Tworzenie zapytania ofertowego
Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
W tym temacie wyjaśniono, jak utworzyć zapytanie ofertowe (ZO).
Uwaga
W tym temacie opisano funkcje dodane lub zmienione w Microsoft Dynamics AX 2012 R3 i .
To zadanie jest częścią większego procesu
Na poniższej ilustracji przedstawiono proces end-to-end służący do tworzenia ZO, udostępniania dostawcom i oceny ofert złożonych przez dostawców. Ta procedura obejmuje ponumerowane kroki.
.jpg "Proces kompleksowego tworzenia ZO – wysyłania ZO")
Wymagania wstępne
W poniższej tabeli przedstawiono wymagania wstępne, które muszą istnieć przed rozpoczęciem.
Kategoria |
Wymaganie wstępne |
|---|---|
Wersja |
Microsoft Dynamics AX 2012 R3 z zaopatrzeniem i sourcingiem |
Zadania pokrewne konfiguracji |
Konfigurowanie zapytań ofertowych |
1. Przygotowanie początkowych pól w ZO
Oprócz informacji dotyczących towarów lub usług, na które składasz oferty ZO, ZO zawiera informacje dotyczące samego zlecenia. Na przykład należy określić wymagania dotyczące dostawy i zaprosić określonych dostawców do składania ofert. Te informacje można wprowadzić w formularzu Nowe zapytanie ofertowe.
Aby przygotować początkowe pola w ZO, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Zaopatrzenie i sourcing > Wspólne > Zapytania ofertowe > Wszystkie zapytania ofertowe.
W Okienku akcji na karcie Oferta kliknij przycisk Zapytanie ofertowe.
W polu formularza Nowe zapytanie ofertowe wybierz Typ zakupu spośród następujących opcji:
Zamówienie zakupu — umowa zakupu podanej ilości lub wartości produktu od dostawcy.
Umowa zakupu — umowa zakupu podanej ilości lub wartości produktu w określonym czasie. Jeśli zostanie zaznaczony ten rodzaj zakupu, należy wybrać zakres dat, którego dotyczy umowa zakupu i nazwisko osoby, która zarządza umową.
Uwaga
Zapotrzebowanie na zakup — ten typ jest zaznaczany automatycznie, jeśli zapytanie ofertowe jest tworzone bezpośrednio na podstawie zapotrzebowania zakupu. W przypadku ręcznego wybrania tego typu, pojawi się komunikat o błędzie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie zapytania ofertowego z zapotrzebowania na zakup.
Wybierz walutę w polu Waluta. Ustawieniem domyślnym jest waluta firmy.
W polu Data dostawy określ wymaganą datę przyjęcia towaru.
W polu Data i godzina ważności należy określić datę i godzinę, do której dostawcy muszą odpowiedzieć na ZO.
W polu Identyfikator projektu wybierz projekt, jeśli towary w zapytaniu ofertowym są przeznaczone dla projektu.
Kliknij przycisk Adres dostawy, a następnie określ adres dostawy, jeśli adres dostawy różni się od adresu firmy.
Jeśli dla zleceniodawcy towarów istnieje grupa kupców, zaznacz ją w polu Grupa kupców.
W polu Język wybierz język, w którym chcesz otrzymywać oferty. Dostawca może zmieniać język w ofercie.
W polu Tytuł dokumentu wpisz przyjazny opis ZO.
Uwaga
Kroki 11-13 powinny zostać zastosowane, jeśli korzystasz z AX 2012 R3.
Na liście Typ zdobywania zamówień zaznacz wymagany typ, np. ZO. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie i używanie typu zdobywania zamówień.
Jeśli metoda punktowa jest skojarzona z typem, wówczas będzie to ustawienie domyślne dla tworzonego ZO. W razie potrzeby można zmienić później metodę oceniania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie i używanie kryteriów i metod punktowania.
Jeśli określony dział złożył wniosek, konieczne będzie określenie tego w polu Dział wnioskujący.
Aby utworzyć zapytanie ofertowe, kliknij przycisk OK. Dane zostaną przesłane do systemu Nagłówek zapytania ofertowego. Najwyższy i najniższy stan ZO to Utworzono.
2. Określanie szczegółów żądanych towarów i usług
Po określeniu podstawowych informacji o ZO, określ towary lub usługi, na które dostawcy mają złożyć oferty.
Aby zawrzeć szczegółowe informacje na temat żądania, wykonaj następujące kroki:
W formularzu Szczegóły zapytania ofertowego na skróconej karcie Wiersze zapytania ofertowego wybierz typ wiersza.
Pozycja — towar do śledzenia jako zapasy w systemie Microsoft Dynamics AX i oznaczony kodem towaru. Pozycja jest domyślnym typem wiersza.
Kategoria— Pozamagazynowy towar lub usługa, którą wprowadza się ręcznie z hierarchii kategorii zaopatrzenia.
Ten krok ma zastosowanie, jeśli korzystasz z AX 2012 R3. Aby umożliwić dostawcom przesyłanie zapieczętowanych ofert, w Nagłówek zapytania ofertowego, na liście Typ oferty wybierz pozycję Zapieczętowane. Następnie następuje szyfrowanie ofert, po którym stają się one niedostępne do momentu rozpoczęcia tworzenia tabeli ofert po dacie zamknięcia ZO.
Uwaga
Dostawcy mogą użyć funkcji zapieczętowanej oferty tylko z portalu dostawców w Enterprise Portal dla Microsoft Dynamics AX. Ta funkcja nie jest dostępna w Usługi Sites Services dla systemu Microsoft Dynamics ERP.
Ten krok ma zastosowanie, jeśli korzystasz z AX 2012 R3. Jeśli chcesz, aby dostawca był w stanie dostarczać substytuty lub produkty zastępcze, na skróconej karcie Ogólne wybierz pole wyboru Zezwalaj na alternatywy w wierszach odpowiedzi. Dla jednego wiersza kategorii dozwolony jest jeden produkt zastępczy.
Wprowadź informacje, takie jak wymiary magazynowe, ilość, jednostka, cena i informacje o rabacie dla wiersza. Jeśli chcesz, aby dostawca wprowadził te informacje, pozostaw pola puste.
Data ważności zapytania ofertowego i wymagana data dostawy są kopiowane z nagłówka ZO. Daty te można zmieniać w poszczególnych wierszach.
Kliknij Dodaj wiersz dowolną liczbę razy. Każdy wiersz ma przypisany numer, który jest wyświetlany na wszystkich dokumentach związanych z ZO.
Uwaga
Jeśli korzystasz z AX 2012 R3, możesz użyć numeru wiersza do sortowania i filtrowania we wszystkich powiązanych dokumentach. Przyrost liczby przez 10. Jeśli dodasz nowy wiersz między dwa istniejące wiersze, zostaje do niego przypisany numer między dwoma wierszami. Na przykład jeśli swoje oryginalne żądanie ma trzy wiersze, są one ponumerowane 10, 20 i 30, a jeśli dodasz wiersz rozdzielający wiersze 10 i 20, zostaje mu przypisany numer 15.
Istnieje możliwość ponownego numerowania listy, dzięki czemu ponownie przypiszemy wiersze zwiększone o 10. Dopóki żądanie nie zostanie opublikowane lub wysłane, można dodać więcej wierszy i zmienić numerację listy. Jednak po wydaniu potwierdzenia zakupu, nie można ponownie ponumerować listy.
Aby dodać dostawców, wykonaj jedną z następujących czynności:
Jeśli korzystasz z AX 2012 R3, możesz dodać dostawców do ZO automatycznie na podstawie kategorii zaopatrzenia zamówionych towarów. Na skróconej karcie Dostawca kliknij opcję Automatyczne dodawanie dostawców.
Ewentualnie, na skróconej karcie Dostawca wybierz dostawcę w polu Konto dostawcy. Informacje kontaktowe zostaną dodane do zapytania ofertowego. Stan przyjmuje wartość Utworzono. Oznacza to, że dane dostawcy zostały zapisane w zapytaniu ofertowym, jednak zapytania nie wysyłano do dostawcy ani nie opublikowano na portalu dostawcy. Można dodawać dostawcę do zapytania ofertowego niezależnie od stanu dostawcy.
Uwaga
Informacje właściwe dostawcy, takie jak warunki płatności i waluta nie są uwzględniane w zapytaniu ofertowym.
Można dołączyć dokumenty do nagłówka i wierszy zapytania ofertowego.
Aby dołączyć dokument do nagłówka zapytania ofertowego, w okienku akcji kliknij opcję Załączniki.
Aby dołączyć dokument do wiersza zapytania ofertowego, na skróconej karcie Wiersze zapytania ofertowego kliknij ikonę Dokumenty dla wiersza.
Ten krok ma zastosowanie, jeśli korzystasz z AX 2012 R3. W przypadku istnienia kwestionariusza, który mają wypełnić dostawcy w ramach oferty, można dołączyć go do ZO, klikając kartę Kwestionariusz, a następnie klikając polecenie Dodaj. Aby uzyskać więcej informacji o kwestionariuszach w systemie AX 2012 R3, zobacz temat Za pomocą kwestionariuszy.
3. Definiowanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Można określić informacje, które mają przekazywać dostawcy, gdy składają oni oferty na ZO. Pola zaznaczone w formularzu Domyślne pola odpowiedzi zapytania ofertowego są drukowane na arkuszu zwrotu odpowiedzi wysłanym do dostawców.
Można także zdefiniować domyślne pola, które mają zastosowanie do wszystkich odpowiedzi na ZO (bids). Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Definiowanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Uwaga
W niektórych przypadkach można utworzyć rzeczywistą odpowiedź na ZO dla dostawcy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Aby zmienić określone pola odpowiedzi na ZO z ustawień domyślnych, należy wykonać następujące czynności:
Kliknij przycisk Zaopatrzenie i sourcing > Wspólne > Zapytania ofertowe > Wszystkie zapytania ofertowe.
Umożliwia wybór ZO, z którego chcesz korzystać.
W Okienku akcji na karcie Oferta kliknij przycisk Konfigurowanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
W formularzu Domyślne pola odpowiedzi zapytania ofertowego zaznacz lub wyczyść pola odpowiadające informacjom, które chcesz otrzymać.
4. Wysyłanie ZO i arkusza odpowiedzi na ZO
Uwaga
Jeśli został zainstalowany klucz konfiguracji Public Sector, zastosuj krok 6 „Publikuj ZO”.
Po określeniu wszystkich szczegółów, należy umożliwić dostawcom wyświetlanie ZO.
Arkusze odpowiedzi zawierają pola, które powinni wypełniać dostawcy, do których wysłano ZO. Utworzone zostaje jedno ZO i jeden arkusz odpowiedzi dla każdego dostawcy, a ponadto tworzony jest też dziennik zapytań ofertowych. Dziennik zapytań ofertowych zawiera zapytanie ofertowe oraz arkusz odpowiedzi. Aby udostępnić ZO dostawcom wybranym w przypadku dotyczącycm ZO, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Zaopatrzenie i sourcing > Wspólne > Zapytania ofertowe > Wszystkie zapytania ofertowe.
Umożliwia wybór ZO, z którego chcesz korzystać. Najniższym stanem zapytania ofertowego musi być Utworzono lub Wysłane.
Jeśli wiersz ma najniższy stan Utworzono, występuje co najmniej jeden dostawca, do którego nie został on wysłany. Jeśli wiersz ma najniższy stan Wysłane, co najmniej jeden dostawca nie odpowiedział i można ponownie wysłać do niego ZO.
W okienku akcji należy kliknąć opcję Wyślij.
W formularzu Wysyłanie zapytania ofertowego sprawdź, czy dostawcy na liście są tymi, którzy mają otrzymać zapytanie ofertowe. Aby usunąć dowolnych dostawców, należy wybrać dostawcę, a następnie kliknąć Usunąć.
Uwaga
Dostawcy usunięci za pomocą formularza Wysyłanie zapytania ofertowego nie są usuwani z zapytania ofertowego i będą mogli wyświetlić ZO na listach Wszystkie zapytania ofertowe i Zamknięte zapytania ofertowe w portalu dostawców.
W dolnym okienku wybierz wiersze ZO do wysyłania i usuń wszystkie wiersze, których nie chcesz wysłać.
Jeśli chcesz wydrukować arkusz ZO i odpowiedzi, przejdź do kroku 5, drukowanie ZO i arkusza odpowiedzi. W innym przypadku w formularzu Wysyłanie zapytania ofertowego kliknij OK, aby wysłać zapytanie ofertowe do wybranych dostawców.
Uwaga
W przypadku zainstalowania i blokowania ZO w Parametry modułu Zaopatrzenie i sourcing będzie można edytować tylko określone pola. ZO pozostanie zablokowane, chyba że utworzysz poprawki. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Modyfikowanie zapytania ofertowego.
5. [Opcjonalnie] Drukuj ZO i arkusz odpowiedzi na ZO
Jeśli podczas wysyłania ZO ma być ono wydrukowane, wydrukowane zostanie jedno ZO i jeden arkusz odpowiedzi dla każdego dostawcy i utworzony zostanie dziennik ZO. Dziennik zapytań ofertowych zawiera zapytanie ofertowe oraz arkusz odpowiedzi. Po każdej aktualizacji zapytania ofertowego są tworzone arkusze zapytań ofertowych. Służy do tego formularz Wysyłanie zapytania ofertowego.
Aby wydrukować ZO, wykonaj następujące kroki:
W dolnym okienku po wybraniu wierszy ZO do wysyłania i usunięciu wszystkich wierszy, których nie chcesz wysłać, kliknij Drukuj.
Wybierz pole wyboru Drukuj zapytanie ofertowe, aby drukować wybrane ZO i wybierz pole wyboru Drukuj arkusz odpowiedzi na zapytanie ofertowe, aby wydrukować arkusz odpowiedzi na ZO. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących definiowania pól w arkuszu odpowiedzi na zapytanie ofertowe, zobacz temat Definiowanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Zaznacz pole wyboru Drukuj ceny/kwoty zapytania ofertowego, aby drukować ceny i ilości na zapytaniu ofertowym.
Aby wybrać sposób drukowania arkuszy odpowiedzi, kliknij Zaawansowane opcje drukowania.
Kliknij przycisk OK, aby wydrukować zapytanie ofertowe i arkusz odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Dla każdego dostawcy zostanie wydrukowane jedno zapytanie ofertowe, którego wiersze mają stan najniższy Utworzono lub Wysłane i stan najwyższy Utworzono lub Wysłane. Wiersze anulowane i wiersze z zarejestrowanymi odpowiedziami nie są drukowane. Po każdej aktualizacji zapytania ofertowego są tworzone arkusze zapytań ofertowych. Służy do tego formularz Wysyłanie zapytania ofertowego.
W formularzu Wysyłanie zapytania ofertowego kliknij OK, aby wysłać zapytanie ofertowe do wybranych dostawców.
6. Publikowanie ZO (sektora publicznego)
W przypadku Moduł Sektor publiczny w Microsoft Dynamics AX 2012 R3 można udostępnić ZO dowolnemu dostawcy korzystającemu z portalu dostawców, a jednocześnie wysłać je do dostawców wybranych do ZO, wykonując następujące czynności:
Kliknij przycisk Zaopatrzenie i sourcing > Wspólne > Zapytania ofertowe > Wszystkie zapytania ofertowe.
Umożliwia wybór ZO, z którego chcesz korzystać.
W okienku akcji w grupie Przetwarzaj kliknij przycisk Wyślij i opublikuj na portalu dostawców.
W formularzu Wysyłanie i publikowanie ZO kliknij OK, a następnie kliknij OK w dzienniku informacyjnym, który się pojawi.
ZO pojawi się wówczas na liście Otwórz zapytania ofertowe. Wszyscy dostawcy, którzy mają dostęp do portalu mogą przeglądać zapytanie ofertowe. Arkusze ZO są tworzone za każdym razem, gdy aktualizujesz ZO za pomocą formularza Wysyłanie i publikowanie ZO.
Uwaga
W przypadku zainstalowania i zablokowania ZO w Parametry modułu Zaopatrzenie i sourcing ZO pozostanie zablokowane. Tylko niektóre pola będzie można edytować, chyba że wprowadzisz poprawki. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Modyfikowanie zapytania ofertowego.
Następny krok
Można zmodyfikować ZO, które już została wysłane do dostawców i wysłać je ponownie. W przypadku użytkowników z sektora publicznego: jeśli ZO zostało opublikowane w portalu dostawców, możesz ponownie opublikować zmienioną wersję. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Modyfikowanie zapytania ofertowego.
Zazwyczaj następnym krokiem jest porównywanie i ocena ofert, które są zwracane. Może to obejmować punktowanie i ocenianie ofert. Można odrzucić lub zaakceptować wiersze oferty od jednego lub więcej dostawców. Oferty można także zwrócić oferty do dostawców, aby uzyskać dodatkowe informacje. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych kroków, zobacz Porównanie ofert i podpisanie umowy. Aby uzyskać informacje o krokach, które dostawcy podejmują w celu wysłania odpowiedzi na ZO, zobacz Oferty dostawcy — informacje.
Zadania pokrewne
Konfigurowanie zapytań ofertowych
Tworzenie i używanie typu zdobywania zamówień
Tworzenie i używanie kryteriów i metod punktowania
Tworzenie zapytania ofertowego z zapotrzebowania na zakup
Definiowanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Tworzenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe
Modyfikowanie zapytania ofertowego
Porównanie ofert i podpisanie umowy
Informacje techniczne dla administratorów systemu
Jeśli nie masz dostępu do stron, które są używane do ukończenia tego zadania, skontaktuj się z administratorem systemu i podaj informacje, które przedstawiono w poniższej tabeli.
Kategoria |
Wymaganie wstępne |
|---|---|
Klucze konfiguracji |
Klucz konfiguracji Public Sector musi być włączony, aby można było opublikować ZO. |
Role zabezpieczeń |
Aby wyświetlić opublikowane ZO, musisz być członkiem roli zabezpieczeń zawierającej dostawcę (zewnętrznego) — obowiązek sektora publicznego. |