Usar dados para tornar as reuniões produtivas no Microsoft Teams
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Nas reuniões, manter todos no caminho certo para cumprir os objetivos compartilhados é importante. Use dados, tendências e métricas para mostrar o impacto do trabalho que você e sua equipe estão fazendo.
É fácil usar o Power BI nas reuniões para ajudar a manter os dados cruciais sempre em primeiro lugar. Ele ajuda todos a saber quais dados são os mais importantes e cria habilidades que ajudam sua equipe a tomar decisões ágeis com base em seu progresso em direção aos objetivos. Mantendo o foco na busca por resultados mensuráveis, sua equipe ganha uma noção do impacto positivo de seu trabalho.
Veja como você pode usar dados antes, durante e depois das suas reuniões.
- Antes da reunião. Adicione os relatórios e os scorecards diretamente ao convite da reunião para que todos possam acessá-los.
- Durante a reunião. Abra e apresente esses relatórios por meio do calendário. Você pode até mesmo usar o chat para compartilhar mais relatórios e scorecards ou para encontrar respostas para perguntas levantadas na reunião.
- Após a reunião. Envie um resumo com os principais resultados discutidos e ações que a equipe decidiu executar para ajudar a alcançar os resultados desejados.
Fazer perguntas controladas por dados
Aqui estão algumas perguntas que você pode adicionar à sua agenda de reunião, para iniciar a discussão e determinar as melhores ações a serem executadas a fim de alcançar os resultados desejados:
- Estamos progredindo em direção aos nossos objetivos tão rápido quanto esperávamos?
- Quais ações podemos executar na próxima semana ou no próximo mês que são mais propensas a melhorar nossas métricas?
- Quais métricas podemos começar a acompanhar para ter uma melhor noção se estamos progredindo em direção aos resultados desejados?
Examine seus dados semanalmente, ou pelo menos mensalmente, para ter o hábito de fazer perguntas e discutir as melhores ações a serem executadas nas próximas semanas. Isso ajudará a equipe a aprender a aproveitar os dados enquanto planeja o trabalho.
Antes da reunião
Para se preparar para a reunião, adicione um relatório ou um scorecard do Power BI ao convite da reunião. Examine os dados no relatório ou no scorecard e incentiva outros participantes a fazer o mesmo. Então todos estão prontos para a reunião.
Adicionar Power BI
Veja como adicionar um relatório ou scorecard do Power BI a uma reunião.
Agende uma reunião no Teams.
Envie o convite da reunião.
Selecione Editar para abrir a reunião no calendário. Você só verá a opção de editar se for o organizador da reunião.
Selecione o botão + Adicionar uma guia para adicionar a guia do Power BI à reunião.
Navegue até um relatório ou scorecard e selecione-o.
Selecione Salvar.
Confira Conceder permissão aos membros da equipe no artigo "Conduzir discussões controladas por dados no Microsoft Teams" para saber como compartilhar com seus colegas.
Adicione um item agenda à reunião para examinar e discutir os dados.
Examinar os dados
É uma boa ideia examinar seus dados no Power BI antes de uma reunião.
- Abra a reunião por meio do calendário.
- Abra a guia do Power BI que tem o relatório ou o scorecard.
- Examine o relatório ou o scorecard.
Considere a possibilidade de definir um lembrete para a reunião, para que os participantes também possam ler previamente os dados da reunião antes dela começar. Isso ajuda todos a estarem cientes dos dados mais recentes e melhora a discussão durante a reunião.
Durante a reunião
Quando você estiver em uma reunião, os dados podem ajudar a orientar a discussão ou responder às perguntas levantadas pelos participantes. É fácil apresentar dados no Power BI durante a reunião, compartilhar links para dados com participantes da reunião e encontrar dados que possam responder a perguntas.
Depois de ingressar na reunião, navegue até a janela do Teams.
Abra o calendário no Teams.
Abra a reunião no calendário.
Qualquer pessoa na reunião pode selecionar a guia do Power BI para ver o relatório que você adicionou à reunião.
Use a janela da reunião para apresentar sua tela.
Capturar visuais que são importantes para todos verem
Abra o relatório no aplicativo do Power BI no Teams.
Selecione um visual.
Selecione Copiar visual como imagem para copiar o visual.
Cole o visual no chat da reunião.
Enviar uma mensagem no chat da reunião de um relatório
Exiba o relatório no aplicativo do Power BI no Teams ou no serviço do Power BI.
Selecione o relatório ou um visual específico.
Selecione o botão Chat no Teams.
Selecione o nome da reunião para a qual enviar.
Digite sua mensagem acima do link fornecido.
Selecione Enviar.
Sua mensagem é exibida como parte do chat da reunião. Os participantes podem abrir para ver os dados com os filtros e as segmentações aplicados.
Responder perguntas com os dados do chat
Abra o chat da reunião.
Selecione Extensões de mensagens (...).
Selecione Power BI.
Pesquise conteúdo ou selecione na lista de itens recentes.
Escolha um item do Power BI.
Selecione Enviar.
Selecione Abrir.
Após a reunião
É útil compartilhar um resumo dos pontos de dados mais importantes discutidos e as ações que a equipe tomará para ajudar a alcançar resultados. Se você capturou visuais durante a reunião no chat, poderá usá-los para uma postagem de resumo da reunião no chat ou uma mensagem de acompanhamento.
Considere usar pontos de dados de chave para criar métricas e acompanhá-las em um scorecard. Acompanhar constantemente o progresso de uma métrica por meio de uma série de reuniões é uma excelente maneira de manter sua equipe ou projeto no caminho certo.