電子情報開示センターでの検索とキーワードの使用

[アーティクル]
03/08/2023

適用対象: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint in Microsoft 365

キーワードを使用すると、電子情報開示ケースのエクスポートを通じて生成する特定のコンテンツを絞り込むのに役立ちます。フォーカス検索を作成することで、コンテンツがケースに適用される可能性を高め、管理する必要があるコンテンツの量を減らすことができます。

訴訟、監査、または調査をサポートする可能性のある証拠の要求を受け取った場合、組織は電子情報開示ケースを作成できます。

SharePoint の電子情報開示 (Standard) について説明します。

フィルターとクエリ

ケースを作成した後、そのケースに検出セットを追加します。検出セットには、ケースに関連する可能性があるコンテンツソース (SharePoint サブサイトなど) が含まれています。フィルターを使用すると、キーワード、開始日と終了日の範囲、ドメイン、作成者または送信者など、ソースを絞り込むことができます。

潜在的なソースを特定したら、クエリを使用して、レビューや助言や要求者に提供するためにエクスポートするコンテンツをさらに絞り込むことができます。キーワード、日付範囲、作成者/受信者、ドメイン、近接検索を使用してフィルターを構築できます。

注:

コンテンツを検出するには、検索によってクロールする必要があります。クロールされる既定のファイルの種類の詳細については、 SharePoint Server 2013 の既定のクロールされたファイル名拡張子と解析されたファイルの種類に関する記事を参照してください。

キーワードの演算子と近接性

ブール演算子や近接演算子などの特別な演算子は、複数のキーワード間の関係を作成するために使用できます。演算子はすべて大文字で記述する必要があります。複数の演算子を使用する必要がある場合は、適用される順序を決定するためかっこでグループ化できます。

たとえば、エグゼクティブという用語を含むコンテンツを探している場合でも、組織内の頻繁なレポートのタイトルに "エグゼクティブの概要" という用語が表示される場合は、その用語を見つけたくありません。 "エグゼクティブ NOT summary" という語句を使用すると、"概要" という単語を含むドキュメントを削除するため、返される項目の数を 300 から 188 に絞り込むことができます。

注:

演算子なしで 2 つの単語を指定すると、暗黙の AND が存在します。たとえば、ウールワームは、ウールとワームと同じです。

使用する方法	終了	例
`AND`	前後の単語や語句をすべて含むコンテンツを検索します。	`risk AND value AND VAR` は、3 つの単語すべてを含むコンテンツを検索します。
`OR`	前後の単語や語句のいずれかを含むコンテンツを検索します。	`risk OR VAR` は、いずれかの単語を含むすべてのコンテンツを検索します。
`NOT`	語句内の用語を含むコンテンツを除外します。	`Executive NOT Summary` は、コンテンツにサマリーという用語も含まれている場合を除き、"エグゼクティブ" という語句を含むすべてのコンテンツを検索します。
`( )`	適用されている順序を示すため、単語または語句をグループ化します。	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	互いに近い単語を検索します。ここで、n は離れた単語の数に等しくなります。数値が指定されていない場合、既定の間隔は 8 単語です。	`Mid NEAR(5)` Office では、ミッドオフィスとバックオフィス、Mid-Office、ミッドオフィス、バックオフィス、フロントオフィスが検索されます。

ワイルドカードの使用

ワイルドカードにより、キーワードの一部を含む用語や、別のスペルを持つ用語までキーワードを拡張できます。

使用する方法	終了	例
単語の終わりの *	ルートワードと余分な文字を含む用語を検索します。	「risk*」では、risk、risks、risked、risking、および risky が検出されます。

フィルターとクエリ内でキーワードを使用するための基本的なルール

コンテンツフィルターまたはクエリには、単語、引用符で囲まれた語句、およびキーワードとプロパティを使用する用語を含めることができます。用語はスペースで区切ります。
など、一般的に使用される単語、それ、 および by、および 1 桁の数字は無視されます。
語句を引用符で囲むと、入力した語句を選択した範囲内で正確に含むコンテンツが検索されて返されます。引用符内の語句と実際のコンテンツの間に差異がある場合、コンテンツは検出されません。
演算子 (たとえば、ブール演算子) ( OR や AND など) は、すべて大文字で記述する必要があります。
SharePoint コンテンツのプロパティが [ プロパティの指定 ] ドロップダウンメニューに表示されていない場合は、キーワードを使用して検索できます。プロパティ値を引用符で囲んで完全一致を検索することや、引用符で値を囲まずに、入力した文字で始まる部分一致を検索することができます。たとえば、filename:"Budget" (引用符付き) を探すと、検索によって "Budget.xlsx" という名前のファイルが返されます。filename:budget (引用符なし) を検索すると、ファイル "Budget_Current.xlsx" と "Budget_Next.xlsx" も返されます。

注:

クエリには検索する用語を含める必要があります。除外する用語だけで構成されるクエリは、エラーメッセージを生成します。

例

キーワード	結果の例
`Executive Briefing`	エグゼクティブとブリーフィングの両方を含むコンテンツ。ドキュメント、ページ、メッセージ、またはメタデータの任意の場所。
`"Executive Briefing"`	ドキュメント、ページ、またはメッセージ内の任意の場所に正確な語句 "エグゼクティブブリーフィング" を含むコンテンツ。
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	ドキュメント、ページ、メッセージ、またはメタデータ内の任意の場所に正確なフレーズ "エグゼクティブブリーフィング" と "エグゼクティブサマリー" を含むコンテンツ。
`filename:budget`	2014 予算 projections.docx、2015 予算 priorities.pptx、2014 予算 planning.xlsx、2014 予算 review.xlsx など、そのファイル名に予算があるファイル
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	"2014 予算 planning.xlsx" や "2014 予算 review.xlsx" など、2014 予算を含む Excel ワークシート

クエリスコープ

クエリは、ケース内のすべてのコンテンツ、特定の電子情報開示セット、または電子情報開示セット内の特定のコンテンツソース (Web コンテンツやファイル共有など) に適用できます。スコープを狭くすると、適切なコンテンツを特定するのに役立つ場合があります。特にケースが大きく、他のソースまたは電子情報開示セットで検索が返される場合は関係ありません。

重要

[ソースの選択] オプションが選択されている場合、検出セットの一部として追加された可能性のあるフィルターは含まれません。

クエリのスコープを設定するには、[ クエリスコープの変更] をクリックし、[ すべてのケースコンテンツ]、[ 電子情報開示セットの選択]、または [ソースの選択] を選択します。

[ すべてのケースコンテンツ ] オプションには、すべての電子情報開示セットフィルターが適用されたソースの一覧からのすべてのコンテンツが含まれます。クエリスコープを設定するときに、より多くのコンテンツの場所を含めることもできます。