Business Central gebruiken als uw bedrijfsinbox in Outlook

Business Central biedt een invoegtoepassing waarmee u bedrijfsinteracties kunt beheren met uw klanten en leveranciers, rechtstreeks in Microsoft Outlook. Met de Business Central-invoegtoepassing voor Outlook kunt u financiële gegevens bekijken met betrekking tot klanten en leveranciers, en financiële documenten maken en verzenden, zoals offertes en facturen.

De Business Central-invoegtoepassing bestaat uit twee afzonderlijke invoegtoepassingen die de volgende mogelijkheden bieden:

• Contactinzichten

  Met deze invoegtoepassing kunt u Business Central-klant- of leveranciersinformatie opzoeken in Outlook-e-mails en agenda-afspraken. Het stelt u ook in staat om Business Central-bedrijfsdocumenten te maken en te verzenden, zoals een verkoopofferte of factuur aan een contact.

• Documentweergave

  Wanneer een bedrijfsdocument wordt verzonden in een e-mail, biedt de invoegtoepassing een directe, in-line koppeling van de hoofdtekst van de e-mail naar het eigenlijke bedrijfsdocument in Business Central.

Aan de slag

1. Het eerste dat u moet doen, is de Business Central-invoegtoepassing geïnstalleerd krijgen in Outlook. Uw beheerder heeft de invoegtoepassing mogelijk al voor u geïnstalleerd. Dus als u het niet zeker weet, neem dan contact op met uw beheerder of bekijk de volgende stap om te controleren of het is geïnstalleerd.

   Als de invoegtoepassing niet voor u is geïnstalleerd, zie De invoegtoepassing installeren voor eigen gebruik.

2. Als de invoegtoepassing is geïnstalleerd, hebt u toegang tot de Business Central-invoegtoepassing vanuit elk nieuw of bestaand e-mailbericht of agenda-afspraak in Outlook.

   Begin door in te loggen op Outlook en een e-mailbericht te openen. Als u de Outlook-app gebruikt, ga dan naar het lint en zoek naar Business Central. Of als u Outlook op het web gebruikt, selecteert u bovenaan het e-mailbericht Apps>Business Central of gaat u naar de knop Meer acties .

   

   Als u de invoegtoepassing zelf hebt geïnstalleerd en ervoor hebt gekozen om een voorbeeld-e-mail te ontvangen, controleer dan uw inbox voor de welkomst-e-mail. Deze e-mail bevat informatie om u op weg te helpen.

De eerste keer dat u de invoegtoepassing gebruikt, wordt u in het deelvenster van de Business Central-invoegtoepassing, mogelijk gevraagd om in te loggen. Kies in dit geval Nu aanmelden en volg de instructies op het scherm om u aan te melden bij Business Central met uw account.

Fooi

Als u de nieuwe versie van Outlook op het web gebruikt, kunt u Business Central vastzetten, zodat het altijd direct zichtbaar is, in plaats van dat u naar de knop Meer acties moet gaan, waardoor het handig is om contactinzichten te bekijken terwijl u door verschillende e-mails bladert.

Zie voor meer informatie Invoegtoepassingen gebruiken in Outlook op het web.

Werken met contacten en documenten met behulp van de invoegtoepassing Contactinzichten

Stel u eens voor dat u een e-mailbericht ontvangt van een klant die een offerte voor enkele artikelen wil. U kunt rechtstreeks in Outlook de Business Central-invoegtoepassing openen, die de afzender als een klant herkent en de klantenkaart voor dat bedrijf opent. Vanuit dit dashboard kunt u overzichtsinformatie voor de klant zien, evenals inzoomen voor meer details over specifieke documenten. U kunt ook de verkoophistorie van de klant bekijken. Als dit een nieuw contact is, kunt u het als nieuwe klant toevoegen in Business Central zonder Outlook te verlaten.

In de invoegtoepassing kunt u een verkoopofferte maken en deze naar de klant verzenden zonder Outlook te verlaten. Alle informatie die u in de verkoopofferte moet verzenden, is beschikbaar in uw bedrijfsinbox in Outlook. Nadat u de gegevens hebt ingevoerd, kunt u de offerte boeken en per e-mail verzenden. Business Central genereert een .pdf-bestand met de verkoopofferte en koppelt dat aan het e-mailbericht dat u opstelt in de invoegtoepassing.

En als u een e-mail van een leverancier ontvangt, kunt u net zo de invoegtoepassing gebruiken om met leveranciers en inkoopfacturen te werken.

Soms wilt u meer velden bekijken dan u in de invoegtoepassing kunt weergeven, zoals wanneer u regels in een factuur wilt invullen. Als u wat meer ruimte wilt krijgen om mee te werken kunt u de invoegtoepassing op een aparte pagina openen. Het is nog deel van Outlook, maar u hebt meer ruimte. Terwijl u in de pop-upweergave gegevens voor het document invoert, worden de wijzigingen automatisch opgeslagen. De volgende secties leiden u door enkele basistaken om u een algemeen begrip te geven van het gebruik ervan.

Fooi

In de taken wordt uitgelegd hoe u de invoegtoepassing vanuit een e-mailbericht kunt gebruiken. Maar u kunt hetzelfde doen vanuit een agenda-afspraak in Outlook.

Een zakelijk contact opzoeken bij het opstellen van een e-mail

1. Maak een nieuw e-mailbericht.

2. Ga op het lint naar Business Central en kies Contactinzichten. Of als u Outlook op het web gebruikt, selecteert u bovenaan het bericht Apps>Business Central>Contact Insights.

3. Zoek en kies in het deelvenster van de Business Central-invoegtoepassing het gewenste contact.

   Een overzicht van het contact wordt weergegeven in het deelvenster en het contact wordt toegevoegd aan de Aan-regel van de e-mail.

De contactgegevens bekijken of wijzigen of van bedrijf wisselen

De actiebalk boven aan het deelvenster van de Business Central-invoegtoepassing bevat verschillende acties waarmee u dieper in details over de contactpersoon kunt graven en dingen kunt wijzigen.

U kunt bijvoorbeeld de volledige contactgegevens openen zoals u ze zou zien in Business Central. Als u met meer dan een Business Central-bedrijf werkt, kunt u gemakkelijk tussen bedrijven schakelen.

Inkomende documenten traceren

Misschien gebruikt u de lijst Inkomende documenten in Business Central om documenten bij te houden voor verwerking die leveranciers naar u sturen, zoals een inkoopfactuur die moet worden betaald. Als u dat doet, kunt u eenvoudig records voor inkomende documenten maken vanuit de Outlook-invoegtoepassing en de e-mailbijlagen toevoegen.

1. Wanneer u een e-mail met een bijlage van een leverancier ontvangt, kiest u Business Central>Contact Insights.

2. Kies in de actiebalk van de invoegtoepassing Meer acties weergeven en kies vervolgens de actie Verzenden naar inkomende documenten.

Nieuw document maken en verzenden naar een contact

1. Kies in het lint of onderaan het e-mailbericht de optie Business Central>Nieuw en kies vervolgens het type document dat u wilt maken, bijvoorbeeld Verkoopofferte.
2. Breng wijzigingen aan in het document in het deelvenster van de Business Central-invoegtoepassing.
3. Wanneer het document klaar is om naar het contact te worden verzonden, kiest u in de actiebalk Meer acties weergeven en kiest u vervolgens de actie Verzenden via e-mail.

Bestanden bijvoegen bij records

Uw e-mailpostvak dient vaak als een bron van inkomende bestanden die werkstomen initiëren of deblokkeren. Bestanden kunnen zaken bevatten zoals betalingen van pdf-facturen, foto's van goederen of vereisten in een Word-document. Wanneer u in Outlook werkt met Business Central-records zoals leveranciers, klanten, inkoopfacturen of verkooporders, kunt u deze bestanden aan de records toevoegen.

Er zijn een aantal manieren waarop u bestanden kunt bijvoegen. Een daarvan is om bestanden vanaf uw apparaat te uploaden. De andere manier is het uploaden van bestanden die bij een e-mail zijn gevoegd. Stel dat u een e-mail ontvangt met bestanden van een contactpersoon. De invoegtoepassing geeft automatisch de contactrecord weer die overeenkomt met de afzender van de e-mail. Van daaruit kunt u naar een document voor de contactpersoon navigeren, zoals de laatste verkooporder. Zodra u de order hebt geïdentificeerd waarop de e-mail betrekking heeft, uploadt u snel de bestanden uit de e-mail naar die order.

Nadat een bestand is bijgevoegd, kunnen collega's het bestand direct downloaden en bekijken vanaf het Feitenblok Bijlagen in een van hun Business Central-clients. Of ze kunnen het bestand openen in OneDrive om het te delen met hun afdeling en samen te werken.

Een bestand bijvoegen

1. Open de e-mail en kies Business Central>Contact Insights.

2. Kies in de actiebalk van de invoegtoepassing Meer acties weergeven>Bijlagen.

   De pagina Bijgevoegde documenten wordt geopend om alle documenten weer te geven die al aan de record zijn gekoppeld.

3. Kies Bijgevoegd(e) bestand(en) en kies vervolgens een van de volgende opties:

   • Kies Koppelen vanuit e-mail om alle of geselecteerde bestanden te uploaden die aan de e-mail zijn toegevoegd.
   • Kies Uploaden uit bestand om een of meer bestanden vanaf uw apparaat te uploaden.

Opmerking

U kunt niet aan alle records bestanden bijvoegen. Deze functie is beschikbaar voor records die het Feitenblok Bijlagen gebruiken, zoals een leverancier, klant, inkoopfactuur of verkooporder.

Een document bekijken vanuit een e-mail met de invoegtoepassing Documentweergave

Of het nu een e-mail is die u hebt verzonden of ontvangen, u kunt elk Business Central-document, zoals de verkoopofferte, rechtstreeks in Outlook bekijken. Van daaruit kunt u wijzigingen aanbrengen en naar gerelateerde informatie navigeren, net zoals u dat van binnen Business Central zou doen.

Als u de Outlook-app gebruikt, kiest u gewoon Documentkoppeling boven aan het e-mailbericht. Zoek voor Outlook op het web naar de documentreferentielink in het e-mailbericht. De tekst van de referentielink bevat het documentnummer, dat is gebaseerd op de nummerreeks die wordt gebruikt in Business Central. De link voor een verkoopofferte zou bijvoorbeeld zoiets zijn als Verkoopofferte S-QUO1000.

Fooi

Vanaf releasewave 1 van 2022 openen documenten in een nieuw browservenster met alle mogelijkheden die u kent van Business Central. U kunt van een document naar een lijst navigeren en weer terug, lijsten openen in Excel, documenten verzenden om af te drukken en gerelateerde rapporten uitvoeren of bekijken. U beschikt ook over alle bekende sneltoetsen wanneer u documenten vanuit Outlook opent.

Zie ook

Klaarmaken voor zakendoen
Business Central op mijn mobiele apparaat krijgen
documenten per e-mail verzenden
Financiën
Verkoop
Aankopen
Minimale vereisten voor Outlook
gebruik invoegtoepassingen in Outlook op het web

Vind hier gratis e-learningmodules voor Business Central