网站
- 经常发布组织新闻的网站
- 帮助用户完成最重要的日常任务或访问重要信息的网站
帮助实现现代化的工具：
- 使用 SharePoint 现代化扫描程序创建可帮助确定现代化准备情况的仪表板。
- 详细了解如何将经典网站转换为新式网站，或考虑使用 SharePoint 网站模板创建新的新式网站。
- 对于预计每天 (数千次或更多次访问量的热门网站，) 详细了解高性能网站和门户的最佳做法。
步骤 3：规划仪表板
首先确定Viva Connections需要支持和标识这些用户体验的所有者的关键方案。 任务和方案将主要由Viva Connections 仪表板中的卡片支持，这些卡片可以使用Microsoft 365 组针对特定受众。 考虑哪些用户组需要访问特定资源。
| 移动设备上的仪表板 | 说明 |
|---|---|
|
在此示例中，仪表板上的卡链接到 SharePoint 页面，用户可以从移动设备轻松获取日常运行状况检查。 |
常见方案包括查看工资单和休假时间、提交帮助票证、了解新闻、查看每日午餐菜单、在目录中查找人员以及轮班管理。 与管理这些体验的业务组进行协作和协调，以确定最佳设计。 详细了解Viva Connections采用，详细了解常见方案以及如何识别导致持久采用的用户体验。
| 常规 | 对于信息工作者 | 对于一线员工 |
|---|---|---|
| - 查看报酬和福利情况 - 向技术支持提交票证 - 访问午餐和咖啡馆选项 - 关注新闻和公告 |
- 查找人员和团队信息 - 完成所需培训 - 查看公司假日 |
- 查看和管理班次 - 访问工时单和常用表单 - 查看工作区策略和资源 |
仪表板卡的类型
在计划时，请考虑可用的不同类型的卡片。 有三种不同类型的卡片可用于Viva Connections 仪表板。 某些卡的实现时间可能比其他卡要长，或者可能需要在后端上完成设置。
- 开箱即用卡片：这些卡片几乎不需要进行配置，包括“链接”、“班次”、“Teams”和“已分配任务”卡片。
- 自适应扩展卡 (ACE) ：这些卡可以使用 SharePoint 框架 (SPFx) 进行扩展和自定义。
- 合作伙伴卡片： 这些卡片来自 非Microsoft方，如 Qualtrics、ServiceNow 和 Workday。
规划过程
在与业务所有者和关键利益干系人合作以协调Viva Connections设计策略时，请针对每个任务回答以下事项：
- 受众是谁？
- 用户需要完成或学习哪些内容？
- 他们目前使用哪些工具或技术？
- 希望访问者使用哪些工具或技术来完成其关键任务？
- 需要升级哪些信息？
从最重要的工作流开始
并非每个任务都应转换为仪表板上的卡片。 重点关注可在很短时间内执行的最具影响力的任务。 首先，在以下决策矩阵中查找与“快速获胜”和“首次成功”字段一致的机会。
设计时考虑受众
最佳做法是，为特定受众制定基于特定任务的决策非常重要：
- 请考虑对方案规划使用通用框架，首先选择特定角色或受众“作为...”。
- 然后，缩小“我需要...”中的目标。
- 接下来，考虑理想的工具或流程，以满足“以便我...”中的目标。
- 最后，在“我会在... 时知道这是成功的”中写出成功是什么样子。
例如，创建如下所示的表，以列出要在 仪表板中使用卡片解决的业务方案：
| 我的角色是... | 我需要... | 以便... | 我会在... 时知道这是成功的 |
|---|---|---|---|
| 全职用户 | 轻松访问权益和工资信息 | 无需 HR 帮助即可快速检查重要信息 | 减少向人力资源团队提供福利和工资的帮助请求 |
| 第一线工作者 | 从移动设备打卡和打卡 | 我可在工作流中提高效率 | 从Viva Connections管理计划和中断 |
| 人事经理 | 欢迎并加入新的团队成员 | 我可以发展和培养人才 | 我花更少的时间来管理标准入职功能 |
| 销售代表 | 在移动设备上访问特定产品培训材料 | 可以快速解决客户问题 | 大多数客户问题得到实时解决 |
| 人力资源专家 | 提升自助服务权益的使用 | 我可以花更多的时间与用户一起讨论独特的权益问题和方案 | 我的所有用户交互都与各个关键方案有关 |
不同仪表板设计示例
仪表板应专注于最重要的任务。 应确定特定于特定受众的任务，以确保用户只看到与其日常工作相关的卡片。
| 信息工作者 | 一线员工 |
|---|---|
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用于规划仪表板的内容
- 创建和自定义仪表板
- 详细了解 自适应卡片和 合作伙伴卡片
- 使用现有Microsoft 365 组或根据需要创建新闻组，以便快速创建卡片并将其定位到特定受众
步骤 4：为源做好准备
源将整个组织的通信引入一个可以轻松查看的位置。 此源有助于让一线员工、信息工作者和混合工作者参与并了解重要新闻和公告。 此解决方案还为内容发布者提供了分发重要新闻和信息的可靠方法。
从技术上讲，无需执行任何操作即可设置源，因为内容会自动同步。 但是，你可以影响内容层次结构。
有关如何影响源中内容层次结构的提示
源设计为动态、个性化，是可以使用最相关的新闻和公告的地方。 源依赖于新内容的不断流，最佳体验包含组织新闻、有机内容和特选内容的平衡。
- 从官方组织新闻源（如 SharePoint 主网站）发布 SharePoint 新闻
- 使用新闻提升提升组织新闻网站上最重要的新闻 帖子，以将新闻帖子呈现到源顶部
- 通过在Viva Engage中突出显示你希望整个组织看到的帖子来突出显示社区讨论
- 鼓励组织参与和参与Viva Engage的讨论，尤其是领导者和工作场所冠军
- 使用受众定位来确保不同的受众使用 Microsoft 365 组
用于规划源的内容
- 查看有关Viva Connections源的常见问题
- 考虑使用新闻、Viva Engage、文件和媒体以及突出显示的内容 Web 部件，为用户提供来自常用 SharePoint 页面上各种源的稳定内容流
步骤 5：规划资源
资源是指向门户和其他热门目标的导航链接。 资源应该是目标受众的最重要和最常用门户，并且可以针对特定受众。 准备Viva Connections时，请注意，这些资源从 SharePoint 应用栏显示 () 组织是否有 SharePoint 主网站，并在设置Viva Connections时在 Teams 应用栏中显示。
| 桌面 | 移动设备 |
|---|---|
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对于具有 SharePoint 主网站的组织，请考虑全局导航中的链接如何对 SharePoint 主网站上突出显示的资源进行补充。 根据要在全局导航中提供的内容，可以通过 三种不同的方式设计 SharePoint 主网站导航和全局导航。
用于规划资源的内容
- 首次设置，或从 SharePoint 主网站自定义全局导航中的导航链接
- 获取有关如何在 SharePoint 中设计导航的更多指南
步骤 6：创建采用计划
对于每个组织，规划更改和帮助用户采用新资源将有所不同。 使用此处的注意事项和最佳做法作为创建符合组织需求的采用计划的起点。 在计划中包括针对最终用户的更改管理和培训材料的注意事项。
采用注意事项
- 只能在 Microsoft Teams 中访问Viva Connections。 如果你的组织尚未使用 Microsoft Teams，则需要规划Microsoft Teams 的采用以及Viva Connections。
- 通过在选择设置时 在 Teams 中预固定应用 ，使最终用户更容易采用。 只有在 Teams) 中默认自动启用 (Viva Connections 后，才需要执行此操作。
- 寻找早期采用者和支持者，并设法将他们的热情扩展到组织的其他成员。
- 计划与他们通常开会并共享信息的用户互动（例如，如果贵组织已经在 Teams 中开会，则计划在频道中发布。）
- 确定Viva Connections应转到的人员和位置。 请考虑使用Viva Engage、SharePoint 网站或Teams 频道允许用户提问或查看常见问题。
变更管理注意事项
- 首先，在多个频道中创建认知和兴趣，以吸引不同的受众。 考虑为现场用户提供公共空间，例如休息室或会议室。 对于远程工作者和组织的其他人员，计划在 Teams、Viva Engage 和 SharePoint 中发布公告。
- 确保最终用户的不同受众可以轻松了解此新工具如何帮助改进其日常工作。
- 为用户创造提问、获取帮助和观看实时演示的机会。 考虑在采用的第一个月设置每周培训课程或办公时间。 尽可能使用支持者。
- 通过鼓励使用新工具来加强变革。
- 清楚地说明如何在桌面和移动应用上使用Viva Connections，如何与仪表板、源和资源互动，以及在哪里查看最新新闻和公告。
- 为不同的受众（如一线员工或混合工作者）创建专用指南。
培训注意事项
- 使用培训来帮助提高对可以在桌面或移动设备上的 Teams 中访问资源的位置的认识。
- 展示在源中仪表板和内容上连接和互动卡片的不同方式。 考虑为不同的受众提供不同的培训指导。
- 突出显示 SharePoint 中的热门门户，可在移动设备上的“资源”选项卡中找到这些门户。
采用资源
在Viva采用中心了解有关采用、最佳做法和获取通信模板的详细信息。
步骤 7：考虑成功指标
规划过程的一部分包括确定将使用哪些指标来衡量Viva Connections在将组织聚集在一起并让特定受众了解情况方面的有效性。 首先考虑仪表板提供的任务和工具。 例如，如果创建的卡片链接到人力资源 SharePoint 网站或特定页面，则应会在使用情况报告中看到该网站的更多流量和参与度。
注意
分析功能在 GCC、GCC High 和 DoD 环境中不可用。 有关详细信息，请参阅 服务可用性列表。
- Viva Connections分析：使用Viva Connections分析了解用户如何以及何时与Viva Connections体验的组件互动。 查看查看和参与Viva Connections体验的用户数、用户参与的内容类型以及用于访问Viva Connections的平台。
- 跨 M365 应用的使用情况的高级视图：使用 Microsoft 365 使用情况分析访问预生成仪表板，其中包含多个预生成报告，这些报表侧重于采用 Microsoft 365 应用、使用情况、通信和协作。
- 网站或页面级别数据：在 SharePoint 中获取网站级别和页面级别使用情况报告，以衡量参与度并详细了解用户何时访问内容及其使用的设备。
- 获取用户的直接反馈：使用情况分析，可以直接询问用户总体满意度。 考虑在仪表板上创建链接到 Microsoft 表单的卡片，可以在其中要求用户评价满意度并提供反馈。
步骤 8：规划长期维护
通常，Viva Connections设置后所需的持续维护最少。 随着业务的增长和发展，你可能会发现Viva Connections支持的新方案。 随着时间的推移，你可能会决定停用仪表板卡或重新排列资源中的全局导航。 此外，用户还将共享可用于改善体验的反馈。 这些方案中的每一个都需要时间来实施并根据需要进行沟通。 计划安排一个负责人或一个团队来随着时间推移管理这些任务。
- 挡泥板：设计和测试后，只需更新仪表板即可支持新方案或停用旧方案。
- 饲料：内容从 SharePoint 新闻帖子和Viva Engage动态显示和聚合。
- 资源：与仪表板一样，一旦建立了指向门户的链接，资源将只需要根据需要进行更新。
接下来，为组织生成和自定义Viva Connections
满足需要 SharePoint 主网站) (要求、制定仪表板计划并准备帮助用户采用Viva Connections后，即可进入生成阶段。