Acompanhar emails do Outlook escolhendo um botão no Dynamics 365 for Outlook
Para aproveitar ao máximo o Dynamics 365 for Customer Engagement, é importante acompanhar todas as suas interações com os clientes, e as comunicações por email são essenciais. Crie um repositório central das suas comunicações por email no Outlook acompanhando-as no Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Quando você acompanha uma mensagem de email no Dynamics 365 for Outlook, o email é salvo como um registro de atividade no Customer Engagement. Em seguida, você ou qualquer pessoa que tenha acesso aos seus registros de atividade, poderá ver aquela mensagem de email, juntamente com todas as outras atividades dos clientes no Customer Engagement, no Dynamics 365 for Outlook ou em um dispositivo móvel
Acompanhar um email no Dynamics 365 for Outlook é um processo manual. Isso lhe dará a capacidade de manter o seu email pessoal separado do seu email do cliente. Você também pode definir uma opção de acompanhar automaticamente mensagens de email. Mais informações: Definir a opção para acompanhar automaticamente emails de entrada do Outlook no Dynamics 365 for Outlook
Gorjeta
Se sua organização sincronizar email com a sincronização no servidor, você poderá acompanhar o email automaticamente, arrastando-o para uma pasta de acompanhamento. O acompanhamento a nível de pastas é uma maneira eficiente e intuitiva de acompanhar mensagens de email diretamente de praticamente qualquer dispositivo. Mais informações: Rastrear emails do Outlook movendo-os para uma pasta rastreada do Exchange
Requisitos para acompanhar mensagens de email
Para acompanhar um email no Dynamics 365 for Outlook, seu endereço de email do Outlook deve corresponder ao endereço de email do Customer Engagement. Não é possível sincronizar um ou vários endereços de email.
Quais registros estão associados à atividade de email?
Por padrão, quando você acompanha uma mensagem de email, o Dynamics 365 for Outlook usa o catálogo de endereços do Customer Engagement para vincular a mensagem aos contatos do Customer Engagement nas linhas Para, De e Cco. Você também pode vincular a mensagem de email a um registro mais específico, como uma conta, oportunidade ou ocorrência específica. Normalmente, é melhor vincular uma mensagem a um registro mais específico, se possível. Isso facilita a localização do registro.
Acompanhar uma mensagem de email
No Dynamics 365 for Outlook, selecione a mensagem de email que você quer acompanhar.
Siga um destes procedimentos:
Para acompanhar a mensagem de email sem vinculá-la a um registro específico no Customer Engagement, na guia Página Inicial, no grupo Customer Engagement, clique em Acompanhar.
-Ou-
Para acompanhar a mensagem de email e vinculá-la a um determinado registro no Customer Engagement, na guia Página Inicial, no grupo Customer Engagement, clique em Definir Referente, Mais e procure o registro na caixa de diálogo Pesquisar Registro. Depois de encontrar o registro desejado, clique em Adicionar.
Quando você clicar no botão Acompanhar ou no botão Definir Referente, um painel do Dynamics 365 for Customer Engagement (também conhecido como “painel de acompanhamento") será exibido na parte inferior do registro de email. Esse painel indica que o registro é acompanhado e fornece links para registros relacionados. Se você definir um registro "referente", o painel de acompanhamento também fornece um link para esse registro. Mais informações: Visão geral de registros de rastreamento no Dynamics 365 for Outlook
Você também pode saber se um registro está sendo acompanhado examinando a pasta do Outlook. Você verá o símbolo Acompanhado em aplicativos do Dynamics 365
ao lado dos registros acompanhados.
Para modificar o registro de atividade do Customer Engagement (por exemplo, alterar o registro referente), abra a mensagem de email no Outlook e, no grupo Customer Engagement, clique em Exibir nos aplicativos do Dynamics 365.
O que mais eu preciso saber sobre o acompanhamento de registros de email?
Catálogo de endereços do Customer Engagement. O catálogo de endereços é instalado automaticamente quando o Dynamics 365 for Outlook é instalado. Isso permite pesquisar um contato do Customer Engagement no campo Para de uma mensagem de email ou compromisso durante sua criação. Por padrão, o Dynamics 365 for Outlook pesquisa apenas os contatos que você possui. Você pode definir uma opção pessoal para ampliar essa pesquisa. Mais informações: Definir opções de catálogo de endereços no Dynamics 365 for Outlook
Trabalhando offline. As mensagens de email que você acompanha quando está offline são salvas como atividades quando você volta para o modo online. Mais informações: Trabalhar offline com o Dynamics 365 for Outlook
Respostas a mensagens acompanhadas. É possível configurar se as respostas a mensagens acompanhadas também serão acompanhadas. Mais informações: Definir opções pessoais que afetam o acompanhamento e a sincronização entre os aplicativos do Dynamics 365 e o Outlook ou o Exchange
Editando mensagens de email acompanhadas. Depois que uma mensagem foi enviada, você não pode mais editá-la, mas você pode definir ou mudar o registro referente dela.
Anexos. Qualquer mensagem de email acompanhada pode ser acessada por qualquer pessoa que tenha permissão para exibir suas atividades. Se o email contiver anexos, os anexos serão incluídos na atividade. Se você não quiser tornar um anexo disponível, exclua-o da atividade de email.
O administrador pode bloquear o salvamento de mensagens contendo anexos com tipos de arquivos específicos; por exemplo, arquivos .exe. Nenhuma mensagem armazenada em outros locais que não o local padrão do Microsoft Exchange pode ser vinculada.
Consulte também
Visão geral de rastreamento de registros no Dynamics 365 for Outlook
Excluindo registros que foram rastreados com o Dynamics 365 for Outlook
Como definir opções pessoais que afetam o rastreamento e a sincronização entre os aplicativos do Dynamics 365 e o Outlook ou o Exchange
Criar modelos para emailPerguntas frequentes sobre sincronização de registros entre os aplicativos do Microsoft Dynamics 365 e o Microsoft Outlook