Udostępnij za pośrednictwem

Logika synchronizacji terminów, kontaktów i zadań

  • Artykuł

W tym artykule opisano sposób synchronizowania terminów, kontaktów i zadań między Dynamics 365 a programem Exchange. Poczta e-mail jest synchronizowana oddzielnie.

Terminy, kontakty i zadania są domyślnie synchronizowane między Dynamics 365 a programem Exchange. Preferowaną metodą jest synchronizacja na serwerze, znana również jako synchronizacja programu Exchange. Synchronizacja odbywa się w inny sposób, w zależności od synchronizowanych elementów i kierunku synchronizacji.

Wymagania dotyczące konfiguracji synchronizacji

Zanim terminy, kontakty i zadania będą mogły zostać zsynchronizowane, odpowiadający im rekord skrzynki pocztowej w Dynamics 365 musi spełniać następujące wymagania. Pamiętaj, że skrzynki z kolejki nie obsługują synchronizacji terminów, kontaktów ani zadań.

  • Adres e-mail użytkownika został zatwierdzony.
  • Skrzynka pocztowa jest przetestowana i włączona.
  • Terminy, kontakty i zadania są ustawione tak, aby korzystały z synchronizacji po stronie serwera.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Łączenie się z Exchange Online oraz synchronizacja po stronie serwera.

Filtry synchronizacji określają rekordy, które są synchronizowane między Dynamics 365 a Exchange za pomocą synchronizacji po stronie serwera. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wybierz rekordy do synchronizacji między aplikacjami customer engagement a Exchange.

Synchronizacja z Dynamics 365 do Exchange

Po zsynchronizowaniu elementu z programem Exchange jest ustalane połączenie. Synchronizacja jest zawsze dwukierunkowa. Każda zmiana z jednej strony zostanie odzwierciedlona z drugiej strony.

Synchronizacja z Exchange do Dynamics 365

Terminarze, kontakty i zadania synchronizują się z Exchange do Dynamics 365 tylko wtedy, gdy spełnione są następujące wymagania:

  • Element został pomyślnie utworzony w aplikacji Dynamics 365 for Outlook.
  • Element jest śledzony do Dynamics 365 w programie Dynamics 365 for Outlook.
  • Kategoria Śledzone do Dynamics 365 jest stosowana w programie Outlook lub innym kliencie poczty e-mail, nie w Dynamics 365 for Outlook.

Uwaga

Synchronizacja na serwerze synchronizuje terminy z kategorią Śledzone do Dynamics 365, jeśli termin znajduje się w głównym folderze Kalendarza lub jego podfolderach. Elementy w innych folderach kalendarza nie są synchronizowane.

Zrzut ekranu skrzynki pocztowej w programie Outlook przedstawiający terminy, które można zsynchronizować z głównego folderu Kalendarz.

Gdy te wymagania zostaną spełnione, synchronizacja po stronie serwera tworzy element w Dynamics 365 i ustanawia powiązanie. Synchronizacja jest zawsze dwukierunkowa. Każda zmiana z jednej strony zostanie odzwierciedlona z drugiej strony.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Synchronizacja terminów

Sposób synchronizacji terminów między Dynamics 365 a Exchange zależy od kierunku synchronizacji oraz właściwości terminu.

Organizator terminu

Organizator terminu jest kluczowym polem synchronizacji terminów. To powoduje różne zachowania synchronizacyjne. Na przykład tylko organizator spotkań Dynamics 365 może synchronizować i dystrybuować spotkania z Dynamics 365 do uczestników Exchange. Podczas tworzenia terminów przy użyciu dostosowań, takich jak Power Automate lub kodu niestandardowego, upewnij się, że organizator jest określony prawidłowo. Pole organizatora nie jest domyślnie widoczne w formularzu spotkania. Możesz ją dodać do formularzy, widoków lub zaawansowanych kwerend, aby potwierdzić, że wartość jest obecna i poprawna.

Jeśli organizator spotkania zostanie zmieniony w Dynamics 365 po zsynchronizowaniu go z Exchange, może to spowodować wystawienie anulowania przez pierwotnego organizatora. Może się to zdarzyć, ponieważ termin nie spełnia już warunków filtrów synchronizacji użytkownika. Dodatkowo nowy organizator może zsynchronizować spotkanie jako nowe spotkanie w Exchange. Zachowanie wysyłania odwołania od poprzedniego organizatora można zmodyfikować za pomocą OrgDBOrgSetting o nazwie DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Uwaga

Spotkanie utworzone w Dynamics 365 pojawi się jako utworzone przez SYSTEM, jeśli spełnione są następujące warunki:

  • Użytkownik, który śledził spotkanie, nie jest organizatorem
  • OrgDBOrgSetting o nazwie DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities jest ustawiony na domyślna wartość False.

Jeśli organizatorem spotkania programu Outlook jest użytkownik usługi Dynamics 365, jego właścicielem będzie organizator. Jeśli organizator nie jest użytkownikiem Dynamics 365, właścicielem będzie użytkownik, który go śledził.

Synchronizacja terminów z Dynamics 365 do Exchange

  • Mapowanie: Terminy w Dynamics 365 synchronizowane z programem Exchange jako spotkania.

  • Stan terminu: Jeśli status terminu w Dynamics 365 to Ukończone , Anulowane lub Wolne (Otwarte), status terminu jest synchronizowany z programem Exchange jako wolny.

  • Przypomnienie: przypomnienie nie jest ustawiane, jeśli termin ma miejsce wcześniej niż siedem dni wcześniej lub status spotkania to Wolne (otwarte).

  • Zaproszenia:Zaproszenie nie zostanie wysłane, jeśli:

    • Termin jest w przeszłości.
    • Nie są zapraszani uczestnicy.
    • Użytkownik synchronizowania terminu nie jest organizatorem.
    • Żadna z następujących właściwości nie uległa zmianie: Temat, Tekst, Lokalizacja, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizator, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Synchronizowanie anulowanych i usuwanych terminów z usługi Dynamics 365 do programu Exchange

Exchange wysyła anulowanie spotkania do uczestników, gdy spotkanie zostanie usunięte ze skrzynki pocztowej organizatora.

Jeśli spotkanie zostanie usunięte w Dynamics 365, anulowanie nie zostanie wysłane, jeśli:

  • Termin jest w przeszłości.
  • Użytkownik synchronizowania terminu nie jest organizatorem terminu.
  • Termin nie ma uczestników.

Domyślnie spotkania anulowane w Dynamics 365 nie są synchronizowane do Exchange jako Anulowany. Aby zmienić to zachowanie, włącz opcję SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange w OrgDbOrgSettings. Gdy to ustawienie jest włączone, anulowanie spotkania w Dynamics 365 powoduje anulowanie spotkania w Exchange, który wysyła informację o anulowaniu spotkania do uczestników.

Gdy termin jest usuwany w Dynamics 365 i synchronizowany z Exchange, termin jest usuwany w Exchange tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie poniższe warunki:

  • Termin jest połączony.
  • Użytkownikiem synchronizującym jest organizator spotkań.
  • Spotkanie odbędzie się w przyszłości.
  • Termin nie został logicznie usunięty.

Jeśli wszystkie te warunki nie są spełnione, spotkanie nadal istnieje w Exchange, ale jest niepołączone.

Podczas śledzenia spotkania cyklicznego Dynamics 365 nie wysyła nowych zaproszeń do uczestników, jeśli:

  • Wszystkie wystąpienia tej serii nadal istnieją w Outlooku i Exchange.
  • Nie dodano ani nie usuwano uczestników.

Jeśli organizator usunął poprzednie instancje serii, to Dynamics 365 widzi je jako brakujące w Exchange. Odtwarza je i wysyła uczestnikom nowe zaproszenie.

Synchronizacja terminów z Exchange do Dynamics 365

  • Mapowanie: Spotkania w programie Exchange są synchronizowane z Dynamics 365 jako terminy. Spotkania cykliczne synchronizują się z Dynamics 365 jako podstawowe spotkanie cykliczne i jego instancje. Jeśli poszczególne instancje spotkania cyklicznego są modyfikowane w Exchange, synchronizują się do Dynamics 365 jako rekordy spotkań wyjątkowych.

  • Stan terminu i stan Wolny/Zajęty: Jeśli stan terminu w programie Exchange to Wolny, stan terminu jest synchronizowany z Dynamics 365 jako Wolny. Jeśli stan w Dynamics 365 to Zakończony lub Anulowany, status spotkania w Dynamics 365 jest ustawiany na Zakończony. Jeśli stan w Dynamics 365 to Wolne, status spotkania jest ustawiony na Wolne. Jeśli status spotkania Exchange Wolny/Zajęty jest ustawiony na Pracuję gdzie indziej, spotkanie Dynamics 365 jest ustawione na stan Otwarte, a jego status to Wolny.

  • Terminy ze stanem Zakończone lub Anulowane w Dynamics 365: Jeśli stan terminu w Dynamics 365 to Zakończone lub Anulowane, wszelkie zmiany w spotkaniu w programie Exchange nie zostaną zsynchronizowane z Dynamics 365.

  • Rezerwacja spotkań i zarządzanie konfliktami: Gdy termin jest śledzony do Dynamics 365, synchronizacja po stronie serwera używa interfejsu API rezerwacji, aby upewnić się, że uczestnicy są dostępni w określonym czasie. Na przykład, jeśli w kalendarzu organizatora w Dynamics 365 jest inne spotkanie w tym samym czasie, rezerwacja nie powiedzie się, a spotkanie nie zostanie zsynchronizowane. Użytkownik może rozwiązać konflikt planowania, wybrać opcję ignorowania go i chcieć synchronizację terminu. Rezerwacja z Dynamics 365 w Outlook automatycznie eliminuje konflikt planowania. Aby uzyskać więcej informacji, przejdź do rozdziału Podczas zapisywania terminu [temat terminu] z Exchange do Microsoft Dynamics 365.

Synchronizacja anulowanych i usuniętych spotkań z Exchange do Dynamics 365

Gdy śledzone spotkanie lub spotkanie wyjątkowe zostanie usunięte w Exchange, nie zostanie ono usunięte w Dynamics 365 podczas synchronizacji, jeśli:

  • Stanem jest Zakończone lub Anulowane.
  • Termin jest w przeszłości.
  • Użytkownik synchronizowania terminu nie jest organizatorem terminu.

(Spotkanie wyjątkowe jest szczególnym przypadkiem powtarzającego się spotkania, które zostało indywidualnie zmodyfikowane).

Synchronizowanie terminów związanych z usługą

  • Mapowanie: Terminy usług w Dynamics 365 synchronizowane z programem Exchange jako spotkania.

  • Zaproszenia i anulowania: Zaproszenia i odwołania nigdy nie są wysyłane na spotkania serwisowe.

  • Kopie: Podczas synchronizacji użytkownicy otrzymują własną kopię terminu usługi w swoich skrzynkach pocztowych. Nie ma głównego organizatora terminów związanych z usługą.

Synchronizowanie kontaktów

  • Mapowanie: Kontakty w Dynamics 365 synchronizowane z programem Exchange jako kontakty.

  • Synchronizacja adresów: Zobacz Synchronizacja adresów dla kontaktów.

  • Usunięte kontakty:

    • Kontakty usunięte z usługi Dynamics 365 są usuwane w programie Exchange tylko wtedy, gdy użytkownik synchronizowania nie jest właścicielem kontaktu.
    • Kontakty usunięte z usługi Exchange są usuwane w usłudze Dynamics 365 tylko wtedy, gdy użytkownik synchronizowania jest właścicielem kontaktu.

Zadania synchronizacji

Sposób synchronizacji zadań między Dynamics 365 a Exchange zależy od kierunku synchronizacji i właściwości zadania.

Synchronizacja zadań z Dynamics 365 do Exchange

  • Mapowanie: Faksy, listy, rozmowy telefoniczne i zadania w Dynamics 365 są synchronizowane z programem Exchange jako zadania.

  • Przypomnienie: Jeśli termin wykonania zadania jest wcześniejszy niż jeden dzień, a stan zadania w Dynamics 365 to Otwarte lub Zaplanowane, przypomnienie jest ustawiane podczas synchronizacji.

  • Data ukończenia: Zaplanowana data zakończenia zadania w Dynamics 365 synchronizowana z Exchange jako data wykonania zadania.

  • Stan zadania: Gdy nie określono procentu wykonania:

    • Zadanie Otwarte synchronizuje się z Exchange jako Nieuruchomione.
    • Zadanie Zakończone lub Anulowane synchronizuje się z programem Exchange jako Zakończone.

  • Data ukończenia: Rzeczywista data zakończenia zadania jest synchronizowana z programem Exchange jako data ukończenia zadania.

  • Usunięte zadania: Zadania usunięte w Dynamics 365 są usuwane w programie Exchange tylko wtedy, gdy ich stan w programie Exchange nie jest ukończony.

  • Automatyczne uzupełnianie zadań: Zadania oznaczone jako Ukończone w Dynamics 365 mają wartość w polu actualEnd . Jeśli pole actualEnd zadania jest wypełnione, a data jest przeszła, zadanie automatycznie synchronizuje się do Exchange jako Zakończone. Jeśli używasz dostosowań do reaktywacji zadania, pamiętaj, aby usunąć datę actualEnd, aby uniknąć automatycznego ukończenia zadania przez synchronizację po stronie serwera.

Synchronizacja zadań z Exchange do Dynamics 365

  • Mapowanie: Zadania w programie Exchange są synchronizowane z Dynamics 365 jako zadania.

  • Stan zadania: Zadania, które nie zostały uruchomione w programie Exchange, są synchronizowane z Dynamics 365 jako Nierozpoczęte.

  • Rzeczywiste rozpoczęcie zadania: Gdy zadanie utworzone w Exchange synchronizuje się z Dynamics 365, jego rzeczywiste pole Start jest ustawiane na bieżący znacznik czasu.

  • Usunięte zadania: Domyślnie faksy, listy, rozmowy telefoniczne i zadania usuwane w programie Exchange są również usuwane w Dynamics 365. To zachowanie można zmienić, przełączając ustawienie OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Procent wykonania: Zadania, które są ustawione jako ukończone w 100%, są synchronizowane z Dynamics 365 jako ukończone.

Zaawansowane ustawienia synchronizacji

Ignorowanie logicznie usuniętych elementów podczas synchronizacji

Gdy jakiś element nie pasuje już do filtrów synchronizacji, zwykle dzieje się tak z jednego z dwóch powodów:

  • Jego rekord nie istnieje już w Dynamics 365, ponieważ został fizycznie usunięty.
  • Jego rekord nadal istnieje w Dynamics 365, ale nie można się do niego dostać. Albo użytkownik powiązany ze skrzynką utracił dostęp do elementu, albo właściwości elementu zmieniły się i nie pasuje on już do filtrów synchronizacji. Ten warunek jest nazywany usunięciem logicznym.

Domyślnie synchronizacja na serwerze powoduje wysłanie operacji usuwania do programu Exchange w obu przypadkach. Aby zmienić to zachowanie i zignorować usuwanie logiczne, należy włączyć opcję DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync w OrgDbOrgSettings.

Aby uzyskać więcej informacji na temat filtrów synchronizacji, zobacz:

Zezwalaj na kopiowanie elementów

Kiedy w Exchange kopiowany jest jakikolwiek połączony element, synchronizacja po stronie serwera domyślnie ignoruje akcję kopiowania. Takie zachowanie pozwala uniknąć tworzenia duplikatów informacji w Dynamics 365. Aby zmienić to zachowanie i wprowadzić zduplikowane elementy z Exchange, wyłącz opcję IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox w ustawieniach OrgDbOrgSettings.

Synchronizowanie załączników spotkań, adresów kontaktów i zadań w programie Outlook

Poniższe sekcje dotyczą synchronizacji, która odbywa się za pośrednictwem Dynamics 365 for Outlook lub synchronizacji po stronie serwera. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zintegruj swój system poczty elektronicznej.

Zrzut ekranu zakładki Synchronizacja ustawień systemowych w Dynamics 365 for Outlook.

Synchronizowanie załączników terminów

Użytkownicy mogą dołączać dokumenty, zdjęcia, nagrania i inne pliki do terminów, które tworzą w Dynamics 365 lub w Dynamics 365 for Outlook. Domyślnie załączniki nie są uwzględniane podczas synchronizacji terminów. Aby je włączyć:

  1. W Dynamics 365 for Outlook przejdź do Ustawienia>Administracja>Ustawienia systemu.
  2. Na karcie Synchronizacja wybierz opcję Synchronizuj załączniki terminów z programem Outlook lub Exchange.
Rozważania dotyczące synchronizowania załączników
  • Jeśli wyłączysz synchronizację załączników, załączniki nie są widoczne w terminach w u usługi Dynamics 365. Nadal są wyświetlane w terminach w Dynamics 365 for Outlook.
  • Nie można zsynchronizować załączników w terminach powtarzających się lub w terminach serwisowych.
  • Załączniki mogą wydłużyć czas synchronizacji. Jeśli korzystasz z sieci o małej przepustowości, możesz oszczędnie korzystać z załączników.

Synchronizacja adresów kontaktowych

W zakładce Synchronizacja w Dynamics 365 for Outlook wybierz jedną z poniższych opcji, aby zdecydować, w jaki sposób będą synchronizowane adresy kontaktowe:

  • Synchronizuj adres pocztowy tylko w kontakcie programu Outlook: Jeden adres pocztowy jest synchronizowany między Dynamics 365 a programem Outlook. Jest to wystarczające dla większości organizacji i stanowi wartość domyślną.

  • Synchronizuj wszystkie trzy adresy (służbowy, domowy, inny) w kontakcie programu Outlook: Wszystkie trzy adresy pocztowe programu Outlook (służbowy, domowy i inny) są synchronizowane między Dynamics 365 a programem Outlook.

Ostrzeżenie

Jeśli masz już istniejące dane, zmiana ustawienia synchronizacji wszystkich trzech adresów może spowodować ich utratę. Gdy to ustawienie jest włączone, atrybuty istniejących śledzonych kontaktów są zamieniane. Zalecamy przetestowanie tej opcji przed wdrożeniem, aby zrozumieć, jak remapowanie wpływa na środowisko i dane. W większości przypadków powinny istnieć kompletne dane po jednej stronie (zwykle w Dynamics 365) i następnie być synchronizowane z drugą stroną (zazwyczaj programem Outlook lub Exchange).

Więcej informacji: Które pola można synchronizować między Aplikacje platformy Dynamics 365 for Customer Engagement a Outlook?

Synchronizowanie zadań przypisanych w Outlook

Domyślnie zadania tworzone w Dynamics 365 for Outlook nie są synchronizowane z Dynamics 365. Aby je zsynchronizować, na zakładce Synchronizacja w Dynamics 365 for Outlook wybierz Synchronizuj zadania, które są przypisane w Outlook.

Uwagi dotyczące synchronizacji zadań
  • Powtarzające się zadania nie mogą być synchronizowane.
  • Osoba przypisująca zadanie i osoba, której zadanie jest przypisywane, muszą być w tej samej organizacji.
  • Zadania nie mogą być synchronizowane z wieloma adresami e-mail.

Zobacz też