Convidar, registar e alojar participantes de eventos

Depois de o evento ser totalmente modelado no Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, está pronto para começar a promovê-lo. O sistema fornece várias ferramentas para o ajudar a fazê-lo.

Convidar contactos para os eventos

Depois de o evento ser planeado e configurado, chegou o momento de o começar a promover! O Customer Insights - Journeys fornece várias ferramentas para o ajudar a fazê-lo:

• Crie uma mensagem de e-mail de marketing que inclui um elemento de evento na estrutura. O elemento de evento cria um botão de chamada de ação na mensagem que encaminha os destinatários diretamente para o site de eventos. Mais informações: Descrição geral de marketing por e-mail
• Configure um percurso do cliente que envia a mensagem de e-mail de marketing a todos os contactos relevantes, regista interações de mensagens e reage a registos de eventos. Mais informações: Utilizar percursos de cliente para criar campanhas automatizadas
• Crie faixas e adicione publicações nas redes sociais para promover o evento. Inclua uma ligação para o site de eventos em cada publicação e utilize a funcionalidade de URL de redirecionamento do Customer Insights - Journeys para criar URLs curtos que registam os cliques com o Customer Insights - Journeys e reencaminham imediatamente os contactos para o site de eventos. Pode criar um URL de redirecionamento diferente para cada mensagem, faixa ou site de redes sociais que poderá permitir-lhe recolher resultados de cliques separados para cada URL, de modo a avaliar o êxito de cada canal ou iniciativa. Mais informações: Configurar URLs de redirecionamento.

Registar participantes para eventos, sessões e passes

O registo de eventos permite que os participantes se inscrevam no evento e reservem os seus lugares para sessões ou séries específicas. Também ajuda a avaliar o interesse no evento e a indicar a procura aos planeadores do evento para fins como o planeamento da capacidade. Os gestores de eventos podem utilizar os registos para avaliar antecipadamente a quantidade de recursos que terá de estar disponível, quais sessões requerem salas maiores ou até mesmo se uma sessão deve ser cancelada. O registo antecipado também permite que os participantes fiquem seguros de que o seu lugar está reservado para todas as sessões em que pretendem participar.

Os utilizadores do Customer Insights - Journeys podem registar participantes manualmente ao criar registos de eventos, registos de sessão e transmitir atribuições diretamente na aplicação. Por exemplo, tal permite-lhe fornecer o registo por telefone. Os registos manuais também permitem que os utilizadores ignorem a lista de espera, se necessário.

Cada registo resulta num registo de eventos, que reúne o perfil de um registante, os respetivos passes, as sessões em que irá participar e, por fim, as sessões em que participou. Cada registo de registo tem um ID exclusivo, que o sistema codifica num código QR que pode incorporar num e-mail de confirmação de registo enviado para cada registante. Também irá encontrar código QR incorporado em cada registo de registo para que possa utilizá-lo noutros contextos, como, por exemplo, imprimir os distintivos a entregar no evento. Mais informações: Utilizar códigos QR para o registo de eventos, ligações a conteúdos ou URLs

No evento, os organizadores do evento podem analisar o código QR apresentado por cada participante para capturar o ID de registo, que pode ser utilizado para verificar o registo e/ou registar a participação em cada evento ou sessão. O código QR fornece apenas um ID de registo, pelo que os organizadores do evento têm de efetuar alguns desenvolvimentos personalizados para implementar as funcionalidades de verificação, entrada e registo que necessitam. Uma forma de o fazer poderá ser criando uma aplicação de smartphone personalizada.

Para ver todos os registos e atribuições de passes atuais, e para os criar manualmente no sistema, trabalhe em qualquer das seguintes entidades da área de trabalho Eventos:

• Eventos>Evento>Registos de Eventos: pode ver e criar registos para todos os eventos aqui.
• Eventos>Evento>Eventos: abra um registo de evento aqui e aceda ao separador Registo e Participação para ver e criar registos para o evento selecionado. Para ver ou criar registos de sessão individuais, aceda ao separador Agenda do registo de evento e abra uma sessão listada no mesmo.

Configurar segmentos para comunicar com os participantes do evento

À medida que se prepara para (ou dá seguimento após) um evento, provavelmente irá pretender comunicar periodicamente com as pessoas que se registaram para o mesmo. Uma boa forma de o fazer consiste em configurar um segmento para localizar os participantes adequados e, em seguida, criar um percurso de cliente que envia mensagens de e-mail para os mesmos, configura atividades de seguimento e muito mais.

Para criar segmentos que localizam contactos associados a entidades de evento, o sistema tem de sincronizar entidades associadas a eventos com o serviço Marketing Insights. Se a instância do Customer Insights - Journeys ainda não estiver configurada para sincronizar as entidades de evento necessárias, fale com o administrador sobre como a configurar. Se for o administrador, consulte Escolher entidades para sincronização com o serviço Marketing Insights para obter instruções. A entidade Evento primário (Evento) está normalmente definida para sincronizar por predefinição, mas a entidade Registo de eventos (Registo de Eventos), que pode ser útil para comunicar com contactos registados, não está.

Reservar quartos de hotel para pessoal, oradores e convidados

Se a organização tiver configurado hotéis e alocações de quartos para o evento no Customer Insights - Journeys, é possível ver e criar reservas de quartos acedendo a Eventos>Logística>Reservas de Quarto de Hotel. Cada reserva de quarto liga um registo de evento (e o contacto associado) a uma alocação de quarto de hotel configurada no Customer Insights - Journeys. Cada alocação de quarto representa um bloco de quartos de um tipo específico (single, duplo ou suíte) num hotel específico, durante um evento específico. Depois de todos os quartos de uma alocação estarem reservados, essa alocação é considerada esgotada, a menos que possa pedir mais alocação a esse hotel. As reservas de quartos não especificam um número de quarto, apenas um tipo de quarto (com base na alocação) e um número de reserva exclusivo.

Mais informações: Gerir a logística dos participantes e a disponibilidade de alojamento