Używanie kategorii programu Outlook do śledzenia terminów i wiadomości e-mail

Synchronizacja na serwerze pozwala na śledzenie wiadomości e-mail, terminów i zadań programu Outlook z kategoria specjalnaŚledzone w Dynamics 365. Przypisanie tej kategorii do wiadomości e-mail, terminu lub zadania w programie Outlook powoduje synchronizację elementu z aplikacjami zaangażowania klientów (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing, i Dynamics 365 Project Service Automation). Podobnie usunięcie kategorii ze śledzonej wiadomości e-mail, terminu lub zadania usuwa śledzenie z aplikacji zaangażowania klientów.

Można również zaznaczyć wiele elementów i przypisać do nich kategorię Outlook Śledzenie do Dynamics 365 śledząc w ten sposób je wszystkie do aplikacji zaangażowania klientów. Szybkie określenie śledzonych elementów dzięki obserwowaniu obecności tej kategorii w skrzynce odbiorczej i innych folderach.

Konfigurowanie śledzenia w oparciu o kategorię za pośrednictwem OrgDBOrgSetting

Od wersji 9.1.0.4039 i nowsze wersje, śledzenie kategorii jest domyślnie włączone.

Napiwek

Aby określić posiadaną wersję zaloguj się do aplikacji Customer Engagement, i w górnym prawym rogu ekranu wybierz przycisk Ustawienia >Informacje.

Kategoria służy do śledzenia elementów programu Outlook

Po udostępnieniu kategorii Śledzenie do Dynamics 365 w programie Outlook, można jej użyć do śledzenia następujących elementów programu Outlook.

Wiadomość e-mail

Śledzenie wiadomości e-mail poprzez przypisanie do niej kategorii Śledzenie do Dynamics 365. Przypisanie kategorii będzie widoczne natychmiast w programie Outlook. Wiadomość e-mail zostaje oznaczona do śledzenia. synchronizacja na serwerze zsynchronizuje wiadomość e-mail z aplikacji zaangażowania klientów w ciągu 15 minut na podstawie ustawienia synchronizacji wiadomości e-mail.

Jeśli wiadomości e-mail jest śledzona jako Śledzenie do Dynamics, usunięcie kategorii spowoduje zatrzymanie śledzenia wiadomości e-mail. Odpowiedni rekord działania wiadomości e-mail nie zostanie usunięty.

Napiwek

Można ustawić regułę w programie Outlook mówiącą o przypisaniu lub usunięciu kategorii. Zobacz Zarządzanie wiadomościami e-mail przy użyciu reguł.

Uwaga

Synchronizacja na serwerze będzie automatycznie kategoryzować wiadomości e-mail w skrzynkach pocztowych odbiorców Dynamics 365, jeśli przetwarzana wiadomość e-mail została już prześledzona do Dynamics przez innego użytkownika lub odbiorcę kolejki tej samej wiadomości e-mail.

Tylko wiadomości e-mail zgodne z kodem kierunku usługi Dynamics 365 będą automatycznie skategoryzowane, gdy ustawienie systemu Śledź wiadomości e-mail wysyłane między użytkownikami usługi Dynamics 365, gdy są włączone dwa działania.

Na przykład wiadomości e-mail, które są śledzone i wysyłane z programu Outlook do innych użytkowników Dynamics 365, nie będą wyświetlane jako skategoryzowane w skrzynkach pocztowych adresatów programu Outlook, ponieważ reprezentują „otrzymaną” kopię wiadomości e-mail. Ma to na celu umożliwienie odbiorcy Dynamics 365 śledzenie przychodzącej kopii wiadomości e-mail zgodnie z powyższym ustawieniem systemu.

Termin

Możesz śledzić termin poprzez przypisanie do niego kategorii Śledzenie do Dynamics 365. Termin będzie śledzony i zsynchronizowany z aplikacjami zaangażowania klientów, na podstawie reguł synchronizacji na serwerze.

Jeśli termin jest śledzony jako Śledzenie do Dynamics, usunięcie kategorii spowoduje zatrzymanie śledzenia terminu. Rekord działania terminu aplikacji Dynamics 365 nie zostanie usunięty.

Zadanie

Uwaga

Przypisywanie zadań do osób uchwycone w programie Outlook nie będzie synchronizowane do aplikacji zaangażowania klientów.

Użyj śledzenia według kategorii z aplikacją dla programu Outlook

Jeśli posiadasz Dynamics 365 App for Outlook możesz użyć śledzenia opartego na kategoriach w aplikacji dla programu Outlook.

Poniższa tabela zawiera scenariusze śledzenia.

Czynność	Wynik
Przypisz kategorię Śledzenie do Dynamics 365 do wiadomości e-mail/terminu	Synchronizacja na serwerze zsynchronizuje wiadomość e-mail/termin w ciągu 15 minut. Załadowanie aplikacji dla programu Outlook dla tej pozycji wyświetli stan śledzenia.
Śledź wiadomość e-mail/termin używając aplikacji dla programu Outlook	Wiadomość e-mail/Termin jest śledzona/y. Kategoria Śledzenie do Dynamics 365 jest przypisywana natychmiast.
Usunięcie kategorii Śledzenie do Dynamics 365 z wiadomości e-mail/terminu	Synchronizacja na serwerze przestanie śledzić element w ciągu około 15 minut. Załadowanie aplikacji dla programu Outlook dla tej wiadomości e-mail wyświetli stan śledzenia. Rekord działania nie zostanie usunięty z aplikacji zaangażowania klientów.
Przestań śledzić wiadomość e-mail/termin używając aplikacji dla programu Outlook	Wiadomość e-mail/Termin przestają być śledzone i kategoria Śledzenie do Dynamics 365 zostaje usunięta.

Delegowanie użytkowników

Jeśli zezwalasz innej osobie na zarządzanie pocztą e-mail i kalendarzem, zapewniając delegowany dostępu, delegat może uzyskiwać dostęp do kategorii w programie Outlook jeśli posiada uprawnienia edytora.

Jeśli Twoja skrzynka pocztowa ma kategorię Śledzenie do Dynamics 365, Delegat może śledzić Twoje wiadomości e-mail i terminy, przypisując kategorię Śledzenie do Dynamics 365.

Śledzenie według kategorii z Dynamics 365 for Outlook

Śledzenie oparte na kategoriach nie jest obsługiwane w Dynamics 365 for Outlook. Zalecamy, aby nie włączać OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems w organizacji skonfigurowanych na używanie Dynamics 365 for Outlook.

Wyłączanie śledzenia według kategorii

Możesz wyłączyć śledzenie według kategorii dla aplikacji Dynamics 365 organizacji wyłączając OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Uwaga

Jeśli wyłączysz OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, kategoria Śledzenie do Dynamics 365 zostanie wstępnie usunięta, a przypisanie kategorii pozostanie w programie Outlook. Jeśli usuwasz kategorię z głównej listy, zostanie ona trwale usunięta.

Często zadawane pytania

Czy mogę śledzić kontakty programu Outlook, przypisując kategorię Śledzone do usługi Dynamics 365?
Nie, śledzenie według kategorii nie jest obsługiwane dla kontaktów programu Outlook.

Co się stanie, jeśli zmienię nazwę kategorii Śledzone na Dynamics 365?
W przypadku zmiany nazwy kategorii, synchronizacja na serwerze nadal będzie identyfikowała kategorię według jej identyfikatora, i będzie służyć do śledzenia i wyłączanie śledzenia elementów programu Outlook.

Uwaga

W przypadku scenariuszy delegowania różnica nazw kategorii między użytkownika delegowanego a właścicielem podstawowej skrzynki pocztowej nie jest obsługiwana i może spowodować nieoczekiwane zachowanie. Zalecamy dopasowanie nazwy kategorii do użytkownika delegowanego i właściciela podstawowej skrzynki pocztowej.

Co się stanie, jeśli usunę kategorię Śledzone do Dynamics 365?
Po usunięciu kategorii synchronizacja na serwerze utworzy ją ponownie na serwerze Exchange w ciągu około 15 minut.

Czy po włączeniu OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems moje poprzednio śledzone elementy zostaną przypisane do kategorii Śledzone do usługi Dynamics 365?
Nie, synchronizacja na serwerze nie cofnie się w czasie, aby przypisać kategorię do już śledzonych elementów.

Co się stanie, jeśli przypiszę kategorię Śledzone do usługi Dynamics 365 do wątku konwersacji programu Outlook?
Jeśli sklasyfikujesz wątek jako Śledzenie do Dynamics 365, wszystkie wiadomości e-mail w tym wątku są przypisane do kategorii i będą śledzone.

Czy mogę przypisać kategorię Śledzone do Dynamics 365 do terminów cyklicznych?
Jeśli sklasyfikujesz termin cykliczny jako Śledzenie do Dynamics 365, wszystkie indywidualne środowiska tego terminu są przypisane do kategorii i będą śledzone.

Co się stanie, gdy śledzona wiadomość e-mail nie powiedzie się?
Domyślnie, automatycznie śledzone wiadomości e-mail zakończone niepowodzeniem zostaną ponowione w nowym cyklu synchronizacji - co około 15 minut. Ponowne próby będą przeprowadzane maksymalnie 5 razy. Jeśli próby nie powiodą się po 5 próbach, do wiadomości e-mail zostanie przypisana kategoria Śledzone w Dynamics 365 (nie udało się dostarczyć) i dalsze próby nie będą wykonywane. Automatycznie śledzone wiadomości e-mail, które kończą się niepowodzeniem dając następujące błędy, będą ponawiane:

• Promocja wiadomości e-mail kończy się niepowodzeniem z powodu dodatku skonfigurowanego w środowisku klienta.
• Promocja wiadomości e-mail kończy się niepowodzeniem z powodu przekroczenia limitu czasu przez aplikacje customer engagement lub Microsoft Exchange.
• Wiadomość e-mail jest odrzucana z InvalidSender lub z powodu pewnych nieznanych decyzji.
• Wiadomości e-mail kończą się niepowodzeniem i nie można ich dostarczyć, jeśli właściciel kolejki nie ma przypisanej odpowiedniej roli zabezpieczeń. Bez odpowiedniej roli zabezpieczeń właściciel nie będzie mógł stać się właścicielem rekordu poczty e-mail śledzonego przez kolejkę.

Po 5 próbach, jeśli niepowodzenie promocji wiadomości e-mail było spowodowane błędem dodatku plug-in, spróbuj naprawić dodatek plug-in. Następnie przypisz kategorię Śledź do Dynamics 365, aby ręcznie śledzić niedostarczone wiadomości e-mail w celu ich śledzenia w aplikacjach zaangażowania klientów.

Jak usunąć śledzenie oparte na kategoriach za pomocą OrgDBOrgSetting?
Aby włączyć specjalną kategorię Outlook Śledzenie do Dynamics 365 musisz włączyć OrgDBOrgSetting w organizacji. Aplikacje zaangażowania klientów oferują narzędzie OrgDBOrgSettings, które umożliwia administratorom implementowanie aktualizacji, które zostały wcześniej zarezerwowane dla implementacji rejestru.

1. Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby podjąć kroki pozwalające wyodrębnić narzędzie.
2. Po wyodrębnieniu narzędzia wyłącz OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. Wyłączenie OrgDBOrgSetting spowoduje usunięcie kategorii Śledzenie do Dynamics 365 na wszystkich skrzynkach pocztowych Exchange organizacji, których synchronizacja na serwerze jest włączona w ciągu około 15 minut.

Można również użyć tego narzędzia, aby edytować OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.