ตั้งค่าข้อตกลงการสร้างใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
ข้อตกลงสำหรับลูกค้ามีรายละเอียดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อสร้างใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ไปที่ ภาพรวมของข้อตกลง เมื่องานข้อตกลงเพิ่มขึ้น ให้พิจารณาว่าจะเพิ่มหลายเหตุการณ์หรือการเกิดซ้ำหลายครั้ง
ในการใช้ข้อตกลง ดำเนินการขั้นตอนต่อไปนี้:
- สร้าง ข้อตกลง ที่คุณจะกำหนดรายละเอียดระดับสูง เช่น ลูกค้า ช่วงวันที่ และรายการราคา
- ในการสร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติ ให้สร้าง การตั้งค่าการจองของข้อตกลง (ABS) ซึ่งคุณสามารถกำหนดได้ว่าควรสร้างใบสั่งงานบ่อยเพียงใด (การเกิดซ้ำของการจอง) สำหรับข้อตกลง พร้อมด้วยรายละเอียดพื้นฐานของใบสั่งงานที่อาจเกิดขึ้น เช่น ชนิดใบสั่งงาน หรือหากคุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับข้อตกลงนี้ ให้สร้าง การตั้งค่าใบแจ้งหนี้ข้อตกลง (AIS) ที่คุณกำหนด การเกิดซ้ำของใบแจ้งหนี้ และรายละเอียดอื่นๆ สำหรับใบแจ้งหนี้ที่จะสร้าง คุณยังสามารถสร้าง ABS และ AIS ในข้อตกลงเดียวกันได้
- ใน ABS คุณสามารถเพิ่ม เหตุการณ์ข้อตกลง, ผลิตภัณฑ์, การบริการ และ งานการบริการ เพื่อกำหนดรายละเอียดเฉพาะของงานที่ดำเนินการในแต่ละใบสั่งงานที่สร้างขึ้น ใน AIS ให้เพิ่ม ผลิตภัณฑ์ใบแจ้งหนี้ ที่จะรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นแต่ละรายการ
- เปิดใช้งาน ข้อตกลง และ วันที่จองของข้อตกลง จะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับใบสั่งงานเป็นวันที่เข้าถึง ตามรูปแบบการเกิดซ้ำของคุณใน ABS ของคุณและจำนวนเดือนล่วงหน้าที่คุณตั้งค่าให้สร้างวันที่จองของข้อตกลง (ABD) คุณจะเห็น ABD บางส่วนถูกสร้างขึ้น ในขั้นต้น ABD เหล่านี้มีสถานะเป็นใช้งานอยู่ ในทำนองเดียวกัน ตามรูปแบบการเกิดซ้ำของคุณใน AIS ของคุณและจำนวนเดือนล่วงหน้าที่คุณสร้างวันที่จองของข้อตกลง (AID) คุณอาจเห็น AID บางส่วนถูกสร้างขึ้น ในขั้นต้น AID เหล่านี้จะมีสถานะใบแจ้งหนี้เป็นกำหนดเวลาแล้ว เมื่อใกล้ถึงวันที่ตามลำดับ และตามการตั้งค่าของคุณ ABD แต่ละรายการจะสร้างใบสั่งงาน และแต่ละ AID จะมีใบแจ้งหนี้
บทความนี้กล่าวถึง 2 สถานการณ์เพื่อแสดงว่าข้อตกลงสามารถสร้างใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
ข้อกำหนดเบื้องต้น
ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งงาน เช่น บัญชี ชนิดเหตุการณ์ ผลิตภัณฑ์ การบริการ และงานการบริการ ที่กำหนดค่าไว้ในระบบของคุณ
มีการกำหนดค่าการตั้งค่าข้อตกลง พิจารณาการระบุคำนำหน้าของข้อตกลง และหมายเลขการเริ่มต้น
เจ้าของที่ได้รับการแต่งตั้งของข้อตกลง การตั้งค่าการจองของข้อตกลง และการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ข้อตกลง มีสิทธิ์ในการ: สร้างใบแจ้งหนี้ รายละเอียดใบแจ้งหนี้ ใบสั่งงาน เหตุการณ์ใบสั่งงาน ผลิตภัณฑ์ใบสั่งงาน การบริการใบสั่งงาน งานบริการใบสั่งงาน ความต้องการทรัพยากร และการจอง
เคล็ดลับ
ก่อนที่คุณจะสร้างข้อตกลง ให้ตั้งค่าผู้ใช้ระบบหรือเจ้าของทีมสำหรับข้อตกลง กระบวนการข้อตกลงทำงานด้วยสิทธิ์ของเจ้าของ หากเจ้าของออกจากองค์กร กระบวนการข้อตกลงจะล้มเหลวและข้อตกลงจะสิ้นสุด
สถานการณ์จำลอง 1: สร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติสำหรับการบำรุงรักษาสินทรัพย์
องค์กรต้องทำการบำรุงรักษารายเดือนบนชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ติดตั้ง ณ ที่ตั้งของลูกค้าในปีถัดไป พวกเขาต้องการใช้ Dynamics 365 Field Service เพื่อสร้างงานบำรุงรักษาโดยอัตโนมัติ ในช่วงกลางของแต่ละเดือน โดย บางส่วน ที่มีความยืดหยุ่น พวกเขาต้องการผู้มอบหมายงานเพื่อกำหนดงานบำรุงรักษารายเดือนให้กับช่างเทคนิคภาคสนามที่ดีและเหมาะสมที่สุด และเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับงานที่เสร็จสมบูรณ์ในราคาที่ตกลงกัน
ในการกำหนดค่าสถานการณ์นี้ ให้ใช้ข้อตกลง สินทรัพย์ของลูกค้า ชนิดเหตุการณ์ และรายการราคา
ขั้นตอนที่ 1: สร้างข้อตกลง
ในพื้นที่ ให้บริการ ให้เลือก ข้อตกลง>ใหม่
กรอกข้อมูลองค์กรของคุณ: ใช้คำแนะนำเครื่องมือเป็นแนวทาง
บัญชีบริการและบัญชีการเรียกเก็บเงิน: กำหนดว่าข้อตกลงใบสั่งงานจะเกิดขึ้นที่ใด ในขณะที่บัญชีการเรียกเก็บเงินจะกำหนดว่าใบแจ้งหนี้จะส่งไปที่ใคร สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ไปที่ สร้างและจัดการบัญชี
สถานะระบบ : กำหนดหากว่าข้อตกลงกำลังดำเนินการอยู่ในขณะนั้น ตั้งค่าเป็น ประมาณการ ในขณะที่สร้างข้อตกลงใหม่และเพิ่มรายละเอียด
รายการราคา : ระบุราคาของผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลง และควบคุมรายการราคาที่มีอยู่ในใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นจากข้อตกลงนี้ เพิ่มผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดที่ใช้ในระหว่างข้อตกลงลงในรายการราคาข้อตกลง โดยปกติแล้วข้อตกลงประกอบด้วยราคาที่เจรจาไว้สำหรับสินค้าและบริการ ที่สะท้อนให้เห็นในรายการราคาใหม่ทั้งหมด รายการราคาในใบแจ้งหนี้และใบสั่งงานที่เป็นผลลัพธ์ สามารถปรับปรุงได้ด้วยตนเองตามต้องการ
วันที่เริ่มต้น & สิ้นสุด: กำหนดระยะเวลาของข้อตกลง
ในแท็บ อื่นๆ ป้อนรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น อาณาเขตการบริการ สำหรับใบสั่งงานที่เป็นผลลัพธ์ค และ เวลาในการสร้างเรกคอร์ด ซึ่งระบุเวลาของวันของใบสั่งงาน ใบแจ้งหนี้ และเรกคอร์ดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงนี้ควรถูกสร้างขึ้น การกำหนดนี้เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากบางองค์กรไม่ต้องการข้อตกลงในการสร้างใบสั่งงานในช่วงกลางของวันทำการ หากไม่มีการตั้งค่าไว้ ค่าเริ่มต้นจะเป็นค่าใน การตั้งค่า Field Service
เลือก บันทึก
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าการเกิดซ้ำของการจอง
เมื่อมีการสร้างข้อตกลงแล้ว ให้ระบุความถี่ที่ใบสั่งงานควรจะถูกสร้างขึ้น
บนแท็บ ทั่วไป ในส่วน การตั้งค่าการจอง ให้เลือก การตั้งค่าการจองของข้อตกลงใหม่
เคล็ดลับ
คุณอาจต้องเลือกจุดไข่ปลาแนวตั้ง ⋮ ก่อนที่จะเลือก การตั้งค่าการจองของข้อตกลงใหม่
ใส่ชื่อของกำหนดการของข้อตกลง ตัวอย่าง เช่น อาจจะเป็น "การบำรุงรักษารายเดือน" การตั้งชื่อมีความสำคัญ เนื่องจากข้อตกลงสามารถมีการเกิดซ้ำของการจองได้หลายครั้ง สำหรับอินสแตนซ์ องค์กรการบริการอาจดำเนินการบำรุงรักษารายสัปดาห์และรายเดือน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเดียวกัน
กรอก การตั้งค่าใบสั่งงาน
สร้างใบสั่งงานอัตโนมัติ: เลือก ใช่ เพื่อสร้างใบสั่งงานอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ ใบสั่งงานที่สร้างขึ้นจะปรากฏในมุมมองใบสั่งงานที่ใช้งานอยู่ ที่มีสถานะเป็น เปิด-ไม่ได้จัดกำหนดการ เลือก ไม่ เพื่อสร้างใบสั่งงานสำหรับวันที่ตามกำหนดการแต่ละวันด้วยตนเอง
ชนิดใบสั่งงาน: เลือกชนิดของใบสั่งงาน เช่น วินิจฉัยและซ่อม หรือ การตรวจสอบ
จำนวนวันล่วงหน้าในการสร้างใบสั่งงาน: กำหนดจำนวนวันก่อนวันบริการที่คาดว่าใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้น ถ้าคุณเลือกจำนวนวันล่วงหน้าหลายวัน รายการคงค้างใบสั่งงานของคุณอาจมีจำนวนมากกว่าที่ต้องการ อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือกจำนวนวันล่วงหน้าที่น้อยเกินไปคุณอาจไม่มีเวลาในการจัดเตรียม หากไม่มีการป้อนค่าที่ระดับข้อตกลง แสดงว่ามีการตั้งค่าทั้งสภาพแวดล้อมในแท็บ การตั้งค่า Field Service>ข้อตกลง>สร้างใบสั่งงานข้อตกลงล่วงหน้า X วัน หากฟิลด์นี้ไม่มีค่า ใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้นล่วงหน้าเจ็ดวันจากวันที่และเวลาที่บันทึกไว้ในข้อตกลง
ชนิดของใบสั่งงาน, ลำดับความสำคัญ, สรุปข้อมูลใบสั่งงาน และ สถานที่ปฏิบัติงาน ที่ป้อนที่นี่จะถูกส่งผ่านไปยังใบสั่งงานที่เป็นผลลัพธ์
กรอก การตั้งค่าการจอง
สร้างการจองอัตโนมัติ: เลือก ใช่ เพื่อให้ระบบจองใบสั่งงานที่ถูกสร้างขึ้น (ไม่ว่าจะสร้างโดยอัตโนมัติหรือสร้างด้วยตนเอง) ระบุ ทรัพยากรที่ต้องการ และ เวลาเริ่มต้นที่ต้องการ สำหรับการจอง เลือก ไม่ เพื่อให้ใบสั่งงานที่สร้างขึ้นได้รับการวางกำหนดการผ่านกระบวนการจัดกำหนดการปกติ: ด้วยตนเอง ด้วยระบบจัดการกำหนดการ หรือด้วย Resource Scheduling Optimization
หมายเหตุ
ข้อตกลงสร้างการจองตามการเกิดซ้ำโดยไม่คำนึงถึงปัจจัยอื่นใด รวมถึงหากทรัพยากรมีการใช้งานหรือเวลาทำงาน
ระยะเวลาโดยประมาณ: เลือกเวลาโดยประมาณสำหรับใบสั่งงานชนิดนี้
ฟิลด์ ความยืดหยุ่นก่อนการจอง และ ความยืดหยุ่นหลังการจอง ระบุจำนวนวันก่อนและหลังวันที่กำหนดการคาดหมายที่สามารถวางกำหนดการใบสั่งงานได้ สิ่งเหล่านี้จะเติมฟิลด์ การเริ่มต้นของกรอบเวลาวันที่ และ การสิ้นสุดของกรอบเวลาวันที่ ในใบสั่งงานที่ถูกสร้างขั้น เพื่อช่วยระบบจัดการกำหนดการ ตัวอย่าง เช่น หากคุณวางแผนที่จะทำการบำรุงรักษารายเดือน ในวันที่แปดของแต่ละเดือน และตั้งค่าความยืดหยุ่นก่อนและหลังการจองเป็น 7 วัน ดังนั้นใบสั่งงานสามารถกำหนดเป็นระหว่างวันที่ 1 และวันที่ 15 ของแต่ละเดือน
การเริ่มต้นของกรอบเวลา และ การสิ้นสุดของกรอบเวลา สามารถถูกระบุเพื่อสร้างกรอบเวลาสำหรับใบสั่งงานที่สร้างขึ้น ซึ่งรวมอยู่ในระบบจัดการกำหนดการ (ตัวอย่าง: ใบสั่งงานควรถูกกำหนดเป็นระหว่าง 8.00 น. ถึง 12.00 น.)
เลือก การเกิดซ้ำของการจอง บนแถบคำสั่งด้านบน
กรอกข้อมูล
รูปแบบของการเกิดขึ้นประจำ: ตัวอย่างเช่น ทุกสัปดาห์ ทุกวันจันทร์แรกของเดือน หรือทุกวันศุกร์เว้นวันศุกร์
รูปแบบของการเกิดขึ้นประจำ: กำหนด วันที่เริ่มต้น และเลือก ลักษณะการทำงานของวันที่สิ้นสุด
- ไม่มีวันที่: ใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้น ณ วันที่สิ้นสุดของข้อตกลง
- สิ้นสุดโดย: หยุดสร้างใบสั่งงานหลังจากวันที่สิ้นสุดการเกิดขึ้นประจำ
- สิ้นสุดหลังจากจำนวนการเกิดซ้ำ: ใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้นหลังจากถึงจำนวนการเกิดซ้ำที่ระบุ
วันที่กำหนดเอง: กำหนดวันที่สร้างใบสั่งงานที่ควรจะมีการดำเนินการเพิ่มเติมสำหรับการเกิดซ้ำได้เช่นกัน หากรูปแบบไม่ได้สะท้อนถึงความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่าง เช่น เพื่อการให้บริการในวันหยุดต่างๆ ตลอดทั้งปี ไม่มีการสร้างใบสั่งงานแบบวันที่กำหนดเอง เว้นแต่จะมีการระบุการเกิดซ้ำ
เลือก ตกลง และจากนั้นเลือก บันทึก
หมายเหตุ
ข้อตกลงเดียวสามารถมีการตั้งค่าการจองต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างการตั้งค่าการจองสำหรับการเยี่ยมชมรายสัปดาห์ที่สร้างใบสั่งงานทุกสัปดาห์ และการตั้งค่าการจองสำหรับการเยี่ยมชมรายเดือนที่มีการจองที่แตกต่างกัน
ดูเพิ่มเติม: นำเข้าการเกิดซ้ำของการจอง
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มรายละเอียดงานของข้อตกลง
หลังจากตั้งค่า ข้อตกลง และ การตั้งค่าการจองข้อตกลงแล้ว ให้กำหนดงานที่ควรดำเนินการ ในการกำหนดงาน ใหเพิ่มชนิดของเหตุการณ์ ผลิตภัณฑ์ การบริการ และงานของการบริการลงในข้อตกลง
หากคุณต้องการใช้ข้อตกลงสำหรับการบำรุงรักษาสินทรัพย์ของลูกค้า ให้ใช้เหตุการณ์การจองของข้อตกลงและระบุสินทรัพย์ โดยการระบุสินทรัพย์ของลูกค้าในเหตุการณ์ คุณสามารถกำหนดงานที่เกิดซ้ำซึ่งควรดำเนินการในอุปกรณ์เฉพาะ และสร้างประวัติการให้บริการ คุณยังสามารถเพิ่มชนิดของเหตุการณ์ได้หลายชนิด ในการตั้งค่าการจองของข้อตกลงแต่ละประเภทด้วยสินทรัพย์ของลูกค้า สถานการณ์สมมตินี้ใช้เหตุการณ์การจองข้อตกลง
หากคุณไม่ต้องการใช้ชนิดเหตุการณ์การจองข้อตกลง คุณสามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์ การบริการ และงานการบริการลงในข้อตกลงได้โดยตรง
บนแท็บ ทั่วไป ในส่วน เหตุการณ์ ให้เลือก เหตุการณ์การจองข้อตกลงใหม่ ใช้คำแนะนำเครื่องมือเป็นแนวทางในการระบุรายละเอียดของเหตุการณ์
เคล็ดลับ
คุณอาจต้องเลือกจุดไข่ปลาแนวตั้ง ⋮ ก่อนที่จะเลือก การตั้งค่าการจองของข้อตกลงใหม่
เลือก บันทึกและปิด
เมื่อคุณเพิ่มเหตุการณ์ลงในข้อตกลง ผลิตภัณฑ์ การบริการ งานการบริการ และคุณลักษณะที่เกี่ยวข้อง จะถูกเพิ่มเข้าไปในข้อตกลง จากนั้นรายการเหล่านี้จะถูกเพิ่มลงในใบสั่งงานเมื่อมีการสร้าง เมื่อเพิ่มชนิดเหตุการณ์ ให้พิจารณาการตั้งค่า คัดลอกรายการเหตุการณ์ไปยังข้อตกลง
ขั้นตอนที่ 4: เปิดใช้งานข้อตกลง และดูใบสั่งงาน
หลังจากกระบวนการตรวจสอบผู้จัดการขององค์กรและการยอมรับของลูกค้าขั้นตอนสุดท้ายคือ การเปิดใช้งาน ข้อตกลง เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ระบบจะสร้างเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่บำรุงรักษาและใบสั่งงาน การเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมในสถานะของข้อตกลง ให้พิจารณาใช้ค่าสถานะย่อยของข้อตกลง สถานะย่อยของข้อตกลงที่กำหนดเองยังสามารถสร้างขึ้นได้
จากหน้า ข้อตกลง ให้ตั้งค่าสถานะระบบ เป็น ใช้งาน
เลือก บันทึก สร้างวันที่จองที่แสดงถึงวันที่ควรจะดำเนินการบริการแล้ว
หากต้องการดูวันที่จอง ให้เปิด การตั้งค่าการจอง และเลื่อนไปที่ส่วน วันที่จอง
ในขั้นต้น วันจอง วันที่จอง ที่สร้างขึ้นแต่ละรายการจะมีสถานะเป็น ใช้งานอยู่ เมื่อเวลามาถึงวันที่จอง ใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้นตามฟิลด์ จำนวนวันล่วงหน้าในการสร้างใบสั่งงาน วันที่จองจะมีสถานะเปลี่ยนเป็น ประมวลผลแล้ว พร้อมกับค้นหาใบสั่งงานที่สร้างขึ้น
หากคุณตั้งค่า สร้างใบสั่งงานอัตโนมัติ เป็น ไม่ คุณสามารถสร้างใบสั่งงานสำหรับวันที่จองแต่ละรายการได้ด้วยตนเอง สำหรับกรณีทางธุรกิจที่ไม่ซ้ำกันซึ่งคุณต้องสร้างใบสั่งงานเร็วกว่าที่กำหนดไว้ คุณสามารถสร้างใบสั่งงานด้วยตนเองได้ เปิดวันที่จอง และเลือก สร้างใบสั่งงาน
หากคุณตัดสินใจที่จะมีข้อตกลง สร้างการจองโดยอัตโนมัติ ใบสั่งงานจะถูกกำหนดเป็นทรัพยากรที่ต้องการ เมื่อใบสั่งงานถูกสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการใบสั่งงานของข้อตกลง
เมื่อใบสั่งงานถูกสร้าง พวกเขาจะปรากฏท่ามกลางใบสั่งงานอื่นๆ ในมุมมอง ใบสั่งงาน
ใบสั่งงานที่สร้างขึ้นจะมีรายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ในข้อตกลง เช่น รายการราคา ชนิดของใบสั่งงาน ชนิดของเหตุการณ์ และสินทรัพย์ของลูกค้า รายละเอียดยังคงสามารถแก้ไขได้ที่ระดับใบสั่งงาน ตัวอย่างเช่น แม้ว่าใบสั่งงานอาจถูกสร้างขึ้นจากข้อตกลง แต่สามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์และบริการเพิ่มเติมลงในใบสั่งงานได้ตามต้องการ รายละเอียดอื่นๆ เช่น รายการราคาและชนิดใบสั่งงาน สามารถเปลี่ยนแปลงได้หากคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสม
ใบสั่งงานมีลิงก์ไปยังข้อตกลง
หากยังไม่ได้จัดกำหนดการ ให้เลือก จอง และทริกเกอร์ระบบจัดการกำหนดการ
หลังจากที่ช่างเทคนิคภาคสนามดำเนินการตามใบสั่งงานตามข้อตกลงและผู้จัดการปิดใบสั่งงาน ใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกสร้างขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่ วัฎจักรและสถานะของใบสั่งงาน
เคล็ดลับ
เมื่อตั้งค่าข้อตกลงให้สร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติ จำกัดจำนวนเรกคอร์ดย่อยของใบสั่งงาน - ผลิตภัณฑ์ในใบสั่งงาน การบริการ งานการบริการ และชนิดเหตุการณ์อื่นๆ ที่จะสร้างไม่เกิน 500 ปริมาณเรกคอร์ดที่มากขึ้น ปลั๊กอินที่กำหนดเองแบบซิงโครนัส หรือกระบวนการแบบกำหนดเองอาจทำให้หมดเวลา ส่งผลให้เรกคอร์ดย่อยที่เหลือไม่ถูกสร้าง
สถานการณ์ที่ 2: สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
ใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงเป็นใบแจ้งหนี้ที่ถูกสร้างโดยอัตโนมัติสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นตามการเกิดซ้ำที่กำหนดไว้ และมีผลิตภัณฑ์เดียวกันในราคาเดียวกันในแต่ละครั้ง ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นและเรียกเก็บเงินโดยไม่คำนึงถึงว่าใบสั่งงานใดๆ จะถูกดำเนินการหรือไม่ มันคล้ายคลึงกับการที่คุณอาจจ่ายบิลค่าโทรศัพท์มือถือรายเดือนโดยไม่คำนึงถึงจำนวนการโทรหรือข้อความที่คุณส่ง
ในสถานการณ์นี้ ลูกค้าจ่ายองค์กร Field Service เป็นจำนวนเงินรายไตรมาสสำหรับแผนการบริการ
ขั้นตอนที่ 1: สร้างข้อตกลงหรือเลือกข้อตกลงที่มีอยู่
คุณสามารถเพิ่มใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงในข้อตกลงที่มีอยู่ หรือเพิ่มไปยังข้อตกลงใหม่ คุณสามารถมีข้อตกลงที่มีเพียงใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงเดียวและไม่มีแผนการบำรุงรักษา และกระทั่งมีใบแจ้งหนี้หลายใบสำหรับข้อตกลงเดียว
ในตัวอย่างนี้ เราจะเพิ่มใบแจ้งหนี้รายไตรมาสลงในข้อตกลงที่มีอยู่
จากข้อตกลง เลือก การตั้งค่าใบแจ้งหนี้>เพิ่มการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงใหม่
เคล็ดลับ
คุณอาจต้องเลือกจุดไข่ปลาแนวตั้ง ⋮ ก่อนที่จะเลือก การตั้งค่าการจองของข้อตกลงใหม่
ป้อนชื่อสำหรับพื้ข้อตลงบริาร และจากนั้นเลือก บันทึก
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าการเกิดซ้ำของใบแจ้งหนี้และผลิตภัณฑ์
เลือก ผลิตภัณฑ์ใบแจ้งหนี้ และ ผลิตภัณฑ์ใบแจ้งหนี้ข้อตกลงใหม่
เพิ่มผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเป็นประจำ แล้วเลือก บันทึก ราคาของผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้จะได้มาจากรายการราคาในข้อตกลง
หมายเหตุ
ผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้สามารถเป็นผลิตภัณฑ์ที่ ชนิดผลิตภัณฑ์ของ Field Service ถูกตั้งค่าเป็น สินค้าคงคลัง หรือ ไม่ใช่สินค้าคงคลัง ไม่สามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์ชนิดการบริการได้
เลือก การเกิดซ้ำของใบแจ้งหนี้ บนแถบคำสั่งด้านบน
ป้อนข้อมูลการเกิดซ้ำ หากต้องการตั้งค่ารายไตรมาส ให้เลือก:
- ทำซ้ำ: รายเดือน
- ผลิตภัณฑ์: วันของเดือน
- ทุกๆ เดือนที่ระบุ: 3
เลือก ตกลง จากนั้นจึงเลือก บันทึก
ขั้นตอนที่ 3: เปิดใช้งานการเกิดซ้ำของใบแจ้งหนี้ และดูใบแจ้งหนี้
เนื่องจากข้อตกลงนี้มีการใช้งานอยู่แล้ว วันที่ในใบแจ้งหนี้จะสร้างหลังจากช่วงเวลาสั้นๆ แต่ไม่ทันที หากคุณเพิ่มการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงในข้อตกลงใหม่ หรือรายการที่มีอยู่ซึ่งมีสถานะโดยประมาณ ให้เปิดใช้งานข้อตกลง
หากต้องการดูวันที่ในใบแจ้งหนี้ ให้เลือก ที่เกี่ยวข้อง>วันที่ของใบแจ้งหนี้ เริ่มแรก วันที่ในใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นทั้งหมดจะมี สถานะใบแจ้งหนี้ เป็น กำหนดเวลาแล้ว เมื่อแต่ละรายารสร้างใบแจ้งหนี้ สถานะจะเปลี่ยนเป็น ประมวลผลแล้ว
คุณไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงด้วยตนเอง เช่นเดียวกับที่คุณสามารถทำได้กับใบสั่งงานของข้อตกลง
หมายเหตุ
ใบแจ้งหนี้จะสร้างขึ้นล่วงหน้าโดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณได้ตั้งค่าสำหรับฟิลด์ สร้างใบแจ้งหนี้ของข้อตกลง X วันล่วงหน้า ใน การตั้งค่า Field Service ภายใต้ส่วน ข้อตกลง ใบแจ้งหนี้จะถูกกำหนดตามการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำของคุณ แต่จะถูกสร้างขึ้น X วันล่วงหน้า หาก สร้างใบแจ้งหนี้ของข้อตกลง X วันล่วงหน้า ไม่มีค่า ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ตามวันที่ในใบแจ้งหนี้ที่ตั้งค่าไว้ในฟิลด์ กำหนดเวลาในการสร้างเรกคอร์ด ของข้อตกลง รวมถึงในการตั้งค่า Field Service
นำเข้าการเกิดซ้ำของการจอง
คุณสามารถนำเข้ารูปแบบการเกิดซ้ำของการจองสำหรับการตั้งค่าการจองข้อตกลง (ABS) หรือการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ข้อตกลง (AIS) กล่องโต้ตอบการเกิดซ้ำ เมื่อบันทึก จะเติมข้อมูลลงในเรกคอร์ด ABS หรือ AIS ฟิลด์ที่เรียกว่า การตั้งค่าการเกิดซ้ำ และจะไม่ปรากฏในฟอร์มตามค่าเริ่มต้น หากต้องการนำเข้าการเกิดซ้ำด้วยเรกคอร์ด ABS หรือ AIS อย่างน้อยหนึ่งรายการผ่าน CSV ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
รับสตริงตัวแทนจาก ABS หรือ AIS ที่ตั้งค่าคล้ายกับวิธีที่คุณต้องการกำหนดค่าเรกคอร์ดที่นำเข้า
ในสตริงนั้น ให้ระบุค่าที่กำหนดลักษณะการทำงานของเรกคอร์ด เช่น วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด หรือความถี่เป็นเดือน
ใช้สตริงตัวอย่างเหล่านี้เพื่อเติมบันทึกการจองข้อตกลงและบันทึกการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ลงในสเปรดชีต และใช้สิ่งนี้เพื่อนำเข้าเรกคอร์ดการกำหนดค่าทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น ดูการเกิดซ้ำในภาพหน้าจอต่อไปนี้ และ XML ที่เกี่ยวข้อง
<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>
เปลี่ยนเจ้าของข้อตกลง
เปลี่ยนข้อตกลง สถานะระบบ เป็น ประมาณการ และเลือก บันทึก รอห้านาทีเพื่อให้กระบวนการอะซิงโครนัสทั้งหมดทำงาน
ตั้งค่าข้อตกลง สถานะระบบ กลับไปเป็น ใช้งานอยู่ และเลือก บันทึกและปิด