Utiliser des journaux généraux
La plupart des transactions financières sont reportées dans le grand livre via les documents, tels que des factures achat et des documents de vente. Cependant, vous pouvez également traiter des activités commerciales telles que :
- Achats
- Paiements
- Utilisation de journaux récurrents pour reporter les régularisations
- Remboursement des dépenses des employés en reportant des lignes journal dans les journaux
La plupart des journaux sont basées sur le journal général, et vous pouvez traiter toutes les transactions sur la page Journaux généraux. En savoir plus sur Reporter les transactions directement dans le grand livre.
Par exemple, vous pouvez utiliser les dépenses des employés pour le remboursement. En savoir plus sur Enregistrer et rembourser les frais des employés.
Cependant, Business Central propose également des journaux qui sont optimisés pour les types de transactions spécifiques, tels que Journal paiement pour enregistrer les paiements. Pour en savoir plus, voir Enregistrer les paiements et remboursements dans le journal paiement.
Vous utilisez les journaux généraux pour reporter des transactions financières dans les compte GL et autres comptes divers. Parmi les autres comptes figurent les comptes bancaires, clients, fournisseurs et employés. Le report avec un journal général génère des écritures sur les compte GL même lorsque, par exemple, vous reportez une ligne journal sur un compte client. L’écriture est reportée sur un compte client du grand livre via un groupe de report.
Les informations que vous saisissez dans un journal sont temporaires et peuvent être modifiées tant qu’elles sont dans le journal. Lorsque vous reportez le journal, les informations sont transférées vers des écritures de comptes individuels, où elles ne peuvent pas être modifiées. Toutefois, vous pouvez annuler l'affectation des écritures reportées et reporter des écritures d'inversion ou de correction. Pour plus d'informations, voir Inverser des reports journal et annuler des réceptions/livraisons.
Note
Le journal général affiche uniquement un nombre limité de champs sur la ligne journal par défaut. Si vous souhaitez afficher les autres champs, tels que le champ Type compte, choisissez l'action Afficher plus de colonnes. Pour masquer les champs supplémentaires à nouveau, choisissez l'action Afficher moins de colonnes. Lorsque vous voyez moins de colonnes, la même date de report est utilisée pour toutes les lignes. Si vous souhaitez avoir plusieurs dates de report pour la même écriture journal, choisissez l'action Afficher plus de colonnes.
Ajouter du contexte aux transactions du journal général
Lorsque vous créez un journal, vous pouvez ajouter des liens qui offrent un contexte à ses transactions. Lorsque vous reportez le journal, Business Central copie les liens vers le journal reporté et les écritures créées par le journal. Par exemple, fournir des liens peut faciliter la vie de votre auditeur. Si vous conservez des images de vos reçus de dépenses sur le site Sharepoint de votre compagnie, vous pouvez ajouter des liens vers les fichiers. Lorsque vous reportez le journal pour soumettre vos dépenses, votre auditeur peut accéder rapidement aux fichiers de reçus.
Utiliser des lots et des modèles journal
Il existe plusieurs modèles journal général. Chaque modèle journal est représenté par une page dédiée avec des fonctions particulières et les champs nécessaires pour la prise en charge de ces fonctions, notamment la page Journaux rapprochement paiement qui permet de traiter les paiements bancaires et la page Journaux paiement qui permet de payer vos fournisseurs ou de rembourser vos employés. Pour en savoir plus, voir Exécuter des paiements et Rapprocher des paiements clients avec le journal règlement ou les écritures client.
Pour chaque modèle journal, vous pouvez configurer votre propre journal personnel sous forme de lot journal. Par exemple, vous pouvez définir votre propre lot de journal pour le journal paiement doté de votre présentation et de vos paramètres personnels. Le conseil suivant est un exemple de la manière de personnaliser un journal.
Pourboire
Si vous cochez la case Suggérer le montant contrepartie de la ligne pour votre lot sur la page Lots journal général, le champ Montant dans, par exemple, les lignes journal général pour le même numéro de document est automatiquement prérempli avec la valeur nécessaire à la contrepartie du document. En savoir plus Permettre à Business Central de proposer des valeurs.
Pourboire
Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs dans les journaux en personnalisant ceux-ci. Pour plus d’informations, consultez Personnaliser votre espace de travail.
Validation des lots journal général
Vous pouvez activer une vérification des antécédents qui aide à éviter les retards lors du report. Le contrôle vous informe lorsqu’une erreur dans le journal financier sur lequel vous travaillez vous empêche de valider le journal. Sur la page Lots journal général, vous pouvez choisir Vérification des erreurs d’arrière-plan pour que Business Central valide les journaux financiers, tels que les journaux généraux ou paiement, pendant que vous les utilisez.
Lorsque vous activez la validation, les récapitulatifs Vérifier document ou Vérification de journal affichent les problèmes de la ligne actuelle et du lot entier. La validation se produit lorsque vous chargez un lot journal financier et lorsque vous choisissez une autre ligne journal. La vignette Nombre total d’erreurs du Récapitulatif montre le nombre total de problèmes que Business Central a trouvées, et vous pouvez le choisir pour ouvrir un aperçu des problèmes.
Vous pouvez utiliser les actions Afficher les lignes avec des problèmes et Afficher toutes les lignes pour basculer entre les lignes journal qui ont ou n’ont pas de problèmes. Le nouveau Récapitulatif Détails de la ligne journal fournit un aperçu rapide et un accès aux données des lignes journal, telles que le compte du grand livre, le client ou le fournisseur, ainsi que la configuration du report pour des comptes spécifiques.
Vérifier des données dans des documents et des journaux pendant votre travail
Votre administrateur peut permettre Business Central de valider les données que vous saisissez dans les documents et journaux en temps réel.
Si vous activez la fonctionnalité, le volet Récapitulatif affiche soit un récapitulatif Vérifier le document ou Vérifier le journal, en fonction du type de document sur lequel vous travaillez. Le Récapitulatif répertorie les erreurs sur la page afin que vous puissiez les résoudre rapidement.
Pour activer la fonctionnalité, sur la page Mes notifications , cochez les cases suivantes :
- Pour les journaux, cochez la case Activé pour Activer la vérification des données.
- Pour les documents, cochez la case Activée pour Afficher la FactBox de vérification des documents.
La vidéo suivante explique la vérification des données en temps réel.
Compte principaux et comptes de contrepartie
Si vous avez configuré des comptes de contrepartie par défaut pour les lots journal sur la page Journaux généraux, le compte de contrepartie est renseigné automatiquement lorsque vous renseignez le champ Numéro du compte. Sinon, renseignez manuellement les champs Numéro du compte et N° compte contrepartie. Un montant positif dans le champ Montant est débité du compte principal et crédité dans le compte contrepartie. Un montant négatif est crédité sur le compte principal et débité du compte contrepartie.
Noter
La TVA est calculée séparément pour le compte principal et le compte de contrepartie, afin qu'ils puissent utiliser des taux de pourcentage de TVA différents.
Utiliser des journaux récurrents
Un journal récurrent est un journal général contenant des champs spécifiques pour la gestion des transactions que vous reportez fréquemment avec peu ou pas de modifications. Par exemple, les transactions pour les dépenses telles que le loyer, les abonnements, l’électricité et le chauffage. L’utilisation de journaux récurrents vous permet de reporter des montants fixes et variables et de spécifier des écritures d’inversion automatiques pour le jour suivant la date de report. Les clés d'affectation vous permettent de répartir les écritures récurrentes entre plusieurs comptes. Pour en savoir plus, voir Ventilation des montants journal récurrent sur plusieurs comptes.
Avec un journal récurrent, vous créez les écritures qui ne sont régulièrement reportées qu’une fois. Par exemple, les comptes, dimensions, valeurs de dimension, etc. restent dans le journal après report. Si des modifications sont nécessaires, vous pouvez les apporter à chaque report.
Champ Mode récurrent
Le champ Mode récurrent est important. Il détermine la manière dont le montant de la ligne journal est traité après report. Par exemple, si vous utilisez le même montant chaque fois que vous reportez la ligne, vous pouvez conserver ce montant. Si vous utilisez les mêmes comptes et le même texte pour la ligne mais que le montant varie chaque fois que vous reportez, vous pouvez choisir de supprimer le montant après report.
| À | Voir |
|---|---|
| F Fixe | Le montant de la ligne journal est conservé après report. Les lignes avec des montants nuls restent dans le journal, mais ne sont pas reportées. Vous pouvez mettre à jour le montant lors d’une exécution ultérieure. |
| V Variable | Le montant de la ligne journal est supprimé après report. |
| S Solde | Le montant reporté sur le compte de la ligne est affecté sur les comptes spécifiés pour la ligne de la table Ventilation journal. Le solde du compte est positionné à zéro. Pensez à renseigner le champ % affectation sur la page Affectations. Pour plus d'informations, voir Affectation de montants journal récurrent à plusieurs comptes. |
| FI Fixe inverse | Le montant de la ligne journal est conservé après report, et une écriture contrepartie est reportée le lendemain. |
| VI Variable inverse | Le montant de la ligne journal est supprimé après report, et une écriture contrepartie est reportée le lendemain. |
| SI Solde inverse | Le montant reporté sur le compte de la ligne est affecté sur les comptes spécifiés pour la ligne de la page Affectations. Le solde du compte est défini sur zéro, et une écriture contrepartie est reportée le lendemain. |
| Solde BD par dimension | La ligne journal répartit les coûts en fonction du solde d’un compte du grand livre par dimension. Vous serez invité à définir les filtres dimension à utiliser pour calculer le solde du compte du grand livre source par dimension à partir de laquelle vous souhaitez allouer les coûts. Sinon, choisissez l’action Définir des filtres dimension ultérieurement. |
| Solde inverse RBD par dimension | La ligne journal répartit les coûts en fonction du solde inversion d’un compte du grand livre par dimension. Vous serez invité à définir les filtres dimension à utiliser pour calculer le solde du compte du grand livre source par dimension à partir de laquelle vous souhaitez allouer les coûts. Vous pouvez également choisir l’action Définir des filtres dimension ultérieurement. |
Noter
Les champs TVA peuvent être renseignés sur la ligne journal récurrent ou sur la ligne journal affectation, mais pas sur les deux. Ils peuvent être renseignés sur la page Affectations uniquement si les lignes correspondantes du journal récurrent ne sont pas renseignées.
Champ Périodicité récurrente
Ce champ de formule de date détermine la fréquence de report de l’écriture sur la ligne journal et doit être renseigné. En savoir plus sur Utiliser des formules de date.
Exemples
Si la ligne journal doit être reportée tous les mois, saisissez 1M. Après chaque report, la date du champ Date de report est mise à jour, elle est remplacée par la même date du mois suivant.
Si vous souhaitez reporter une écriture le dernier jour de chaque mois, vous pouvez suivre l’une des deux actions ci-dessous :
Reportez la première écriture le dernier jour d'un mois en saisissant la formule 1J+1M-1J (1 jour + 1 mois - 1 jour). Avec cette formule, la date de report est calculée correctement, quel que soit le nombre de jours que comprend le mois.
Reportez la première écriture n’importe quel jour du mois en saisissant la formule : 1M+CM. Avec cette formule, la date de report sera située après un mois entier + le nombre de jours restants du mois en cours.
Champ Date expiration
Ce champ détermine la date à laquelle la ligne est reportée pour la dernière fois. La ligne n’est plus reportée après cette date.
L’avantage d’utiliser le champ Date d’expiration est que la ligne n’est pas supprimée immédiatement du journal. Vous pouvez entrer une date ultérieure afin de pouvoir utiliser la ligne à l’avenir.
Si le champ est blanc, la ligne est reportée à chaque validation, jusqu’à ce qu’elle soit supprimée du journal.
Ventilation des montants journal récurrent sur plusieurs comptes
Sur la page Journaux généraux récurrents, vous pouvez choisir l’action Affectations pour spécifier la manière dont les montants de la ligne journal récurrent sont affectés à plusieurs comptes et dimensions. Une affectation fonctionne comme une ligne compte de contrepartie pour la ligne journal récurrent.
À l’instar d’un journal récurrent, vous entrez une affectation une fois et elle reste dans le journal affectation après report. Vous n’avez pas besoin d’entrer des montants et des affectations chaque fois que vous reportez la ligne journal récurrent.
Note
Vous ne pouvez pas utiliser de comptes d’affectation dans des lots journal soumis à un flux d’approbation pour la création de lignes journal.
Si le mode récurrent dans le journal récurrent est paramétré sur Solde ou sur Solde inverse, tous les codes valeur de dimension du journal récurrent sont ignorés lorsque le compte est défini sur zéro. Si vous affectez une ligne récurrente à diverses valeurs de dimension sur la page Affectations, une seule écriture d'inversion est créée.
Noter
Si vous affectez une ligne journal récurrent qui comporte un code valeur de dimension, vous ne devez pas saisir le même code sur la page Affectations. Si vous le faites, les valeurs de dimension sont incorrectes.
Pour allouer des montants de journal récurrent en fonction des dimensions, définissez le champ Mode récurrent sur Solde par dimension ou Solde inverse par dimension. Si le mode récurrent dans le journal récurrent est paramétré sur Solde par dimension ou sur Solde inverse par dimension, tous les codes valeur de dimension du journal récurrent sont pris en compte lorsque le compte est défini sur zéro. Si vous allouez une ligne récurrente à des valeurs de dimension sur la page Affectations, des écritures inversion sont créées qui correspondent au nombre de combinaisons de valeur de dimension dont est composé le solde. Si vous allouez le solde du compte via un journal récurrent qui contient un code valeur de dimension, n’oubliez pas d’utiliser Solde par dimension ou Solde inverse par dimension pour vous assurer que les valeurs de dimension sont correctement équilibrées ou inversées à partir du compte source.
Par exemple, votre compagnie a quelques unités fonctionnelles et une poignée de départements que vos contrôleurs ont configurés en tant que dimensions. Pour accélérer le processus de saisie des factures achat, vous décidez de demander aux personnes chargées des comptes fournisseurs de saisir uniquement les dimensions des unités fonctionnelles. Étant donné que chaque unité fonctionnelle dispose de clés d'affectation spécifiques pour la dimension Département, par exemple en fonction du nombre d’employés, vous pouvez utiliser les modes récurrents Solde BD par dimension ou Solde inverse RBD par dimension pour réaffecter les dépenses de chaque unité fonctionnelle aux départements qui conviennent en fonction des clés d'affectation.
Noter
Les dimensions que vous définissez sur les lignes affectation ne sont pas calculées automatiquement et vous devez spécifier les valeurs de dimension à définir sur les comptes d’affectation. Si vous souhaitez conserver le lien entre la dimension du compte source et la dimension du compte d’affectation, nous vous recommandons d’utiliser la fonctionnalité Comptabilité analytique à la place.
Exemple : Ventilation des paiements du loyer entre plusieurs départements
Vous payez un loyer tous les mois, vous avez saisi le montant du loyer sur le compte règlement d’une ligne journal récurrent. Sur la page Affectations, vous pouvez utiliser la dimension Département pour répartir les dépenses entre plusieurs départements. Par exemple, selon le nombre de pieds carrés qu’occupe chaque département. Le calcul est basé sur le pourcentage d'affectation de chaque ligne. Vous pouvez ventiler de diverses manières :
- Saisissez différents comptes sur différentes lignes d'affectation pour répartir les dépenses de location entre plusieurs comptes.
- Entrez le même compte, mais utilisez des codes de valeur de dimension différents pour la dimension Département sur chaque ligne.
Journaux d'inversion pour corriger les erreurs
Lorsque vous travaillez avec des journaux qui comportent de nombreuses lignes et que quelque chose ne va pas, il est important de disposer d’un moyen simple de corriger les erreurs. La page Journal général reporté propose quelques actions qui peuvent vous aider.
- Copier les lignes sélectionnées dans le journal : Copiez uniquement les lignes que vous sélectionnez.
- Copier le registre GL dans le journal : Copiez toutes les lignes appartenant au même registre GL.
Ces actions vous permettent de créer une copie d’une ligne journal général ou d’un lot, puis de spécifier :
- Le journal dans lequel copier les lignes
- Avec ou sans signes opposés (un journal d'inversion)
- Une date de report ou un numéro de document différent
Pour permettre la copie de journaux dans des journaux généraux reportés, sur les pages Modèles de journaux généraux ou Lot journal général, cochez la case Copier sur les lignes journal reportées. Une fois que vous avez autorisé les utilisateurs à copier des journaux généraux reportés, si nécessaire, vous pouvez désactiver la copie pour des lots spécifiques.
Calcul de date de contrepassation
Lorsque vous utilisez des journaux généraux récurrents pour reporter les régularisations à la fin d’une période, il est important d’avoir un contrôle total sur les écritures de contrepassation. Sur la page Journaux généraux récurrents, le champ Calcul de date de contrepassation vous permet de contrôler la date à laquelle les écritures de contrepassation seront reportées lorsque les méthodes de contrepassation périodiques seront utilisées.
Exemple :
Les régularisations sont généralement reportées avec des méthodes récurrentes Fixe, Variable ou Solde sur la ligne journal. La date de report du montant reporté sur le compte sur la ligne journal est calculée en utilisant la fréquence récurrente. La date de report de l’écriture contrepartie est calculée à l’aide du champ Calcul de la date de contrepassation, comme suit :
- Si le champ est vide, l’écriture contrepartie sera reportée le jour suivant.
- Si le champ contient une formule de date (par exemple, 5D pour cinq jours), l’écriture contrepartie sera reportée avec une date de report calculée à l’aide du calcul de la date de contrepassation.
Noter
Par défaut, le champ Calcul de la date de contrepassation n’est pas disponible sur la page Journaux généraux récurrents. Pour utiliser le champ, vous devez l’ajouter en personnalisant la page. Pour plus d'informations, voir Personnaliser votre espace de travail.
Utiliser des journaux standard
Lorsque vous créez des lignes journal dont vous savez que vous risquez de les recréer ultérieurement, vous pouvez les enregistrer en tant que journal standard avant de reporter le journal. La même chose s’applique aux journaux article et aux journaux généraux.
Note
Les journaux standard peuvent ne pas contenir tous les champs que vous souhaitez inclure dans les écritures résultantes. Par exemple, si vous utilisez un journal général standard pour enregistrer un paiement, les écritures ne contiendront pas le champ Code mode de paiement.
Note
Les procédures suivantes traitent du journal article, mais concernent également le journal général.
Pour enregistrer un journal standard
Sélectionnez l’icône
, saisissez Journaux article, puis sélectionnez le lien associé.Entrez une ou plusieurs lignes journal.
Sélectionnez les lignes journal à réutiliser.
Choisissez l'action Enregistrer en tant que feuille standard.
Sur la page de demande Enregistrer en tant que journal article standard, définissez un journal article standard, nouveau ou existant, dans lequel enregistrer les lignes.
Si vous avez déjà créé une ou plusieurs journaux article standard et souhaitez en remplacer un avec la nouvelle série de lignes journal article, dans le champ Code, sélectionnez le journal article.
Cliquez sur le bouton OK pour vérifier que vous souhaitez remplacer le contenu du journal article standard existant.
Pour enregistrer les valeurs dans le champ Montant unitaire du journal article standard, sélectionnez Enregistrer le montant unitaire.
Pour enregistrer les valeurs dans le champ Quantité, choisissez le champ Enregistrer la quantité.
Sélectionnez OK pour enregistrer le journal article standard.
Lorsque vous enregistrez le journal article standard, la page journal article s’affiche afin que vous puissiez la reporter.
Pour réutiliser un journal standard
Note
Les journaux standard n’ont pas toujours les mêmes champs que les journaux généraux. Lorsque vous utilisez l’action Extraire journaux standard pour copier les champs dans le journal général, le journal général peut contenir moins d’informations que si vous l’aviez créé manuellement.
Sélectionnez l’icône
, saisissez Journaux article, puis sélectionnez le lien associé.Choisissez l'action Obtenir les feuilles standard.
Pour passer en revue une feuille article standard avant de la sélectionner pour la réutiliser, choisissez l'action Afficher la feuille.
Toute modification apportée à un journal article standard est immédiatement appliquée et reste en vigueur lorsque vous rouvrez ou réutilisez ce journal. Il est donc recommandé de s’assurer que la modification en question est suffisamment importante pour devoir s’appliquer de manière générale. Sinon, effectuez la correction ponctuelle dans le journal article après avoir inséré les lignes journal article standard. Reportez-vous à l'étape 4.
Sur la page Journaux article standard, sélectionnez le journal article standard à réutiliser et cliquez sur OK.
Le journal article contient les lignes que vous avez enregistrées. Si le journal article comporte déjà des lignes, les nouvelles lignes apparaissent après celles-ci.
Si vous n’avez pas activé le bouton à bascule Enregistrer le montant unitaire lorsque vous avez enregistré le journal, le champ Montant unitaire sur les lignes ajoutées à partir du journal standard contient la valeur du champ Coût unitaire sur la fiche article.
Noter
Si vous avez activé les boutons à bascule Enregistrer le montant unitaire ou Enregistrer la quantité lorsque vous avez enregistré le journal, assurez-vous que les valeurs insérées sont adaptées à cet ajustement de stock précis avant de reporter le journal article.
Si les lignes journal article insérées contiennent des montants unitaires enregistrés que vous ne souhaitez pas reporter, vous pouvez les ajuster à la valeur actuelle de l’article.
Sélectionnez les feuilles articles standard que vous souhaitez ajuster, puis sélectionnez l'action Recalculer le montant unitaire. Cette action met à jour avec le champ Montant unitaire avec le coût unitaire actuel de l’article.
Sélectionnez l'action Valider.
Pour renuméroter des numéros de document dans les feuilles
Pour éviter les erreurs de report causées par le numéro de document, vous pouvez utiliser l’action Renuméroter les numéros de document avant de reporter un journal.
Dans tous les journaux basés sur le journal général, le champ N° document est modifiable de sorte que vous puissiez spécifier des numéros de document différents pour des lignes journal différentes, ou le même numéro de document pour les lignes journal associées.
Si le champ Souches de n° du nom feuille est rempli, la fonction de validation dans les feuilles comptabilité nécessite que le numéro de document sur les lignes feuille individuelles ou groupées soit dans un ordre séquentiel. Choisissez simplement l’action Renuméroter les numéros de document et les champs N° de document pertinents sont alors mis à jour. Si les lignes journal associées ont été regroupées par numéro de document avant d’utiliser la fonction, elles resteront groupées, mais peuvent être affectées à un autre numéro de document.
Cette fonction fonctionne également sur les vues filtrées.
Toute renumérotation des numéros de document respectera les affectations associées, par exemple une affectation de paiement qui a été effectuée à partir du document de la ligne journal pour un compte fournisseur. Par conséquent, les champs Code référence et les champs N° doc. référence sur les écritures peuvent être mis à jour.
Pour renuméroter des documents dans les journaux
La procédure suivante est basée sur la page Journaux généraux, mais s’applique à tous les autres journaux qui sont basés sur le journal général, comme la page Journaux des paiements.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Journaux généraux, puis sélectionnez le lien associé.
- Lorsque vous êtes prêt à reporter le journal, choisissez l’action Renuméroter les numéros de document.
Les valeurs dans le champ N° document sont modifiées, le cas échéant, pour que le numéro de document sur les lignes journal individuelles ou groupées soit dans un ordre séquentiel. Une fois que les documents sont renumérotés, vous pouvez procéder au report du journal.
Voir aussi
Reporter directement des transactions dans le grand livre
Inverser des reports journal et annuler des réceptions/livraisons
Ventilation des coûts et des bénéfices
Finances
Utiliser Business Central
Fermer les écritures article ouvertes qui résultent d’une affectation fixe dans le journal article
Réévaluer l'inventaire dans le journal réévaluation
Comptabiliser, ajuster et reclasser l'inventaire avec les journaux
Rapprocher les paiements clients avec le journal des encaissements ou les écritures client
Rapprocher des paiements fournisseur avec le journal paiement ou à partir des écritures fournisseur
Utiliser des documents et journaux intercompagnies
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