Behandla försäljningsofferter och försäljningsorder med försäljningsorderagent (förhandsversion)

[Denna artikel är en förhandsversion av dokumentationen och kan komma att ändras.]

I den här artikeln beskrivs hur du använder försäljningsorderhandläggaren för att automatisera mottagandet av försäljningsorder baserat på kundförfrågningar om produkter/artiklar som tas emot via e-post.

Försäljningsorderhandläggaren övervakar en särskild postlåda för inkommande e-postmeddelanden från kunder rörande artikelförfrågningar. När en potentiell begäran identifieras börjar den konvertera begäran till en order. Den kan till exempel verifiera kunden, kontrollera artikeltillgängligheten, skapa en försäljningsoffert och förbereda ett e-postsvar till kunden med offerten som en bifogad PDF-fil.

Vissa steg kräver ditt ingripande, till exempel att granska e-postkorrespondens och hjälpa handläggare vid behov. Tills en order har skapats hanterar handläggare e-postutbyten med kunden i syfte att lösa eventuella saknade detaljer och möjliggöra ändringar i den ursprungliga begäran om så behövs.

Läs mer om försäljningsorderhandläggaren och dess processflöde i Översikt över försäljningsorderhandläggare.

Viktigt!

• Detta är en förhandsversion.
• Förhandsversionsfunktioner ska inte användas i produktion och funktionerna kan komma att vara begränsade. Dessa funktioner är föremål för kompletterande användningsvillkor och görs tillgängliga före officiell alnsering så att kunder kan få tidig tillgång och ge feedback.
• Om du vill registrera dig för den här stängda allmänt tillgängliga förhandsversionen fyller du i registreringsformuläret för förhandsversion.

Förutsättningar

Försäljningsorderhandläggaren är aktiverad och du har behörighet att använda den. Läs mer i Konfigurera försäljningsorderhandläggare.

Kom i gång

Du samarbetar med försäljningsorderhandläggaren i syfte att granska och omvandla offerter till order med hjälp av fliken Uppgifter i fönstret Copilot.

För åtkomst till denna vy, välj Försäljningsorderhandläggare i navigeringsmenyns övre högra hörn. En röd cirkel med en siffra på ikonen anger vilka uppgifter som behöver åtgärdas.

Fliken Uppgifter öppnas i rutan Copilot för att visa uppgifter som nyligen skapats av försäljningsorderhandläggaren. Uppgifter som kräver uppmärksamhet, t.ex. att granska ett inkommande eller utgående e-postmeddelande, visas högst upp i listan.

För varje försäljningsoffertförfrågan lägger försäljningsorderhandläggaren till en uppgift för att spåra, granska och följa upp uppdateringar, samt slutligen bearbeta offerten till en order. Uppgifter kan bestå av flera steg som utgör en tidslinje för processen.

Dricks

Hovra över ikonen Försäljningsorderhandläggare i rollcentret för att få en översikt över handläggarens KPI:er (Key Performance Indicators) som sammanfattar effekten av handläggarens arbete i din organisation. Du kan till exempel visa antalet försäljningsofferter eller order som skapats av handläggaren, den tid som ditt team har sparat samt det totala antalet försäljningsorder som skapats.

Granska och hjälpa till

Även om handläggaren gör huvuddelen av arbetet självständigt ber han/hon om användaringripande när så behövs för att olika steg ska genomgå processen, till exempel:

• Granska och bekräfta inkommande e-postförfrågningar från kunder.
• Granska och bekräfta försäljningsofferter och order om en administratör har konfigurerat försäljningsorderhandläggaren till att kunna göra det.
• Granska utgående e-postmeddelanden som skapats av försäljningsorderhandläggaren för kunden.
• Ge hjälp till försäljningsorderhandläggaren när denna behöver avblockeras, till exempel för att tillhandahålla saknade data.

Steg som kräver åtgärder visas under Behöver åtgärdas på fliken Uppgifter. Så här granskar du ett steg:

1. På fliken Uppgift väljer du det steg som begär granskning eller hjälp.

   Uppgiftens tidslinje öppnas, med fokus på det valda steget. På tidslinjen visas varje steg i en uppgift, tidigare och nuvarande, i kronologisk ordning.

2. Välj Granska för steget.

   Fliken Uppgifter växlar till läge Granskning, och fönstret Handläggaruppgiftsmeddelande öppnas för att visa e-postinnehållet, offerten eller ordern, beroende på uppgift.

3. Granska innehållet i e-postmeddelandet, offerten eller ordern, och gör ändringar efter behov. Du kan inte redigera inkommande e-postmeddelanden från kunden.

4. När du är nöjd med innehållet och vill att processen ska fortsätta väljer du Bekräfta i fönstret Granska. Om du vill slutföra uppgiften själv, välj Stoppa för att stoppa handläggarens bearbetning av denna uppgift.

Efter bekräftelsen fortsätter försäljningsorderhandläggaren att behandla uppgiften. När ett nytt meddelande efter en tid visas på ikonen Försäljningsorderhandläggare följer du samma flöde för att verifiera och godkänna resultatet.

Ändra försäljningsofferter och order

Du kan komma att behöva ändra försäljningsofferter eller order som skapats av handläggaren under ett granskningssteg eller när handläggaren begär hjälp, baserat på dess konfiguration. När du väljer Granska öppnas offerten eller ordern för granskning. Gör de ändringar som behövs och välj sedan Bekräfta i fönstret Granska. Handläggaren bearbetar dokumentet och skapar en PDF-fil för utgående e-post till kunden.

Du har också möjlighet att ändra en offert eller order under granskningssteget för ett utgående e-postmeddelande. I ett sådant fall, välj ... (fler alternativ) >Ignorera steg för steget. Den här åtgärden avbryter uppgiften tillfälligt så att du kan öppna offerten eller ordern, utföra ändringar och sedan återuppta steget.

Anmärkning

Ignorera steg är endast tillgängligt i granskningssteg för utgående e-post.

När du har gjort ändringarna går du tillbaka till fliken Uppgifter, välj något av följande alternativ för att återuppta uppgiften och välj sedan Skicka:

• Jag har uppdaterat offerten eller Jag har uppdaterat ordern – Välj ett av dessa alternativ om du har gjort ändringar i offerten eller ordern. Handläggaren genererar en ny PDF-fil och ett nytt e-postmeddelande till kunden.
• Fortsätt bara – Välj det här alternativet om du inte har ändrat offerten eller ordern. Handläggaren genererar inte en ny offert eller order, samt behåller det ursprungliga e-postmeddelandet precis som tidigare.

Om du ändrar dig när du granskar det utgående meddelandet och bestämmer dig för att göra fler ändringar i försäljningsdokumentet, använder du åtgärden Ignorera steg för att ignorera e-postmeddelandet som genererats av handläggaren. Uppdatera sedan försäljningsdokumentet efter behov och instruera handläggaren att skapa ett nytt utgående e-postmeddelande med den uppdaterade bifogade filen.

Stoppa en uppgift

De flesta steg i en uppgift innehåller en Stopp-knapp som gör att du kan avsluta processen. När du väljer Stoppa avslutas inte en uppgift omedelbart – du uppmanas att bekräfta innan uppgiften stoppas.

Innan du stoppar en uppgift bör du tänka på följande:

• Det går inte att starta om stoppade aktiviteter.

• Om du stoppar uppgiften kan vissa resultat bli ofullständiga eller oönskade, och uppföljningsåtgärder med kunderna kan komma att krävas. Uppföljningsåtgärder beror på var i processen uppgiften stoppades.

  Anta till exempel att du stoppade en uppgift efter att en försäljningsoffert skapades. Även om processen har stoppats sparas försäljningsofferten fortfarande som öppen i systemet. Du kan komma att behöva redigera tillståndet manuellt beroende på företagets policy och sedan uppdatera kunden.

• Stoppade uppgifter tas inte bort omedelbart. Du kan fortfarande utforska tidslinjen för en uppgift tills den tas bort, vanligtvis av en administratör.

Relaterad information

Försäljningsorderhandläggare (översikt)
Konfigurera försäljningsorderhandläggaren
Vanliga frågor och svar om försäljningsorderhandläggare
Konfigurera Copilot- och AI-funktioner