Skapa ett utkast till e-postmeddelande i appen Copilot för försäljning

När du skriver ett nytt e-postmeddelande eller svarar dina kunder via e-post använder Copilot för försäljning AI för att föreslå innehåll, vilket sparar tid och ansträngning när du skriver det perfekta meddelandet för att föra en affär framåt. Välj bland fördefinierade svarskategorier eller ange din egen text, så genereras det föreslagna innehållet med AI. Du kan använda det föreslagna innehållet som det är eller modifiera det för att möta dina behov.

Kommentar

• Den här funktionen är endast tillgänglig om den har aktiverats av din administratör. Mer information: Aktivera Copilot AI-funktioner
• Det AI-genererade innehållet är bara ett förslag. Det är ditt ansvar att granska och redigera det föreslagna innehållet för att se till att det är korrekt och lämpligt innan du skickar ditt e-postmeddelande.
• Om e-postmeddelandet är kopplat till en CRM-post och de associerade aktiviteterna har bifogade filer som överstiger totalt 28 MB, kan du stöta på problem när du skriver e-postmeddelandet. Du kan förhindra detta genom att antingen ta bort de bifogade filerna från aktiviteterna eller minska deras storlek så att den totala storleken på de bifogade filerna är mindre än 28 MB per utkastbegäran.
• Om du har öppnat ett krypterat e-postmeddelande är möjligheten att skapa ett utkast till e-postmeddelande med Copilot för försäljning inte tillgänglig.

Licenskrav

Upplevelsen som beskrivs i den här artikeln visas endast för Dynamics 365 Sales kunder som har åtkomst till de funktioner som ingår i deras befintliga Sales Copilot licens. Organisationer som har köpt Copilot för försäljning kommer att se den helt integrerade upplevelsen i Microsoft Outlook. Mer information finns i Skapa ett utkast till e-postmeddelande med hjälp av försäljningsinformation i Outlook.

Anatomi av föreslaget innehåll

Anteckning	Description
1	Informationen från CRM visas i blått. Mer information: Visa datakälla i förslag på innehåll
2	Föreslagen mötestid. Mer information: Lägga till eller ta bort mötesförslag
3	Dela feedback med tummen upp eller tummen ned pilen. Mer information: Dela feedback
4	Ändra affärsmöjligheten som används i förslag på innehåll. More information: Förbättra föreslaget innehåll med en annan affärsmöjlighet
5	Lägg till föreslaget innehåll till e-post.
6	Kopiera det föreslagna innehållet och klistra in det i e-post eller Teams-chatt.
7	Menyn Fler alternativ för att: Återställ föreslaget innehåll till en tidigare version. Mer information: Återställ föreslaget innehåll Skapa en annan version av det föreslagna innehållet. Börja om och generera ett nytt förslag på innehåll.
8	Ändra utkast till: Ange längd på förslag på innehåll Justera tonen för det föreslagna innehållet Lägga till eller ta bort mötesförslag Ange språk på förslag på innehåll Förfina föreslaget innehåll

Språk som stöds

En lista över språk som stöds finns i Språk som stöds.

E-postmeddelandet och den anpassade prompten måste vara på ett av de språk som stöds för att generera det föreslagna innehållet.

Skapa ett e-postsvar med hjälp av fördefinierade kategorier

Du kan få förslag på svar när du svarar på ett e-postmeddelande till kunden eller när du läser ett.

1. I Outlook:

   • Öppna ett e-postmeddelande till kunden och välj Svara. Välj Använd Copilot nu i banderollmeddelande överst i utkastmeddelandet.

   • När du läser ett e-postmeddelande öppnar du fönstret Copilot för försäljning.

2. På kortet Viktig e-postinformation väljer du nedåtpilen bredvid knappen Utkast till e-postmeddelande och väljer sedan en fördefinierad kategori.

   

3. Granska föreslaget innehåll.

   Om du vill skapa ett annat förslag väljer du Fler alternativ och väljer sedan Försök igen.

   Du kan också återställa det föreslagna innehållet till den tidigare versionen eller, om det behövs, Förfina det föreslagna innehållet.

4. Välj Lägg till e-post för att klistra in innehåll som infogas i e-postmeddelandet.

   Obs

   Befintligt innehåll i e-postmeddelandet ersätts inte. Det föreslagna innehållet förbereder allt befintligt innehåll i e-postmeddelandet.

   

5. Redigera e-postinnehållet efter behov och skicka det sedan.

Skapa ett e-postmeddelande med en anpassad prompt

Om de fördefinierade svarskategorierna inte passar dina krav kan du ange anpassad prompt om du vill generera förslag på innehåll.

Du kan få förslag på e-postinnehåll när du svarar på ett e-postmeddelande från en kund, läser ett e-postmeddelande eller skriver ett nytt e-postmeddelande.

Obs

• Information från CRM visas inte när du använder en anpassad prompt till genererat föreslaget e-postinnehåll.
• Du kan även generera förslag på innehåll för e-postmeddelanden som innehåller interna e-postadresser. Om alla e-postadresser är interna visas endast alternativet att ange en anpassad prompt. Om du lägger till en extern e-postadress görs fördefinierade svarskategorier tillgängliga.
• Om du anger en mötestid , en ton ellerett språk i den anpassade prompten genererar AI det föreslagna innehållet baserat på den angivna informationen.

1. I Outlook:

   • När du svarar på en kunds e-post eller skriver ett nytt e-postmeddelande väljer du Använd Copilot nu i banderollmeddelandet högst upp i e-postmeddelandet.

   • När du läser ett e-postmeddelande öppnar du fönstret Copilot för försäljning.

2. I kortet Viktig e-postinformation välj Utkast till e-postmeddelande.

   

   Obs

   Fördefinierade svarskategorier är inte tillgängliga när du skriver ett nytt e-postmeddelande. Du kan bara ange anpassad prompt eller skapa ett e-postmeddelande för att sammanfatta ditt säljmöte.

3. I textrutan anger du en fras som beskriver vilken typ av svar du vill skicka.

4. Om du vill använda en fråga som föreslås markerar du och väljer sedan en fråga. Mer information: Använda förslag på frågor

5. Om du vill använda en sparad fråga markerar du och väljer sedan frågan du vill använda. Mer information: Spara och återanvända anpassade frågor

   

6. Välj Skapa utkast.

7. Granska föreslaget innehåll.

   Om du vill skapa ett annat förslag väljer du Fler alternativ och väljer sedan Försök igen.

   Du kan också återställa det föreslagna innehållet till den tidigare versionen eller, om det behövs, Förfina det föreslagna innehållet.

8. Välj Lägg till e-post för att klistra in innehåll som infogas i e-postmeddelandet.

   Obs

   Befintligt innehåll i e-postmeddelandet ersätts inte. Det föreslagna innehållet förbereder allt befintligt innehåll i e-postmeddelandet.

9. Redigera e-postinnehållet efter behov och skicka det sedan.

Metodtips om anpassad fråga

Här följer några metodtips för att skriva anpassad prompt:

• Håll det kortfattat: Även om AI-motorn kan hantera längre uppmaningar, är kortare uppmaningar enklare att använda och kan hjälpa dig att få målinriktade svar.

• Var specifik: Ju mer specifik du är i frågan, desto mer målinriktade blir svaren. I stället för att fråga "Vilken är din favoritmat?" kan du till exempel fråga "Vilken är din favoritmattyp?"

• Använd sammanhang: Se till att du tar med relevanta sammanhang i dina frågor för att hjälpa AI bättre förstå vad du frågar efter.

• Undvik att använda personliga pronomen: Ta inte med personliga pronomen (till exempel "Jag", "mig", "min") i dina frågor.

• Se till att det är lämpligt. AI använder en språkmodell för allmänna syften kan svar skapas på en mängd olika frågor. Det är alltid en bra idé att hålla dina frågor lämpliga för en allmän publik.

Använd förslag på frågor

När du anger en anpassad fråga genereras förslag på frågor utifrån e-postmeddelandets sammanhang. Du kan välja en föreslagen fråga om du vill lägga till den i textrutan i den anpassade frågan. Du kan lägga till mer information eller lägga till andra frågor.

1. Öppna Copilot för försäljning och välj Utkast till e-postmeddelande.

2. Välj om du vill visa frågeförslag.

3. Välj den fråga du vill använda.

   

4. Lägg till mer information eller lägga till andra frågor.

5. Välj Skapa utkast.

Spara och återanvänd anpassade prompter

När du skapar ett e-postmeddelande med en anpassad prompt kan du spara prompten för framtida användning. Detta hjälper dig att spara tid och ansträngning när du behöver skicka liknande meddelanden till flera mottagare. Du kan spara upp till tre prompter och återanvända dem vid behov.

Spara en anpassad prompt

1. Generera föreslaget innehåll med hjälp av anpassad prompt.

2. Högst upp i det föreslagna innehållet håller du muspekaren över prompten och väljer sedan stjärnikonen .

   

   Prompten sparas och visas under Favoriter när du skapar ett nytt e-postmeddelande med en anpassad prompt.

   

Använd en sparad prompt

1. Öppna Copilot för försäljning och välj Utkast till e-postmeddelande.

2. Välj och välj sedan den prompt du vill använda.

   

Ta bort en sparad prompt

Du kan spara högst tre prompter. Om du vill spara fler prompter måste du ta bort en befintlig prompt.

1. Öppna Copilot för försäljning och välj Utkast till e-postmeddelande.

2. Under avsnittet Favoriter väljer du stjärnikonen för prompten du vill ta bort.

   Alternativt kan du generera föreslaget innehåll med hjälp av den sparade prompten och sedan välja stjärnikonen bredvid prompten.

   

Förbättra föreslaget innehåll med en annan affärsmöjlighet

Om du har använt en svarskategori (Skapa ett förslag eller Åtgärda ett problem) som använder en affärsmöjlighetspost för att skapa det föreslagna innehållet visas ett meddelande om att det genererade innehållet bygger på affärsmöjligheten. Om det finns flera affärsmöjligheter som är relaterade till kontakten kan du välja en annan affärsmöjlighet för att återskapa innehåll.

Om flera affärsmöjligheter är relaterade till en kontakt, väljer SKAP den mest relevanta affärsmöjligheten. Du kan välja en annan affärsmöjlighet om den affärsmöjlighet som valts tidigare inte är korrekt och sedan återskapa det föreslagna innehållet.

Om det inte längre finns öppna affärsmöjligheter som identifierats av AI-modellen visas inget alternativ för att välja en affärsmöjlighet.

1. Generera det föreslagna svaret med hjälp av en lämplig svarskategori. Välj i meddelandet längst ned i det föreslagna svaret Ändra.

   

2. Under Relevant affärsmöjlighet, väljer du den affärsmöjlighet som du vill att det genererade innehållet ska hänvisa till.

   

   Obs

   • Copilot för försäljning visar affärsmöjligheter som är relaterade till de sparade kontakterna i e-postmeddelandet.

   • Informationen som visas nedanför affärsmöjligheter visas som anpassad av din administratör. Mer information: Välj nyckelfält för minivyn

3. Välj Skapa ett nytt utkast.

   En nytt svar skapas baserat på den valda affärsmöjligheten.

Visa datakälla i förslag på innehåll

Visa information om data som hämtas från ditt CRM och Office 365, t.ex. kontakt, affärsmöjligheter, konto och e-post i det föreslagna innehållet.

CRM-data som används i det föreslagna innehållet visas i blå färg. Välj innehållet för att se information om CRM-data. Du kan också öppna en post i CRM om du vill visa den fullständiga informationen genom att välja på CRM-postkort.

E-postdata som används i det föreslagna innehållet visas med citatnummer. Välj citatnumret om du vill visa information om det e-postinnehåll som används.

Följande information visas i det föreslagna innehållet:

• Från CRM:

  • Kontakt

  • Account

  • Verksamhetsmöjlighet

  • Produkt

  • Aktivitet

• Från Office 365:

  • Tillgänglighet

  • E-post

Förfina föreslaget innehåll

När du har genererat det föreslagna innehållet kan du förfina resultatet ytterligare genom att ange en ny fråga som bygger på föregående förslag. På så sätt kan du finjustera dina e-postsvar efter dina behov och inställningar. Gör det till exempel formellt, gör det kortare eller föreslå ett möte nästa vecka.

1. Generera det föreslagna svaret med hjälp av en lämplig svarskategori.

2. Välj justera utkast.

3. Under Lägg till information anger du de ändringar du vill ska göras i innehållet och väljer sedan Uppdatering. Ge till exempel en rabatt på 10 % vid nästa köp.

4. Granska föreslaget innehåll.

   Om du vill skapa ett annat förslag väljer du Fler alternativ och väljer sedan Försök igen.

   Du kan också återställa det föreslagna innehållet till den tidigare versionen eller, om det behövs, Förfina det föreslagna innehållet.

5. Välj Lägg till e-post för att klistra in innehåll som infogas i e-postmeddelandet.

   Obs

   Befintligt innehåll i e-postmeddelandet ersätts inte. Det föreslagna innehållet förbereder allt befintligt innehåll i e-postmeddelandet.

6. Redigera e-postinnehållet efter behov och skicka det sedan.

Ange längd på förslag på innehåll

Du kan ange längden på det föreslagna innehållet som kort, medium eller lång. Standardlängden är medium.

1. Generera det föreslagna svaret med hjälp av en lämplig svarskategori.

2. Välj justera utkast.

3. Under Längd, välj innehållslängden du vill använda och välj sedan Uppdatera.

4. Granska föreslaget innehåll.

   Om du vill skapa ett annat förslag väljer du Fler alternativ och väljer sedan Försök igen.

   Du kan också återställa det föreslagna innehållet till den tidigare versionen eller, om det behövs, Förfina det föreslagna innehållet.

5. Välj Lägg till e-post för att klistra in innehållet i e-postmeddelandet eller Kopiera innehåll när du läser ett e-postmeddelande.

   Befintligt innehåll i e-postmeddelandet ersätts inte. Det föreslagna innehållet förbereder allt befintligt innehåll i e-postmeddelandet.

6. Redigera e-postinnehållet efter behov och skicka det sedan.

Justera tonen för det föreslagna innehållet

Som standard genereras innehållet i en professionell ton. När du har det föreslagna innehållet kan du justera tonen så att den passar din relation med kunden eller vad som känns bekvämt. Detta hjälper dig att bli mer produktiv och skriva bättre e-postmeddelanden. Du kan till exempel ändra tonen från professionell till formell.

Obs

Om du använder en anpassad prompt för att generera det föreslagna innehållet kan du ange tonen för det föreslagna innehållet i prompten.

1. Generera det föreslagna svaret med hjälp av en lämplig svarskategori.

2. Välj justera utkast.

3. Under Justera ton, välj tonen du vill använda och välj sedan Uppdatera.

4. Granska föreslaget innehåll.

   Om du vill skapa ett annat förslag väljer du Fler alternativ och väljer sedan Försök igen.

   Du kan också återställa det föreslagna innehållet till den tidigare versionen eller, om det behövs, Förfina det föreslagna innehållet.

5. Välj Lägg till e-post för att klistra in innehållet i e-postmeddelandet eller Kopiera innehåll när du läser ett e-postmeddelande.

   Obs

   Befintligt innehåll i e-postmeddelandet ersätts inte. Det föreslagna innehållet förbereder allt befintligt innehåll i e-postmeddelandet.

6. Redigera e-postinnehållet efter behov och skicka det sedan.

Återställ föreslaget innehåll

Du kan återställa det föreslagna innehållet till den tidigare versionen när du genererar ett nytt förslag på innehåll genom att välja Försök igen eller förfina det.

Du kan inte återställa förslag på innehåll i den tidigare versionen i följande situationer:

• Du ändrar affärsmöjligheten och skapar ett nytt utkast.

• Du ändrar mötet och skapar ett nytt utkast.

• När endast det första utkastet skapas.

Du kan bara återställa till föregående utkast. Du kan till exempel återställa utkast #2 från utkast #3, men inte till utkast #1.

Om du vill återställa innehåll som föreslås i den tidigare versionen väljer du Fler alternativ och väljer sedan Återställ den senaste versionen.

Lägg till eller ta bort mötesförslag

Som standard ingår inte en mötestid i det föreslagna innehållet. Om en kund har begärt ett möte vid en viss tidpunkt och nämnt samma sak i ett e-postmeddelande ingår mötestiden i det föreslagna innehållet. Den mötestid som visas i det föreslagna innehållet finns i din tidszon.

Arbetstider och kalendertillgänglighet beaktas innan du lägger till en mötestid i utkastet. Om mötet schemaläggs utanför arbetstid, till exempel på helger eller vardagsnätter, föreslår AI den närmaste tillgängliga tiden under arbetstid. På samma sätt, om tiden visas som blockerad i kalendern, föreslås en alternativ tillgänglig tid.

Obs

• Den här funktionen stöds inte för koreanska och thailändska.
• Om du använder en anpassad prompt för att generera det föreslagna innehållet kan du ange en mötestid som ska inkluderas i det föreslagna innehållet.

Lägg till förslag om mötestid

Om du vill ha ett möte med en kund kan du ta med en mötestid i det föreslagna innehållet. Baserat på din kalender föreslås de tre första tillgängliga tiderna för mötet. Du kan välja en eller flera mötestider att inkludera i det föreslagna innehållet.

1. Generera det föreslagna innehållet med hjälp av en lämplig svarskategori.

2. Välj justera utkast.

3. Under Föreslå en mötestid, välj den mötestid du vill inkludera i det föreslagna innehållet.

   

4. Välj Uppdatera.

Ta bort förslag om mötestid

1. Generera det föreslagna innehållet med hjälp av en lämplig svarskategori.

2. Välj justera utkast.

3. Under Föreslå en mötestid, rensa den tid som valts.

4. Välj Uppdatera.

Ange språk på förslag på innehåll

Språket för det föreslagna innehållet fastställs enligt följande:

• Om du svarar på ett e-postmeddelande är språket för det föreslagna innehållet samma som språket i e-postmeddelandet.
• Om du skapar ett nytt e-postmeddelande och använder en anpassad prompt för att skapa det föreslagna innehållet är språket för det föreslagna innehållet detsamma som språket i den anpassade prompten.
• Om du använder en anpassad prompt för att generera det föreslagna innehållet kan du ange språket för det föreslagna innehållet i prompten.

I vissa fall kanske du vill skapa det föreslagna innehållet på ett annat språk. Du kanske till exempel vill skapa det föreslagna innehållet på kundens språk.

Du kan ange att språket för det föreslagna innehållet ska vara ett av de språk som stöds. Standardspråket är inställt på engelska.

1. Generera det föreslagna svaret med hjälp av en lämplig svarskategori.

2. Välj justera utkast.

3. Under Språk för utkast, välj språket du vill använda och välj sedan Uppdatera.

4. Granska föreslaget innehåll.

   Om du vill skapa ett annat förslag väljer du Fler alternativ och väljer sedan Försök igen.

   Du kan också återställa det föreslagna innehållet till den tidigare versionen eller, om det behövs, Förfina det föreslagna innehållet.

5. Välj Lägg till e-post för att klistra in innehållet i e-postmeddelandet eller Kopiera innehåll när du läser ett e-postmeddelande.

   Befintligt innehåll i e-postmeddelandet ersätts inte. Det föreslagna innehållet förbereder allt befintligt innehåll i e-postmeddelandet.

6. Redigera e-postinnehållet efter behov och skicka det sedan.

Skapa ett e-postmeddelande med en sammanfattning av ett säljmöte

När du har möte med dina kunder skickar du ofta ett e-postmeddelande med en sammanfattning av din interaktion, relevanta åtgärdsobjekt eller nästa steg och ett uppföljningsdatum. Att manuellt skapa en mötessammanfattning och kompilera alla anteckningar och åtgärdsobjekt som har tagits under mötet tar ganska lång tid och missas ofta.

Med Copilot för försäljning kan du sammanfatta ditt senaste transkriberade Teams-möte med dina säljkontakter och skicka det via e-post när du skriver ett nytt e-postmeddelande eller svarar på din kunds e-post.

Viktigt

Se till att appen Copilot för försäljning är installerad och att mötet transkriberas om du vill generera en mötessammanfattning. Mer information: Generera en mötessammanfattning

1. I Outlook:

   • Öppna mötet i Outlook och välj Kontakta deltagare>Svara alla med e-post under fliken Möten. I meddelandet högst upp i e-postutkastet, välj Använd Copilot nu.

   • När du skriver ett nytt e-postmeddelande öppnar du fönstret Copilot för försäljning eller väljer Använd Copilot nu i banderollmeddelandet högst upp i e-postmeddelandet.

2. I kortet Viktig e-postinformation välj Utkast till e-postmeddelande.

   Under avsnitt Fler alternativ, välj Sammanfatta ett säljmöte. Fem nyligen transkriberade möten visas i listan. Välj det möte som du vill sammanfatta.

   

3. Granska föreslaget innehåll.

   Om du vill skapa ett annat förslag väljer du Fler alternativ och väljer sedan Försök igen.

   Ändra vid behov det möte som används för att skapa sammanfattningen.

4. Välj Lägg till e-post för att klistra in innehåll som infogas i e-postmeddelandet.

   

   Obs

   Befintligt innehåll i e-postmeddelandet ersätts inte. Det föreslagna innehållet förbereder allt befintligt innehåll i e-postmeddelandet.

5. Redigera e-postinnehållet efter behov och skicka det sedan.

Ändra mötet som används för att skapa en sammanfattning

Du kan välja bland de senaste inspelade Teams-mötena som du hade med försäljningskontakter på ett e-postmeddelande.

1. Välj i meddelandet längst ned i det föreslagna innehållet Ändra.

   

2. Under Välj ett möte som ska sammanfattas markerar du det möte som du vill sammanfatta i det genererade innehållet.

   Dricks

   Du kan hålla markören över ett möte och välja för att öppna mötessammanfattningen i Teams.

   

3. Välj Skapa ett nytt utkast.

   Nytt innehåll skapas utifrån det valda mötet.

Dela feedback

Om du har feedback på det föreslagna innehållet kan du dela det genom att välja rätt ikon längst ned i varje förslag. Din feedback är värdefull och vi använder den för att förbättra funktionen.

Kommentar

Se till att du inte anger någon personlig information medan du delar feedback.

1. Välj längst ned i det föreslagna innehållet eller .

   När du har valt en ikon får du länken Berätta mer.

2. Välj länken för att öppna feedbackformuläret

3. Ange svaren i feedbackformuläret och välj sedan Skicka.

Textmoderering

Textmoderering använder maskinassisterad klassificering för att upptäcka potentiellt olämpligt innehåll och avvisa detta när du använder anpassad prompt för genererat föreslaget innehåll eller förfinar det redan genererade föreslagna innehållet. Det förs in sannolikheten för varje kategori. Funktionen använder en tränad modell för att identifiera eventuellt kränkande, nedsättande eller diskriminerande språk. Detta inkluderar slang, förkortade ord, stötande och avsiktligt felstavade ord.

Om du anger text som innehåller ouppnöjt innehåll (potentiell närvaro av språk som kan anses vara explicit, suggestivt, felaktigt eller felaktigt) genereras inte det föreslagna innehållet och ett felmeddelande visas.

Hur genereras förslag på innehåll?

Copilot för försäljning använder AI för att generera förslag på e-postinnehåll. Copilot har utbildats i ett stort antal textexempel och genererar ny text som ser ut och låter som text som har skrivits av en person.

Ursprungligt innehåll genereras varje gång, men det fungerar inte alltid. Den underliggande tekniken använder AI som är utbildad i en rad olika Internetkällor. Några förslag kan till exempel vara innehåll som kan behövas för att bli frågad eller inte. Det är ditt ansvar att redigera genererade förslag så att svaret är korrekt och lämpligt.

Vilka data samlas in för att föreslå e-postsvar?

När du öppnar fönstret Copilot för försäljning medan du läser eller svarar på ett e-postmeddelande tar AI hänsyn till följande information för att generera ett svar:

• Kontakten, ämnet och e-postmeddelandets brödtext

• CRM-data som ansluts via Copilot för försäljning

• Svarskategorin du valde eller den anpassade prompt som du angav

Om e-postkontakten inte matchar en kontakt i CRM skickas inga CRM-data till AI-motorn.