FAQ sur l’Assistant document de vente (version préliminaire)
[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]
Ces questions fréquentes (FAQ) décrivent l’impact de l’IA sur la fonctionnalité de l’Assistant document de vente dans Business Central.
Important
- Cette fonctionnalité est en version préliminaire.
- Les fonctionnalités en version préliminaire ne sont pas destinées à une utilisation en production et peuvent être restreintes. Ces fonctionnalités sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires, et sont disponibles avant une version officielle afin que les clients puissent profiter d’un accès anticipé et fournir leurs commentaires.
- Pour vous inscrire à cette version préliminaire publique fermée, remplissez le formulaire d’inscription à la version préliminaire.
Qu’est-ce que l’assistant document de vente?
L’assistant document de vente est un assistant d’IA intégré qui automatise la tâche de traitement des demandes de devis et de documents de vente des clients. L’assistant peut gérer l’ensemble du processus de saisie du document de vente : réception de la commande d’un client par courriel, localisation du client parmi les clients enregistrés dans Business Central, vérification de la disponibilité des articles, préparation d’un devis avec les articles demandés, suivi avec le client de toute modification nécessaire à la finalisation du devis, réception de l’approbation du devis et conversion en document de vente.
Pour en savoir plus, voir Traitement des devis et des documents de vente avec l’Assistant document de vente.
Quelles sont les fonctionnalités de l’Assistant document de vente?
L’assistant prend en charge la gestion des demandes de devis et des documents de vente des clients avec les fonctionnalités suivantes :
Configuration de l'agent
Le agent est disponible directement dans Business Central. Vous pouvez configurer et activer le agent pour aider votre équipe ou votre organisation à améliorer le processus de vente. Par exemple, vous pouvez spécifier les utilisateurs qui peuvent participer au processus de révision et d’approbation des documents vente créés par le agent. Vous pouvez également spécifier la boîte aux lettres pour recevoir les demandes des clients et les paramètres pour rechercher vos articles et impliquer les utilisateurs pour examiner le travail du agent.
Pour en savoir plus, voir Configurer l’assistant document de vente.
Exécution et interaction des tâches
Le agent fonctionne en fonction de ses instructions et de la configuration de l’utilisateur. Les instructions décrivent son objectif, ses tâches et les considérations de haut niveau sur la façon d’exécuter le flux. Ces instructions sont définies dans le code agent et ne sont pas visibles par les utilisateurs. Le agent utilise l’IA pour identifier et effectuer les étapes nécessaires à la réalisation de son tâche au sein du Business Central environnement. Pour en savoir plus, voir Vue d’ensemble de l’Assistant document de vente.
L’assistant est appelé par un répartiteur de courriels intégré qui s’exécute en tant que tâche programmée et surveille la boîte aux lettres de la compagnie spécifiée dans la configuration de l’assistant. Le répartiteur transmet les courriels reçus des clients à l’assistant document de vente et envoie en réponse les résultats du travail de l’assistant, tels que le devis préparé avec les articles demandés.
Accès et Autorisations
Le agent s’exécute en tant que son propre utilisateur dans Business Central et n’a accès qu’aux parties nécessaires du produit. Il est fourni avec un ensemble d’autorisations prédéfini et un rôle d’interface utilisateur (profil) qui limitent les parties du produit et les éléments de l’interface utilisateur (tels que les pages, les champs, les actions) auxquels il peut accéder.
Transparence et contrôle du changement
Le agent recherche l’intervention de l’utilisateur dans des situations spécifiques, telles que la préparation de communications sortantes ou l’examen et l’approbation de l’entreprise pour les opérations clés.
Business Central maintient une transparence totale et permet de contrôler les modifications apportées par le agent. Le agent permet aux humains d’être informés lorsque leur attention est requise en émettant des notifications intégrées au produit qui s’affichent dans le tableau de bord. Par exemple, une notification se produit avant toute communication sortante par courriel à un client, lorsque l’assistant a besoin de plus de détails pour être débloqué ou lors de l’approbation de modifications importantes.
Pour chaque tâche effectuée par l’assistant, les utilisateurs disposent d’une chronologie détaillée qui montre les étapes clés suivies par l’assistant et les utilisateurs humains, y compris la conversation par courriel. Les utilisateurs peuvent consulter ces informations et mettre à jour les valeurs et les actions suggérées par le agent si nécessaire. Business Central peut également afficher le raisonnement utilisé par le agent et les citations qui ont conduit à une valeur suggérée.
Quelle est l’utilisation prévue de l’Assistant document de vente?
L’Assistant document de vente est destiné à gérer le processus de capture de documents de vente de bout en bout. Ce Traitement comprennent :
- Prendre la commande du client par courriel
- Itération des détails avec le client par courriel
- Vérifier la disponibilité des articles
- Préparation du devis avec les articles demandés
- Envoi du devis au client pour approbation
- Conversion du devis en document de vente après réception de la confirmation du client.
Comment l’Assistant document de vente a-t-il été évalué? Quelles mesures sont utilisées pour évaluer les performances ?
Nous avons défini un ensemble de catégories et de scénarios et créé des cas de test pour chacun d’eux, comme décrit dans le tableau suivant. Au total, nous disposons d’une suite de 50 cas de test.
| Catégorie | Scénario |
|---|---|
| Devis Demande de devis précise avec des variantes (dates de livraison ou non, demande laconique/verbeuse, signature de courriel complète ou incomplète) |
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| Information Demandes d’informations sur les articles suivies d’une demande de devis |
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Quelles sont les limitations de l’Assistant document de vente? Comment les utilisateurs peuvent-ils minimiser l’impact des limitations de l’Assistant document de vente lors de l’utilisation du système?
Langues
- Le système a été testé avec le contenu (courriels et localisation des produits) fourni en anglais américain.
- L’entrée en langage mixte peut entraîner une sortie de qualité inférieure, car le système repose sur une similitude de chaîne pure, et la partie sémantique de la correspondance peut ne pas fonctionner correctement.
- En raison d’une prise en charge linguistique limitée, le système n’est pas initialement disponible pour les clients canadiens car les mandats de conformité linguistique réglementaire prennent en charge anglais et français.
Envoi d’e-mails
- L’assistant lit les courriels entrants via une boîte de réception partagée sur Microsoft Exchange. Pour en savoir plus, voir Configurer les courriels. Les autres façons de recevoir des courriels ne sont pas prises en charge.
- L’assistant utilise uniquement le corps du courriel pour obtenir les détails de la demande, il ne traite pas les fichiers joints aux courriels.
- Les courriels volumineux peuvent dépasser le nombre de jetons pouvant être traités en une seule demande. Cette condition conduit l’assistant à déclencher une demande pour une investigation humaine (de la même manière qu’un humain est invité à approuver si l’assistant approuve un courriel).
- Les courriels générés par l’assistant peuvent contenir des informations incorrectes. Le agent est conçu pour demander à un utilisateur humain d’examiner et de modifier chaque message sortant si nécessaire.
Entités et données avec lesquelles le agent peut travailler
- L’assistant est conçu pour fonctionner avec les devis et les documents de vente. Il ne peut pas créer ni utiliser les autres documents vente (tels que des commandes, factures ou notes de crédit vierges) ou des documents dans d’autres modules du produit (tels que des commandes achat ou des commandes service).
- Le agent ne crée pas d’articles, de contacts ou de clients. Il ne fonctionne qu’avec les entités qui sont déjà enregistrées dans Business Central. Le agent est conçu pour demander à un utilisateur humain de fournir des informations supplémentaires ou d’effectuer la tâche manuellement, lorsqu’il ne trouve pas ces données dans Business Central.
- L’assistant ne reporte pas les documents.
- Étant donné le plus grand nombre de demandes de clients, l’assistant peut apporter des modifications aux devis, mais pas aux documents de vente.
- L’assistant est conçu pour fonctionner avec des lignes vente de type « Article », d’autres types de ligne vente, tels que Ressource, Frais (article), Compte d’affectation, Immobilisation ne sont pas pris en charge.
- À ce stade, l’assistant prend en charge la création d’un maximum de 15 lignes article par document vente. Si vous augmentez le nombre de lignes, vous risquez d’obtenir une sortie de moindre qualité.
- La façon dont vous nommez vos produits peut affecter le résultat agent. Par exemple, l’utilisation d’abréviations énigmatiques plutôt que de noms conviviaux peut réduire la qualité du résultat.
Lors de l’ajout d’articles à un document vente, l’utilisation du code variante de l’article n’est actuellement pas prise en charge. Le champ Code variante est vide.
Demandes de prix et d’escomptes
Business Central dispose d’une logique avancée de calcul des prix/escomptes, souvent étendue par les solutions ISV. Par conséquent, le moyen le plus fiable d’obtenir le prix d’un article est de créer un document vente, par exemple un devis. Pour cette raison, l’assistant est conçu pour ne pas fournir ou mettre à jour d’informations sur les prix et les escomptes par courriel. Les prix et les escomptes par défaut sont calculés par la logique métier propre de Business Central et inclus dans un devis. Les demandes de modification des escomptes et des prix ne sont pas acceptées par l’assistant. Au lieu de cela, ils sont présentés aux utilisateurs pour qu’ils les appliquent manuellement.
Autres considérations
- Les administrateurs délégués ne peuvent pas activer le agent.
- Il n’est possible de configurer et d’utiliser qu’un seul assistant document de vente par compagnie Business Central.
- Le agent utilise les paramètres régionaux spécifiés par son compte utilisateur.
- Bien que le agent puisse reconnaître et interagir avec les champs et les actions personnalisés introduits par les personnalisations et les solutions ISV, qui sont ajoutés au profil et aux autorisations du agent, les résultats peuvent varier en qualité et doivent être testés de manière approfondie. L’amélioration de la fiabilité de l’utilisation des éléments personnalisés peut nécessiter des ajustements des instructions du agent, ce qui n’est actuellement pas pris en charge.
Quels facteurs et paramètres opérationnels permettent une utilisation efficace et responsable de la fonctionnalité ?
Contrôle Accès et Autorisations
Comme tout autre utilisateur de Business Central, l’assistant document de vente peut se voir accorder l’accès exclusivement aux parties spécifiques du produit nécessaires à l’exécution des tâches qui lui sont assignées. Le agent est fourni avec des autorisations prédéfinies et un rôle d’interface utilisateur (UI), également appelé profil, qu’un administrateur ou un utilisateur de configuration peut affecter au agent. Cette affectation restreint l’accès du agent à certaines zones du produit. Il définit le type d’accès (par exemple, si le agent est uniquement autorisé à lire des données spécifiques ou à les mettre à jour ou à les supprimer) et détermine les éléments de l’interface utilisateur (tels que les pages, les champs, les actions et les récapitulatifs) avec lesquels il peut interagir.
Nous vous encourageons fortement à utiliser les ensembles d’autorisations et le profil inclus avec l’Assistant document de vente, qui peuvent être affectés sur la fiche Assistant. Cette pratique garantit que le agent n’a accès qu’aux fonctionnalités nécessaires à son rôle, ce qui améliore à la fois la sécurité et l’efficacité au sein du système.
Pour en savoir plus, voir Configurer l’assistant document de vente.
Transparence et notifications
Les utilisateurs de Business Central peuvent conserver une transparence et un contrôle complets sur les modifications apportées par l’Assistant document de vente en utilisant d’autres expériences qui leur permettent de :
Recevez des notifications sur le tableau de bord provenant du agent lorsqu’il nécessite de l’aide ou lorsque le processus nécessite une révision humaine. Par exemple, une révision est requise pour tous les messages entrants et sortants, les approbations, l’ajout de données manquantes, etc.
Obtenez une meilleure compréhension du contexte et de l’historique spécifiques de la tâche (vue "chronologie"), y compris les étapes clés qui y sont associées.
Obtenir un examen détaillé de chaque entité créée par l’assistant (par exemple, un devis ou un document de vente qui présente toutes les modifications et suggestions apportées par l’assistant dans une tâche spécifique. Ce comportement permet aux humains d’examiner et d’ajuster les modifications, puis de se déconnecter de la poursuite de la tâche.
Obtenez un aperçu des KPI (indicateurs clés de performance) du agent qui résument l’impact du travail du agent. Par exemple, vous pouvez obtenir un aperçu du nombre de devis ou de commandes créés par le agent et le nombre total de ces commandes.
Assurez-vous d’être attentif aux notifications soulevées par le agent pour examiner et approuver son travail.
Toutes les actions Terminé par le agent, y compris la création et la modification d’enregistrements et l’appel d’actions, portent le code utilisateur du agent. Ce code utilisateur s’affiche aux mêmes endroits et de la même manière que pour les autres utilisateurs, par exemple dans les vues de liste, l’historique, les documents reportés, les notifications, etc.
Les workflows d’approbation peuvent être utilisés pour ajouter un couche de contrôle supplémentaire aux tâches Terminé par le agent, comme ils le font avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez configurer des flux de travail d’approbation pour que l’assistant crée une demande d’approbation pour une modification spécifique, par exemple, pour marquer le devis comme libéré. La modification n’est pas autorisée tant qu’un autre utilisateur n’a pas approuvé la demande. En savoir plus dans Utiliser des flux de travail approbation.
Cette capacité est-elle extensible ?
À l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’est pas extensible par les partenaires.
Informations connexes
Présentation de l’assistant document de vente
Configurer l’Assistant document de vente
Traitement des devis et des documents de vente avec l’assistant document de vente
Configuration des fonctionnalités de Copilot et d’IA
Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici