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Riconciliare i rendiconti bancari utilizzando la riconciliazione estratti conto avanzata

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La funzionalità di riconciliazione bancaria avanzata consente di importare rendiconti bancari elettronici e riconciliarli automaticamente con le transazioni bancarie in Dynamics 365 Finance. In questo articolo viene descritto il processo di riconciliazione.

Nota

Alcune delle funzionalità descritte in questo articolo si applicano solo quando la funzionalità Riconciliazione estratti conto moderna è disattivata. Se la funzionalità è attivata, il flusso di processo è diverso ed è disponibile la seguente funzionalità aggiuntiva:

Importare un rendiconto bancario elettronico mediante Creazione di report elettronici

Si importano i rendiconti bancari utilizzando l'azione Importa rendiconto nella pagina Rendiconti bancari. Sul rendiconto bancario, il conto bancario è identificato tramite una combinazione di valori che vengono impostati nei dettagli del conto bancario. Questi valori comprendono il nome della banca, il numero di conto bancario, il numero di registrazione, il codice SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) e il numero IBAN (International Bank Account Number).

È possibile caricare un rendiconto bancario che contiene informazioni per un singolo conto o più conti. Se sono presenti più conti, i conti possono essere in persone giuridiche diverse.

  • Per importare un singolo file di rendiconto bancario per un singolo conto, impostare l'opzione Importa rendiconto per più conti bancari in tutte le persone giuridiche su No e selezionare il conto bancario associato con il rendiconto. SelezionaSfoglia per selezionare il file di rendiconto bancario associato, quindi seleziona Carica.
  • Per importare un singolo file di rendiconto bancario per più conti, impostare l'opzione Importa rendiconto per più conti bancari in tutte le persone giuridiche su Sì. SelezionaSfoglia per selezionare il file di rendiconto bancario associato, quindi seleziona Carica.

Se alcuni rendiconti nel file elettronico non possono essere associati a un conto bancario o se sono associati a più conti bancari tramite i campi di identificazione, non verranno importati. Tuttavia, altri rendiconti nel file possono comunque essere importati. L'utente riceve un messaggio indicante che l'importazione dei rendiconti bancari non è riuscita per specifici conti bancari.

Nota

L'utente che importa il file di rendiconto bancario deve avere accesso a una persona giuridica per importare i rendiconti per i conti bancari di tale persona giuridica.

È possibile usare un file ZIP per caricare più file di rendiconto in Finance in un unico processo. Per importare più file di rendiconto bancario per più conti, combinare tutti i file di rendiconto bancario in un unico file zip. Nella finestra di dialogo Importa rendiconti bancari, impostare l'opzione Importa rendiconto per più conti bancari in tutte le persone giuridiche su Sì. Seleziona Sfoglia per selezionare il file zip che contiene i file di rendiconto bancario, quindi seleziona Carica. Il processo di importazione riconoscerà il file ZIP e caricherà ciascun rendiconto incluso in esso, indipendentemente dalla persona giuridica del conto bancario.

Un'opzione Riconcilia dopo l'importazione è disponibile. Quando questa opzione è impostata su Sì, il sistema automaticamente convalida il rendiconto bancario, crea una nuova riconciliazione e un foglio di lavoro estratti conto ed esegue il set di regole di abbinamento predefinite quando viene caricato il rendiconto bancario. Questa funzionalità consente di automatizzare il processo fino al punto in cui le transazioni devono essere abbinate manualmente.

Puoi anche utilizzare Creazione di report elettronici (ER) per importare periodicamente i rendiconti bancari da una cartella SharePoint. Per importare rendiconti bancati, segui questi passaggi.

  1. Configura SharePoint per un formato di rendiconto bancario. Per ulteriori informazioni, vedi Configurare l'importazione di dati da SharePoint.
  2. In Gestione funzionalità, abilita la funzionalità Importazione automatica rendiconto bancario dalla cartella SharePoint.
  3. Abilita l'elaborazione batch durante l'importazione del rendiconto bancario e configura le impostazioni di ricorrenza. I rendiconti bancari possono quindi essere importati dalla cartella SharePoint configurata nel formato di rendiconto.

Importare un rendiconto bancario elettronico mediante le entità di dati

Puoi importare i rendiconti bancari tramite il framework dell'entità di dati. Sono disponibili due entità:

  • Intestazione rendiconto bancario
  • Righe del rendiconto bancario

Di seguito è riportato il modello per importare l'intestazione di un rendiconto bancario:

  • STATEMENTID
  • BANKACCOUNT
  • VALUTA
  • OPENINGBALANCE
  • ENDINGBALANCE
  • FROMDATE
  • TODATE

Di seguito è riportato il modello per importare le righe di un rendiconto bancario:

  • LINENUMBER
  • BANKACCOUNT
  • STATEMENTID
  • BOOKINGDATE
  • IMPORTO
  • BANKSTATEMENTTRANSACTIONCODE
  • COUNTERAMOUNT
  • COUNTERCURRENCY
  • COUNTEREXCHANGERATE
  • CREDITORREFERENCEINFORMATION
  • DOCUMENTNUMBER
  • ENTRYREFERENCE
  • INSTRUCTEDAMOUNT
  • INSTRUCTEDCURRENCY
  • INSTRUCTEDEXCHANGERATE
  • LINESTATUS
  • REFERENCENUMBER
  • RELATEDBANK
  • RELATEDBANKACCOUNT
  • REVERSAL
  • TRADINGPARTY

Per ulteriori informazioni, vedi Panoramica delle entità di dati.

Convalidare il rendiconto bancario

Per convalidare un rendiconto, seleziona Convalida nella pagina Rendiconti bancari. I rendiconti bancari devono essere convalidati prima di essere riconciliati. Questo passaggio viene completato automaticamente se l'opzione Riconcilia dopo l'importazione è stata impostata su Sì al momento dell'importazione.

La convalida del rendiconto bancario consente di verificare i dettagli seguenti:

  • Il rendiconto bancario corrisponde al conto bancario selezionato.
  • La valuta del rendiconto bancario corrisponde alla valuta del conto bancario.
  • Il saldo iniziale del rendiconto è uguale al saldo finale del rendiconto precedente per il conto bancario.
  • La data non si sovrappone alla data di un altro rendiconto bancario per lo stesso conto bancario.
  • Le date nelle righe del rendiconto sono comprese tra la data di inizio e la data di fine del rendiconto bancario.
  • Il saldo iniziale e gli importi di riga riepilogati sono uguali al saldo finale.

Al termine della convalida, lo stato del rendiconto bancario viene aggiornato a Convalidato. Un rendiconto bancario devono essere convalidato prima di essere riconciliato.

Se la funzionalità Riconciliazione estratti conto moderna è attivata, i pulsanti Convalida e Conferma sono disponibili nell'intestazione del rendiconto bancario.

  • Convalida: verifica i dati del rendiconto bancario.
  • Conferma: aggiorna lo stato del rendiconto bancario su Confermato.

Riconciliare il rendiconto bancario

Dopo aver importato un rendiconto bancario elettronico e convalidato il rendiconto nella pagina Rendiconti bancari, è possibile riconciliare il rendiconto bancario utilizzando le pagine Riconciliazione estratti conto e Foglio di lavoro riconciliazione estratti conto.

Nella pagina Riconciliazione estratti conto seleziona Nuovo per creare una nuova riconciliazione e quindi selezionare il conto bancario del rendiconto che è stato importato. Un conto bancario può avere una sola riconciliazione bancaria aperta. La data limite determina le transazioni dei rendiconti bancari e le transazioni bancarie di Operations incluse nel foglio di lavoro di riconciliazione. Per impostazione predefinita, viene utilizzata la data di sistema corrente come data limite, ma è possibile modificare la data per la riconciliazione. Le informazioni di intestazione rimanenti vengono ottenute automaticamente dal rendiconto. Questo passaggio viene completato automaticamente se l'opzione Riconcilia dopo l'importazione è stata impostata su Sì al momento dell'importazione.

Nella pagina Riconciliazione bancaria, seleziona Foglio di lavoro per aprire la pagina Foglio di lavoro riconciliazione estratti conto. Se l'opzione Riconcilia dopo l'importazione è stata impostata su Sì, il set di regole di abbinamento predefinite viene eseguito automaticamente per la riconciliazione. Per eseguire manualmente le regole di abbinamento, seleziona Esegui regole di abbinamento per selezionare i set di regole di abbinamento o le regole di abbinamento da eseguire sulle transazioni bancarie. Se si dispone di molte transazioni da elaborare, è possibile completare questo passaggio come processo batch.

La pagina Foglio di lavoro riconciliazione estratti conto ha quattro griglie che contengono transazioni. Le due griglie superiori mostrano le transazioni dal rendiconto bancario e Operations che non sono ancora state abbinate. Le due griglie inferiori mostrano le transazioni abbinate. La scheda Dettagli transazione del rendiconto bancario mostra i dettagli per la transazione del rendiconto bancario non abbinata selezionata nella griglia superiore.

È possibile abilitare ulteriori funzionalità di filtro e una nuova griglia per le nuove transazioni attivando la funzionalità Miglioramento della riconciliazione estratti conto avanzata: abilitazione delle funzioni di filtro e fornitura di una griglia separata per le nuove transazioni.

Esistono tre modi per abbinare o riconciliare transazioni del rendiconto bancario:

  • Abbinale transazioni di rendiconto alle transazioni bancarie registrate in Finance.
  • Abbina le transazioni rendiconto con una transazione del rendiconto bancario di storno.
  • Contrassegnare le transazioni come Nuove, in modo che possono essere registrate in un secondo momento come una transazione bancaria in Finance.

Per abbinare le transazioni manualmente, selezionare le transazioni nella griglia Transazioni rendiconto bancario, selezionare le transazioni corrispondenti nella griglia Transazioni bancarie Operations e seleziona Associa. Le transazioni selezionate vengono spostate dalle griglie superiori delle transazioni non abbinate a quelle inferiori delle transazioni abbinate. Inoltre, gli importi totali abbinati e non abbinati vengono aggiornati. È possibile avere abbinamenti di transazioni uno a uno, molti-a-uno e molti-a-molti. Gli abbinamenti devono seguire le regole per le differenze di date consentite e il mapping dei tipi di transazione. Queste regole vengono impostate nella pagina Parametri di gestione cassa e banche.

Potrebbero verificarsi differenze in centesimi nella riconciliazione. È possibile abbinare una transazione di rendiconto bancario singola e una singola transazione bancaria Operations che presentano differenze di centesimi se le differenze in centesimi rientrano nell'importo di tolleranza definito dal campo Differenza in centesimi consentita del conto bancario. L'importo viene mostrato nel campo Importo correttivo nella transazione bancaria Operations abbinata. Quando la riconciliazione degli estratti conto è contrassegnata come riconciliata, le rettifiche vengono registrate automaticamente utilizzando il conto principale definito nel tipo di transazione bancaria associato. Le correzioni non sono supportate per i tipi di documento Assegno e Deposito.

Gli storni di transazioni di rendiconto bancario vengono abbinati utilizzando il foglio di lavoro di riconciliazione. Se gli importi sono opposti e una delle transazioni è contrassegnata come uno storno, possono essere abbinate due righe del rendiconto. È inoltre possibile impostare una regola di abbinamento per l'azione Cancella righe del rendiconto di storno.

Le transazioni bancarie stornate di Operations devono essere riconciliate utilizzando la pagina Transazioni bancarie Operations. Se i documenti hanno stesso conto corrente bancario, tipo di documento e riferimento del pagamento, e se hanno importi opposti, è possibile riconciliare tra loro due transazioni bancarie di Operations. È inoltre possibile riconciliare un singolo assegno annullato per impedire che le transazioni vengano visualizzati nel foglio di lavoro di riconciliazione.

Se esistono nuove transazioni avviate da banca, ad esempio interessi, commissioni e spese, che non sono ancora in Finance, è possibile aggiungerle a un giornale di registrazione associato alla riconciliazione del rendiconto bancario selezionato. Selezionare una transazione del rendiconto bancario nella griglia Transazioni rendiconto bancario per le transazioni non abbinate, quindi seleziona Contrassegna come nuovo. Lo stato della transazione viene impostato su Nuovo, e la transazione viene spostata nella griglia Transazioni rendiconto bancario griglia per le transazioni abbinate. In un momento successivo, si registreranno le transazioni contrassegnate come Nuovo dalla pagina Rendiconto bancario. Se si attiva la funzionalità Abilita registrazione di nuove transazioni nella riconciliazione estratti conto, le transazioni contrassegnate come Nuovo possono anche essere registrate direttamente dal foglio di lavoro Riconciliazione estratti conto. Per ulteriori miglioramento delle funzionalità, attivare la funzionalità Nuovo giustificativo e data per le nuove transazioni nel rendiconto bancario di riconciliazione estratti conto avanzata.

È possibile annullare l'abbinamento delle transazioni che erano state abbinate in modo non corretto. Seleziona la transazione del rendiconto bancario abbinata e quindi seleziona Annulla associazione. Tutte le transazioni associate vengono nuovamente spostate alle griglie superiori per le transazioni non abbinate e gli importi totali abbinati e non abbinati vengono aggiornati.

Dopo il completamento del processo di riconciliazione, contrassegnare il foglio di lavoro Riconciliazione estratti conto come riconciliato. Questo processo registra automaticamente gli importi correttivi utilizzando i conti impostati nella pagina Tipo di transazione bancaria. La riconciliazione estratti conto per un rendiconto può essere contrassegnata come riconciliata in qualsiasi momento, anche se sono presenti righe del rendiconto bancario non abbinate. Le transazioni non abbinate vengono spostate automaticamente nel foglio di lavoro di riconciliazione successivo come transazioni del rendiconto bancario non abbinate da riconciliare. Dopo aver contrassegnato una riconciliazione del rendiconto bancario come riconciliata, l'operazione non può essere annullata. La riconciliazione non è modificabile e non è più possibile aggiornarla. È possibile attivare la funzionalità Abilita lo storno della riconciliazione estratti conto anche quando esistono nuove transazioni nel rendiconto bancario registrato per stornare la riconciliazione. Per migliorare le prestazioni del processo, attivare la funzionalità Abilita modalità batch per "Contrassegna come riconciliato" nella riconciliazione estratti conto avanzata.

Registare nuove transazioni associate alla riconciliazione

Le transazioni del rendiconto bancario contrassegnate come Nuovo nel foglio di lavoro di riconciliazione vengono registrate nella pagina Rendiconto bancario. Nella pagina Rendiconto bancario, selezionare l'ID del rendiconto per visualizzarne i dettagli. Nel menu Contabilità, è possibile utilizzare le opzioni Visualizza distribuzioni e Visualizza contabilità per visualizzare i dettagli dietro le nuove transazioni e i movimenti contabili associati. Selezionare l'opzione Registra per registrare le righe del rendiconto bancario contrassegnate come Nuovo nella contabilità generale. La registrazione può essere completata solo una volta per ogni rendiconto bancario. Per stornare un estratto conto registrato tramite una nuova transazione, attivare la funzionalità Storna rendiconto bancario registrato con nuove transazioni.

Per visualizzare il giustificativo di una nuova transazione in una pagina Rendiconto bancario, attivare la funzionalità Visualizza giustificativi nel rendiconto bancario.

Se la funzionalità Riconciliazione estratti conto moderna è attivata, gli utenti possono generare giustificativi di contabilità generale direttamente dal prospetto della riconciliazione. Per ulteriori informazioni, vedi Generare un giustificativo nella riconciliazione estratti conto avanzata.

Registrare i giornali pagamenti fornitore e cliente dai rendiconti bancari e dai fogli di lavoro di riconciliazione

Se la funzionalità Riconciliazione estratti conto moderna è abilitata, i rendiconti bancari e i prospetti della riconciliazione vengono migliorati. Di seguito vengono illustrate alcune delle funzionalità aggiuntive fornite:

  • È possibile registrare giornali di registrazione pagamenti cliente e fornitore direttamente dalle righe dell'estratto conto selezionato.
  • I giornali di registrazione dei pagamenti cliente e fornitore registrati vengono automaticamente abbinati alle righe dell'estratto conto bancario originale nel foglio di lavoro della riconciliazione bancaria.

Per utilizzare questa funzionalità, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella pagina di configurazione Conti bancari, nella scheda dettaglio Riconciliazione, inserisci i nomi Giornale di registrazione pagamenti clienti predefinito e Giornale di registrazione pagamenti fornitori predefinito.

    Nota

    Non è possibile specificare i nomi dei giornali di registrazione per i quali è abilitato un flusso di lavoro di approvazione.

  2. Nella pagina Estratto conto bancario o Foglio di lavoro riconciliazione estratti conto seleziona le righe dell'estratto conto bancario richieste.

  3. Seleziona Genera giornale di registrazione pagamenti per generare e registrare il giornale di registrazione pagamenti.