Udostępnij za pośrednictwem

Omówienie faktur od dostawców

  • Artykuł

Ważne

Niektóre lub wszystkie funkcje wymienione w tym artykule są dostępne w ramach wydania wersji zapoznawczej. Zawartość i funkcje mogą ulec zmianie. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących wydań wersji zapoznawczych, zobacz Dostępność aktualizacji usługi.

Ten artykuł zawiera ogólne informacje o fakturach od dostawców. Faktury dostawcy to wezwania do zapłaty za produkty i usługi. Faktury od dostawców mogą dotyczyć usług świadczonych w sposób ciągły albo bazować na zamówieniach zakupu za określone towary i usługi.

Faktury dostawcy

Faktura od dostawcy z zamówienia zakupu jest tworzona, gdy produkty lub usługi są odbierane zgodnie z zamówieniem zakupu złożonym u dostawcy. Faktura od dostawcy zawiera nagłówek oraz jeden lub więcej wierszy dla towarów lub usług. Faktura od dostawcy kończy cykl od zamówienia zakupu po przyjęcie produktów i fakturę od dostawcy.

Mimo że niektóre faktury od dostawcy są powiązane z zamówieniem zakupu, faktury od dostawcy mogą także zawierać wiersze, które nie odnoszą się do wierszy zamówienia zakupu. Można też tworzyć faktury od dostawcy, które nie są związane z żadnymi zamówieniami zakupu. Faktury dostawców mogą reprezentować ciągłe usługi, na przykład rachunek za usługi. Podczas dodawania ciągłej usługi nie ma odwołania do zamówienia zakupu.

Istnieje kilka sposobów wprowadzania danych faktury od dostawcy:

  • Rejestr faktur od dostawcy umożliwia szybkie wprowadzanie faktur, które nie odwołują się do zamówienia zakupu, dzięki czemu można naliczać wydatki. Za pomocą arkusza zatwierdzania faktur od dostawcy można wybrać faktury i zaksięgować je na saldzie dostawcy w celu wycofania naliczonych kwot.
  • Arkusz faktur od dostawcy umożliwia szybkie wprowadzanie faktur, które nie odwołują się do zamówienia zakupu.
  • Wraz z pulą faktur od dostawcy rejestr faktur od dostawcy umożliwia szybkie wprowadzanie faktur do naliczania wydatku. Później można otworzyć powiązane zamówienia zakupu w celu zaksięgowania faktury na koncie wydatków.
  • Na stronach Otwarte faktury od dostawcy i Oczekujące faktury od dostawcy można utworzyć faktury od dostawcy z potwierdzonych zamówień zakupu.
  • Rozwiązanie Invoice Capture, które automatycznie tworzy faktury od dostawców na podstawie obrazów faktur cyfrowych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Invoice capture.

Poniżej oferuje więcej informacji o używaniu stron Otwarte faktury od dostawcy lub Oczekujące faktury od dostawcy do tworzenia faktury od dostawcy z zamówienia zakupu.

Zrozumienie ilości w wierszach faktury

Po otwarciu faktury od dostawcy z powiązanego zamówienia zakupu system tworzy wiersze faktury z zamówienia zakupu. Domyślnie system pobiera ilości z przyjęcia produktu. Można jednak użyć jednego z następujących zachowań domyślnych:

  • Odbierz teraz ilość — użyj tej opcji w przypadku wysyłek częściowych. System ustawia wartość domyślną w polu Ilość jest pobierana z pola ilości określonej w polu Dostarczone teraz na zamówieniu zakupu.
  • Zamówiona ilość — Użyj tej opcji w przypadku kompletnych wysyłek. Wartość domyślna ustawiona w polu Ilość jest pobierana z pola ilości określonej w polu Zamówione na zamówieniu zakupu.
  • Zarejestrowana ilość — użyj tej opcji, jeśli towar wymaga rejestracji, jak określono na stronie Grupy modeli pozycji. Domyślną wartością w polu Ilość jest fizyczna zaktualizowana ilość, która została zarejestrowana.
  • Ilość dokumentu przyjęcia produktów — użyj tej opcji, jeśli dla zamówienia otrzymano już dokument przyjęcia produktów. Domyślna wartość w polu Ilość jest łączną ilością w dostępnych dokumentach przyjęcia produktów.
  • Zarejestrowana ilość i usługi — użyj tej opcji, jeśli w arkuszach przyjęć zarejestrowano ilości dla towarów magazynowanych lub niemagazynowanych. Ta opcja dotyczy także usług, niezależnie od tego, czy są zarejestrowane.

Jeśli z firma używa uzgadniania faktur, można wyświetlić wyniki uzgadniania ilości w kolumnie Dopasowanie ilości dokumentów przyjęcia produktów. Można również nacisnąć przycisk Szczegóły uzgadniania na karcie Przegląd okienka akcji, aby wyświetlić wyniki uzgadniania ilości.

Dodanie wiersza, którego nie było w zamówieniu zakupu

Do faktury od dostawcy można dodać wiersz, którego nie było w zamówieniu zakupu. Należy wybrać kategorię zaopatrzenia lub numer towaru. Następnie można dodać ilości, ceny i kwoty do wiersza. Wiersz zostanie uwzględniony tylko w regułach uzgadniania dla sumy faktury.

Przesyłanie faktury od dostawcy do przeglądu

Organizacja może używać przepływu pracy do zarządzania procesem przeglądu faktur od dostawców. Przegląd za pomocą przepływu pracy może być wymagany dla nagłówka faktury i/lub wiersza faktury. Formanty przepływu pracy są stosowane do nagłówka lub wiersza, w zależności od tego, gdzie był ustawiony fokus przed wybraniem formantu. Zamiast przycisku Księguj widoczny będzie przycisk Prześlij, który wysyła przez proces przeglądu faktury od dostawcy.

Uniemożliwianie przesyłania faktury do przepływu pracy

Poniżej przedstawiono kilka sposobów uniemożliwiających przesłanie faktury do przepływu pracy.

  • Suma faktury i zarejestrowana suma nie są równe. Użytkownik, który przesłał fakturę, otrzyma alert, że sumy nie są równe. Alert ten daje użytkownikowi możliwość skorygowania sald przed ponownym przesłaniem faktury do systemu workflow. Ta funkcja jest dostępna, jeśli parametr Zabroń przesyłania do przepływu pracy, gdy suma faktury i zarejestrowana suma faktury nie są równe na stronie Zarządzanie funkcjami oraz Opcja przepływu pracy, gdy suma faktury i zarejestrowana suma nie są równe nie równa się parametr na stronie Parametry kont płatnych są włączone.
  • Faktura zawiera niealokowane opłaty. Użytkownik, który przesłał fakturę, otrzyma powiadomienie, że faktura zawiera nieprzypisane opłaty. W ten sposób użytkownik może skorygować fakturę przed ponownym przesłaniem jej do systemu workflow. Ta funkcja jest dostępna, jeśli parametr Zabroń przesyłania do przepływu pracy, gdy na fakturze od dostawcy są nieprzydzielone opłaty na stronie Zarządzanie funkcjami oraz parametr Przepływ pracy, gdy istnieją nieprzypisane opłaty na strona Parametry kont płatnych jest włączona.
  • Faktura zawiera ten sam numer faktury co inna Zaksięgowana faktura. Użytkownik, który przesłał fakturę, otrzyma powiadomienie o znalezieniu faktury o zduplikowanym numerze. Użytkownik może skorygować duplikat numeru przed ponownym przesłaniem faktury do systemu workflow. Ten alert będzie wyświetlany, gdy parametr w sekcji Rozrachunki z dostawcami oznaczony Sprawdź użyty numer faktury jest ustawiony na Odrzuć duplikaty. Ta funkcja jest dostępna, jeśli włączony jest parametr Zabroń przesyłania do przepływu pracy w przypadku, jeśli numer faktury istnieje już na zaksięgowanej fakturze, a system nie jest ustawiony na zduplikowane numery faktur na stronie Zarządzanie funkcją.
  • Faktura zawiera wiersz, w którym ilość fakturowana jest mniejsza niż ilość w dopasowanych przyjęciach produktów. Użytkownik, który prześle fakturę lub spróbuje ją zaksięgować, otrzyma komunikat, że ilości nie są równe. Ten komunikat daje użytkownikowi możliwość poprawienia wartości przed ponownym przesłaniem faktury do systemu workflow. Ta funkcja jest dostępna, jeśli na stronie Zarządzanie funkcjami jest włączona opcja Zablokuj księgowanie i przesyłanie faktur dostawców do parametru przepływu pracy, a parametry blokowania księgowania i przesyłania do przepływu pracy na stronie Parametry rozrachunków z dostawcami są włączone.

Uzgadnianie faktur od dostawców z dokumentami przyjęcia produktów

Można wprowadzić i zapisać informacje o fakturach od dostawcy oraz uzgodnić wiersze faktur z wierszami dokumentów przyjęcia produktów. Można także uzgadniać ilości częściowe dla wiersza.

Można utworzyć fakturę od dostawcy na podstawie pozycji dokumentu przyjęcia dotychczas otrzymanych produktów, nawet jeśli wszystkie pozycje konkretnego zamówienia zakupu nie zostały jeszcze otrzymane. Można to zrobić na przykład w sytuacji, gdy dostawca wysyła jedną fakturę na miesiąc, która pokrywa wszystkie dostawy wysłane w ciągu tego miesiąca. Każdy dokument przyjęcia produktów reprezentuje częściową lub kompletną dostawę towarów dla zamówienia zakupu.

Gdy faktura jest w przepływie pracy, osoba zatwierdzająca może aktualizować ilości faktur, tak aby odpowiadały wartości w polu Produkt-przyjęcie-ilość-do-dopasowania. Aby to zrobić, wybierz opcję Aktualizuj ilości faktur, aby odpowiadały ilościom przyjęć produktów w przepływie pracy w obszarze roboczym Zarządzanie funkcjami i wybierz opcję Włącz. Jeśli osoba zatwierdzająca w procesie przepływu pracy usunęła wszystkie dopasowania ze wszystkich przyjęć produktów z wiersza faktury, wiersz faktury zostanie usunięty. Gdy ta funkcja nie jest włączona, ilości faktur nie są aktualizowane dla faktur w przepływie pracy.

W momencie zaksięgowania faktury ilość Pozostałe do zafakturowania dla każdego towaru jest aktualizowana łączną sumą otrzymanych sztuk z wybranych dokumentów przyjęcia produktów. Jeśli obydwie wartości Pozostałe do zafakturowania i Pozostałe do dostarczenia dla wszystkich towarów z zamówienia zakupu są zerowe (0), to zamówienie zakupu otrzymuje stan Zafakturowane. Jeśli ilość Pozostałe do zafakturowania jest równa zero (0), stan zamówienia zakupu nie zmienia się i mogą być wprowadzane kolejne faktury.

Ta opcja zakłada, że przynajmniej jeden dokument przyjęcia produktów został zaksięgowany dla danego zamówienia zakupu. Faktura od dostawcy jest oparta na takich właśnie dokumentach przyjęcia produktów i odzwierciedla wielkości dostaw. Dane finansowe do faktury są oparte na informacjach wprowadzonych podczas księgowania faktury.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Rejestrowanie faktury od dostawcy i porównywanie z przyjętą ilością.

Skonfiguruj zadanie automatyczne dla przepływu pracy faktury od dostawcy w celu zaksięgowania faktury od dostawcy przy użyciu zadania wsadowego

Do przepływu pracy faktury od dostawcy można dodać automatyczne zadanie księgowania, dzięki czemu faktury są przetwarzane w partii. Księgowanie faktur w partii pozwala na kontynuowanie procesu przepływu pracy bez konieczności oczekiwania na zakończenie księgowania, co zwiększa ogólną wydajność wszystkich zadań przesłanych do przepływu pracy.

Aby zaksięgować fakturę od dostawcy w partii, na stronie Zarządzanie funkcjami włącz parametr Księgowanie wsadowe faktur od dostawcy. Przepływy pracy faktur od dostawcy są konfigurowane na podstawie Rozrachunki z dostawcami > Ustawienia > Przepływy pracy dla rozrachunków z dostawcami.

Można zobaczyć zadanie Księguj fakturę od dostawcy przy użyciu zadania wsadowego w edytorze przepływu pracy bez względu na to, czy parametr funkcji Księgowanie wsadowe faktur od dostawcy jest włączony. Jeśli parametr funkcji nie jest włączony, faktura zawierająca zaksięgowaną fakturę od dostawcy przy użyciu zadania wsadowego nie będzie przetwarzana w przepływie pracy do momentu włączenia tego parametru. Zadanie Faktura od dostawcy przy użyciu zadania wsadowego nie może być używane w tym samym przepływie pracy , co zadanie automatycznego księgowania faktur od dostawcy. Ponadto zadanie Księgowanie faktury dostawcy przy użyciu zadania wsadowego powinno być ostatnim elementem w konfiguracji przepływu pracy.

Można określić liczbę faktur do uwzględnienia w partii oraz liczbę godzin oczekiwania przed ponownym planowaniem partii, przechodząc do Rozrachunków z dostawcami > Ustawienia > Parametry rozrachunków z dostawcami > Faktura > Przepływ pracy faktury.

Korzystanie z wielu faktur

Można pracować z wieloma fakturami w tym samym czasie i księgować je wszystkie równocześnie. Jeśli zachodzi potrzeba utworzenia wielu faktur, użyj strony oczekujących faktur od dostawcy. Jeśli musisz zaksięgować i wydrukować wiele faktur od dostawcy, użyj arkusza zatwierdzania faktur. Jeśli używasz arkusza zatwierdzania faktur, przynajmniej jeden dokument przyjęcia produktów musi być zaksięgowany dla zamówienia zakupu oraz faktura dla zamówienia zakupu musi być zaksięgowana w rejestrze faktur. Informacje finansowe dla faktury pochodzą z faktury, która została zaksięgowana w rejestrze.

Odzyskiwanie obecnie używanych faktur od dostawców

Gdy faktura dostawcy jest obecnie używana, inny użytkownik nie może jej edytować. Jednak stan faktury może czasami wskazywać, że faktura jest w użyciu, nawet jeśli nie jest przez nikogo aktywnie edytowana. Na przykład aplikacja przestała odpowiadać, podczas gdy była edytowana faktura lub użytkownik przypadkowo zostawił fakturę otwartą w aplikacji.

Na stronie Odzyskaj faktury od dostawców można odzyskać lub zwolnić faktury od dostawców, które były używane przez ponad cztery godziny, tak aby można było je edytować. Aby otworzyć tę stronę, przejdź do menu Zadanie okresowe lub wybierz kafelek w obszarze roboczym Wprowadzanie faktur od dostawcy. Po odzyskaniu faktury można ją znowu edytować na stronie faktury od dostawcy.

Dostęp do strony Odzyskaj faktury od dostawcy można uzyskać tylko wtedy, gdy masz przypisane uprawnienie i obowiązek zabezpieczeń Odzyskaj faktury od dostawców będące w użyciu. Ponadto parametr Zezwalaj na odzyskiwanie faktur od dostawców na stronie Parametry modułu rozrachunków z dostawcami musi być włączony.

Domyślny wymiar finansowy w wierszach faktury od dostawcy

W przypadku faktur od dostawcy skojarzonych z zamówieniem zakupu domyślny wymiar finansowy będzie pochodził z odpowiednich wierszy zamówienia zakupu. 

W przypadku faktur od dostawcy, które nie są skojarzone z żadnym zamówieniem zakupu, domyślny wymiar finansowy scali wymiar z łącza wymiaru, nagłówka faktury, pozycji.  Jeśli ten sam wymiar zdefiniowany dla łącza wymiaru, nagłówka faktury i pozycji, wymiar w wierszu faktury będzie zgodny z sekwencją priorytetu: łącze wymiaru > nagłówek faktury > Pozycja

Zmiana stanu przepływu pracy dla faktur od dostawcy z Nieodwracalne na Wersja robocza

Wystąpienie przepływu pracy, które zostało zatrzymane z powodu nieodwracalnego błędu będzie miało stan przepływu pracy Nieodwracalne. Jeśli stan przepływu pracy faktury od dostawcy to Nieodwracalne, można go zmienić na Wersja robocza, wybierając opcję Odwołaj. Wtedy można edytować fakturę od dostawcy. Ta funkcja jest dostępna, jeśli jest włączony parametr Zmiana stanu przepływu pracy dla faktur od dostawcy z Nieodwracalne na Wersja robocza na stronie Zarządzanie funkcjami.

Za pomocą strony Historia przepływu pracy można zmienić stan przepływu pracy na Wersja robocza. Można otworzyć tę stronę z menu Faktura dostawcy lub z menu nawigacji Wspólne > Zapytania > Przepływ pracy. Aby zresetować stan przepływu pracy na Wersja robocza, wybierz opcję Odwołaj. Możesz również zresetować stan przepływu pracy do wersji roboczej, wybierając akcję Odwołaj na stronie Faktura od dostawcy lub na stronie Oczekujące faktury od dostawcy. Po zmianie stanu przepływu pracy na Wersja robocza, fakturę będzie można edytować na stronieFaktura od dostawcy.

Wyświetlanie sumy faktury na stronie Oczekujące faktury od dostawcy

Sumę faktur można wyświetlić na stronie Oczekujące faktury od dostawcy poprzez włączenie parametru Wyświetl sumę faktury na liście oczekujących faktur od dostawców na stronie Parametry modułu rozrachunków z dostawcami.

Raport otwartych transakcji dostawców

Raport Otwarte transakcje sprzedawcy zawiera szczegółowe informacje o otwartych transakcjach dla każdego sprzedawcy od określonej przez użytkownika daty. Raport ten jest często wykorzystywany podczas procedury audytowej do weryfikacji sald pomiędzy transakcjami w księdze dostawców a transakcjami na kontach księgowych.

Dla każdej transakcji raport zawiera następujące szczegóły:

  • Numer faktury
  • Data transakcji
  • Numer załącznika
  • Kwota transakcji w walucie transakcji i walucie księgowej
  • Saldo kredytowe w walucie transakcji i w walucie księgowej
  • Saldo debetowe w walucie transakcji i w walucie księgowej
  • Suma cząstkowa w walucie obrachunkowej
  • Data płatności

Filtrowanie danych w raporcie

Podczas generowania raportu Otwarte transakcje sprzedawcy dostępne są następujące parametry domyślne. Można je wykorzystać do filtrowania danych, które znajdą się w raporcie.

  • Wyklucz przyszłe rozliczenie — zaznacz to pole wyboru, aby wykluczyć transakcje, które są rozliczane po dacie wprowadzonej w polu Otwarte transakcje na .
  • Otwarte transakcje na — wprowadź datę, aby uwzględnić transakcje otwarte w tym dniu. Jeśli nie wprowadzisz daty, pole to zostanie ustawione na datę maksymalną. (Maksymalna data jest ostatnią datą, jaką system przyjmie, 31 grudnia 2154 r.). Domyślnie, przy następnym uruchomieniu raportu, w polu tym zostanie ustawiona ostatnia wprowadzona w nim data.

Można użyć filtrów pod polem Rekord do uwzględnienia, aby jeszcze bardziej ograniczyć dane transakcji, które znajdą się na raporcie.

Wydłużanie długości numeru faktury

Począwszy od wersji 10.0.40 i nowszych rozwiązania Dynamics 365 Finance, można włączyć funkcję Zwiększ długość numeru faktury dla faktury od dostawcy, aby zwiększyć liczbę faktur z 20 do 50 znaków w fakturze od dostawcy i arkuszu faktur. Przed włączeniem tej funkcji utwórz bilet w usłudze Lifeccycle Services, aby otworzyć lot EnableEdtStringDatabaseStringLengthAttributeInComputation .

Dodatkowe zasoby