Configurar gerenciamento de documentos

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Este tópico explica como configurar o gerenciamento de documentos pela primeira vez. Você pode usar o gerenciamento de documentos, também conhecido como o manuseio de documentos, para anexar anotações, documentos ou referências de documento a registros. Você também pode usar o Suplementos do Office para Microsoft Dynamics AX para se integrar ao gerenciamento de documentos e criar documentos ou modelos de documento do Microsoft Word ou do Microsoft Excel que usem dados do Microsoft Dynamics AX .

A ilustração a seguir mostra como configurar o gerenciamento de documentos. Os números correspondem aos procedimentos posteriormente neste tópico.

1. Ativar gerenciamento de documentos

Antes de anexar documentos a registros ou gerar documentos de um registro, você deve ativar a funcionalidade de gerenciamento de documentos e, em seguida, deve ativar o gerenciamento de documentos para tabelas específicas.

Para ativar o gerenciamento de documentos, siga estas etapas:

1. Clique em Arquivo > Ferramentas > Opções.

2. Na área Geral, expanda a guia rápida Diversos.

3. No grupo de campos Manuseio de documentos, marque a caixa de seleção Manuseio de documento ativo.

Para ativar o gerenciamento de documentos para tabelas específicas, siga estas etapas:

1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Tabelas do documento ativo.

2. Clique em Novo.

3. Selecione o nome da tabela para a qual será ativado o gerenciamento de documentos.

   Exemplo

   Para ativar o gerenciamento de documentos para ordens de venda, selecione o nome da tabela SalesTable.

4. Repita as etapas 2 e 3 para cada tabela para a qual você deseja ativar gerenciamento de documentos.

2. Especificar um diretório de arquivo morto para documentos

Quando você anexa um documento a um registro no Microsoft Dynamics AX, ele é armazenado em um local especificado por você. Essa localização é chamada de diretório de arquivo morto. Você pode especificar um diretório de arquivo morto para todos os tipos de documento configurados ou pode especificar uma pasta de arquivo morto separada para cada tipo de documento. Se você não especificar um diretório de arquivo morto para um tipo de documento, o tipo de documento usará o diretório de arquivo morto especificado neste procedimento. Consulte "Criar ou importar tipos de documento" posteriormente neste tópico para obter mais informações sobre como especificar um diretório de arquivo morto para um tipo de documento.

Observação

Se você usar o Portal Empresarial do Microsoft Dynamics AX, haverá requisitos e restrições adicionais sobre arquivos mortos de documento. Para obter mais informações, consulte Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

Para especificar uma localização para o diretório de arquivo morto de documento do Microsoft Dynamics AX, siga estas etapas:

1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Parâmetros de gerenciamento de documentos.

2. Na área Geral, navegue até a localização do diretório de arquivo morto.

   Aviso

   Se você já tiver um diretório de arquivo morto especificado e quiser alterá-lo, primeiro deverá mover o conteúdo do diretório de arquivo morto existente para o novo diretório de arquivo morto. Para obter mais informações, consulte Gerenciamento de documentos.

3. Opcional: especifique o tamanho máximo de arquivo permitido para documentos.

   Campo	Descrição
   Tamanho máx. do arquivo no banco de dados	Insira o tamanho máximo do arquivo, em megabytes, para um arquivo salvo no banco de dados do Microsoft Dynamics AX.
   Tamanho máx. do arquivo no sistema de arquivos	Insira o tamanho máximo do arquivo, em megabytes, para um arquivo salvo na localização do diretório de arquivo morto.

3. Especificar sequências numéricas dos documentos

Antes de poder usar o gerenciamento de documentos, você deverá especificar as sequências numéricas para documentos. Os arquivos anexados por você a registros são renomeados quando armazenados no diretório de arquivo morto. O nome do arquivo dos arquivos anexados será determinado pelas sequências numéricas configurada para documentos.

Para especificar sequências numéricas para documentos, siga estas etapas:

1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Parâmetros de gerenciamento de documentos.

2. Na área Sequências numéricas, selecione um código de sequência numérica para cada referência.

   Se o código da sequência numérica que você estiver procurando não estiver listado, você deverá criar um novo código de sequência numérica na página de listagem Sequências numéricas . Para obter mais informações, consulte Configurar sequências numéricas.

4. Especificar tipos de arquivo

Você pode controlar quais tipos de arquivos, ou de documentos, que terão extensões de nome de arquivo específicas, que os usuários poderão anexar a registros do Microsoft Dynamics AX.

Para especificar tipos de arquivo, siga estas etapas:

1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Parâmetros de gerenciamento de documentos.

2. Na área Tipos de arquivo, examine os tipos de arquivo padrão. Remova os tipos de arquivo que os usuários não poderão anexar a registros e adicione qualquer outro tipo de arquivo que eles poderão anexar a registros.

5. Opcional: configure integração com o Suplementos do Office

Ao usar o gerenciamento de documentos, você poderá se integrar ao Suplementos do Office para criar documentos do Word e pastas de trabalho do Excel vinculados dinamicamente às tabelas no Microsoft Dynamics AX. Para obter instruções específicas sobre como fazer isso, consulte Install Office Add-ins e Configurar a integração com suplementos do Microsoft Office.

6. Criar ou importar tipos de documento

Os tipos de documento são necessários para o gerenciamento de documentos e são usados para categorizar os documentos anexados por você aos registros. Quando você cria um documento não anexado, um destes tipos de conteúdo será atribuído a ele. Se você tiver fluxos de trabalho configurados, o fluxo de trabalho usará o tipo de documento para rotear o documento para o usuário ou a fila de itens de trabalho apropriados.

Os tipos de documento Anotação e Arquivo estão disponíveis por padrão.

Criar tipos de documento

Para criar um tipo de documento, siga estas etapas:

1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Tipos de documento.

2. Clique em Novo e, em seguida, insira as seguintes informações sobre o tipo de documento.

   Campo	Descrição
   Classe	Selecione a ação que ocorrerá quando um usuário criar um anexo do tipo de documento selecionado: Anexar URL – anexe uma referência a um documento usando uma URL. Criar uma planilha do Microsoft Excel usando COM – crie uma planilha do Excel e copie dados da transação selecionada. Criar um documento do Microsoft Word usando COM – crie um documento do Word e copie dados da transação selecionada. Criar documento de solicitação de emprego – crie um documento do Word sem abrir o Word. Nota simples – cria uma nota simples para a transação referenciada. Biblioteca de modelos – crie um arquivo de modelo usando o Word ou o Excel e salve o arquivo em uma biblioteca de modelos. Por exemplo, você pode criar um modelo de orçamento usando o Excel. Então, cada departamento em sua organização poderá inserir informações de orçamento em uma cópia do modelo. Observação O administrador do sistema deve criar o site ou a biblioteca de documentos do SharePoint para a biblioteca de modelos.
   Grupo	Selecione o grupo para o tipo de documento.
   Salvamento automático	Marque esta caixa de seleção para salvar automaticamente os arquivos temporários no banco de dados depois de usá-los. Tipicamente, os arquivos temporários são armazenados na pasta Temp do Microsoft Windows. Para salvar arquivos temporários no diretório especificado na lista Localização do arquivo, selecione Salvamento automático.
   Excluir automaticamente	Marque esta caixa de seleção para excluir automaticamente os arquivos temporários depois de usá-los. Tipicamente, os arquivos temporários são armazenados na pasta Temp do Windows.
   Remover	Selecione Somente documento para remover somente a referência ao arquivo de documento ou selecione Documento e arquivo físico para remover a referência e o arquivo físico.
   Solicitar confirmação	Marque esta caixa de seleção para exigir confirmação antes que o arquivo físico seja excluído.
   Categoria	Selecione uma categoria de documento do Portal Empresarial a ser associada ao tipo de documento. Os detalhes das categorias de documentos são configurados no formulário Parâmetros do Portal Empresarial. Para obter mais informações, consulte Anexar documentos, notas ou URLs aos registros.
   Diretório de arquivo-morto	O diretório onde os arquivos de documentos do tipo de documento selecionado são armazenados. Se esse campo estiver vazio, o diretório padrão de arquivo morto especificado no formulário Parâmetros de gerenciamento de documentos será usado como o diretório de arquivo morto. > [!NOTE] > Se você usar o Portal Empresarial, haverá requisitos e restrições adicionais sobre arquivos mortos de documento. Para obter mais informações, consulte Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
   Localização	Selecione a localização onde os arquivos de documentos desse tipo de conteúdo serão armazenados. As opções a seguir estão disponíveis: Diretório de arquivo-morto – documentos desse tipo são armazenados no diretório especificado no campo Diretório de arquivo-morto. Banco de dados – documentos desse tipo são armazenados no banco de dados do Microsoft Dynamics AX. Localização original – documentos desse tipo são armazenados na localização usada quando o arquivo foi anexado pela primeira vez ao registro. SharePoint – os documentos desse tipo são armazenados em uma biblioteca de documentos do SharePoint . > [!NOTE] > Se os documentos forem armazenados em uma localização compartilhada em vez de no banco de dados, verifique se o nível de acesso correto foi definido para a localização compartilhada.
   Verificar tabela	Se essa caixa de seleção estiver marcada, o tipo de documento selecionado só estará disponível nas tabelas especificadas no formulário Opções. Por padrão, a caixa de seleção fica desmarcada para os tipos de documento padrão, Anotação e Arquivo. Para obter mais informações, consulte Restringir um tipo de documento a uma tabela específica.

   Importar tipos de documento

   Para importar tipos de documento, siga estas etapas:

   1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Tipos de documento.

   2. Clique em Importar.

   3. Navegue até a localização do arquivo que contém os tipos de documento exportados.

   4. Quando for solicitado a excluir tabelas antes da importação, clique em Sim para todos e então clique em OK.

   5. Clique em Sim para confirmar.

   6a. Opcional: configurar o gerenciamento de documentos para o SharePoint

   Você pode usar bibliotecas de documentos do SharePoint para armazenar anexos de documento ou modelos de documento. Para obter mais informações, consulte Configurar e usar o gerenciamento de documentos do Microsoft Dynamics AX com bibliotecas de documentos do Microsoft SharePoint.

   6b. Se usar o Portal Empresarial: configurar categorias dos documentos

   No Portal Empresarial, você pode selecionar os módulos ou áreas de produto que exibem categorias de documento específicas e os tipos de usuários externos que podem abrir os documentos.

   Para configurar categorias de documento no Portal Empresarial, consulte Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

   7. Especificar tipos de conteúdo

   Os tipos de conteúdo são usados para categorizar documentos que não estejam anexados a registros. Exemplos de documentos não anexados podem ser faturas, relatórios de despesas ou ordens de compra. O fluxo de trabalho usa o tipos de conteúdo de documento para rotear documentos para o usuário ou fila de item de trabalho corretos para processamento. Para obter mais informações, consulte Configurando o sistema de fluxo de trabalho.

   Para criar tipos de conteúdo, siga estas etapas:

   1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Tipos de conteúdo de pagamento.

   2. Clique em Novo e insira um nome e uma descrição para o tipo de conteúdo.

   Para obter mais informações, consulte Tipos de conteúdo do documento (formulário).

   8. Opcional: especificar configurações de gerenciamento de documentos para o AIF

   Antes de poder usar serviços de documento da AIF (Estrutura de Integração de Aplicativos), você deverá especificar configurações de gerenciamento de documentos para a AIF. Os serviços de documento da AIF são serviços baseados em consulta que você pode usar para trocar dados com sistemas externos enviando e recebendo documentos XML. Esses documentos representam entidades comerciais, como clientes, fornecedores ou ordens de venda.

   Para especificar configurações de gerenciamento de documentos para a AIF, siga estas etapas:

   1. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Parâmetros de gerenciamento de documentos.

   2. Clique em AIF.

   3. Complete os campos a seguir.

   Campo	Descrição
   Tipo de documento:	Selecione o tipo de documento para notas em documentos eletrônicos de entrada. Para ordens de venda, esse tipo deve ser Anotação.
   Serviço de arquivo de documento	Marque essa caixa de seleção se os arquivos de documentos de serviço da Web deverão ser enviados para o fluxo de trabalho para roteamento para os participantes apropriados.

   Para obter mais informações, consulte AIF Document Services.

   Próxima etapa

   Depois de configurar o gerenciamento de documentos, você poderá anexar documentos a registros ou criar modelos de documento para tipos de documentos específicos. Para obter mais informações, consulte Criar uma nota, Criar um modelo de documento e associá-lo a um tipo de documento ou Criar uma referência para um documento existente.

   Opcionalmente, se você configurar a integração com o Suplementos do Office, poderá criar documentos do Word e pastas de trabalho do Excel vinculados dinamicamente às tabelas no Microsoft Dynamics AX. Para obter mais informações, consulte Principais tarefas: criar e usar um modelo do Word usando os Suplementos do Office ou Principais tarefas: criar e compartilhar o modelo do Word usando os suplementos do Office.

   Tarefas relacionadas

   Copiar uma observação ou referência de documentos

   Consulte também

   Gerenciamento de documentos em vendas e marketing