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Planifier la conversion de document dans Office 2010

 

S’applique à : Office 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-29

La bonne marche de votre entreprise s’appuyant sur le contenu qu’elle crée, modifie et consomme chaque jour, vous devez comprendre l’effet potentiel d’une migration vers Microsoft Office 2010 sur ce contenu. Il est important de se poser la question de savoir si la conversion au format Open XML porte sur une partie ou la totalité des fichiers Office binaires. Dans de nombreux cas, une organisation peut limiter un projet de conversion aux fichiers critiques et utiliser le mode de compatibilité pour les fichiers restants. À l’inverse, les organisations qui ont mis en place des processus de gestion de documents et des stratégies de rétention, d’audit et de classification ont généralement des besoins qui nécessitent une conversion à grande échelle. Quant aux organisations qui utilisent Office System 2007 et qui ont déjà adopté le format de fichier Open XML, elles n’ont pas besoin de convertir ou de corriger les fichiers Open XML existants pour une utilisation avec Office 2010.

Dans cet article :

  • Vue d’ensemble de la conversion de fichiers dans Office 2010

  • La conversion répond-t-elle aux attentes de votre organisation ?

  • L'outil OMPM est-il approprié pour votre organisation ?

  • Instructions de planification concernant l’utilisation d’OMPM dans des environnements de grande taille

Vue d’ensemble de la conversion de fichiers dans Office 2010

Lorsque vous planifiez une migration vers Office 2010, vous devez déterminer s’il est nécessaire de convertir une partie ou la totalité des fichiers Office binaires de votre organisation (tels que les fichiers .doc, .ppt et .xls) au format Open XML. Le format Open XML, qui a été dévoilé dans Office System 2007, est un format de fichier XML qui fournit plusieurs avantages par rapport aux fichiers binaires, notamment en termes de taille de fichier et de sécurité. L’utilisation standardisée d’Office 2010 et du format Open XML permet d’éliminer les problèmes de compatibilité qui peuvent se produire lorsque des utilisateurs travaillent dans différents formats de fichiers et versions d’Office. Toutefois, la plupart des fichiers au format binaire s’ouvrent comme prévu dans Office 2010 lorsque les utilisateurs utilisent le mode de compatibilité. Par conséquent, tous les fichiers ne doivent pas nécessairement être convertis. Si le mode de compatibilité répond aux besoins de votre entreprise pour la plupart des fichiers, vous pouvez réduire le temps et les efforts requis pour la conversion en portant votre attention sur les fichiers critiques à l’entreprise et ceux qui sont identifiés comme présentant des problèmes éventuels de compatibilité.

Après avoir évalué les options disponibles, à savoir une conversion complète des fichiers ou l’utilisation du mode de compatibilité, de nombreuses organisations déterminent que les fonctionnalités de compatibilité dans Office 2010 sont suffisantes pour leurs besoins et, en conséquence, ignorent complètement le processus de conversion en bloc. À mesure que la migration évolue, les utilisateurs d’Office 2010 dans ces organisations ont la possibilité d’enregistrer les nouveaux fichiers au format Open XML et de convertir les fichiers binaires lorsqu’ils les modifient. Les utilisateurs qui n’ont pas encore migré vers Office 2010 peuvent toujours modifier les fichiers Open XML en utilisant le Module de compatibilité. Avec cette méthode de « conversion graduelle », les fichiers les plus utilisés sont finalement convertis au format Open XML par les utilisateurs, tandis que les fichiers plus anciens et inutilisés restent au format binaire.

Toutefois, le fait d’assurer la maintenance des deux formats à la fois (fichiers binaires et fichiers Open XML) ne constitue pas la solution idéale pour toutes les organisations. Pour certaines, il est recommandé qu’elles envisagent sérieusement la conversion, surtout si elles passent à Office 2010 en vue de tirer parti des nouvelles fonctionnalités proposées. Ceci est particulièrement vrai pour les organisations qui présentent les caractéristiques suivantes :

  • elles utilisent des produits de gestion de documents et connaissent l’emplacement et les types de fichiers qui sont gérés par ces produits ;

  • elles gèrent les documents en utilisant des stratégies de rétention, de conformité, de gestion des droits relatifs à l’information ou d’audit ;

  • elles s’appuient sur des documents critiques qui pourraient être mieux gérés en demandant au service informatique de convertir les fichiers de manière proactive ;

  • elles se servent de la réduction de la taille des fichiers Open XML (par rapport aux fichiers binaires) comme argument pour justifier la migration vers Office 2010.

Le processus de conversion inclut l’identification et l’évaluation des fichiers à convertir, la conversion à proprement dite, et la correction des problèmes de mise en forme ou autres dans les documents convertis. Microsoft propose le Gestionnaire de planification de migration de Microsoft Office 2010 (OMPM) pour vous faciliter la tâche lors du processus d’évaluation et de conversion. Vous pouvez utiliser les outils fournis dans OMPM pour analyser les fichiers d’Office 97 à Office 2003 afin de détecter les problèmes de conversion, créer des rapports pour vous aider à analyser les données d’analyse, stocker les données de l’analyse et, éventuellement, convertir les fichiers Office binaires au format Open XML. Cet article contient des instructions sur l’évaluation d’OMPM et son utilisation dans des environnements étendus. Vous trouverez plus d’informations sur OMPM dans Vue d’ensemble du Gestionnaire de planification de migration Office pour Office 2010, et vous pouvez télécharger OMPM à partir du Centre de téléchargement Microsoft (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300\&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais).

La conversion répond-t-elle aux attentes de votre organisation ?

Certaines organisations possèdent des centaines de milliers voire des millions de documents Office au format binaire. Avant de vous engager dans un projet de conversion de cette ampleur, vous devez réunir des éléments irréfutables justifiant ce choix. En outre, vous devez être au fait de l’emplacement de stockage des fichiers et des formats dans lesquels ils sont stockés. Si les besoins de l’entreprise et l’étendue du projet sont flous, vous devez tout d’abord déterminer si l’utilisation du mode de compatibilité répond aux besoins de votre entreprise pour une partie ou l’ensemble des fichiers de votre entreprise. Les ressources suivantes vous aideront à prendre une décision :

Le moment que vous choisissez pour démarrer votre projet de migration Office 2010 et la durée de celui-ci peuvent également affecter les bénéfices qui découlent de la conversion des fichiers. Ainsi, la conversion des fichiers binaires au format Open XML lors d’une migration longue présente peu d’intérêt si seulement quelques utilisateurs exécutent Office 2010. Une migration longue peut également nécessiter plusieurs conversions dans la mesure où certains utilisateurs de versions antérieures d’Office continuent à créer des fichiers au format binaire. Si les besoins de votre entreprise imposent la conversion, nous vous recommandons d’identifier les utilisateurs qui partagent des documents et de les migrer, dans la mesure du possible, en même temps. Les utilisateurs d’Office 2003 et de versions antérieures doivent utiliser le Module de compatibilité pour afficher et modifier des fichiers Open XML. Pour examiner la configuration système requise et télécharger le Module de compatibilité, visitez le Centre de téléchargement Microsoft (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348\&clcid=0x40C).

L’outil OMPM est-il approprié pour votre organisation ?

Si vous décidez de convertir les fichiers Office binaires au format Open XML, vous devez déterminer l’outil à utiliser pour l’évaluation et la conversion. Microsoft fournit l’outil Gestionnaire de planification de migration de Microsoft Office (OMPM) pour vous aider à évaluer les besoins et à effectuer les conversions en bloc des fichiers Office 2010 binaires au format Open XML. Des solutions tierces sont également disponibles. Prenez connaissance des informations suivantes sur OMPM pour vous aider à décider si OMPM est l’outil approprié pour votre organisation.

Composants d’OMPM

OMPM comprend les composants suivants :

  • Analyseur de fichiers   L’Analyseur de fichier OMPM (Offscan.exe) est un outil en ligne de commande qui analyse les fichiers pour y rechercher les problèmes de conversion sur les clients, les serveurs de fichiers et les référentiels de documents qui sont accessibles par le biais de WebDAV. OMPM propose deux types d’analyses :

    • Une analyse approfondie, que vous pouvez effectuer sur des documents Office pour analyser les propriétés des documents, qui fournissent des indicateurs d’éventuels problèmes de conversion. Il s’agit de l’analyse par défaut.

    • Une analyse de premier niveau, qui identifie rapidement les documents Office sur le système de fichiers du réseau ou de l’ordinateur de l’utilisateur.

  • Prise en charge des bases de données   OMPM fournit un ensemble de fichiers de commandes que vous pouvez utiliser pour importer les fichiers journaux XML qui sont générés par l’Analyseur de fichier d’OMPM. Les bases de données prises en charge par OMPM sont décrites dans Configuration requise de l’ordinateur d’administration.

  • Création de rapports   OMPM fournit une solution de création de rapports Microsoft Access 2010 qui produit divers rapports pour analyse et qui vous permet de définir des ensembles de fichiers en vue d’un traitement automatisé.

  • Conversion en bloc   OMPM inclut le convertisseur de fichiers Office, un outil en ligne de commande qui effectue une conversion en bloc de fichiers spécifiques en fichiers vers les formats de fichiers Office 2010.

  • Extraction de version   OMPM comprend un outil d’extraction de version, un outil en ligne de commande qui extrait plusieurs versions enregistrées d’un document au format Word 97-2003 vers des fichiers de version individuels dans Office 2010.

Améliorations apportées à OMPM 2010

Mis à jour dans Office 2010, OMPM présente les améliorations suivantes :

  • Analyse de la compatibilité des macro en bloc   Cette fonction intègre la logique de l’inspecteur de compatibilité de code Office (OCCI) pour calculer le nombre potentiel de problèmes VBA dus aux modifications apportées au modèle objet. Une nouvelle option dans le fichier offscan.ini permet d’activer cette analyse.

  • Analyse de la compatibilité 64 bits en bloc   Cette fonction intègre la logique de l’OCCI pour calculer le nombre potentiel de problèmes VBA 64 bits (declare) dus à l’utilisation d’Office 64 bits. Une nouvelle option dans le fichier offscan.ini permet d’activer cette analyse.

  • Filtrage par date pour les analyses   Cette fonctionnalité vous permet d’exclure de l’analyse les fichiers qui n’ont pas été modifiés ou qui n’ont pas fait l’objet d’un accès au cours d’une période donnée.

  • Prise en charge de SQL Server 2008 et de SQL Server 2008 R2   Pour la configuration requise supplémentaire concernant l’utilisation de SQL Server 2008 R2, consultez Configuration requise de l’ordinateur d’administration.

Considérations relatives à OMPM

Si vous songez à utiliser OMPM, passez en revue les informations suivantes sur OMPM pour vous aider à déterminer si cet outil répond à vos besoins ou si vous devez investir dans des outils de conversion tiers.

Fichiers qui sont analysés par OMPM

OMPM peut analyser les fichiers qui sont créés par les applications Microsoft Office suivantes :

  • Accès

  • Excel

  • PowerPoint

  • Projet

  • Éditeur

  • Visio

  • Word

Pour obtenir la liste complète des types de fichiers qui sont analysés pour ces applications, voir la section « Fichiers analysés par l’Analyseur de fichiers OMPM » dans Configurer l’analyseur de fichiers du Gestionnaire de planification de migration Office pour Office 2010.

Fichiers qui ne sont pas analysés par l’OMPM

OMPM n’analyse ni les fichiers .pdf ni les fichiers créés par les applications Microsoft Office suivantes :

  • Outlook

  • FrontPage

  • OneNote

  • InfoPath

OMPM n’analyse pas les documents protégés par mot de passe ou par la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM). En outre, l’analyseur de fichiers OMPM n’analyse pas les objets incorporés dans les documents. Toutefois, il indique que le document contient des objets incorporés.

Considérations relatives à la création de rapports et à la correction

Pour chaque fichier analysé, OMPM signale l’un des états suivants : Pas de problème, Vert, Jaune ou Rouge. Les documents qui reçoivent l’état Pas de problème sont de bons candidats à la conversion. Les documents ayant reçu l’état Vert peuvent également être convertis, car ils contiennent des problèmes de conversion mineurs d’ordre cosmétique. Les documents avec l’état Jaune ou Rouge présentent des problèmes de compatibilité connus qui empêchent la conversion des objets ou des informations hérités ou qui entraînent des résultats non prévus.

Les résultats de l’analyse OMPM indiquent si les fichiers Office binaires présenteront des problèmes s’ils sont convertis au format de fichier Open XML. Pour chaque fichier analysé, OMPM indique le type de problème et une brève description du problème qui peut se produire si le fichier est converti. OMPM ne donne pas d’informations spécifiques sur les éventuels problèmes de compatibilité si les fichiers Office restent au format binaire (97-2003 ou version antérieure) et que les utilisateurs y accèdent en mode de compatibilité.

OMPM ne modifie pas les fichiers pour corriger les problèmes de compatibilité. En fait, OMPM n’analyse pas les fichiers à la recherche de bogues. Au lieu de cela, il identifie les problèmes de compatibilité connus qui peuvent se produire lorsqu’un fichier est converti au format Open XML, en fonction des fonctionnalités des applications qui ont été supprimées ou considérablement modifiées.

Lorsque les macros d’un fichier sont analysées, OMPM analyse le fichier par rapport à tous les programmes Office afin de déterminer les programmes qui peuvent présenter des problèmes de compatibilité avec le fichier. Il peut en résulter un nombre important de problèmes dans la colonne Nombre de problèmes sous l’onglet Résumé des macros. Bien que le nombre de problèmes soit exagéré, vous pouvez toujours utiliser ces résultats pour identifier les fichiers qui présentent le plus de problèmes après la conversion. Pour déterminer plus précisément le nombre de problèmes liés aux macros pour un fichier donné, utilisez l’Inspecteur de compatibilité de code Office, qui est disponible sur la page Compatibilité pour Microsoft Office 2010 sur TechNet.

Nous vous recommandons d’exécuter une conversion test d’exemples de fichiers avant de procéder à une conversion en bloc. Un utilisateur devra inspecter les exemples un à un et les comparer à l’original pour déterminer si la conversion a engendré des problèmes d’apparence ou d’autres problèmes. Vous devez également planifier une phase de correction supplémentaire pour résoudre les macros et les liens rompus dans les fichiers convertis, et ce car OMPM ne résout pas ces problèmes dans le cadre de la conversion. Si vous devez mettre en place la correction automatique dans le cadre du processus de conversion en bloc, nous vous recommandons d’évaluer des solutions de conversion tierces.

Instructions de planification concernant l’utilisation d’OMPM dans des environnements de grande taille

Si vous êtes un administrateur qui envisage d’utiliser OMPM dans un environnement de grande taille, les instructions suivantes vous seront utiles.

Identifier et hiérarchiser les fichiers à analyser à l’aide d’OMPM

Travaillez avec les propriétaires de groupe de l’entreprise pour déterminer les clients, les serveurs et les référentiels de documents à analyser à l’aide d’OMPM. Les groupes de l’entreprise doivent également attribuer une priorité à chaque jeu de fichiers afin que vous puissiez déterminer l’ordre dans lequel les analyser. Les jeux de fichiers avec une priorité basse peuvent être analysés en dernier, selon le temps disponible, ou pas du tout. Vous pouvez également communiquer le processus d’analyse aux utilisateurs et leur demander d’identifier les fichiers critiques à convertir. En posant directement la question aux utilisateurs, vous les tenez au courant de la conversion à venir et réduisez le nombre de fichiers à analyser.

Vous pouvez également, si cela vous semble plus facile, analyser tous les fichiers, puis utiliser OMPM pour mieux classer les fichiers par ordre de priorité. OMPM est couramment utilisé pour évaluer la quantité, l’emplacement, les problèmes éventuels de conversion des fichiers Office et la date de dernière modification des fichiers. La propriété indiquant la date de dernière modification des fichiers Office peut être particulièrement utile pour les décideurs, car elle peut leur permettre de déterminer si des fichiers Office n’ont pas été consultés récemment. Par conséquent, la conservation de ces fichiers n’est peut-être pas justifiée. Si tel est le cas, vous pouvez nettoyer les partages réseau en archivant les fichiers Office obsolètes pour libérer une quantité importante d’espace disque.

Préparer les utilisateurs à utiliser des fichiers convertis

Microsoft propose plusieurs ressources qui aideront les utilisateurs finaux à découvrir la nouvelle interface utilisateur et les fonctionnalités d’Office 2010. Utilisez les ressources suivantes pour former les utilisateurs finaux :

Conseils pour analyser de grandes quantités de fichiers à l’aide d’OMPM

L’article Gestionnaire de planification de migration d’Office (OMPM) pour Office 2010 précise le point de départ à partir duquel vous pouvez lancer le processus d’analyse de fichiers à proprement dit. Si vous envisagez d’analyser des millions de fichiers, suivez les conseils suivants pour simplifier le processus d’analyse.

  • Nettoyez les anciens fichiers avant de les analyser. Profitez de cette opportunité pour nettoyer vos partages de fichiers et vos documents.

  • N’analysez pas les fichiers qui n’ont pas été modifiés au cours des 6 à 12 derniers mois. OMPM 2010 prend en charge l’exclusion des fichiers qui n’ont pas fait l’objet d’un accès ou de modifications au cours d’une période spécifiée. Travaillez avec les groupes de l’entreprise pour déterminer si l’analyse des anciens fichiers est nécessaire. Si elle ne l’est pas, excluez ces fichiers de l’analyse et de la conversion. Une fois la migration d’Office 2010 terminée, créez un plan pour supprimer ou sauvegarder les documents enregistrés sous les anciens formats de fichiers.

  • Concentrez-vous sur les fichiers critiques, en particulier ceux qui appartiennent à des groupes qui créent des documents complexes. Travaillez avec les groupes de votre entreprise pour déterminer les documents qui sont considérés comme critiques ou qui doivent être convertis pour des raisons juridiques ou de conformité. Le cas échéant, utilisez la complexité du document comme base pour classer les fichiers à analyser par priorité. Par exemple, des groupes spécifiques, par exemple la finance, ont généralement des documents plus complexes nécessitant un examen et des tests minutieux.

  • Analysez tout d’abord les dossiers partagés. Les fichiers contenus dans les dossiers partagés sont plus centralisés, et vous pouvez utiliser les résultats obtenus à titre d’exemple pour déterminer si des analyses supplémentaires sont nécessaires. Par exemple, si les fichiers contenus dans le dossier partagé ont plus d’un an, vous pouvez décider de ne pas les convertir.

  • Exécutez plusieurs instances d’offscan.exe. Nous vous recommandons d’exécuter plusieurs instances de l’analyseur de fichiers (ou « montée en charge ») à l’aide d’un RunID unique (tel que défini dans le fichier offscan.ini) par analyse. Nous vous déconseillons de configurer l’exécution d’une seule instance d’offscan.exe sur un grand nombre de fichiers (plusieurs dizaines de milliers).

  • Exécutez vos analyses selon la structure des dossiers. Utilisez la structure des dossiers comme unité logique pour l’analyse des fichiers. Par exemple, si un dossier partagé possède un dossier de niveau supérieur et des sous-dossiers, exécutez des analyses individuelles sur les sous-dossiers au lieu d’exécuter l’analyseur de fichiers sur l’ensemble du dossier partagé.

  • Exécutez offscan.exe sur plusieurs clients. Pour monter en charge le nombre d’analyses simultanées, exécutez offscan.exe sur plusieurs clients. Il s’agit d’une bonne approche, car il est improbable qu’un administrateur informatique dispose d’autorisations sur tous les emplacements contenant des dossiers partagés. En adoptant cette approche, vous pouvez analyser des millions de fichiers Office en quelques jours.

  • N’effectuez pas de mise à l’échelle au moyen de serveurs pour exécuter OMPM. De par sa conception, Offscan.exe ne prend en charge la mise à l’échelle, comme l’utilisation de matériel plus puissant.

  • Utilisez System Center Configuration Manager (SCCM) pour analyser les clients. Le guide de l’utilisateur d’OMPM fournit plus de détails sur l’utilisation de SCCM pour déployer offscan.exe, exécuter l’analyse, puis collecter le fichier xml du journal d’analyse. Pour plus d’informations, voir Exécuter l’analyseur de fichiers du Gestionnaire de planification de migration Office pour Office 2010.

Conseils concernant le traitement de millions de résultats d’analyse OMPM

Bien que l’évaluation initiale d’OMPM puisse découvrir des millions de fichiers, nos clients OMPM nous indiquent qu’en général, seuls 1 à 2 % de ces fichiers sont identifiés comme présentant des problèmes éventuels de conversion. Voici quelques conseils pour rendre les résultats plus faciles à gérer. Vous trouverez des informations supplémentaires dans la rubrique Analyser les rapports du Gestionnaire de planification de migration Office pour Office 2010.

  • Assurez-vous que votre plan de projet prévoit suffisamment de temps pour l’analyse des résultats OMPM. Lorsque vous examinez les résultats, sachez que le rapport OMPM présente le « scénario le plus défavorable » en termes de problèmes potentiels, et que la plupart des avertissements ne sont pas suffisamment graves pour empêcher la conversion.

  • L’outil de création de rapports Accès peut uniquement afficher les bases de données comportant un million d’enregistrements ou moins. Si vous avez plus de fichiers que cela, nous vous recommandons d’utiliser les solutions de contournement suivantes (répertoriées par ordre de préférence) :

    • Décomposer l’analyse en plusieurs analyses de plus petite taille

    • Importer les données d’analyse OMPM dans une seule base de données de grande taille et l’interroger directement au lieu d’utiliser le rapport Accès.

    • Exécuter une analyse de grande taille, mais importer des sous-ensembles des fichiers dans des bases de données distinctes.

  • Les rapports ne déterminent pas les doublons. Par conséquent, essayez d’éliminer les fichiers dupliqués et déterminez le fichier d’enregistrement ou fichier maître.

  • Analysez les fichiers Excel de grande taille et les anciens fichiers Accès. Est-ce que ces fichiers utilisent les fonctionnalités Excel et Services d’accès les plus récentes ? Est-ce que ces fichiers doivent être migrés vers SQL Server ?

  • Prêtez une attention supplémentaire aux fichiers qui comportent des liens (et les fichiers enfants également). Une fois que les fichiers sont convertis, les liens vers d’autres documents peuvent être rompus dans la mesure où les extensions de nom de fichier changent dans le cadre du processus de conversion.

  • Si votre organisation utilise SharePoint Server, envisagez de recourir à un fournisseur tiers pour vous aider à migrer vos fichiers critiques vers un site SharePoint. Le fournisseur peut également vous aider à former les utilisateurs de manière à ce qu’ils commencent à partager leurs documents dans des sites SharePoint au lieu de les envoyer dans des messages électroniques.