Dela via

Översikt över försäljningsorderhandläggare (förhandsversion)

  • Artikel

[Denna artikel är en förhandsversion av dokumentationen och kan komma att ändras.]

Försäljningsorderhandläggaren hjälper Business Central-användare att automatisera insamling av försäljningsorder. Handläggaren använder AI för att analysera kundförfrågningar som tas emot via e-post, hitta kunden i Business Central samt delta i e-postkonversationer med flera vändor för att klargöra förfrågningar om viktiga detaljer saknas eller om fler alternativ är tillgängliga. Den kontrollerar och informerar också kunden om tillgängligheten för de artiklar han/hon letar efter, samt följer upp med en försäljningsoffert. Offerten är formaterad som en PDF-fil och innehåller begärda artiklar, antal, enheter, priser, skatter, begärda leveransdatum, angiven extern dokumentreferens och annan viktig information.

Dricks

Titta på en kort Video i Dynamics Business Central-kanalen på YouTube här: Komma igång med försäljningsorderhandläggaren för Dynamics 365 Business Central.

Viktigt!

  • Detta är en förhandsversion.
  • Förhandsversionsfunktioner ska inte användas i produktion och funktionerna kan komma att vara begränsade. Dessa funktioner är föremål för kompletterande användningsvillkor och görs tillgängliga före officiell alnsering så att kunder kan få tidig tillgång och ge feedback.
  • Om du vill registrera dig för den här stängda allmänt tillgängliga förhandsversionen fyller du i registreringsformuläret för förhandsversion.

Funktionalitet

Aktivering och konfiguration

Handläggaren är lättillgänglig i produkten. För att aktivera den anger du den e-postinkorg som du vill att handläggaren ska övervaka. Ange dessutom dina preferenser för vissa aspekter av handläggarens beteende och utse de användare som har behörighet att använda handläggare för att behandla kundorder, vilket gör det möjligt för handläggaren att agera på uppdrag av ett företag, en avdelning eller ett team – inte bara en enskild användare.

Behörigheter och profiler

Handläggare fungerar inom de behörigheter och den profil (roll) som tilldelats av administratören. Behörigheter definierar vilka delar av produkten (tabeller) som handläggaren har åtkomst till. Profilen beskriver de UX-element (sidor och åtgärder) som handläggaren kan engagera sig i under arbetet. Standardbehörigheter och profilen tilldelas till handläggaren direkt. Administratörer kan emellertid uppdatera dessa behörigheter efter behov.

Operation

Försäljningsorderhandläggaren är utformad för att köras autonomt i bakgrunden och använda AI för att utföra sina uppgifter, samtidigt som användarna hålls informerade om viktiga steg och involveras vid behov. Involvering kan komma att behövas i specifika scenarier, till exempel för att granska utgående meddelanden eller för att ange information som saknas, baserat på konfigurerade inställningar.

Konceptuellt interagerar handläggare med Business Central-funktioner på ett sätt som liknar hur Business Central-användare interagerar med dem. Handläggaren är försedd med allmänna instruktioner, uttryckta på naturligt språk, som beskriver hur processen för att registrera försäljningsorder ska hanteras. Den använder sedan metadata i användargränssnittet, till exempel bildtexter, knappbeskrivningar och andra egenskaper, i kombination med de data som visas på Business Central-sidor samt dess egna instruktioner, för att fastställa varje steg som krävs för att slutföra uppgiften. Med utgångspunkt från det angivna rollcentret navigerar handläggaren på sidorna, anropar gränssnittsåtgärder och anger data på samma sätt som en användare skulle göra. Den här metoden möjliggör en hög grad av flexibilitet och anpassningsförmåga som låter handläggaren uppnå sitt mål, detta eftersom handläggarens interaktionsyta och steg inte är hårdkodade. Istället bestämmer AI dem baserat på sammanhanget för respektive steg.

Den här flexibiliteten gör det möjligt för handläggare att identifiera och interagera med relevanta anpassade fält och åtgärder. Den kan också försöka lösa valideringsfel automatiskt genom att bearbeta visade felmeddelanden och justera indata därefter.

E-postövervakning och kommunikation

Handläggaren förlitar sig på en intern e-postavsändarfunktion som körs som en uppgift i bakgrunden för att kontinuerligt övervaka en angiven postlåda för artikelförfrågningar. Avsändaren utlöser handläggaren i syfte att utföra uppgifter och skickar sedan resultaten, till exempel förberedda försäljningsofferter eller order, till kunden som svar.

Handläggaren hjälper till att komponera brödtext i e-postmeddelandet baserat på sammanhanget för det aktuella steget. Den kan till exempel visa tillgängligt lager eller ge en kort beskrivning av den bifogade försäljningsofferten eller försäljningsordern. Dessutom kan den upptäcka och flagga irrelevant eller potentiellt skadligt e-postinnehåll, vilket uppmanar användarna att granska och bestämma hur de ska gå vidare.

Kund- och Business Central-användarengagemang

Användare kan granska handläggarstegen och de skapade försäljningsdokumenten. De kan enkelt identifiera de data som anges av handläggaren jämfört med data som genereras av Business Centrals egen affärslogik, samt ge mer input om så behövs, till exempel att lägga till rabatter eller uppdatera fraktkostnader.

Om kunden bestämmer sig för att uppdatera offerten genom att skicka ett annat e-postmeddelande med en lista över nödvändiga ändringar, hjälper handläggaren till med dessa ändringar genom att hitta offerten och utföra de begärda uppdateringarna. När kunden har bekräftat att offerten är korrekt omvandlar handläggaren den till en försäljningsorder, som sedan också delas med kunden via e-post, efter användarens bekräftelse.

Handläggaren innebär alltid att utsedda Business Central-användare granskar och godkänner alla utgående meddelanden innan de skickas till kunderna.

Hur handläggare behandlar begäranden

Handläggaren övervakar en särskild postlåda för inkommande e-postmeddelanden från kunder rörande artikelförfrågningar. Postlådan anges i konfigurationen Försäljningsorderhandläggare (läs mer i Skapa försäljningsorderhandläggare). När handläggarenidentifierar en potentiell förfrågan i ett e-postmeddelande börjar den förbereda en försäljningsoffert. Den verifierar till exempel om kunden är registrerad i Business Central. Den kontrollerar sedan artikeltillgängligheten, skapar en försäljningsoffert och förbereder ett e-postsvar till kunden som inkluderar offerten som en bifogad PDF-fil.

Vissa steg kräver ditt ingripande, som att granska e-postkorrespondens och hjälpa handläggaren vid behov. Tills en order har skapats hanterar handläggaren upprepade e-postutbyten med kunden i syfte att lösa eventuella saknade detaljer och möjliggöra ändringar i den ursprungliga begäran om så behövs. Läs mer i Handläggarens processflöde.

Handläggaren säkerställer att en förfrågan från en kund inte kan handla om en annan kunds önskemål. När handläggare behandlar en förfrågan identifierar den först kunden i Business Central med hjälp av avsändarens e-postadress. Handläggare söker efter e-postmeddelandet bland de registrerade Business Central kontakterna, försäljningsofferterna och ordrarna och letar sedan upp kunden som är kopplad till det e-postmeddelandet:

  • Om kunden hittas filtrerar handläggaren för att endast använda försäljningsofferter och order som tillhör kunden.

    Det här beteendet säkerställer att handläggaren endast skapar och uppdaterar dokument som tillhör kunden som skickade e-postmeddelandet

  • Om en kontakt hittas, men inte är en kund, används handläggare endast dokument som tillhör kontakten. Offerter kan skickas till kontakter som inte är registrerade som kunder.

  • Om ingen kontakt hittas filtrerar handläggare bort alla dokument och den kan begära att användaren ingriper eftersom den inte kan hitta dokumentet.

För att förhindra att handläggare begär ingripande och för att hjälpa till med att granska inkommande meddelanden verifierar handläggare om kontakten är registrerad och visar ett meddelande på granskningssidan för inkommande meddelanden om den inte är det. Du kan lösa problemet genom att antingen registrera en ny kontakt/kund eller uppdatera kontaktinformationen för en befintlig kontakt/kund. Handläggare genererar meddelandet för att indikera att kontaktens e-postadress inte hittades.

Hitta produkter/artiklar

Handläggaren analyserar inkommande e-postmeddelanden för att upptäcka parametrar för att förbereda en ny försäljningsoffert eller uppdatera en befintlig. Förutom själva artiklarna kan parametrarna komma att omfatta artikelattribut, antal, måttenheter, begärt leveransdatum, externt dokumentnummer med mera. Handläggaren söker sedan efter dessa artiklar i Business Central s lager, inom ett brett spektrum av relaterade tabeller.

Bord Fält
Artiklar Nr.
Description
Beskrivning 2
Sökbeskrivning
GTIN
Leverantörens artikelnummer
Artikelvariant Kod
Description
Beskrivning 2
Artikelreferens Referensnr
Description
Beskrivning 2
Artikelattribut Name
Värde
Artikelkategori Kod
Description
Överordnad kategori – Nivå 1
Artikelöversättning Språk
Description
Beskrivning 2
Artikelidentifierare Kod
Extra textrad Benämning

Även om handläggaren kan hitta produkter baserat på vaga och ofullständiga beskrivningar, påverkas dess effektivitet av kvaliteten på produktinformationen i Business Central. Du kan förbättra handläggarens förmåga att hitta produkter genom att förbättra beskrivningar, attribut, kategorier och utökad text för dina lagerartiklar.

Anmärkning

Det kan ta upp till 15 minuter innan nyligen inmatade data blir sökbara när systemet indexerar om tabellerna i bakgrunden.

När den hittar artiklarna kontrollerar handläggaren artiklarnas tillgänglighet genom att analysera flera parametrar, till exempel begärt antal, leveransdatum, plats, schemalagda och planerade inleveranser med mera.

Handläggarens processflöde

När en offertförfrågan bearbetas till en order ingår tre deltagare:

  • Kund som begär en försäljningsoffert via e-post.

    Hit är ett exempel på ett e-postmeddelande:

    Hej,

    Vi håller på och köper möbler till vårt pensionat, och efter att ha tittat på er webbplats skulle jag vilja ha en offert på följande artiklar:

    • 2 Antwerpen-bord
    • 4 Berlin-stolar
    • 4 Rom-stolar

    Kan ni ge oss en försäljningsoffert? Vi behöver ha varorna levererade senast den 2 mars. Observera dessutom vårt inköpsordernummer: DC1011234.

    Tack!

    [Namn]

  • Försäljningsorderhandläggare som övervakar postlådan hanterar den inkommande förfrågan, skapar offerten och ordern

  • Business Central-användare som granskar handläggaruppgifter

Det allmänna flödet illustreras i figuren, som följs av mer information om stegen. Det faktiska flödet kan komma att variera beroende på faktorer som till exempel uppföljningsbegäranden, ändringar eller annulleringar i granskningen, blockeringsproblem och så vidare.

Visar flödet Försäljningsorderhandläggare

  1. Kund: Skickar e-post till postlådan för Business Central och ber om en försäljningsoffert för artiklar.
  2. Försäljningsorderhandläggare: Hämtar oläst e-post från inkorgen och skapar en uppgift med en steg för att granska den inkommande förfrågan.
  3. Granskare: Granskar/bekräftar steget med e-post.
  4. Försäljningsorderhandläggare:
    1. Söker efter kontakten eller kunden.
    2. Söker efter de efterfrågade artiklarna och verifierar deras tillgänglighet.
    3. Skapar försäljningsofferten.
    4. Lägger till granskningssteg med ett svarsmeddelande med bifogad försäljningsoffert som pdf.
  5. Granskare: Granskar/bekräftar e-post och försäljningsofferter.
  6. Försäljningsorderhandläggare: Skickar e-post och försäljningsoffert (PDF) till kunden.
  7. Kund: Granska försäljningsoffert och skickar e-postmeddelande som begär order.
  8. Försäljningsorderhandläggare: Hämtar e-post och lägger till granskningssteg.
  9. Granskare: Granskar/bekräftar e-postbekräftelsen för en försäljningsorder.
  10. Försäljningsorderhandläggare:
    1. Omvandlar offert till order.
    2. Lägger till uppgift för granskning med utgående e-postbekräftelse.
  11. Granskare: Granskar/bekräftar utgående e-post.
  12. Försäljningsorderhandläggare: Skickar e-post till kund.

Nästa steg

Konfigurera Copilot- och AI-funktioner