Paramétrage de lettres de change

Article
08/03/2018

Mise à jour : March 23, 2011

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Une lettre de change est un ordre écrit ou électronique d'un client spécifiant qu'un tiers, généralement une banque, doit payer un montant défini à la société.

Lorsque vous utilisez une lettre de change pour payer une facture de commande client ou une facture financière, vous créditez le compte client. Ce crédit est sécurisé par la lettre de change jusqu'à ce que le client paie cette dernière à la banque. En général, vous réglez la facture avec une lettre de change à la date d'échéance. Lorsque vous recevez une notification de la banque vous informant que la lettre de change a été honorée, vous pouvez la clôturer. Dans Microsoft Dynamics AX, les journaux permettent de gérer les lettres de change.

Vous pouvez créer une lettre de change via votre banque à l'un des moments suivants :

à la date d'échéance. Cette procédure est appelée remise à l'encaissement.
avant la date d'échéance, en général à la date de remise spécifiée par les conditions de paiement paramétrées pour le client. Lorsque vous validez la transaction, le montant de remise est validé dans un compte de dépense. Le montant restant constitue un passif pour vous, jusqu'à ce que la banque reçoive le paiement du client. Cette procédure est appelée remise à l'escompte.

Paramétrage des profils de validation des lettres de change

L'écran Profils de validation client permet de paramétrer des profils de validation à utiliser avec les lettres de change, les lettres de change impayées, les remises à l'encaissement et les remises à l'escompte :

Lettre de change : à utiliser lors de la validation automatique de lettres de change lorsque les factures sont réglées ou lors de la validation manuelle de lettres de change entrées dans l'écran Journaux. Pour ouvrir l'écran Journaux, cliquez sur l'option de menu Journal de création des lettres de change ou Journal de renouvellement des lettres de change.
Lettres de change impayées : à utiliser lors de la validation automatique de lettres de change impayées ou lors de la validation de lettres de change impayées entrées dans l'écran Journaux. Pour ouvrir l'écran Journaux, cliquez sur l'option de menu Journal des lettres de change impayées.
Remise à l'encaissement : à utiliser lors de la validation automatique de remises ou lors de la validation de remises à l'encaissement entrées dans l'écran Journaux. Pour ouvrir l'écran Journaux, cliquez sur l'option de menu Journal des remises.
Remise à l'escompte : à utiliser lors de la validation automatique de remises ou lors de la validation de remises à l'escompte entrées dans l'écran Journaux. Pour ouvrir l'écran Journaux, cliquez sur l'option de menu Journal des remises.

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Profils de validation client.
Créez un profil client.
Dans les champs Profil de validation et Description, entrez un identificateur, tel que BOE, et une description du profil de validation, telle que Lettre de change.
Cliquez sur l'Organisateur Restrictions de table. Spécifiez les options relatives au règlement, aux intérêts, à la lettre de relance et au profil de validation à utiliser à la clôture de la transaction. Pour plus d'informations, voir Profils de validation client (écran).
Cliquez sur l'Organisateur Paramétrage puis, dans le champ Compte - valide pour, indiquez si vous souhaitez utiliser ce profil pour un compte client individuel, pour un groupe de comptes client ou pour l'ensemble des comptes client. Le cas échéant, sélectionnez le numéro de compte ou de groupe dans le champ Numéro de compte/groupe.
Dans le champ Compte collectif, sélectionnez le compte collectif sur lequel valider les montants des lettres de change. Ce compte est débité ou crédité en fonction du type de transaction de lettre de change :
- Pour les lettres de change, ce compte est débité lorsqu'une lettre de change est validée et il est crédité lorsqu'une remise à l'escompte ou une remise à l'encaissement est validée.
- Pour les lettres de change impayées, ce compte est débité lorsqu'une lettre de change impayée est validée.
- Pour les remises à l'encaissement, ce compte est débité lorsqu'une remise à l'encaissement est validée.
- Pour les remises à l'escompte, ce compte est débité lorsqu'une remise à l'escompte est validée.
Dans le champ Compte de règlement, sélectionnez le compte de disponibilités sur lequel valider les montants des lettres de change. Ce compte est débité lorsqu'une lettre de change est réglée.
Dans le champ Acomptes de taxe, sélectionnez le compte collectif sur lequel valider les montants des taxes lorsque les lettres de change sont utilisées pour les acomptes.
Pour les remises à l'escompte, sélectionnez le compte sur lequel valider le montant de la remise dans le champ Compte d'engagements de remise. Ce compte est crédité lorsqu'une remise à l'escompte est validée.
Répétez les étapes 2 à 9 pour les autres profils de validation.
Fermez l'écran.

Définition des paramètres des ventes pour les lettres de change

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité client.
Cliquez sur le lien Comptabilité et taxe, puis sur l'Organisateur Lettre de change.
Dans le champ Lettre de change, sélectionnez le profil de validation par défaut à utiliser lors de la validation d'une lettre de change standard ou renouvelée.
Dans le champ Lettres de change impayées, sélectionnez le profil de validation par défaut à utiliser lors de la validation d'une lettre de change impayée.
Dans le champ Remise à l'encaissement, sélectionnez le profil de validation par défaut à utiliser lors de la validation d'une remise en banque client qui est remise à l'encaissement.
Dans le champ Remise à l'escompte, sélectionnez le profil de validation par défaut à utiliser lors de la validation d'une remise en banque client qui est remise à l'escompte.
Cliquez sur l'Organisateur Paiement, puis activez la case à cocher Avertir si la proposition de paiement utilise plusieurs modes de paiement si un message doit s'afficher lorsqu'une proposition de paiement inclut plusieurs modes de paiement pour la même ligne de journal.
Cliquez sur le lien Souches de numéros.
Sur la ligne ID effet de commerce, sélectionnez une souche de numéros pour identifier les fichiers de paiement de lettre de change.
Sur la ligne Numéro de remise, sélectionnez une souche de numéros pour identifier les fichiers de remise.
Fermez l'écran.

Paramétrage du nom des journaux des lettres de change

Créez au moins cinq noms de journal à utiliser pour les lettres de change. Dans l'écran N° document de journal associé à chaque journal des lettres de change, entrez les informations relatives à la lettre de change dans l'onglet Lettre de change. Après avoir validé les lignes de journal de la lettre de change, vous pouvez les afficher dans l'écran de recherche Journal des lettres de change et dans l'écran Statistiques des lettres de change.

Cliquez sur Comptabilité > Paramétrage > Journaux > Noms de journal.
Créez un nom de journal. Pour plus d'informations, voir Paramétrage des noms de journal (écran).
Dans le champ Type de journal, sélectionnez l'une des options suivantes :
- Création des lettres de change : permet de créer un nom pour le Journal de création des lettres de change, puis de créer un journal des lettres de change dans l'écran Journal de création des lettres de change.
- Lettres de change client impayées : permet de créer un nom pour le Journal des lettres de change impayées, puis de créer un journal des lettres de change impayées dans l'écran Journal des lettres de change impayées.
- Renouvellement de lettres de change : permet de créer un nom pour le Journal de renouvellement des lettres de change, puis de créer un journal de renouvellement des lettres de change dans l'écran Journal de renouvellement des lettres de change.
- Remise en banque de lettres de change : permet de créer un nom pour le Journal des remises, puis de créer un journal des remises dans l'écran Journal des remises.
- Règlement des lettres de change client : permet de créer un nom pour le Journal de règlement des lettres de change, puis de créer un journal de règlement des lettres de change dans l'écran Journal de règlement des lettres de change.
Dans le champ Validation des commissions, spécifiez la procédure de validation des frais de remise. Ce champ s'applique uniquement si vous avez sélectionné Remise en banque de lettres de change dans le champ Type de journal.
- Conserver les commissions dans le journal : permet de conserver les frais dans le journal des remises. Vous devez valider les frais une fois que les montants de paiement ont été validés.
- Transférer les commissions, conserver N° document : permet de valider les frais en utilisant le même N° document que celui utilisé pour le paiement d'origine. Les frais de remise sont transférés dans le journal spécifié pour le compte bancaire utilisé pour la remise et le N° document d'origine est conservé.
- Transférer les commissions, nouveau N° document : permet de transférer les frais de remise dans le journal des frais spécifié pour le compte bancaire associé à la remise et d'attribuer un nouveau N° document.
Répétez les étapes 2 à 4 pour paramétrer au moins un nom de journal pour chaque type de journal.
Fermez l'écran.

Paramétrage de modes de paiement pour les lettres de change

Paramétrez au moins un mode de paiement pour les lettres de change. Si vous faites affaires avec plusieurs banques, paramétrez un mode de paiement qui correspond au format de remise d'une lettre de change demandé par chaque banque.

Si vous faites des affaires dans plusieurs pays/régions, paramétrez un mode de paiement pour le format d'exportation de lettre de change utilisé dans chaque pays/région. Pour plus d'informations, voir Rubriques de Microsoft Dynamics AX spécifiques à un pays/une région et Modes de paiement - clients (écran).

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Paiement > Modes de paiement.
Créez un mode de paiement.
Dans le champ Mode de paiement, entrez un identificateur tel que BOE.
Dans le champ Période, sélectionnez la période au cours de laquelle les factures figurant dans les propositions de paiement automatique sont combinées :
- Facture : un transfert de paiement est créé pour chaque facture.
- Date : toutes les factures d'un client ayant la même date d'échéance sont combinées.
- Semaine – Toutes les factures pour un client ayant une date d'échéance la même semaine sont combinées.
- Total – Toutes les factures pour un client sont combinées dans un seul paiement.
Dans le champ Description, entrez un nom ou une brève description du mode de paiement.
Le cas échéant, dans le champ Période de grâce, entrez le nombre de jours pendant lequel le client peut bénéficier d'un escompte de règlement après la date de remise spécifiée.
Dans le champ Statut de paiement, sélectionnez le statut de paiement nécessaire pour valider un paiement affecté à ce mode de paiement :
- Envoyé : sélectionnez cette option pour indiquer que le document de lettre de change doit être imprimé ou qu'un fichier d'exportation doit être créé avant de pouvoir valider un paiement qui utilise ce mode de paiement. Il n'est pas nécessaire que votre client approuve la lettre de change.
- Approbation : sélectionnez cette option pour indiquer que votre client doit approuver la lettre de change avant que vous ne puissiez la valider.
Dans le champ Type de compte, sélectionnez Banque, puis choisissez un compte bancaire.
(FRA) Si vous paramétrez un mode de paiement pour les lettres de change françaises, cliquez sur l'Organisateur Général puis, dans le champ Type effet, sélectionnez Billet à ordre.
Cliquez sur l'Organisateur Formats de fichier.
Dans les champs Format d'exportation et Format de remise, sélectionnez les formats appropriés.

Notes

Si les listes des champs Format d'exportation et Format de remise sont vides, cliquez sur Paramétrage, puis sélectionnez l'un des formats disponibles.
Activez la case à cocher Créer et valider automatiquement le journal de création lors de la validation des factures pour qu'un paiement (dans ce cas, une lettre de change) soit automatiquement renouvelé lorsqu'une facture de commande client ou une facture financière est validée. Désactivez la case à cocher pour créer des lettres de change manuellement dans un journal de création de lettres de change.
Activez la case à cocher Exécuter le script d'exportation pour exporter automatiquement les informations de facture et de lettre de change vers un fichier que vous pouvez envoyer au client. Cela s'applique uniquement si une lettre de change doit être créée automatiquement lorsque vous validez une facture. Désactivez la case à cocher pour créer un fichier de paiement manuellement pour chaque compte bancaire.
Dans le champ Nom, sélectionnez un nom de journal utilisant le type de journal Création des lettres de change pour valider les paiements dans un journal de création de lettres de change.

Conseil

Assurez-vous de sélectionner un nom de journal avec le type de journal correct. Les autres types de journaux de paiements sont utilisés avec différents modes de paiement, tels que les chèques.
Cliquez sur l'Organisateur Attributs de paiement et sélectionnez les options à inclure lors de la sélection des factures à l'aide d'une proposition de paiement :
- Activez la case à cocher Banque tierce pour inclure le compte bancaire du client.
- Activez la case à cocher Compte de paiement pour inclure le compte bancaire pour le mode de paiement.
- Sélectionnez d'autres options, si le format d'exportation le requiert pour votre banque ou pays/région.
Notes

Les attributs de paiement servent uniquement lorsque vous sélectionnez des factures en utilisant une proposition de paiement.
Cliquez sur Paramétrage des frais de paiement et entrez les frais de paiement associés au mode de paiement. Les frais de paiement que vous paramétrez dans cet écran servent d'entrées par défaut sous l'onglet Frais de paiement lors de la création de lignes dans un journal de renouvellement des lettres de change, un journal des remises ou un journal de règlement des lettres de change. Pour plus d'informations, voir Paramétrage des frais de paiement client (écran).
Répétez les étapes 2 à 16 pour paramétrer d'autres modes de paiement, au besoin.
Fermez les écrans.

Paramétrage des frais de paiement des lettres de change

Les frais de paiement sont les frais associés au processus de collecte des paiements réalisé auprès des clients. Tous les frais de paiement peuvent être associés à plusieurs lignes de paramétrage de frais de paiement. Les lignes de paramétrage permettent de contrôler la procédure de calcul des montants par défaut pour les frais de paiement. Par exemple, vous pouvez créer des lignes de paramétrage pour les modes de paiement, les spécifications de paiement, les devises et les périodes. Vous pouvez aussi créer des lignes de paramétrage pour un pourcentage ou un montant basé sur des intervalles de jours, tels qu'un pourcentage d'intérêt basé sur la durée d'un retard de paiement. Si la banque facture des frais différents pour les différents types de remises, tels que Relance ou Remise, paramétrez une ligne de frais de paiement séparée pour chaque type de remise.

Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Paiement > Frais de paiement.
Créez des frais de paiement. Pour plus d'informations, voir Frais de paiement client (écran).
Cliquez sur Paramétrage des frais de paiement pour ouvrir l'écran Paramétrage des frais de paiement, puis entrez les informations relatives à la ligne de frais de paiement. Pour plus d'informations, voir Paramétrage des frais de paiement client (écran).
Cliquez sur l'onglet Général puis, dans le champ Mode de paiement, sélectionnez un mode de paiement à utiliser pour les frais de paiement. Celui-ci peut varier par rapport au mode du paiement sur lequel les frais sont basés.
Dans le champ Spécification de paiement, sélectionnez la spécification de paiement à utiliser pour le mode de paiement.
Dans le champ Type de remise, sélectionnez le type de remise faite à la banque.
Sélectionnez une devise, puis entrez le montant minimum de transaction auquel s'appliquent les frais, le montant maximum de transaction et les dates auxquelles les frais prennent effet.
Cliquez sur l'onglet Intervalle. Entrez les informations requises si le montant ou le pourcentage des frais est amené à changer sur la base du nombre de jours après la date d'échéance à laquelle la remise client a été reçue.
Répétez les étapes 2 à 8 pour paramétrer d'autres frais de paiement, au besoin.
Fermez les écrans.

Paramétrage des frais de remise pour les fichiers de remise en banque

Vous pouvez paramétrer les frais de remise facturés par une banque pour chaque fichier de remise généré. Les frais de remise sont validés lorsque la remise a été confirmée et que les montants des frais réalisés sont connus. Ces frais diffèrent des frais de paiement collectés auprès des clients et associés aux lignes de journal.

Cliquez sur Gestion des fonds et des banques > Courant > Comptes bancaires.
Créez un compte bancaire. Pour plus d'informations, voir Comptes bancaires (écran).
Cliquez sur l'Organisateur Effet négociable.
Dans le champ Journal des frais, sélectionnez un journal à utiliser pour les frais de remise générés.
Dans les champs Frais d'encaissement, Agios de remise et Frais de remise de facture, entrez les montants facturés par la banque pour chaque type de remise. Pour chaque type de frais, sélectionnez un compte général sur lequel valider les dépenses de frais.
Fermez l'écran.

Paramétrage des modèles de document des lettres de change

Spécifiez le modèle de document requis pour chaque compte bancaire pour lequel vous allez générer des documents de lettre de change imprimés.

Cliquez sur Gestion des fonds et des banques > Courant > Comptes bancaires.
Sélectionnez ou créez un compte bancaire, puis entrez les informations qui s'y rapportent.
Cliquez sur l'onglet Paramétrage, puis sur Lettre de change pour ouvrir l'écran Mise en page de la lettre de change et paramétrer le modèle. Pour plus d'informations, voir Mise en page de la lettre de change (écran).
Fermez les écrans.

Paramétrage des clients pour les lettres de change

Pour chaque client qui a accepté de payer à l'aide d'une lettre de change, vous pouvez paramétrer un mode de paiement par défaut pour les lettres de change.

Cliquez sur Comptabilité client > Courant > Clients > Tous les clients.
Sélectionnez un compte client, puis cliquez sur l'Organisateur Valeurs par défaut de paiement.
Dans le champ Mode de paiement, sélectionnez un mode de paiement paramétré pour les lettres de change.
Dans le champ Spécification de paiement, sélectionnez une spécification de paiement, le cas échéant.

Notes

(FRA) Si vous utilisez un mode de paiement qui utilise le format d'exportation Lettre de change française, paramétrez une adresse à inclure dans les documents de paiement de la lettre de change française pour le client. Cliquez sur l'Organisateur Adresses, puis sur Plus d'options > Avancé. Dans le champ Objectif, sélectionnez Paiement. Cliquez sur l'Organisateur Adresse, puis entrez les informations d'adresse.
Fermez l'écran.