Rapprocher des paiements clients avec un journal des encaissements ou des écritures client

Lorsque vous recevez un règlement en espèces d’un client ou que vous effectuez un remboursement, vous pouvez affecter le paiement ou le remboursement pour fermer des écritures débit ou crédit. Vous pouvez indiquer le montant à affecter. Par exemple, vous pouvez affecter des paiements partiels à des écritures client. La fermeture des écritures client garantit que les statistiques clients, les relevés bancaires et les frais financiers, etc. sont à jour.

Pourboire

Sur la page Écritures client, le rouge signifie que le paiement associé a dépassé sa date d'échéance. Si les paiements échus deviennent un problème, nous pouvons vous aider à minimiser leur fréquence. Vous pouvez activer l’extension Configuration de la prévision des retards de paiement, qui utilise un modèle prédictif que nous avons généré dans Azure Machine Learning pour prévoir les délais de paiement. Ces prévisions vous permettent de réduire les créances ouvertes et d'ajuster votre stratégie de collectes. Par exemple, si un retard de paiement est prévu, vous pouvez ajuster les conditions de paiement ou le mode de règlement du client. Pour plus d'informations, consultez Prévisions de retard de paiement.

Vous pouvez affecter les écritures client de plusieurs manières :

• Saisissez les informations sur les pages suivantes :
  • La page Journaux rapprochement paiement. Pour plus d'informations, reportez-vous à Lettrage automatique des paiements et rapprochement des comptes bancaires.
  • La page Configuration de l’enregistrement de paiement. Pour plus d'informations, voir Rapprocher les paiements client dans une liste des documents vente échus.
  • La page Journaux des encaissements. Pour plus d’informations, voir Pour renseigner et reporter un journal des encaissements.
• En renseignant le champ N° doc. référence sur les documents note de crédit vente. Pour en savoir plus, voir Pour affecter une note de crédit avec une seule écriture client.
• Grâce à l'action Définir Code référence d'une écriture client. Pour en savoir plus, voir Pour affecter un paiement avec une seule écriture client.
• En utilisant l’action Affecter écritures sur la page Dépôt bancaire, puis en saisissant le numéro de facture dans le champ Définir Code référence. Pour plus d’informations, voir Créer des dépôts bancaires.

Noter

Si le champ Méthode d'affectation de la fiche client contient Au plus ancien, les paiements sont affectés à l'écriture crédit ouverte la plus ancienne, sauf si vous spécifiez une écriture manuellement. Si la méthode d'affectation est Manuel, vous devez toujours affecter les écritures manuellement.

Pour renseigner et reporter un journal des encaissements

Un journal des encaissements est un type de journal général. Vous pouvez l’utiliser pour reporter les transactions sur les comptes généraux, bancaires, client, fournisseur et immobilisation. Vous pouvez affecter le règlement sur une ou plusieurs écritures débit lorsque vous reportez le règlement. Vous pouvez également affecter à partir des écritures reportées ultérieurement.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Journaux des encaissements, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez Modifier journal.

3. Sélectionnez le nom de traitement par lots souhaité dans le champ Nom de la feuille.

4. Renseignez le champ Date comptabilisation.

5. Dans le champ Type document, sélectionnez Paiement.

   Le champ N° document contient les séries de numéros affectées au lot.

6. Utilisez le champ N° doc. externe pour stocker un identificateur, tel que le numéro de chèque du client.

   Note

   Par défaut, le champ N° document externe est masqué. Si c’est le cas et que vous souhaitez l’utiliser, vous pouvez utiliser la personnalisation pour l’ajouter. Pour plus d’informations, voir Personnaliser votre espace de travail.

7. Dans le champ Type compte, sélectionnez Client.

8. Dans le champ N° compte, sélectionnez le client.

9. Pour reporter l’affectation en même temps que le journal, complétez les champs suivants :

   1. Dans le champ Type compte contrepartie, sélectionnez compte du grand livre pour les règlements et Compte bancaire pour les autres paiements.
   2. Dans le champ N° compte contrepartie, sélectionnez le compte pour les règlements ou le compte bancaire approprié pour d’autres paiements.

10. Reportez le journal.

Pour affecter un paiement à une seule écriture client

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Journal des encaissements, et sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez Modifier journal.

3. Dans la première ligne journal, saisissez les informations appropriées sur l'écriture à affecter.

4. Dans le champ Type document, entrez Paiement.

5. Dans le champ Type compte, entrez Client.

6. Dans le champ Type compte contrepartie, entrez Compte bancaire.

7. Dans le champ N° doc. référence, sélectionnez le champ permettant d'ouvrir la page Affecter écritures client.

8. Sur la page Affecter écritures client, sélectionnez l'écriture à laquelle affecter le paiement.

9. Dans le champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer à l'écriture. Si vous n’entrez aucun montant, le montant maximal est affecté.

   Au bas de la page Affecter écritures client, vous voyez le montant spécifique dans le champ Montant affecté et constatez si l'affectation est équilibrée.

10. Choisissez le bouton OK. La page Journal des encaissements affiche désormais l’écriture des champs Type doc. référence et N° doc. référence.

11. Reportez le journal des encaissements.

Pour affecter un paiement à plusieurs écritures client

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Journal des encaissements, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez Modifier journal.

3. Dans la première ligne journal, saisissez les informations appropriées sur l'écriture à affecter.

4. Dans le champ Type document, entrez Paiement.

5. Dans le champ Type compte, entrez Client.

6. Dans le champ Type compte contrepartie, entrez Compte bancaire.

7. Dans le champ Montant, entrez le paiement complet sous forme de montant négatif.

8. Pour lettrer le paiement avec plusieurs écritures comptables client lors de la validation, sélectionnez l'action Lettrer écritures.

9. Sélectionnez les lignes correspondant aux écritures avec lesquelles l'écriture lettrage doit être lettrée, puis sélectionnez l'action Lettrer.

10. Sur chaque ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant que vous souhaitez lettrer à l'écriture. Si vous n’entrez aucun montant, le montant maximal est affecté.

    Au bas de la page Affecter écritures client, vous voyez le montant spécifique dans le champ Montant affecté et constatez si l'affectation est équilibrée.

11. Cliquez sur le bouton OK.

12. Reportez le journal des encaissements.

Pour affecter une note de crédit à une seule écriture client

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Notes de crédit vente, puis sélectionnez le lien associé.

2. Ouvrez la note de crédit vente souhaitée.

3. Pour affecter la note de crédit à une seule écriture client lors du report, dans le champ N° doc. affecté à, sélectionnez l'écriture à laquelle affecter le paiement.

4. Sur la ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer avec l'écriture.

   Si vous n’entrez aucun montant, l’application affecte automatiquement le montant maximal. Au bas de la page Affecter écritures client, vous voyez le montant spécifique dans le champ Montant affecté et constatez si l'affectation est équilibrée.

5. Cliquez sur le bouton OK. La page Note de crédit vente affiche désormais l’écriture que vous avez sélectionnée dans les champs Type doc. référence et N° doc. référence. Et le montant de la note de crédit à reporter, escomptes de paiement éventuels déduits.

6. Reportez la note de crédit.

Pour affecter une note de crédit à plusieurs écritures client

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Notes de crédit vente, puis sélectionnez le lien associé.

2. Ouvrez la note de crédit vente souhaitée.

3. Pour lettrer l'avoir avec plusieurs écritures comptables client lors de la validation, sélectionnez l'action Lettrer écritures.

4. Sélectionnez les lignes correspondant aux écritures avec lesquelles l'écriture lettrage doit être lettrée, puis sélectionnez l'action Lettrer.

5. Sur chaque ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant que vous souhaitez lettrer à l'écriture. Si vous n’entrez aucun montant, le montant maximal est affecté.

   Au bas de la page Affecter écritures client, vous voyez le montant spécifique dans le champ Montant affecté et constatez si l'affectation est équilibrée.

6. Cliquez sur le bouton OK. La page Note de crédit vente affiche désormais le montant de la note de crédit à reporter, escomptes de paiement éventuels déduits.

7. Reportez la note de crédit.

Pour affecter des écritures client reportées

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Clients, puis sélectionnez le lien associé.

2. Ouvrez la fiche du client possédant les écritures que vous souhaitez affecter.

3. Sélectionnez l’action Écritures depuis l’onglet Associé, puis sélectionnez la ligne où figure l’écriture qui sera l’écriture affectation.

4. Sélectionnez l'action Lettrer écritures. La page Affecter écritures client s'ouvre et affiche les écritures ouvertes de ce client.

5. Sélectionnez les lignes correspondant aux écritures auxquelles l’écriture affectation doit être affectée, puis sélectionnez l’action Définir Code affectation.

6. Pour chaque ligne du champ Montant à lettrer, entrez le montant que vous souhaitez lettrer à l'écriture. Si vous n’entrez aucun montant, le montant maximal est affecté.

   Au bas de la page Affecter écritures client, vous voyez le montant spécifique dans le champ Montant affecté.

7. Sélectionnez l'action Valider le lettrage. La page Reporter l'affectation s'ouvre et affiche le numéro de document de l'écriture affectation et la date de report de l'écriture ayant la date de report la plus récente.

8. Cliquez sur OK pour valider le lettrage.

   Si l’affectation reportée a généré des écritures client fermées, ces écritures ne sont plus activées dans le champ Ouvert.

9. Pour voir les écritures, sélectionnez l’icône , saisissez Clients, puis sélectionnez le lien associé. Accédez à la fiche du client approprié pour afficher les écritures.

Dans la liste écritures, sur la ligne contenant l’écriture totalement affectée, vous constatez que la case Ouvert n’est pas cochée.

Noter

Une fois que vous avez sélectionné une écriture de la page Affecter écritures client ou plusieurs écritures avec le Code référence, le champ Montant affecté de la ligne journal contient la somme des montants restants des écritures reportées que vous avez sélectionnées, cela à moins que le champ ne soit déjà renseigné. Si vous sélectionnez Au plus ancien dans le champ Mode de lettrage sur la fiche client, le lettrage intervient automatiquement.

Pour affecter des écritures client en devises différentes à une autre

Si vous effectuez une vente à un client dans une devise et recevez le règlement dans une autre devise, vous pouvez toujours affecter la facture au paiement.

Prenons un exemple. Vous affectez l’écriture A dans une devise à l’écriture B dans une autre devise. La date de report de l’écriture A est utilisée pour trouver le taux de change à utiliser pour convertir les montants de l’écriture B. Le taux de change se trouve sur la page Taux de change devise.

L'affectation d'écritures client en devises différentes doit être activée. Pour plus d'informations, voir Activer l'affectation des écritures en devises différentes.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Journal des encaissements, puis sélectionnez le lien associé.
2. Ouvrez le journal que vous souhaitez, puis renseignez la première ligne vide du journal à l'aide d'un code devise.
3. Sélectionnez l'action Lettrer écritures.
4. Sélectionnez la ligne comportant l'écriture à lettrer avec l'écriture de la feuille règlement. Sélectionnez ensuite l'action Lettrer, puis sélectionnez l'écriture sur laquelle le lettrage doit être effectué.
5. Cliquez sur le bouton OK pour revenir à la feuille règlement.
6. Reportez le journal ventes.

Important

Lorsque vous affectez des écritures dans des devises différentes, les écritures sont converties en USD. Bien que le taux de change des deux devises concernées soit fixe, comme entre le USD et l'EUR, leur conversion en USD peut donner un petit montant résiduel. Le programme reporte ces petits montants résiduels en tant que gains et pertes dans le compte défini dans les champs Cpte gains constatés ou Cpte pertes constatées de la page Devises. La valeur du champ Montant (USD) est également ajustée sur les écritures comptables fournisseur.

Pour corriger une affectation d'écritures

Lorsque vous corrigez une affectation, des écritures de correction sont créées et reportées pour toutes les écritures. Les écritures de correction sont les mêmes que les originales mais elles ont un signe opposé dans le champ Montant. Les écritures de correction incluent toutes les écritures du grand livre issues de l’affectation. Par exemple, l’escompte de paiement et les pertes et gains en devise. Les écritures fermées par l’application sont rouvertes.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Clients, puis sélectionnez le lien associé.
2. Ouvrez la fiche client appropriée.
3. Sélectionnez l'action Écritures comptables.
4. Sélectionnez l'écriture comptable appropriée, puis sélectionnez l'action Délettrer les écritures.
5. Sinon, sélectionnez l'action Écritures comptables détaillées.
6. Sélectionnez l'écriture de lettrage appropriée, puis sélectionnez l'action Délettrer les écritures.
7. Renseignez les champs de l'en-tête, puis sélectionnez l'action Délettrer.

Important

Si une écriture a été affectée par plusieurs écritures d'affectation, vous devez commencer par annuler l'affectation de la dernière écriture.

Voir aussi

Gestion des comptes client
Ventes
Utiliser Business Central

Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici