Genomgång: Konfigurera och använda ett arbetsflöde för godkännande av inköp

Du kan automatisera processen för att godkänna nya eller ändrade transaktioner, t.ex dokument, journalrader och kundkort, genom att skapa arbetsflöden med stegen för godkännandena i fråga.

Innan du skapar godkännandearbetsflöden, måste du skapa en godkännare och ersättningsgodkännare för varje godkännandeanvändare. För att definiera vilka försäljnings- och inköpsposter de är kvalificerade att godkänna kan du också ställa in beloppsgränser för godkännare. Godkännandebegäranden och andra kan meddelanden skickas som e-post eller intern anteckning. För varje inställning av godkännandeanvändare kan du också ställa in när de tar emot meddelanden.

Anmärkning

Förutom arbetsflödesfunktionerna i Business Central kan du använda Power Automate för att definiera arbetsflöden för händelser i Business Central. Observera att även om de är två separata arbetsflödessystem läggs alla flödesmall som du skapar med Power Automate till i listan över arbetsflödesmallar i Business Central. Mer information finns i Använda Business Central i ett automatiskt arbetsflöde .

Du kan konfigurera och använda arbetsflöden som kopplar affärsprocessuppgifter som ska utföras av olika användare. Systemuppgifter, till exempel automatisk bokföring, kan inkluderas som ett steg i arbetsflöden, före eller efter användaruppgifter. Begära och bevilja godkännande för att skapa eller bokföra nya poster är vanliga arbetsflödessteg. Läs mer i arbetsflöden.

Om den här genomgången

Den här genom gången är ett scenario som illustrerar följande uppgifter:

• Ställa in godkännandeanvändare
• Ställa in meddelanden för godkännandeanvändare
• Ändra och aktivera ett godkännandearbetsflöde
• Begära godkännande av en inköpsorder, som Alicia
• Ta emot ett meddelande och sedan godkänna begäran, som Sean

Situation

Stefan är en superanvändare på CRONUS och skapar två godkännande användare. En är Alicia som representerar en inköpsagent. Den andra är Sean själv som representerar Alicias godkännare. Sean ger sig själv obegränsade godkännanderättigheter för inköp och anger sedan att han ska få meddelanden genom intern anteckning så snart som en relevant händelse inträffar. Till slut skapar Sean det önskade godkännandearbetsflödet som en kopia av den befintliga arbetsflödesmallen för Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder och låter alla befintliga händelsevillkor och svarsalternativ vara oförändrade, och aktiverar sedan arbetsflödet.

För att testa godkännandearbetsflödet loggar Stefan först in på Business Central som Alicia och begär sedan godkännande av en inköpsorder. Sedan loggar Sean in som sig själv, ser anteckningen i sitt rollcenter, följer länken till godkännandebegäran för inköpsordern och godkänner sedan begäran.

Användare

Innan du kan ställa in godkännandeanvändare och deras meddelandemetod måste du kontrollera att det finns två användare i Business Central: En användare representerar Alicia. Den andra användaren, du själv, representerar Sean. Läs mer på Skapa användare enligt licenser.

Konfigurera godkännandeanvändare

När du har loggat in som dig själv ställer du in Alicia som en godkännandeanvändare vars godkännare är du själv. Skapa dina godkännanderättigheter och ange hur och när du får meddelande om godkännandebegäranden.

Så här ställer du in dig själv och Alicia som godkännandeanvändare

1. Välj ikonen , ange Användarinställningar för godkännande och välj sedan relaterad länk.

2. Ũsidan Användarinställningar för godkännande väljer du åtgärden Ny.

   Anmärkning

   Du måste registrera en godkännare innan du kan ställa in användare som kräver den godkännarens godkännande. Därför måste du ställa in dig själv innan du ställer in Alicia.

3. Ställ in de två godkännandeanvändarna genom att fylla i fälten enligt beskrivningen i följande tabell.

   Användar-ID	Godkännar-ID	Obegränsad godkännande för inköp
   DU		Vald
   ALICIA	DU

Ställa in aviseringar

Användaren får ett internt meddelande om begäranden att godkänna i den här genomgången. Godkännandemeddelandet kan också skickas via e-post, och du kan lägga till ett svarssteg i arbetsflödet som meddelar avsändaren när en begäran godkänns eller avvisas. Läs mer på Ange när och hur meddelanden ska tas emot.

Så här ställer du in hur och när du får meddelande

1. På sidan Användarinställningar för godkännande markerar du raden för dig själv och väljer sedan åtgärden Meddelandeinställningar.
2. På sidan Konfigurera meddelanden i fältet meddelandetyp väljer du godkännande.
3. I fältet Meddelandemetod väljer du Notering.
4. På sidan Konfigurera meddelanden väljer du åtgärden Meddelandeschema.
5. På sidan Meddelandeschema i fältet Återkommande väljer du Omedelbart.

Skapa godkännandearbetsflödet

Skapa arbetsflödet för godkännande av inköpsorder genom att kopiera stegen från mallen Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder. Lämna de befintliga arbetsflödesstegen oförändrade och aktivera sedan arbetsflödet.

Dricks

Som tillval kan du lägga till ett arbetsflödessvarssteg för att meddela avsändaren när dennes begäran har godkänts eller avvisats. Läs mer på Ange när och hur meddelanden ska tas emot.

Så här skapar och aktiverar du ett arbetsflöde för inköpsordergodkännade

1. Välj ikonen , ange Arbetsflöden och välj sedan relaterad länk.

2. På sidan Arbetsflöden väljer du Åtgärder, sedan Ny och sedan åtgärden Nytt arbetsflöde från mall.

3. På sidan Arbetsflödesmallar väljer du arbetsflödesmallen kallad Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder.

   Sidan Arbetsflöde öppnas för ett nytt arbetsflöde som innehåller all information för den valda mallen. Värdet i fältet Kod utökas med -01 i syfte att ange att detta är det första arbetsflöde som skapats från mallen Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder.

4. I huvudet på fönstret Arbetsflöde markerar du växlingskontrollen Aktiverad.

Använda godkännandearbetsflödet

Använd det nya arbetsflödet Arbetsflöde för godkännande av inköpsfaktura genom att först logga in på Business Central som Alicia för att begära godkännande av en inköpsorder. Logga sedan in som dig själv, visa anteckningen i rollcentret, följ länken till godkännandebegäran och godkänn begäran.

Så här begär du godkännande av en inköpsorder, som Alicia.

1. Logga in som Alicia.
2. Välj ikonen , ange Inköpsorder och välj sedan relaterad länk.
3. Markera raden om du vill öppna inköpsorder 106001.
4. På sidan Inköpsorder väljer du Åtgärder, sedan Begär godkännande och sedan åtgärden Skicka godkännandebegäran.

Observera att värdet i fältet Status har ändrats till Väntar på godkännande.

Så här godkänner du inköpsordern, som Sean

1. Logga in som Sean.
2. I rollcentret går du till området Självbetjäning och väljer Begäranden att godkänna.
3. På sidan Begäranden att godkänna markerar du raden om inköpsordern från Alicia och väljer sedan åtgärden Godkänn.

Värdet i fältet Status på Alicias inköpsorder ändras till Släppt.

Du har nu ställt in och testat ett enkelt godkännandearbetsflöde som baseras på de två första stegen i arbetsflödet Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder. Det är enkelt att utöka arbetsflödet så att det automatiskt bokför Alicias inköpsorder när Sean godkänner den. För att göra det måste du aktivera arbetsflödet Arbetsflöde för godkännande av inköpsorder, där svaret på en släppt inköpsfaktura är att bokföra den. Först måste du ändra händelsevillkoret i det första arbetsflödessteget från (inköp) Faktura till Order.

Den generiska versionen av Business Central innehåller ett antal arbetsflödesmallar för scenarier som stöds av programkoden. De flesta mallar är för godkännandearbetsflöden.

Du definierar arbetsflödesvariationer genom att fylla i fält på arbetsflödesrader från fasta listor med händelse- och svarsvärden som representerar de scenarier som stöds av programkoden. Läs mer i skapa arbetsflöden.

Anmärkning

Om ett affärsscenario kräver en arbetsflödeshändelse eller ett svar som inte stöds i standardversionen, registrerar du dig för Power Automate. Mer information finns i Använda Business Central i Power Automate-flöden. Alternativt kan du skaffa en app på AppSource eller arbeta med en Microsoft-partner om du vill anpassa programkoden.

Se även

Konfigurera godkännandeanvändare
Konfigurera arbetsflödesmeddelanden
Skapa arbetsflöden för godkännande
Använda arbetsflöden för godkännande
Arbetsflöde
Använda Business Central i ett automatiserat arbetsflöde

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit