Gerenciamento de documentos
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Este tópico fornece respostas a perguntas comuns de gerenciamento de documentos. Você pode usar o gerenciamento de documentos no Microsoft Dynamics AX para anexar arquivos nos registros. Por exemplo, você pode anexar arquivos PDF, Microsoft Word ou Microsoft Excel a uma ordem de compra ou a uma ordem de venda. Você também pode criar modelos Word e Excel de dados do Microsoft Dynamics AX.
Qual é a diferença entre o manuseio de documentos e o gerenciamento de documentos?
Não há diferença. Ambos os termos se referem à mesma funcionalidade. Em versões anteriores do Microsoft Dynamics AX, a funcionalidade era chamada de manuseio de documentos. Nas versões mais recentes, ela é chamada de gerenciamento de documentos.
Qual é a diferença entre o gerenciamento de documentos e o gerenciamento de impressão?
O gerenciamento de documentos permite que você adicione notas, documentos e outros arquivos nos registros no Microsoft Dynamics AX.
O gerenciamento de impressão permite controlar as configurações de impressão para relatórios selecionado. As configurações de impressão incluem o número de cópias, o destino da impressora, e o texto multilíngue que pode ser incluído no relatório. Para obter mais informações, consulte Gerenciamento de impressão.
Qual é a diferença entre tipos de documentos e tipos de arquivos?
Os tipos de documento são usados para categorizar os documentos anexados por você a registros ou os modelos criados por você. O sistema de gerenciamento de documentos manipula diversos tipos de documentos. Eles incluem cartas, planilhas e anotações. Antes de criar modelos ou anexar documentos a registros, é necessário configurar tipos de documento no formulário Tipos de documento. Para obter mais informações, consulte Configurar gerenciamento de documentos.
Um tipo de arquivo é a extensão do documento. Por exemplo, .doc, .xlsx e .pdf são tipos de arquivos.
Posso exportar ou importar tipos de documentos?
Sim. Para obter mais informações, consulte Exportar e importar um tipo de documento.
O gerenciamento de documentos é integrado ao Office 365?
Sim. Os anexos de documentos podem ser localizados em qualquer lugar da Internet ou em uma intranet, e podem ser anexados usando a URL DocuType. Por exemplo, se você anexar um documento Word que está localizado em SharePoint Online a um registro, o anexo abrirá na versão Web de Word
Posso armazenar anexos do Microsoft Dynamics AX no SharePoint?
Sim, mas somente se você estiver usando o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou posterior. Para obter mais informações, consulte Configurar e usar o gerenciamento de documentos do Microsoft Dynamics AX com bibliotecas de documentos do Microsoft SharePoint.
Posso usar modelos que são armazenados no SharePoint como modelos de documento do Microsoft Dynamics AX ?
Sim, mas somente se você estiver usando o AX 2012 R2 ou posterior. Para obter mais informações, consulte Configurar e usar o gerenciamento de documentos do Microsoft Dynamics AX com bibliotecas de documentos do Microsoft SharePoint.
Posso mover um arquivo-morto de documentos?
Sim. No entanto, você deve copiar os documentos do arquivo-morto antigo no novo arquivo morto antes de inserir a nova localização no campo de diretório do arquivo morto. Esta precaução é necessária para não interromper referências dos documentos existentes a documentos existentes.
Para mover um arquivo-morto de documentos, siga estas etapas:
Copie todos os documentos do arquivo-morto antigo para o novo.
Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Parâmetros de gerenciamento de documentos.
Na área Geral do formulário, no campo Diretório de arquivo-morto, insira o caminho do novo arquivo de documentos.
Por que não posso clicar no ícone de anexos no formulário Manuseio de documentos?
O ícone anexos está disponível somente se todos os seguintes cenários são verdadeiros:
Você selecionou um registro.
Você ativou o gerenciamento de documentos. Para obter mais informações, consulte Configurar gerenciamento de documentos.
Você tem permissão para exibir os anexos para o registro.
Como posso bloquear o formulário de manuseio do documento?
O formulário Manuseio de documentos sempre lista os documentos que são anexados ao registro selecionado. Se você deixar o formulário Manuseio de documentos aberto e selecionar outro registro, o formulário será atualizado para listar os documentos que são anexados ao registro aberto por último.
Para evitar atualizar o formulário Manuseio de documentos quando selecionar um registro diferente, você pode bloquear a exibição de forma que as informações do formulário não sejam alteradas.
Para bloquear a exibição do formulário Manuseio de documentos, siga estas etapas:
Selecione um registro.
Clique em Arquivo > Comando > Manuseio de documentos para abrir o formulário Manuseio de documentos.
Clique em Funções > Bloquear.
Selecione outro registro. Os documentos do registro bloqueado ainda são exibidos no formulário Manuseio de documentos.
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