Vue d’ensemble de l’Assistant document de vente (version préliminaire)
[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]
L’assistant document de vente aide les utilisateurs de Business Central à automatiser la capture des documents de vente. L’assistant utilise l’IA pour analyser les demandes des clients reçues par courriel, localiser le client dans Business Central et engager des conversations par courriel à plusieurs tours pour clarifier les demandes si des détails importants sont manquants ou si davantage de choix sont disponibles. Il vérifie et informe également le client de la disponibilité des articles qu’il recherche et assure un suivi avec un devis. Le devis est au format PDF et comprend les articles demandés, les quantités, les unités de mesure, les prix, les taxes, les dates de livraison demandées, la référence du document externe fourni et d’autres détails importants.
Pourboire
Regardez une courte vidéo dans le canal Dynamics Business Central sur YouTube Prise en main de l’Assistant document de vente pour Dynamics 365 Business Central.
Important
- Cette fonctionnalité est en version préliminaire.
- Les fonctionnalités en version préliminaire ne sont pas destinées à une utilisation en production et peuvent être restreintes. Ces fonctionnalités sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires, et sont disponibles avant une version officielle afin que les clients puissent profiter d’un accès anticipé et fournir leurs commentaires.
- Pour vous inscrire à cette version préliminaire publique fermée, remplissez le formulaire d’inscription à la version préliminaire.
Fonctionnalité
Activation et configuration
Le agent est facilement disponible dans le produit. Pour l’activer, vous spécifiez la boîte de réception que vous souhaitez que l’assistant surveille. De plus, spécifiez vos préférences pour certains aspects du comportement de l’assistant et désignez les utilisateurs autorisés à utiliser l’assistant pour traiter les commandes des clients, ce qui permet à l’assistant d’agir au nom d’une compagnie, d’un service ou d’une équipe, et pas seulement d’un utilisateur individuel.
Autorisations et profils
Le agent fonctionne dans le cadre des autorisations et du profil (rôle) qui lui sont attribués par l’administrateur. Les autorisations définissent les zones du produit (tables) auxquelles le agent a accès. Le profil décrit les éléments UX (pages et actions) avec lesquels le agent peut s’engager au cours de son travail. Les autorisations par défaut et le profil sont attribués au agent prêts à l’emploi ; toutefois, les administrateurs peuvent mettre à jour ces autorisations si nécessaire.
Opération
L’Assistant document de vente est conçu pour s’exécuter de manière autonome en arrière-plan, en utilisant l’IA pour effectuer ses tâches tout en tenant les utilisateurs informés des étapes clés et en les impliquant si nécessaire. L’implication peut être nécessaire dans certains scénarios, par exemple pour examiner les messages sortants ou pour fournir des détails manquants, en fonction des préférences configurées.
Conceptuellement, le agent interagit avec la fonctionnalité Business Central d’une manière similaire à la façon dont les utilisateurs Business Central interagissent avec elle. L’assistant est fourni avec des instructions générales, exprimées en langage naturel, décrivant comment le processus de capture des documents de vente doit être géré. Il utilise ensuite les métadonnées de l’interface utilisateur, telles que les légendes, les info-bulles et d’autres propriétés, combinées aux données présentées sur les pages Business Central et ses propres instructions, pour déterminer chaque étape nécessaire pour effectuer le tâche. À partir du Tableau de bord désigné, le agent parcourt les pages, appelle les actions de l’interface utilisateur et entre les données comme le ferait un utilisateur. Cette approche permet un haut degré de flexibilité et d’adaptabilité pour que le agent atteigne son objectif, car la surface d’interaction et les étapes du agent ne sont pas codées en dur. Au lieu de cela, l’IA les détermine en fonction du contexte de chaque étape.
Cette flexibilité permet aux agent de découvrir et d’interagir avec les champs et actions personnalisés pertinents. Il peut également tenter de résoudre automatiquement les erreurs de validation en traitant les messages d’erreur affichés et en ajustant l’entrée en conséquence.
Surveillance des courriels et communications
L’assistant s’appuie sur un répartiteur de courriels interne qui s’exécute en tant que tâche d’arrière-plan pour surveiller en permanence une boîte aux lettres désignée pour les demandes d’articles. Le répartiteur déclenche le agent pour exécuter des tâches, puis envoie les résultats, tels que des devis ou des commandes préparés, au client en réponse.
L’assistant aide à composer le corps des courriels en fonction du contexte de l’étape actuelle. Par exemple, il peut répertorier l’inventaire disponible ou fournir une brève description du devis ou du document de vente joint. De plus, il peut détecter et signaler le contenu de courriel non pertinent ou potentiellement malveillant, incitant les utilisateurs à examiner et à décider de la marche à suivre.
Implication du client et de l’utilisateur Business Central
Les utilisateurs peuvent inspecter les étapes du agent et les documents vente créés. Ils peuvent facilement identifier les données saisies par l’assistant par rapport aux données générées par la propre logique métier de Business Central et fournir plus d’informations si nécessaire, telles que l’ajout d’escomptes ou la mise à jour des frais d’expédition.
Si le client décide de mettre à jour le devis en envoyant un autre courriel indiquant les modifications requises, l’assistant l’aide à effectuer ces modifications en localisant le devis et en effectuant les mises à jour demandées. Une fois que le client a confirmé l’exactitude du devis, l’assistant le convertit en un document de vente, qui est ensuite également partagé avec le client par courriel, après confirmation de l’utilisateur.
Le agent implique toujours des utilisateurs Business Central désignés pour examiner et approuver tous les messages sortants, avant qu’ils ne soient envoyés aux clients.
Comment le agent traite les demandes
L’assistant surveille une boîte aux lettres désignée pour les courriels entrants des clients concernant les demandes d’informations sur les articles. La boîte aux lettres est spécifiée dans la configuration de l’Assistant document de vente (pour en savoir plus, voir Configuration de l’Assistant document de vente). Lorsque l’assistant identifie une demande potentielle dans un courriel, il commence à préparer un devis. Par exemple, il vérifie si le client est enregistré dans Business Central. Il vérifie ensuite la disponibilité de l’article, crée un devis et prépare une réponse par courriel au client comprenant le devis en tant que pièce jointe au format PDF.
Certaines étapes nécessitent votre intervention, comme l’examen de la correspondance par courriel et l’assistance au agent au besoin. Jusqu’à ce qu’une commande soit créée, l’assistant gère les échanges de courriels avec le client pour résoudre les détails manquants et permettre des modifications à la demande initiale. Pour en savoir plus, consultez Flux processus agent.
Identification des clients/contacts et des documents associés
Le agent garantit qu’une demande d’un client ne peut pas concerner les demandes d’un autre client. Lorsque l’agent traite une demande, il reconnaît d’abord le client dans Business Central à l’aide de l’adresse de courriel de l’expéditeur. L’agent recherche le courriel parmi les contacts, devis et commandes enregistrés dans Business Central, puis il recherche le client lié à ce courriel :
Si un client est trouvé, le agent filtre pour utilise seuls les devis et commandes qui n’appartiennent pas au client.
Ce comportement garantit que l’agent ne crée et ne met à jour que les documents appartenant au client qui a envoyé le courriel
Si un contact est trouvé, mais qu’il ne s’agit pas d’un client, le agent filtre pour n’utiliser que les documents appartenant au contact. Les devis peuvent être envoyés à des contacts qui ne sont pas enregistrés en tant que clients.
Si aucun contact n’est trouvé, le agent filtre tous les documents et peut demander l’intervention de l’utilisateur car il ne trouve pas le document.
Pour empêcher le agent de demander une intervention et pour faciliter l’examen des messages entrants, le agent vérifie si le contact est enregistré et affiche une notification sur la page de révision des messages entrants si ce n’est pas le cas. Pour résoudre ce problème, vous pouvez enregistrer un nouveau contact/client ou mettre à jour les informations de contact d’un contact/client existant. L’agent génère la notification pour indiquer que le courriel du contact n’a pas été trouvé.
Recherche de produits/articles
L’assistant analyse les courriels entrants pour détecter les paramètres permettant de préparer un nouveau devis ou de mettre à jour un devis existant. Outre les articles proprement dits, les paramètres peuvent inclure les attributs de l’article, les quantités, les unités de mesure, la date de livraison demandée, le numéro de document externe, etc. Le agent recherche ensuite ces articles dans l’inventaire de Business Central, dans un large éventail de tables connexes.
| Table | Champs |
|---|---|
| Articles | N° Désignation Description 2 Description de la recherche GTIN Numéro article fournisseur |
| Variante d’article | Code Désignation Description 2 |
| Référence d’article | N° référence Désignation Description 2 |
| Attributs d’article | Nom Valeur |
| Catégorie article | Code Désignation Catégorie parent – niveau 1 |
| Traduction article | Langue Désignation Description 2 |
| Identificateur article | Code |
| Ligne texte étendu | Texte |
Bien que le agent puisse trouver des produits sur la base de descriptions vagues et incomplètes, son efficacité est influencée par la qualité de l’information sur les produits dans Business Central. Vous pouvez améliorer la capacité de l’assistant à trouver des produits en améliorant les descriptions, les attributs, les catégories et le texte étendu de vos articles en inventaire.
Lorsqu’il trouve les articles, l’assistant vérifie la disponibilité des articles en analysant plusieurs paramètres, tels que la quantité requise, la date de livraison, l’emplacement, les réceptions programmées et planifiées, etc.
Agent flux de processus
Le traitement d’une demande de devis en commande implique trois participants :
- Client qui demande un devis par courriel
- Assistant document de vente, qui surveille la boîte aux lettres, gère la demande entrante, et crée le devis et la commande
- Business Central utilisateur qui passe en revue les tâches agent
Le flux général est illustré dans la figure, qui est suivie de plus de détails sur les étapes. Le flux réel peut varier en fonction de facteurs tels que les demandes de suivi, les modifications ou annulations de révision, les problèmes de blocage, etc.
- Client : Envoie un courriel à la boîte aux lettres Business Central demandant un devis pour des articles.
- Assistant document de vente : Récupère les courriels non lus de la boîte de réception et crée une tâche avec une étape pour examiner la demande entrante.
- Réviseur : Consulte/confirme l’étape par courriel.
- Assistant document de vente :
- Recherche le contact ou le client.
- Trouve les articles demandés et vérifie leur disponibilité.
- Créer le devis.
- Ajoute une étape de révision avec un courriel de réponse avec un devis en pièce jointe au format pdf.
- Réviseur : Consulte/confirme les courriels et les devis.
- Assistant document de vente : Envoie un courriel et un devis PDF au client.
- Client : Vérifie le devis et envoie un courriel demandant la commande.
- Assistant document de vente : Récupère le courriel et ajoute une étape de révision.
- Réviseur : Consulte/confirme le courriel de confirmation d’un document de vente.
- Assistant document de vente :
- Convertit le devis en commande.
- Ajoute une tâche de révision avec un courriel sortant confirmant la commande.
- Réviseur : Consulte/confirme le courriel sortant.
- Assistant document de vente : Envoie un courriel au client.
Étapes suivantes
- Configurer l’Assistant document de vente
- Traitement des devis et des documents de vente avec l’assistant document de vente