Power BI 实现规划：停用和存档内容

注意

本文是 Power BI 实现规划系列文章中的一篇。 本系列着重介绍 Microsoft Fabric 中的 Power BI 体验。 有关该系列的介绍，请参阅 Power BI 实施规划。

本文帮助你在内容生命周期结束时停用并存档内容。 本文主要面向以下受众：

• Fabric 管理员：负责监督组织的 Fabric 的管理员。 Fabric 管理员可能需要与其他管理员协作，例如监督 Microsoft 365 或 Azure DevOps 的管理员。
• 卓越中心 (COE) 和 BI 团队：负责在组织中监督 Power BI 的团队。 这些团队包括决定如何管理 Power BI 内容的生命周期的决策者。
• 数据运营团队：负责监督企业数据解决方案的生命周期管理的团队。 这些团队可能包括发布经理、处理内容发布生命周期的角色，以及创建和管理有效使用和支持生命周期管理所需的组件工程师。
• 内容创建者和内容所有者：创建内容的用户，他们希望将内容发布到 Fabric 门户以与他人共享。 这些人员负责管理其创建的 Power BI 内容的生命周期。

生命周期管理包括用于处理内容创建到最终停用的过程和做法。 在生命周期管理的第五阶段，你将支持和监视内容，其中包括为用户和发布的内容提供支持，以促进采用和解决问题。 最终，你将进入内容生命周期的第六阶段（也是最后一个阶段），你可能会在其中识别不再使用或不再需要的内容。 在此最后一个阶段，你将停用并存档内容。

在内容达到其目的后，停用和存档内容非常重要。 这可以确保不会将资源浪费在支持不需要的内容上，并使内容创建者和管理员能够更轻松地监督所需的内容。 在生命周期结束时停用并存档内容将有助于改善治理和效率，因为你可以将精力和资源集中在租户的相关内容和活动区域。

下图描述了 Power BI 内容的生命周期，并突出显示了第六阶段，即停用并存档内容的阶段。

注意

有关内容生命周期管理的概述，请参阅本系列的第一篇文章。

最终，使用者可能不再需要或使用内容。 出现这种情况的原因可能有很多，例如要部署替换内容、制定了不同的业务目标或更改了优先级。

停用内容可以帮助你以不同的方式管理 Power BI。

• 更少的项可以减轻混乱，使环境更易于管理。 更少的项还可以帮助用户浏览活动内容，并且更容易维护。
• 删除未使用的项可以减少使用者的困惑，让他们更清楚地知道应使用哪些内容。
• 当审核侧重于活动内容时，审核会变得更加轻松。 在审核安全角色和权限时尤其如此。
• 保留更少的项能够潜在地优化容量使用，因为资源不会被意外使用。

确定何时以及如何停用内容

在执行审核和监视活动时，应该定期评估组织中的使用模式，以确定可停用的候选内容。 这些步骤称为内容清理活动。 内容清理活动是为调查内容而要执行的定期安排的操作，而内容停用则是在内容生命周期结束时你为了去除内容而执行的操作。 根据租户中发布的项数量，你可以更有规律地执行这些活动，例如每季度或每月。

提示

租户级审核和租户级监视是帮助你确定何时应停用内容的关键活动。

规划内容清理活动

当你想要分析内容以确定哪些内容可以停用和存档时，应做出以下关键考量和决策。

• 选择分析范围：内容清理活动可以在租户级别完成。 但是，在工作区、容量或域级别执行分析也很常见。 这样，就可以根据特定需求或用户群体做出决策并采取措施。 例如，工作区管理员可以负责执行他们所管理的工作区的定期内容清理活动。
• 确定特定内容的时间窗口：考虑哪个时间窗口与你正在分析的内容相关。 尽管你可能有一个标准的时间窗口（例如三个月内未使用的内容），但可能难以做到在每种情况下都使用相同的准则。 请考虑以下示例。
  • 标准的 3 个月时间窗口：销售团队有一个工作区用于跟踪季度奖金。 如果在过去三个月内未使用过该工作区，则可以考虑停用整个工作区。
  • 更短的 1 个月时间窗口：包含每日销售数据的运营报表旨在供每日或每周频繁使用。 如果过去一个月内未使用该报表，则可以考虑停用该报表。
  • 更长的 1 年时间窗口：IT 部门每年生成一次语义模型，以便为外部审核员提供报表。 尽管最近几个月从未使用该语义模型，但保留它却至关重要。 在这种情况下，在将其指定为停用候选项之前，留出一年以上的时间窗口是合理的。
  • 无时间窗口的例外情况：高管会间歇性地使用包含关键组织关键绩效指标 (KPI) 的记分卡。 尽管该记分卡的使用次数不一致并且只有少量几位查看者，但不能单纯由于它的使用次数较少，而考虑将此特定内容停用。
• 创建分类：确定要以一致方式使用的术语。 创建通用定义来对术语进行分类，例如经常使用、活跃使用、偶尔使用和未使用。 考虑如何应用这些术语来分析内容使用次数和用户活跃程度。 有关详细信息，请参阅创建分类。
• 选择相关的使用指标：在大多数情况下需要考虑多个指标，包括内容的实际查看总次数和内容的实际用户（查看者）总数。 请考虑以下示例。
  • 查看次数很大：可能一直以来，某一份报表由少量的用户查看了很多次。 此活动可能反映了个人 BI 和团队 BI 使用方案。
  • 用户数量很大：可能整个组织中各个领域的大量查看者都会查看某份报表。 尽管内容被广泛使用，但实际查看次数可能是零星且不一致的。 此活动可能反映了企业 BI 使用方案。
  • 潜在查看者与实际查看者：可能为 Power BI 应用或报表分配了权限，因此存在许多潜在查看者。 但是，你可能只是看到了一小部分潜在查看者的实际使用。
• 确定由谁执行使用情况分析和清理：根据组织中处理内容所有权和管理的方式，考虑由谁负责执行内容清理活动。

规划好如何执行内容清理分析后，接下来应确定要停用的内容。

确定要停用的内容

此时，你已规划好定期内容清理活动，并就如何分析租户中的内容做出了一些关键的选择和决定。 现在可以分析使用模式并确定要停用的候选内容了。 通常，你希望查找使用频率和维护频率较低的内容来进行调查。

请考虑使用以下操作来查找极少使用且不再维护的内容。

• 分析查看次数：应该重点关注视觉项（例如报表和应用）的查看次数。
  • 按时间窗口中的查看总次数对项进行排序（如上一部分所述）。 重点查找未使用或偶尔使用的项。
  • 根据时间窗口分析最近的使用次数。
  • 检查使用次数与过去时间段相比是否有下降趋势。
• 分析查询：应该重点关注针对数据项（例如语义模型）提交的查询。
  • 按时间窗口中的查询总次数对项进行排序。 重点查找未使用或偶尔使用的内容。
  • 根据时间窗口分析最近的使用次数。
  • 检查使用次数与过去时间段相比是否有下降趋势。
• 分析查看者：有时，在与查看次数和查询次数进行比较时，时间窗口中内容的查看者总数也可能是相关的。
  • 按时间窗口中的查看者总数对项进行排序。
  • 筛选出身份为内容创建者、所有者或支持团队成员的查看者，以便可以专注于查找仅执行了查看活动的使用者。
  • 筛选出只使用过报表一次或两次的查看者，以查看对使用趋势的影响。 这些用户可能意外打开了报表。
• 分析刷新日期：对于数据项（例如语义模型或数据流），检查上次刷新内容的时间。 如果内容不是最近刷新的，这种情况可能会为数据项不再被使用这一结论提供佐证。
• 检查内容更新日期：检查内容上次更新或重新发布的时间可能有所帮助。 最近未更新的内容提高了该内容可能已准备好停用的可能性。
• 检查文档：在完全依赖使用情况统计数据之前，请查看所有可用的文档或元数据。
  • 找到内容的现有文档。 理想情况下，报表应包含一个介绍页面来记录其目标用途和目标受众。 此类信息为查看者提供帮助，当内容被无规律地使用时，此类信息尤其有用。
  • 查看可用的元数据。 工作区说明可能包含有关其预期使用模式的信息。 工作区名称可能包含 [Dev] 或 [Test] 后缀，用于阐明使用情况差异很大的原因。
• 与内容所有者沟通：在找到要停用的候选项时，请向联系人或所有者咨询相关内容。 他们可能对预期使用模式有其他见解，而这些见解在使用情况统计数据中并不明显。 有时，你还可能需要与主题专家或内容使用者沟通，以了解他们将来的需求。

提示

以管理员身份获取未使用的项目 REST API 是查找未使用的项的一种方式。 但请注意，该 API 只会搜索过去 30 天的历史记录。 在大多数情况下，你希望在更大时间范围内搜索，以便能够分析一段时间内的趋势。 有关详细信息，请参阅用户活动数据和租户清单。

准备停用未使用的内容

此时，你已确定了适合停用的内容。 接下来，应在存档和删除内容之前执行一些准备步骤。

• 确认要删除的项的范围：在继续之前，请确保完成清楚地知道要删除哪些内容。 通常，它是整个工作区或特定的单个项（例如某个语义模型和使用该模型的报表）。
• 验证依赖关系：分析数据世系并执行影响分析，以确认你已考虑了所有依赖关系。 例如，如果要停用某个语义模型，则也会停用依赖于它的所有报表。
• 确定内容的存档位置：在删除内容之前对其进行备份或存档至关重要。 这样，以后就可以根据需要恢复该内容。 存档存储应是一个具有最低权限级别的安全位置，以确保用户不会意外找到和使用存档内容。 有多个选项可用于创建存档。 你可能部署了源代码管理（例如 Git 集成）。 或者，你可以先从 Power BI 服务下载最新文件，然后再删除内容。 你还可能创建了语义模型备份。 一般情况下，应考虑将内容存档至中心存储库（例如 OneDrive、SharePoint 文档库或 Git 存储库），内容在整个生命周期内都会存储在其中。
• 确认恢复计划：确定内容的存档位置（如前一点所述）后，考虑如果发现需要恢复内容或回滚，将采取什么流程。 例如，可以要求 Fabric 管理员还原已删除的工作区，前提是在保留期内执行还原。 或者，你可以选择从创建的存档中重新发布特定项。 对恢复计划执行测试，以确保可以依赖该流程。
• 澄清是否需要批准：根据内容和流程，可能需要在删除内容之前获得批准。
• 创建更改日志：如果以后出现问题，最好有文档可供参考，其中包括删除的内容、删除时间、删除原因以及删除者。
• 确认由谁处理删除：有时，确定停用内容的人员与执行删除操作的人员不是同一个人。 验证是否已授予所有必要权限。
  • 删除工作区：可通过两种方式删除整个工作区。 每种方式需要不同的权限。
    • 当处理删除的用户有权访问工作区中的所有内容时，适合分配工作区管理员角色。
    • Fabric 管理员角色非常适合分配给不需要直接访问内容的租户管理员。 在这种情况下，他们将从管理门户中执行删除。
  • 删除一项：要从工作区中删除单个项，需有参与者或更高级别的工作区角色。
• 确认何时执行删除：由于内容未被活跃使用，因此删除内容的日期和时间并不重要。 但是，为了最大程度地降低风险，某些组织制定了一个审批变更窗口。
• 与内容所有者沟通：告知联系人或所有者该内容将被存档和删除。 通常，内容使用者不需要接收有关非活动内容的通知。 尽管用户沟通有时是适当做法，但请注意，有时用户非常不愿意遇到未使用内容丢失的情况，因为他们不确定将来是否需要这些内容。

注意

协作工作区的可还原保留期可能与个人工作区不同。 “定义工作区保留期”租户设置控制内容在删除后的多长时间内可以恢复。 有关详细信息，请参阅工作区保留。

存档和删除未使用的内容

此时，你已确定了可停用的内容，并采取了适当的准备步骤来删除和存档这些内容。 在这最后一步中，你将删除内容。 这涉及到遵循上一部分中所述的决策和计划。

• 将内容存档至安全位置：可以通过多种方式备份内容，并根据需要恢复内容（上一部分提供了详细介绍）。
• 删除内容：最后一步是根据需要删除整个工作区或单个项（上一部分提供了详细介绍）。

清单 - 在规划停用和存档内容时，关键决策和操作包括：

• 规划内容清理活动：确定分析范围是租户级别、域级别还是工作区级别。 还要考虑由谁来执行使用情况分析。
• 确定时间窗口：根据具体内容的特征，确定识别停用候选项的最佳时间窗口。
• 选择使用指标：考虑与内容查看次数和查看者相关的哪些使用指标对于内容而言最重要。
• 创建分类：确定在分析使用模式时使用哪些分类来一致地标记内容。
• 分析使用情况统计信息：检查视图、查询、查看者、刷新和更新活动。 对数据进行排序、筛选和分析，以发现适合停用的项。
• 与所有者沟通：联系内容所有者，以确认你的发现结果或获取预期使用模式的其他见解。 请务必与他们协调执行存档和删除活动。
• 分析数据世系并执行影响分析：调查依赖关系。 确认删除内容的范围。
• 确定内容的存档方式和位置：确定使用哪种方法来备份内容。
• 验证工作区保留期：查看“定义工作区保留期”租户设置，了解组织中为已删除的工作区设置的保留期。
• 确认并测试恢复计划：规划好在必要时如何从存档中恢复内容。 测试恢复计划以确保其可靠。
• 验证权限：确认已将所需权限分配给将执行删除操作的用户或管理员。
• 存档内容：将内容备份存储在使用者无法访问的安全位置。
• 删除内容：根据需要删除整个工作区或单个项。

相关内容

有关有助于完成 Power BI 实现的更多注意事项、操作、决策标准和建议，请参阅 Power BI 实现计划。