Partilhar via


Gerenciamento de documentos

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Este tópico fornece respostas a perguntas comuns de gerenciamento de documentos. Você pode usar o gerenciamento de documentos no Microsoft Dynamics AX para anexar arquivos nos registros. Por exemplo, você pode anexar arquivos PDF, Microsoft Word ou Microsoft Excel a uma ordem de compra ou a uma ordem de venda. Você também pode criar modelos Word e Excel de dados do Microsoft Dynamics AX.

Qual é a diferença entre o manuseio de documentos e o gerenciamento de documentos?

Não há diferença. Ambos os termos se referem à mesma funcionalidade. Em versões anteriores do Microsoft Dynamics AX, a funcionalidade era chamada de manuseio de documentos. Nas versões mais recentes, ela é chamada de gerenciamento de documentos.

Qual é a diferença entre o gerenciamento de documentos e o gerenciamento de impressão?

O gerenciamento de documentos permite que você adicione notas, documentos e outros arquivos nos registros no Microsoft Dynamics AX.

O gerenciamento de impressão permite controlar as configurações de impressão para relatórios selecionado. As configurações de impressão incluem o número de cópias, o destino da impressora, e o texto multilíngue que pode ser incluído no relatório. Para obter mais informações, consulte Gerenciamento de impressão.

Qual é a diferença entre tipos de documentos e tipos de arquivos?

Os tipos de documento são usados para categorizar os documentos anexados por você a registros ou os modelos criados por você. O sistema de gerenciamento de documentos manipula diversos tipos de documentos. Eles incluem cartas, planilhas e anotações. Antes de criar modelos ou anexar documentos a registros, é necessário configurar tipos de documento no formulário Tipos de documento. Para obter mais informações, consulte Configurar gerenciamento de documentos.

Um tipo de arquivo é a extensão do documento. Por exemplo, .doc, .xlsx e .pdf são tipos de arquivos.

Posso exportar ou importar tipos de documentos?

Sim. Para obter mais informações, consulte Exportar e importar um tipo de documento.

O gerenciamento de documentos é integrado ao Office 365?

Sim. Os anexos de documentos podem ser localizados em qualquer lugar da Internet ou em uma intranet, e podem ser anexados usando a URL DocuType. Por exemplo, se você anexar um documento Word que está localizado em SharePoint Online a um registro, o anexo abrirá na versão Web de Word

Posso armazenar anexos do Microsoft Dynamics AX no SharePoint?

Sim, mas somente se você estiver usando o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ou posterior. Para obter mais informações, consulte Configurar e usar o gerenciamento de documentos do Microsoft Dynamics AX com bibliotecas de documentos do Microsoft SharePoint.

Posso usar modelos que são armazenados no SharePoint como modelos de documento do Microsoft Dynamics AX ?

Sim, mas somente se você estiver usando o AX 2012 R2 ou posterior. Para obter mais informações, consulte Configurar e usar o gerenciamento de documentos do Microsoft Dynamics AX com bibliotecas de documentos do Microsoft SharePoint.

Posso mover um arquivo-morto de documentos?

Sim. No entanto, você deve copiar os documentos do arquivo-morto antigo no novo arquivo morto antes de inserir a nova localização no campo de diretório do arquivo morto. Esta precaução é necessária para não interromper referências dos documentos existentes a documentos existentes.

Para mover um arquivo-morto de documentos, siga estas etapas:

  1. Copie todos os documentos do arquivo-morto antigo para o novo.

  2. Clique em Administração da organização > Configuração > Gerenciamento de documentos > Parâmetros de gerenciamento de documentos.

  3. Na área Geral do formulário, no campo Diretório de arquivo-morto, insira o caminho do novo arquivo de documentos.

Por que não posso clicar no ícone de anexos no formulário Manuseio de documentos?

O ícone anexos está disponível somente se todos os seguintes cenários são verdadeiros:

  • Você selecionou um registro.

  • Você ativou o gerenciamento de documentos. Para obter mais informações, consulte Configurar gerenciamento de documentos.

  • Você tem permissão para exibir os anexos para o registro.

Como posso bloquear o formulário de manuseio do documento?

O formulário Manuseio de documentos sempre lista os documentos que são anexados ao registro selecionado. Se você deixar o formulário Manuseio de documentos aberto e selecionar outro registro, o formulário será atualizado para listar os documentos que são anexados ao registro aberto por último.

Para evitar atualizar o formulário Manuseio de documentos quando selecionar um registro diferente, você pode bloquear a exibição de forma que as informações do formulário não sejam alteradas.

Para bloquear a exibição do formulário Manuseio de documentos, siga estas etapas:

  1. Selecione um registro.

  2. Clique em Arquivo > Comando > Manuseio de documentos para abrir o formulário Manuseio de documentos.

  3. Clique em Funções > Bloquear.

  4. Selecione outro registro. Os documentos do registro bloqueado ainda são exibidos no formulário Manuseio de documentos.

Não vê sue pergunta aqui?

Estamos trabalhando para incluir o máximo de perguntas possível, de modo que a ajuda do Microsoft Dynamics AX seja mais útil para pessoas como você.

Informe-nos qual pergunta você deseja adicionar a este tópico. Envie um e-mail para adocs@microsoft.com.

Consulte também

Configurar gerenciamento de documentos

Principais tarefas: criar e usar um modelo do Word usando os Suplementos do Office

Principais tarefas: criar e compartilhar o modelo do Word usando os suplementos do Office