Vanliga frågor och svar om försäljningsorderhandläggare (förhandsversion)

[Denna artikel är en förhandsversion av dokumentationen och kan komma att ändras.]

Dessa vanliga frågor beskriver AI-effekten av funktionen för försäljningsorderhandläggare i Business Central.

Viktigt!

• Detta är en förhandsversion.
• Förhandsversionsfunktioner ska inte användas i produktion och funktionerna kan komma att vara begränsade. Dessa funktioner är föremål för kompletterande användningsvillkor och görs tillgängliga före officiell alnsering så att kunder kan få tidig tillgång och ge feedback.
• Om du vill registrera dig för den här stängda allmänt tillgängliga förhandsversionen fyller du i registreringsformuläret för förhandsversion.

Vad gör försäljningsorderhandläggaren?

Försäljningsorderhandläggaren är en integrerad AI-handläggare som automatiserar uppgiften att hantera förfrågningar om försäljningsofferter och försäljningsorder från kunder. Handläggaren kan hantera hela registreringsprocessen för försäljningsorder, från att ta emot en kunds order via e-post, hitta kunden bland de registrerade kunderna i Business Central, kontrollera artikeltillgänglighet, förbereda en offert med begärda artiklar, följa upp med kunden om eventuella ändringar som behövs för att slutföra offerten, ta emot offertgodkännande samt konvertera den till en försäljningsorder.

Läs mer i Behandla försäljningsofferter och order med försäljningsorderhandläggaren.

Vilka är funktionerna i försäljningsorderhandläggaren?

Handläggaren stöder hantering av förfrågningar om försäljningsofferter och försäljningsorder från kunder med följande funktioner:

• Handläggarkonfiguration

  Handläggaren är tillgänglig direkt i Business Central. Du kan konfigurera och aktivera handläggaren för att hjälpa ditt team eller din organisation att förbättra försäljningsprocessen. Du kan till exempel ange vilka användare som kan delta i processen med att granska och godkänna de försäljningsdokument som skapas av handläggaren. Du kan också ange postlådan för att ta emot kundförfrågningar och inställningar för att söka efter dina objekt och involvera användarna för att granska handläggarens arbete.

  Läs mer i Konfigurera försäljningsorderhandläggare.

• Utförande av och interaktion med uppgifter

  Handläggaren fungerar baserat på dess instruktioner och användarkonfiguration. Instruktionerna beskriver dess syfte, uppgifter och överväganden på hög nivå för hur flödet ska utföras. Dessa instruktioner definieras i handläggarkoden och är inte synliga för användarna. Handläggare använder AI för att identifiera och utföra de steg som behövs för att slutföra sin uppgift i Business Central-miljön. Läs mer i Försäljningsorderhandläggare (översikt).

  Handläggaren anropas av en inbyggd e-postavsändare som körs som en schemalagd uppgift och övervakar den företagspostlåda som anges i handläggarkonfigurationen. Avsändaren överlämnar e-postmeddelanden som han eller hon har fått från kunderna till försäljningsorderhandläggaren och skickar resultatet av handläggarens arbete, till exempel den förberedda försäljningsofferten med begärda artiklar som svar.

• Åtkomst och behörigheter

  Handläggaren körs som en egen användare i Business Central och får endast åtkomst till de nödvändiga delarna av produkten. Den levereras med en fördefinierad behörighetsuppsättning och gränssnittsroll (profil) som begränsar de delar av produkten och gränssnittselement (t.ex. sidor, fält, åtgärder) som den kan komma åt.

• Transparens och förändringskontroll

  Handläggaren efterlyser användaringripande i specifika situationer, till exempel att förbereda utgående kommunikation eller tillhandahålla affärsgranskning och godkännande för viktiga åtgärder.

  Business Central upprätthåller full transparens och ger kontroll över ändringar som görs av handläggaren. Handläggaren ger människor information när deras uppmärksamhet krävs, detta genom att utfärda meddelanden i produkten som visas i rollcentret. Ett meddelande visas till exempel före utgående e-postkommunikation till en kund, när handläggaren behöver mer information för att avblockeras, eller när viktiga ändringar godkänns.

  För varje uppgift som utförs av handläggaren får användarna en detaljerad tidslinje som visar de viktigaste stegen som vidtagits av handläggare och mänskliga användare, inklusive e-postkonversationen. Användare kan granska den här informationen och uppdatera de värden och åtgärder som handläggaren föreslog, om så behövs. Business Central kan också visa resonemanget som använts av handläggaren, samt och citat som ledde till ett föreslaget värde.

Vilken är försäljningsorderhandläggarens avsedda användning?

Försäljningsorderhandläggaren är avsedd att hantera insamlingsprocessen för försäljningsorder från slutpunkt till slutpunkt. Denna process omfattar:

• Ta kundens order per e-post
• Iterera detaljerna med kunden via e-post
• Kontrollera artikeltillgängligheten
• Förbereda försäljningsofferten med efterfrågade artiklar
• Skicka offerten till kunden för godkännande
• Omvandla offerten till en försäljningsorder när du får en kundbekräftelse.

Hur utvärderades försäljningsorderhandläggaren? Vilka mått används för att mäta prestanda?

Vi har definierat en uppsättning kategorier och scenarier, samt skapat testfall för var och en enligt beskrivningen i följande tabell. Totalt har vi en svit på 50 testfall.

Kategori	Scenario
Offerter Exakt offertförfrågan med variationer (leveransdatum eller inte, kortfattad/utförlig förfrågan, fullständig eller ofullständig e-postsignatur)	Enkel-/flervarvsvarv med godkännande av kund. Upp till tre artiklar: Offertförfrågan för fyra eller fler artiklar Offertförfrågan efter artikelreferens. Upp till tre rader. Offert skickad men ej godkänd av kund. Offertförfrågan från okänd kund. Offertförfrågan för okänd artikel.
Information Begäran om information om artiklar åtföljd av en offertförfrågan	Enkel runda och flera rundor, med offert baserad på information. Begäran om information om okända artiklar.

Vilka är försäljningsorderhandläggarens begränsningar? Hur kan användare minimera effekten av försäljningsorderhandläggarens begränsningar när de använder systemet?

• Språk

  • Systemet testades med innehållet (e-post och produktlokalisering) på amerikansk engelska.
  • Indata på blandade språk kan resultera i utdata av lägre kvalitet, detta eftersom systemet förlitar sig på ren stränglikhet, och den semantiska delen av matchningen kanske inte fungerar korrekt.
  • På grund av begränsat språkstöd kommer systemet inledningsvis inte att vara tillgängligy för kanadensiska kunder, detta eftersom regelspråksefterlevnaden kräver stöd för såväl engelska som franska.

• Skicka e-post

  • Handläggaren läser inkommande e-postmeddelanden via en delad inkorg i Microsoft Exchange. Läs mer i Konfigurera e-post. Andra sätt att ta emot e-post stöds inte.
  • Handläggaren använder bara e-postmeddelandets brödtext för att få information om begäran, den bearbetar inte filer som bifogas i e-postmeddelanden.
  • Stora e-postmeddelanden kan komma att överskrida antalet token som kan bearbetas i en och samma begäran. Det här villkoret leder till att handläggare utlöser en begäran om att en människa ska undersöka (på samma sätt som en människa uppmanas att godkänna om handläggaren godkänner ett e-postmeddelande).
  • E-postmeddelanden som genereras av handläggaren kan komma att innehålla felaktig information. Handläggaren är utformad för att be en mänsklig användare att granska och redigera alla utgående meddelanden om så behövs.

• Entiteter och data som handläggaren kan arbeta med

  • Handläggaren är utformad för att fungera med försäljningsofferter och försäljningsorder. Det går inte att skapa eller arbeta med övriga försäljningsdokument (t.ex. tomma order, fakturor eller kreditnotor) eller dokument i andra delar av produkten (t.ex. inköps- eller serviceorder).
  • Handläggaren skapar inga nya objekt, kontakter eller kunder. Den fungerar bara med de entiteter som redan är registrerade i Business Central. Handläggaren är utformad för att be en mänsklig användare att ange ytterligare information eller utföra uppgiften manuellt, när den inte kan hitta dessa data i Business Central.
  • Handläggaren bokför inte dokument.
  • Baserat på fler kundförfrågningar kan handläggaren göra ändringar i försäljningsofferterna, men inte i försäljningsorderna.
  • Handläggaren är utformad för att fungera med försäljningsrader av typen "Artikel" - andra försäljningsradtyper som till exempel Resurs, Avgift (artikel), Fördelningskonto, Fast tillgång stöds inte.
  • I det här skedet har handläggaren stöd för att skapa upp till 15 artikelrader per försäljningsdokument. Om du ökar antalet rader kan det leda till lägre utskriftskvalitet.
  • Handläggarresultatet kan påverkas av hur du namnger dina produkter. Om du till exempel använder kryptiska förkortningar jämfört med användarvänliga namn kan resultatets kvalitet försämras.

• När du lägger till artiklar i ett försäljningsdokument stöds för närvarande inte användningen av artikelns variantkod. Fältet Variantkod lämnas tomt.

• Prissättning och rabattförfrågningar

  Business Central har en avancerad logik för pris-/rabattberäkning som ofta utökas av ISV-lösningar. Det mest tillförlitliga sättet att få fram artikelpriset är därför att skapa ett försäljningsdokument, t.ex. en offert. Av denna anledning är handläggaren inte utformad för att tillhandahålla eller uppdatera någon pris- och rabattinformation via e-post. Priser och standardrabatter beräknas med Business Central egen affärslogik och ingår i ett försäljningsoffertdokument. Förfrågningar om att ändra rabatter och priser accepteras inte av handläggaren. Istället visas de för användarna för att tillämpas manuellt.

• Övrigt att tänka på

  • Delegerade administratörer kan inte aktivera handläggaren.
  • Det är bara möjligt att konfigurera och använda en försäljningsorderhandläggare per Business Central-företag.
  • Handläggaren använder de regionala inställningar som anges av användarkontot.
  • Även om handläggaren kan identifiera och interagera med de anpassade fält och åtgärder som introduceras av anpassningar och ISV-lösningar som läggs till i handläggarens profil och behörigheter, kan resultaten variera i kvalitet och bör testas noggrant. För att förbättra tillförlitligheten med att arbeta med de anpassade elementen kan det komma att krävas justeringar av handläggarens instruktioner, vilket för närvarande inte stöds.

Vilka driftfaktorer och inställningar gör det möjligt att på ett effektivt och ansvarigt sätt använda funktionen?

• Åtkomstkontroll och behörigheter

  Precis som alla andra användare i Business Central kan försäljningsorderhandläggaren beviljas åtkomst exklusivt till de specifika delar av produkten som krävs för att utföra de avsedda uppgifterna. Handläggaren levereras med fördefinierade behörigheter och en användargränssnittsroll - även kallat en "profil" - som en administratör eller konfigurerande användare kan tilldela till handläggaren. Denna tilldelning begränsar handläggarens åtkomst till vissa delar av produkten. Den definierar typen av åtkomst (till exempel om handläggaren bara får läsa specifika data eller även uppdatera eller ta bort dessa) och avgör vilka element i användargränssnittet - till exempel sidor, fält, åtgärder och faktarutor - som den kan interagera med.

  Vi rekommenderar starkt att du använder behörighetsuppsättningarna och profilen som ingår i försäljningsorderhandläggaren, som kan tilldelas på handläggarkortet. Denna praxis säkerställer att handläggaren endast har tillgång till de funktioner som är nödvändiga för dess roll, vilket förbättrar både säkerheten och effektiviteten i systemet.

  Läs mer i Konfigurera försäljningsorderhandläggare.

• Insyn och aviseringar

  Business Central-användare kan behålla full insyn i och kontroll över de ändringar som görs av försäljningsorderhandläggaren, detta genom att använda andra funktioner som låter dem göra följande:

  • Få meddelanden i rollcentret som kommer från handläggaren när denna behöver hjälp eller när processen kräver mänsklig granskning. Granskning krävs till exempel för alla inkommande och utgående meddelanden, godkännanden, tillägg av saknade data och liknande orsaker.

  • Få en bättre förståelse för den specifika uppgiftens kontext och historik ("tidslinjevy"), inklusive viktiga steg som ingår i den.

  • Få en detaljerad genomgång av varje entitet som skapats av handläggaren (till exempel en försäljningsoffert eller försäljningsorder som visar alla ändringar och förslag som gjorts av handläggaren inom en viss uppgift. Detta beteende gör det möjligt för människor att granska och justera ändringar, och sedan logga ut när de fortsätter med uppgiften.

  • Få en överblick över handläggarens KPI:er (Key Performance Indicators) som sammanfattar effekten av handläggarens arbete. Du kan till exempel få en översikt över antalet försäljningsofferter eller order som skapats av handläggaren, samt det totala antalet för dessa order.

    Se till att du tar hand om de meddelanden som genereras av handläggaren för att granska och godkänna dess arbete.

• Alla åtgärder som utförs av handläggaren, inklusive att skapa och ändra poster och anropa åtgärder, bär handläggarens användar-ID. Detta användar-ID:t visas på samma platser och på samma sätt som det gör med andra användare, till exempel i listvyer, historik, bokförda dokument, meddelanden med mera.

• Arbetsflöden för godkännande kan användas för att lägga till ett extra lager av kontroll till de uppgifter som utförs av handläggaren, precis som de gör med andra användare. Du kan ställa in arbetsflöden för godkännande så att handläggaren skapar en begäran om godkännande för en viss ändring, till exempel för att markera offerten som släppt. Ändringen tillåts inte förrän en annan användare godkänner begäran. Läs mer i Använda arbetsflöden för godkännande.

Är den här funktionen utökningsbar?

Den här funktionen kan för närvarande inte utökas av partner.

Relaterad information

Försäljningsorderhandläggare (översikt)
Konfigurera försäljningsorderhandläggaren
Behandla försäljningsofferter och försäljningsorder med försäljningsorderagent
Konfigurera Copilot- och AI-funktioner

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här