Présentation des balises et stratégies de rétention
S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-28
La gestion des enregistrements de messagerie est la technologie de gestion des enregistrements de Microsoft Exchange Server 2010 qui permet aux organisations de réduire les risques juridiques associés aux communications par messagerie électronique et autres. La gestion des enregistrements de messagerie facilite la conservation des messages nécessaire pour se conformer à la stratégie de la société, aux réglementations gouvernementales ou aux exigences légales, ainsi que la suppression du contenu dépourvu de valeur légale ou commerciale.
Les organisations mettent au point des stratégies de gestion des enregistrements de messagerie qui indiquent la période de rétention pour différents types de message électronique. Toutefois, par le passé, l’application de ces stratégies était souvent fastidieuse. Les tentatives d’automatisation du processus de gestion des enregistrements de messagerie étaient peu satisfaisantes. La fonctionnalité de gestion des enregistrements de messagerie d’Exchange 2010 apporte une solution aux problèmes mentionnés ci-avant.
Souhaitez-vous rechercher les tâches de gestion relatives à la gestion des enregistrements de messagerie ? Consultez la rubrique Déploiement de la gestion des enregistrements de messagerie.
Contenu de cette rubrique
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Conditions requises
Balises de rétention
Stratégies de rétention
Assistant Dossier géré
Blocage de rétention
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
La gestion des enregistrements de messagerie dans Exchange 2010 est réalisée à l’aide de balises de rétention et de stratégies de rétention. Avant d’aborder en détail les informations sur chacune de ces fonctions de rétention, il est important de comprendre comment ces fonctions sont utilisées dans l’ensemble de la stratégie de gestion des enregistrements de messagerie d’Exchange 2010. Cette stratégie est basée sur :
L’attribution de balises de stratégie de rétention aux dossiers par défaut, tels que la boîte de réception.
L’application de balises de stratégie par défaut (DPT) aux boîtes aux lettres pour gérer la rétention de tous les éléments non balisés.
La possibilité pour l’utilisateur d’attribuer des balises personnelles aux dossiers personnalisés et aux éléments individuels.
La séparation de la fonctionnalité de gestion des enregistrements de messagerie des habitudes des utilisateurs en matière de classement et de gestion de leurs boîtes de réception. Les utilisateurs ne sont pas obligés de classer leurs messages dans des dossiers gérés en fonction des exigences en matière de rétention. Les messages individuels peuvent avoir une balise de rétention différente de celle appliquée au dossier qui les contient.
La figure suivante illustre les tâches impliquées dans la mise en œuvre de cette stratégie.
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Conditions requises
Le tableau suivant décrit les conditions requises pour le serveur de boîtes aux lettres et l’application cliente.
Exigences en matière de balises de rétention et de stratégie de rétention
| Emplacement | Conditions requises | ||
|---|---|---|---|
Serveur de boîtes aux lettres |
Exchange 2010 est requis. |
||
Application cliente (pour afficher les balises de rétention et appliquer des balises personnelles) |
Seuls les utilisateurs de Microsoft Outlook 2010 et de Microsoft Office Outlook Web App appliquent des balises personnelles et visualisent les balises de rétention appliquées à leurs dossiers ou éléments de boîte aux lettres.
|
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Balises de rétention
Comme illustré dans la figure précédente, les balises de rétention servent à appliquer des paramètres de rétention aux dossiers et aux éléments individuels, tels que des messages électroniques et la messagerie vocale. Ces paramètres spécifient la durée pendant laquelle un message reste dans une boîte aux lettres et l’action à entreprendre lorsque ce message atteint l’âge de rétention indiqué. Lorsqu’il atteint son âge de rétention, un message est déplacé vers les archives personnelles ou supprimé.
Contrairement aux dossiers gérés (la fonction de gestion des enregistrements de messagerie introduite dans Exchange Server 2007), les balises de rétention permettent aux utilisateurs de marquer leurs propres dossiers de boîtes aux lettres et éléments individuels pour la rétention. Les utilisateurs ne sont plus tenus de classer les éléments dans les dossiers gérés configurés par un administrateur, en fonction des exigences de rétention des messages.
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|---|
| Les dossiers gérés sont toujours disponibles dans Exchange 2010. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Présentation des dossiers gérés. |
Types de balise de rétention
Il existe trois types de balise de rétention :
Balises de stratégie par défaut Les balises de stratégie par défaut s’appliquent aux éléments de boîte aux lettres non balisés dans l’intégralité de la boîte aux lettres. Les éléments non balisés sont des éléments de boîte aux lettres auxquels aucune balise de rétention n’est encore appliquée soit par héritage du dossier qui les contient, soit par l’utilisateur.
Balises de stratégie de rétention Ces balises appliquent des paramètres de rétention aux dossiers par défaut tels que la Boîte de réception, les Éléments supprimés et les Éléments envoyés. Les éléments de boîte aux lettres d’un dossier par défaut auxquels une balise de stratégie de rétention est appliquée héritent de la balise du dossier. Les utilisateurs ne peuvent pas appliquer une balise de stratégie de rétention à un dossier par défaut ou modifier une balise existante, mais ils peuvent appliquer une autre balise aux éléments d’un dossier par défaut.
Vous pouvez créer des balises de stratégie de rétention pour les dossiers illustrés dans le tableau suivant.
Dossiers dans lesquels vous pouvez créer des balises de stratégie de rétention
Nom du dossier Détails Calendrier
Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker des réunions et des rendez-vous.
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Important :Les balises de stratégie de rétention pour les dossiers par défaut Calendrier et Tâches sont prises en charge dans Microsoft Exchange Server 2010 SP2 RU4. Pour des informations détaillées, consultez l’article en anglais sur le site Exchange Team Blog Calendar and Tasks Retention Tag Support in Exchange 2010 SP2 RU4. Historique des conversations
Ce dossier est créé par Microsoft Lync (auparavant Microsoft Office Communicator). Bien qu’il ne soit pas traité comme un dossier par défaut dans Outlook, il est considéré comme un dossier spécial par Exchange et des balises de stratégie de rétention peuvent lui être appliquées.
Éléments supprimés
Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker des éléments supprimés d’autres dossiers de la boîte aux lettres. Les utilisateurs d’Outlook et d’Outlook Web App peuvent vider manuellement ce dossier. Ils peuvent également configurer Outlook pour vider le dossier lors de la fermeture d’Outlook.
Brouillons
Ce dossier par défaut sert à stocker les messages brouillons qui n’ont pas été envoyés par l’utilisateur. Outlook Web App utilise également ce dossier pour enregistrer les messages qui ont été envoyés par l’utilisateur, mais pas soumis au serveur de transport Hub.
Boîte de réception
Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker les messages remis dans une boîte aux lettres.
Journal
Ce dossier par défaut contient les actions sélectionnées par l’utilisateur. Ces actions sont automatiquement enregistrées par Outlook et placées dans une vue chronologique.
Courrier indésirable
Ce dossier par défaut sert à enregistrer les messages marqués comme indésirables par le filtre de contenu sur un serveur Exchange ou par le filtre de blocage du courrier indésirable dans Outlook.
Notes
Ce dossier contient les notes créées par les utilisateurs dans Outlook. Ces notes sont également visibles dans Outlook Web App. Les balises de stratégie de rétention pour le dossier Notes sont uniquement prises en charge dans Exchange 2010 SP1.
Boîte d’envoi
Ce dossier par défaut est utilisé pour stocker temporairement les messages envoyés par l’utilisateur jusqu’à ce qu’ils soient envoyés à un serveur de transport Hub. Une copie des messages envoyés est enregistrée dans le dossier par défaut Éléments envoyés. Il n’est pas nécessaire de créer une balise de stratégie de rétention pour ce dossier parce que les messages sont généralement conservés peu de temps dans ce dossier.
Flux RSS
Ce dossier par défaut contient des flux RSS.
Éléments récupérables
C’est un dossier caché du dossier de la sous-arborescence non-IPM. Il comprend les sous-dossiers Suppressions, Versions, Purges et Audits. Les balises de rétention de ce dossier déplacent les éléments du dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres principale de l’utilisateur vers son dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres d’archivage. Vous pouvez ajouter l’action Déplacer vers l’archive uniquement aux balises de ce dossier. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Présentation des éléments récupérables.
Éléments envoyés
Ce dossier par défaut permet de stocker des messages qui ont été envoyés à un serveur de transport Hub.
Problèmes de synchronisation
Ce dossier contient des journaux de synchronisation. Pour en savoir plus, consultez la page Dossiers des erreurs de synchronisation.
Tasks
Ce dossier par défaut contient des éléments de tâches. Les messages marqués d’un indicateur par un utilisateur apparaissent également dans la Liste des tâches. Toutefois, ces messages ne sont pas des éléments de tâche et ne se trouvent pas dans le dossier Tâches.
Pour créer une balise de stratégie de rétention pour le dossier Tâches, vous devez utiliser le Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell. Pour plus d’informations, consultez la rubrique New-RetentionPolicyTag.
Important :Les balises de stratégie de rétention pour les dossiers par défaut Calendrier et Tâches sont prises en charge dans Exchange Server 2010 SP2 RU4. Pour des informations détaillées, consultez l’article en anglais sur le site Exchange Team Blog Calendar and Tasks Retention Tag Support in Exchange 2010 SP2 RU4. Important :Vous ne pouvez pas inclure plusieurs balises de stratégie de rétention pour le même type de dossier par défaut dans une stratégie de rétention. Par exemple, si une stratégie de rétention comporte une balise pour la Boîte de réception, vous ne pouvez pas ajouter une autre balise de stratégie de rétention de type Boîte de réception à cette stratégie de rétention.
Il n’est pas possible d’appliquer des balises de stratégie de rétention au dossier Contacts.Balises personnelles Ces balises sont accessibles aux utilisateurs d’Outlook 2010 et d’Outlook Web App dans le cadre de leur stratégie de rétention. Les utilisateurs peuvent appliquer des balises personnelles aux dossiers qu’ils créent ou aux éléments individuels, même si une autre balise est déjà appliquée à ces éléments. Dans Outlook 2010 et Outlook Web App, les balises personnelles avec l’action Déplacer vers l’archive apparaissent en tant que Stratégie d’archivage, et les balises personnelles avec l’action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement apparaissent en tant que Stratégie de rétention comme le montre l’illustration suivante.
Balises personnelles dans Outlook 2010 et Outlook Web App
Les messages avec balise personnelle appliquée sont toujours traités conformément aux paramètres de la balise personnelle. En fonction des balises personnelles créées, les utilisateurs peuvent appliquer une balise personnelle à un message afin qu’il soit déplacé ou supprimé avant ou après avoir spécifié les paramètres dans les balises de stratégie par défaut ou les balises de stratégie de rétention appliquées à la boîte aux lettres de cet utilisateur. Vous pouvez également créer des balises personnelles avec la rétention désactivée. Ceci permet à l’utilisateur de baliser des éléments afin qu’ils ne soient jamais déplacés vers une archive ou qu’ils n’expirent jamais.
Remarque :Les utilisateurs peuvent appliquer des stratégies d’archivage à des dossiers par défaut, des dossiers ou des sous-dossiers créés par l’utilisateur et des éléments individuels. Les utilisateurs peuvent appliquer une stratégie de rétention à des dossiers ou des sous-dossiers créés par l’utilisateur et à des éléments individuels (y compris à des sous-dossiers et des éléments d’un dossier par défaut) mais pas à des dossiers par défaut. Dans Exchange 2010 SP1, les utilisateurs peuvent utiliser le Panneau de configuration (ECP) Exchange SP1 pour sélectionner des balises personnelles supplémentaires qui ne sont pas liées à leur stratégie de rétention. Les balises sélectionnées deviennent alors accessibles dans Outlook 2010 et Outlook Web App. Pour permettre aux utilisateurs de sélectionner des balises supplémentaires à partir du Panneau de configuration (ECP), vous devez ajouter le Rôle Mes stratégies de rétention à la stratégie d’attribution de rôle de l’utilisateur. Pour en savoir plus sur les stratégies d’attribution de rôle pour les utilisateurs, voir la rubrique Présentation des stratégies d’attributions de rôles de gestion. Si vous autorisez des utilisateurs à sélectionner des balises personnelles supplémentaires, toutes les balises personnelles de votre organisation Exchange deviennent accessibles.
Remarque :Les balises personnelles sont une fonctionnalité essentielle. Les boîtes aux lettres avec des stratégies qui contiennent ces balises (ou suite à l’ajout de balises aux boîtes aux lettres) requièrent une licence d’accès client (CAL) pour Exchange Enterprise.
Limite d’âge de rétention et actions de rétention
Lorsque vous activez une balise de rétention, vous devez lui attribuer un âge de rétention. Cet âge indique le nombre de jours pendant lequel un message est conservé jusqu’à son arrivée dans la boîte aux lettres de l’utilisateur.
L’âge de rétention pour les éléments non périodiques (tels que des messages électroniques) est calculé de manière différente de ceux comportant une date de fin ou des éléments périodiques (réunions et tâches, par exemple). Pour savoir comment l’âge de rétention est calculé pour différents types d’éléments, consultez la rubrique Calcul de l’âge de rétention.
De plus, vous pouvez créer des balises de rétention avec la rétention désactivée ou désactiver les balises après leur création. Étant donné que les messages dont les balises sont désactivées ne sont pas traités par l’Assistant Dossier géré, aucune mesure de rétention n’est prise. Les utilisateurs peuvent donc employer une balise personnelle désactivée en tant que balise Ne jamais déplacer ou Ne jamais supprimer pour remplacer une balise de stratégie par défaut ou une balise de stratégie de rétention qui s’appliquerait en temps normal au message.
Lors de la création ou de la configuration d’une balise de stratégie de rétention, vous pouvez choisir l’une des options suivantes pour indiquer la mesure de rétention à prendre lorsqu’un élément de boîte aux lettres atteint son âge de rétention :
Déplacer vers l’archive Cette option permet de déplacer un message dans la boîte aux lettres d’archive de l’utilisateur. Les balises auxquelles cette option est appliquée s’appellent des balises d’archive. Les messages sont placés dans un dossier de la boîte aux lettres d’archivage portant le même nom que le dossier source de la boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Cela permet aux utilisateurs de rechercher facilement des messages dans leur boîte aux lettres d’archive. L’option Déplacer vers l’archive est uniquement disponible pour les balises de stratégie par défaut et les balises personnelles. Il n’est pas possible de créer une balise de stratégie par défaut à l’aide de l’option Déplacer vers l’archive. Si l’utilisateur de la boîte aux lettres ne dispose pas d’une boîte aux lettres d’archive, aucune action n’est effectuée. Pour en savoir plus sur les boîtes aux lettres d’archivage, consultez la rubrique Présentation des archives personnelles.
Supprimer et autoriser la récupération Cette option permet d’émuler le comportement lorsque le dossier Éléments supprimés est vidé. Les balises auxquelles cette option est appliquée s’appellent des balises de suppression. Lorsque cette action se produit et que la rétention des éléments supprimés est configurée pour la base de données de boîtes aux lettres ou l’utilisateur, les messages sont déplacés vers le dossier Éléments récupérables. Le dossier Éléments récupérables (auparavant appelé conteneur de dépôt) donne à l’utilisateur une deuxième chance de récupérer les messages supprimés. Pour ce faire, l’utilisateur doit accéder à la boîte de dialogue Récupérer les éléments supprimés dans Outlook 2010 ou Outlook Web App. Pour plus d’informations sur les éléments récupérables, consultez la rubrique Présentation des éléments récupérables.
Supprimer définitivement Cette option permet de supprimer définitivement un message. Comme pour les balises associées à l’action Supprimer et autoriser la récupération, les balises auxquelles cette option est appliquée s’appellent des balises de suppression. Lorsque cette action est appliquée à un message, celui-ci est purgé de la boîte aux lettres. Cela revient à supprimer un message effacé du dossier Éléments récupérables. Dans ce cas, l’utilisateur ne peut plus récupérer le message.
Marquer comme limite de rétention passée Cette action n’est pas disponible dans la console de gestion Exchange (EMC); vous devez utiliser le Shell. Cette action permet de marquer des éléments comme expirés après avoir atteint leur âge de rétention. Dans Outlook 2010 et Outlook Web App, ces derniers sont affichés avec les notifications « Cet élément a expiré » et « Cet élément expirera dans 0 jours ». Dans Outlook 2007, ces éléments sont affichés sous forme de texte barré.
Important :Si la mise en attente pour litige est activée pour un utilisateur de boîte aux lettres, les éléments définitivement supprimés sont conservés dans le dossier Éléments récupérables jusqu’à sa désactivation. La fonctionnalité de recherche dans plusieurs boîtes aux lettres renvoie toujours les messages définitivement supprimés dans les résultats de la recherche. Pour en savoir plus, voir Présentation de la conservation de données en cas de litige et Présentation de la recherche dans plusieurs boîtes aux lettres.
Si la récupération d’élément unique est activée pour la boîte aux lettres, les éléments définitivement supprimés sont conservés dans le dossier Éléments récupérables jusqu’à ce que la période de rétention des éléments supprimés pour la base de données de boîtes aux lettres (ou la période de rétention des éléments supprimés pour la boîte aux lettres, si elle est spécifiée) soit écoulée. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Présentation des éléments récupérables.
Dans Exchange 2010 SP1, les actions Déplacer vers le dossier Éléments supprimés, Déplacer vers un dossier géré personnalisé ont été supprimées des balises de rétention.
Pour plus d’informations sur la création de balises de rétention, consultez la rubrique Créer une balise de rétention.
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Stratégies de rétention
À l’aide des stratégies de rétention, vous pouvez regrouper une ou plusieurs balises et les appliquer aux boîtes aux lettres. Une boîte aux lettres ne peut pas avoir plusieurs stratégies de rétention. Vous pouvez à tout moment associer ou non des balises de rétention à une stratégie de rétention, et les modifications prennent automatiquement effet pour toutes les boîtes aux lettres auxquelles la stratégie est appliquée.
Une stratégie de rétention peut avoir les balises de rétention suivantes :
Une ou plusieurs balises de stratégie de rétention pour les dossiers par défaut pris en charge
Remarque :Il n’est pas possible d’associer plusieurs balises de stratégie de rétention pour un dossier par défaut en particulier (tel que le dossier Éléments supprimés) à la même stratégie de rétention. Une balise de stratégie par défaut avec l’action Déplacer vers l’archive
Une seule balise de stratégie par défaut avec l’action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement
Une balise de stratégie par défaut pour les messages vocaux dans Exchange 2010 SP1
N’importe quel nombre de balises personnelles
Bien que vous puissiez ajouter n’importe quel nombre de balises personnelles à une stratégie de rétention, le fait de disposer d’un grand nombre de balises personnelles avec différents paramètres de rétention peut dérouter les utilisateurs. Il est conseillé de ne pas associer plus de 10 balises personnelles à une stratégie de rétention.
Remarque :Bien qu’une stratégie de rétention n’ait pas besoin d’être associée à une balise, il n’est pas conseillé d’utiliser ce scénario. Si les boîtes aux lettres dont les stratégies de rétention ne sont pas associées à une balise de rétention, leurs éléments risquent de ne jamais expirer. Une stratégie de rétention peut contenir des balises d’archive (balises qui déplacent les éléments vers la boîte aux lettres d’archives personnelles) et les balises de rétention (balises qui suppriment des éléments). Ces deux types de balises peuvent être appliqués à un élément de boîte aux lettres. Les boîtes aux lettres d’archives ne possèdent pas de stratégie de rétention distincte. La même stratégie de rétention s’applique à la boîte aux lettres principale et d’archive.
Lorsque vous prévoyez de créer des stratégies de rétention, vous devez déterminer si elles doivent inclure des balises d’archive et de suppression. Comme indiqué précédemment, une stratégie de rétention peut comporter une balise de stratégie par défaut utilisant l’action Déplacer vers l’archive et une balise de stratégie par défaut associée à l’action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement. La balise de stratégie par défaut avec l’action Déplacer vers l’archive doit avoir un âge de rétention inférieur à la balise de stratégie par défaut associée à une action de suppression. Par exemple, vous pouvez utiliser une balise de stratégie par défaut avec l’action Déplacer vers l’archive pour déplacer des éléments vers la boîte aux lettres d’archive dans un délai de deux ans, et une balise associée à l’action de suppression pour supprimer des éléments de la boîte aux lettres sur une période de sept ans.
Pour plus d’informations sur la création d’une stratégie de rétention, consultez la rubrique Créer une stratégie de rétention.
Pour plus d’informations sur l’ajout de balises de rétention à une stratégie de rétention, consultez la rubrique Ajouter des balises de rétention à une stratégie de rétention.
Pour plus d’informations sur l’application d’une stratégie de rétention aux boîtes aux lettres, consultez la rubrique Appliquer une stratégie de rétention aux boîtes aux lettres.
Stratégie d’archivage et de rétention par défaut
Dans Exchange 2010 SP1, le programme d’installation d’Exchange crée la stratégie de rétention appelée stratégie d’archivage et de rétention par défaut. Lorsque vous activez des archives personnelles pour une boîte aux lettres, la stratégie d’archivage et de rétention par défaut est automatiquement appliquée à cette boîte aux lettres si aucune stratégie de rétention n’est définie. Si vous appliquez ultérieurement une stratégie de rétention à la boîte aux lettres, les balises de la stratégie d’archivage et de rétention par défaut ne sont plus disponibles dans la boîte aux lettres. Les éléments existants auxquels sont appliquées les balises de la stratégie d’archivage et de rétention par défaut sont toujours traités et déplacés vers l’archive ou supprimés en fonction de la balise.
Le tableau suivant dresse la liste des balises de rétention par défaut associées à la stratégie d’archivage et de rétention par défaut.
Balises de rétention associées à la stratégie d’archivage et de rétention par défaut dans Exchange 2010 SP1
Nom Type Âge de rétention (jours) Action de rétention Déplacement vers l’archive après 2 ans - Par défaut
Balise de stratégie par défaut
730
Déplacer vers l’archive
Déplacement vers l’archive après 1 ans - Personnel
Balise personnelle
365
Déplacer vers l’archive
Déplacement vers l’archive après 5 ans - Personnel
Balise personnelle
1,825
Déplacer vers l’archive
Ne jamais déplacer vers l’archive - Personnel
Balise personnelle
Non applicable
Déplacer vers l’archive
Déplacement vers l’archive des éléments récupérables après 14 jours
Dossier Éléments récupérables
14
Déplacer vers l’archive
Suppression après 1 semaine
Balise personnelle
7
Supprimer et autoriser la récupération
Suppression après 1 mois
Balise personnelle
30
Supprimer et autoriser la récupération
Suppression après 6 mois
Balise personnelle
180
Supprimer et autoriser la récupération
Suppression après 1 an
Balise personnelle
365
Supprimer et autoriser la récupération
Suppression après 5 ans
Balise personnelle
1,825
Supprimer et autoriser la récupération
Ne jamais supprimer
Balise personnelle
Non applicable
Supprimer et autoriser la récupération
Dans la version de publication (RTM) d’Exchange 2010, le programme d’installation d’Exchange crée une stratégie de rétention appelée Stratégie d’archivage par défaut. Cette stratégie ne contient pas de balises personnelles avec l’action Supprimer et autoriser la récupération.
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Assistant Dossier géré
L’Assistant Dossier géré, assistant de boîte aux lettres exécuté sur les serveurs de boîtes aux lettres, traite les boîtes aux lettres auxquelles une stratégie de rétention est appliquée.
L’Assistant Dossier géré applique la stratégie de rétention en contrôlant les éléments de la boîte aux lettres et en déterminant s’ils font l’objet d’une rétention. Il marque ensuite les éléments soumis à la rétention avec les balises appropriées et déclenche l’action de rétention spécifiée sur les éléments qui dépassent leur âge de rétention.
Dans Exchange 2010 SP1, l’Assistant Dossier géré est un assistant basé sur la limitation. Ces types d’assistant sont continuellement exécutés et n’ont pas besoin d’être planifiés. Les ressources système qu’ils peuvent utiliser sont limitées. Vous pouvez configurer l’Assistant dossier géré pour traiter toutes les boîtes aux lettres sur un serveur de boîte aux lettres dans une période donnée (appelée cycle de travail). En outre, à un intervalle spécifié (appelé point de contrôle du cycle de travail), l’assistant actualise la liste des boîtes aux lettres à traiter. Durant ce processus, l’assistant ajoute de nouvelles boîtes aux lettres créées ou déplacées dans la file d’attente. Il redéfinit également la priorité des boîtes aux lettres existantes qui n’ont pas été correctement traitées suite à des erreurs et les déplace à un niveau supérieur de la file d’attente afin qu’elles puissent être traitées dans le même cycle de travail.
Vous pouvez également exécuter la cmdlet Start-ManagedFolderAssistant pour déclencher manuellement l’assistant afin qu’il traite une boîte aux lettres spécifique. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Planifier l'Assistant Dossier géré.
Dans Exchange 2010 RTM, l’Assistant Dossier géré s’exécute selon un planning spécifique. Par défaut, il est programmé pour être exécuté tous les jours entre 01h00 et 09h00. Vous pouvez programmer l’exécution de l’assistant à un moment où le serveur de boîtes aux lettres est relativement inactif ou n’est pas soumis à une charge importante. Lorsque vous programmez l’assistant, prenez en compte d’autres processus qui réclament les ressources du serveur de boîtes aux lettres, telles que la défragmentation hors connexion de la base de données de boîtes aux lettres et les analyses antivirus.
Remarque :L’Assistant Dossier géré n’intervient pas sur les messages ne faisant pas l’objet d’une rétention, ce qui est indiqué par la désactivation de la balise de rétention. Vous pouvez également désactiver une balise de rétention pour suspendre temporairement le traitement des éléments comportant cette balise. Déplacement d’éléments d’un dossier à un autre
Un élément de boîte aux lettres déplacé d’un dossier à un autre hérite des balises appliquées au dossier vers lequel il se déplace. Si un élément est déplacé vers un dossier auquel aucune balise n’est attribuée, la balise de stratégie par défaut lui est appliquée. Si une balise est explicitement attribuée à l’élément, la balise est toujours prioritaire sur les balises au niveau des dossiers ou la balise par défaut.
Suppression d’une balise de rétention d’une stratégie de rétention
Lorsqu’une balise de rétention est supprimée de la stratégie de rétention appliquée à une boîte aux lettres, la balise n’est plus accessible à l’utilisateur et ne peut pas être appliquée aux éléments de la boîte aux lettres.
Les éléments existants marqués par cette balise continuent à être traités par l’Assistant Dossier géré en fonction de ces paramètres, et toute action de rétention spécifiée dans la balise est appliquée à ces messages.
Toutefois, si vous supprimez la balise, la définition correspondante stockée dans Active Directory est supprimée. L’Assistant Dossier géré traite alors tous les éléments d’une boîte aux lettres et marque à nouveau ceux auxquels la balise supprimée a été appliquée. Selon le nombre de boîtes aux lettres et de messages, ce processus peut entraîner une consommation considérable en ressources sur tous les serveurs de boîtes aux lettres contenant des boîtes aux lettres dont les stratégies de rétention incluent la balise supprimée.
Important :Si une balise de rétention est supprimée d’une stratégie de rétention, tous les éléments de boîte aux lettres existants auxquels la balise est appliquée continuent à expirer conformément aux paramètres de la balise. Pour empêcher l’application des paramètres de la balise aux éléments, vous devez supprimer la balise. La balise est supprimée de toutes les stratégies de rétention dans lesquelles elle est incluse. Désactivation d’une balise de rétention
Si vous désactivez une balise de rétention, l’Assistant Dossier géré ignore les éléments auxquels elle est appliquée. Les éléments contenant des balises dont la rétention est désactivée ne sont jamais déplacés ou supprimés, selon l’action de rétention qui a été spécifiée. Étant donné que ces éléments sont toujours considérés comme éléments balisés, la balise de stratégie par défaut ne leur est pas appliquée. Par exemple, si vous souhaitez corriger les paramètres de balise de rétention, vous pouvez désactiver temporairement une balise de rétention pour que l’Assistant Dossier géré arrête le traitement des messages avec cette balise.
Remarque :La période de rétention d’une balise de rétention désactivée s’affiche pour l’utilisateur en tant que Jamais. Si un utilisateur balise un élément en pensant ne jamais le supprimer, l’activation ultérieure de la balise provoquera une suppression involontaire des éléments que l’utilisateur n’a pas voulu supprimer. Il en va de même pour les balises associées à l’action Déplacer vers l’archive. Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Blocage de rétention
Lorsque les utilisateurs sont temporairement absents du bureau et n’ont pas accès à leur messagerie électronique, les paramètres de rétention peuvent être appliqués aux nouveaux messages avant qu’ils ne reviennent au bureau ou n’accèdent à leur messagerie. Selon la stratégie de rétention, les messages peuvent être supprimés ou placés dans l’archive personnelle de l’utilisateur. Vous pouvez empêcher temporairement les stratégies de rétention de traiter une boîte aux lettres sur une période déterminée en activant le blocage de rétention pour la boîte aux lettres. Dans ce cas, vous pouvez également ajouter un commentaire sur le blocage de rétention destiné à l’utilisateur de la boîte aux lettres (ou un autre utilisateur autorisé à accéder à la boîte aux lettres), qui indique notamment à quels moments le blocage doit commencer et s’arrêter. Ce type de commentaire s’affiche dans les clients Outlook pris en charge. Vous pouvez également localiser le commentaire sur le blocage de rétention dans la langue choisie par l’utilisateur.
Remarque :L’activation du blocage de rétention pour une boîte aux lettres n’a aucune incidence sur le traitement des quotas de stockage de boîte aux lettres. Selon l’utilisation de la boîte aux lettres et les quotas applicables, envisagez une augmentation temporaire du quota de stockage de boîte aux lettres pour les utilisateurs lorsqu’ils sont en congés ou n’ont pas accès à leur messagerie électronique sur une période prolongée. Pour plus d’informations sur les quotas de stockage de boîte aux lettres, voir Configurer des quotas de stockage pour une boîte aux lettres. Pendant une absence prolongée du bureau, les utilisateurs peuvent accumuler un nombre important de messages électroniques. Selon la quantité de messages et la durée de l’absence, les utilisateurs peuvent mettre plusieurs semaines à trier leurs messages, voire davantage. Dans ce cas, prenez en considération le temps supplémentaire nécessaire aux utilisateurs pour rattraper le temps perdu sur ces messages avant de les supprimer du blocage de rétention.
Si votre organisation n’a jamais mis en place la gestion des enregistrements de messagerie et que vos utilisateurs ne sont pas familiarisés avec ses fonctionnalités, vous pouvez également utiliser le blocage de rétention lors de la phase initiale de mise en route et de formation de votre déploiement de gestion des enregistrements de messagerie. Vous pouvez créer et déployer des stratégies de rétention, et former les utilisateurs aux stratégies sans risquer de déplacer ou de supprimer des éléments avant qu’ils ne puissent les baliser. Quelques jours avant la fin de la période de mise en route et de formation, il convient de rappeler aux utilisateurs le délai de mise en route. Passé ce délai, vous pouvez supprimer le blocage de rétention des boîtes aux lettres d’utilisateurs, permettant ainsi à l’Assistant Dossier géré de traiter les éléments qu’elles contiennent et d’adopter la mesure de rétention spécifiée.
Pour plus d’informations sur l’activation du blocage de rétention pour une boîte aux lettres, consultez la rubrique Placer une boîte aux lettres en blocage de rétention.
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
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