Configurer l’Assistant document de vente (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

L’assistant document de vente dans Business Central automatise le traitement des documents de vente à partir des demandes par courriel des clients. Cet article explique comment paramétrer, activer et configurer l’Assistant document de vente et gérer l’accès des utilisateurs.

Pour en savoir plus sur l’assistant, voir Vue d’ensemble de l’Assistant document de vente.

Important

• Cette fonctionnalité est en version préliminaire.
• Les fonctionnalités en version préliminaire ne sont pas destinées à une utilisation en production et peuvent être restreintes. Ces fonctionnalités sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires, et sont disponibles avant une version officielle afin que les clients puissent profiter d’un accès anticipé et fournir leurs commentaires.
• Pour vous inscrire à cette version préliminaire publique fermée, remplissez le formulaire d’inscription à la version préliminaire.

Conditions préalables

• Activez la fonctionnalité Assistant document de vente

  Lorsque l’application Assistant document de vente est installée sur la page Gestion des extensions, la fonctionnalité est activée par défaut. Si l’icône Assistant document de vente s’affiche dans le menu de navigation en haut, la capacité de l’assistant est activée mais pas encore active. Il doit être configuré et activé pour traiter les demandes de documents de vente des clients.

  Vous pouvez activer ou désactiver la fonctionnalité agent à partir de la page Copilot et capacités d’IA, comme les autres fonctionnalités Copilot dans Business Central. L’assistant document de vente est répertorié sous Aperçus prêts pour la production. Pour en savoir plus, consultez Configurer les fonctionnalités de Copilot et d’IA.

• Configurez le compte de messagerie pour les ventes qui reçoivent des demandes entrantes de devis et de commandes.

  L’Assistant document de vente surveille les courriels entrants dans cette boîte aux lettres. Le compte de messagerie peut être un compte personnel Microsoft 365 ou une boîte aux lettres partagée au sein de votre organisation. Pour en savoir plus, voir Configurer les courriels.

  Important

  Si vous utilisez une boîte aux lettres Microsoft 365 partagée, configurez la délégation de boîte aux lettres dans le Centre d’administration Exchange pour accorder les autorisations nécessaires pour lire et envoyer des courriels à partir de cette boîte aux lettres aux utilisateurs qui peuvent activer l’assistant. Il en va de même lorsque vous utilisez un compte personnel Microsoft 365. Accordez aux autres utilisateurs l’autorisation de lire et de gérer les courriels, sauf si c’est vous qui activez l’assistant.

  Lorsqu’un utilisateur active l’assistant, il s’exécute en tant que tâche d’arrière-plan dans le contexte de cet utilisateur et a besoin d’accéder à la boîte aux lettres partagée pour traiter les courriels. La propagation des autorisations aux utilisateurs sélectionnés peut prendre quelques heures.

Activer et configurer l’assistant document de vente

1. Dans la barre de navigation en haut à droite du tableau de bord, sélectionnez Assistant document de vente>Activer.

2. Sur la page Configurer avec l’assistant Copilot, activez le bouton à bascule Surveiller les informations entrantes, sélectionnez la case à cocher Boîte aux lettres, puis définissez le champ Boîte aux lettres sur le compte de messagerie que vous souhaitez que l’assistant surveille.

   

3. Sélectionner Gérer l’accès utilisateur pour spécifier les utilisateurs qui peuvent gérer ou interagir avec le agent. Vous pouvez ajouter d’autres utilisateurs maintenant ou plus tard. Pour plus d’informations, voir Gérer l’accès de l’utilisateur à l’assistant document de vente.

4. Activez le bouton bascule Active.

5. Sur le côté droit de la page, Sélectionner la flèche Aller au suivant carte pour choisir comment le agent aide avec les demandes de renseignements, les devis et les commandes.

   Plusieurs options sont décrites dans le tableau suivant :

   Option	Désignation	Par défaut
   Sélectionner uniquement les articles disponibles	Spécifie si le agent tient compte de la disponibilité de l’article lorsqu’il recherche les articles demandés par le client. Lorsque cette option est activée, l’assistant vérifie l’inventaire pour déterminer si la quantité d’articles demandée par le client est disponible en fonction de la date de livraison demandée et du code emplacement. S’il n’y a pas assez d’articles, le agent prépare la réponse à l’utilisateur indiquant que les articles demandés ne sont pas disponibles, même dans les situations où moins d’articles sont disponibles. Lorsqu’il est désactivé, le agent inclut la quantité d’article demandée par le client, quelle que soit sa disponibilité. Cela signifie que des devis peuvent être créés pour les articles qui ne sont pas disponibles et que leur disponibilité peut devenir négative. Pour en savoir plus sur la disponibilité des articles, reportez-vous à la rubrique Obtenir un aperçu des disponibilités ou ouvrir la page Disponibilité des articles.	Activé
   Créer documents vente	Lorsque cette option est activée, l’assistant peut créer des devis et des commandes à partir de demandes par courriel en fonction des options restantes dans ce tableau. Lorsqu’il est désactivé, l’assistant gère uniquement les communications par courriel et ne crée pas de devis ni de commandes. Les options restantes ne sont pas pertinentes et ne peuvent pas être définies.	Activé
   Réviser les devis lors de leur création et de leur mise à jour	Lorsqu’il est activé, l’assistant ajoute une étape de révision pour qu’un utilisateur de Business Central puisse consulter et confirmer le devis avant de créer un courriel sortant avec les détails du devis et la pièce jointe. Lorsqu’il est désactivé, l’assistant crée ou modifie les devis comme demandé, puis procède automatiquement à la création d’un courriel sortant avec le devis en pièce jointe. L’utilisateur doit vérifier et confirmer le courriel avant que l’assistant ne l’envoie au client.	Désactivé
   Créer commandes à partir des devis	Lorsqu’il est activé, l’assistant convertit les devis confirmés en commandes une fois que le client a accepté le devis par courriel et que l’utilisateur de Business Central a confirmé le courriel. Lorsque cette option est désactivée, vous devez créer la commande manuellement.	Activé
   Réviser les commandes lors de leur création et de leur mise à jour	Lorsqu’il est activé, l’assistant ajoute une étape de révision pour qu’un utilisateur Business Central puisse consulter et confirmer le document de vente avant de créer un courriel sortant avec les détails de la commande et la pièce jointe. Lorsqu’il est désactivé, l’assistant crée le document de vente comme demandé, puis procède automatiquement à la création d’un courriel sortant avec le commande en pièce jointe. L’utilisateur doit vérifier et confirmer la commande avant que le agent ne l’envoie au client.	Désactivé

6. Sélectionnez Mettre à jour pour terminer la configuration.

L’icône Assistant document de vente se transforme en pour indiquer que l’assistant est actif et prêt à traiter les demandes de devis entrantes dans la boîte aux lettres.

Lorsque l’Assistant document de vente est actif, une tâche programmée ajoutée à la file d’attente des travaux s’exécute toutes les 20 secondes sur la boîte aux lettres. Cette tâche surveille les nouveaux messages non lus dans la boîte aux lettres. Si un nouveau message non lu est trouvé, l’Assistant document de vente importe le message dans Business Central et vérifie s’il existe déjà une tâche pour le fil de discussion. S’il existe déjà un tâche pour le fil de discussion, l’assistant document de vente incorpore le nouveau message dans la tâche existante. Sinon, il crée une nouvelle tâche pour le message.

Note

L’icône indique que le agent est configuré avec une boîte aux lettres, mais qu’il n’est pas actif. Pour l’activer, sélectionnez l’icône, puis Configurer Assistant document de vente pour rouvrir la page configuration. De là, Activez le bouton bascule Active.

Gérer les autorisations agent et l’accès utilisateur

Ajouter des utilisateurs agent

En tant qu’administrateur, vous pouvez spécifier quels utilisateurs sont autorisés à utiliser ou à configurer l’assistant document de vente. Il existe deux façons d’ajouter et de configurer des utilisateurs agent :

À partir de Configurer l’assistant document de vente

1. Ouvrez la page Configurer l’assistant document de vente en sélectionnant Assistant document de vente>Configurer.

2. Désactivez le bouton bascule Active.

3. Sélectionner Gérer l’accès utilisateur.

4. Sur la page Sélectionner utilisateurs autorisés à gérer ou à interagir avec la page agent , vous pouvez procéder comme suit :

   • Pour ajouter un utilisateur, Sélectionnez une ligne vide, Sélectionnez le champ Nom d’utilisateur , puis Sélectionnez l’utilisateur dans la liste.
   • Pour accorder à un utilisateur l’autorisation de configurer l’assistant document de vente, sélectionnez la case à cocher Peut configurer .
     
     Le paramètre Peut configurer définit si un utilisateur a accès à la mise à jour de la configuration agent (par exemple, en mettant à jour la boîte aux lettres désignée, en activant et en désactivant le agent et d’autres paramètres) ou uniquement pour travailler avec les tâches agent (par exemple, en révisant et en confirmant les étapes agent).
   • Pour supprimer l'accès utilisateur à l'agent, sélectionnez Afficher plus d'options en regard de leurs noms d'utilisateur, puis sélectionnez Supprimer.

À partir de la page Fiche assistant document de vente

1. Pour ouvrir la page de la fiche Assistant document de vente, recherchez (Alt+Q) les assistants, puis sélectionnez ASSISTANT DOCUMENT DE VENTE – [COMPAGNIE]

2. Définissez État sur Désactivé pour désactiver l’assistant.

3. Dans la section Accès utilisateur, vous pouvez procéder comme suit :

   • Pour ajouter un utilisateur, Sélectionnez une ligne vide, Sélectionnez le champ Nom d’utilisateur , puis Sélectionnez l’utilisateur dans la liste.
   • Pour accorder à un utilisateur l’autorisation de configurer l’assistant document de vente, sélectionnez la case à cocher Peut configurer .
   • Pour supprimer l'accès utilisateur à l'agent, sélectionnez Afficher plus d'options en regard de leurs noms d'utilisateur, puis sélectionnez Supprimer.

Gérer les autorisations agent pour les objets, les données et les éléments de l’interface utilisateur

L’assistant document de vente a un compte d’utilisateur dans Business Central, similaire à celui des autres utilisateurs. Pour accéder à ce compte, recherchez et ouvrez la page Assistants, puis sélectionnez ASSISTANT DOCUMENT DE VENTE – [COMPAGNIE] pour ouvrir la page de la fiche assistant.

La section Jeux d’autorisations agent répertorie tous les jeux d’autorisations actuellement affectés au agent. Par défaut, l’assistant document de vente a l’ensemble d’autorisations ASSISTANT SOA – MODIFIER. Cet ensemble restreint l’accès aux objets, données et éléments d’interface utilisateur (tels que les pages, les champs et les actions) nécessaires au traitement des demandes de devis.

Vous ne pouvez pas modifier le agent SOA – MODIFIER ensemble d’autorisations directement, car il s’agit d’un jeu d’autorisations système. Cependant, vous pouvez créer une copie de SOA agent – MODIFIER ensemble d’autorisations, modifier la copie en fonction de vos besoins, puis l’ajouter à agent section Jeux d’autorisations , ainsi que tout autre ensemble d’autorisations .

Avant d’ajouter ou de supprimer des ensembles d’autorisations appliqués à l’assistant, définissez État sur désactivé. Lorsque vous avez Terminé d’apporter des modifications, remettez-le sur Activé.

Les autorisations système suivantes sont disponibles pour contrôler l’accès des utilisateurs aux fonctionnalités du agent :

• Configurer tous les assistants (Code 9665) : Permet à un utilisateur d’accéder à la gestion des paramètres de configuration de l’Assistant document de vente.
• Gérer les tâches de l’Assistant (Code 9670) : permet à un utilisateur d’utiliser les tâches de l’assistant affichées dans le volet Copilot.

Ces autorisations système sont également incluses dans les jeux d’autorisations, droits et types de licence suivants :

• L’ensemble d’autorisations SÉCURITÉ inclut l’autorisation Configurer tous les agents .
• L’option Exécuter le système – De base ensemble d’autorisations inclut l’autorisation Gérer les tâches agent.
• Tables système – Basique ensemble d’autorisations inclut toutes les tables virtuelles utilisées par les tables agent (étiquetées comme tables "agent * »).
• Les droits de licence Essential et Premium incluent désormais les autorisations Gérer les tâches agent.
• Tous les types de licence incluent les autorisations Configurer tous les agents .

Les utilisateurs peuvent configurer l’assistant document de vente s’ils disposent de l’autorisation Configurer tous les assistants ou s’ils sont répertoriés en tant qu’utilisateur de l’assistant avec le champ Peut configurer sélectionné.

Les utilisateurs peuvent utiliser des tâches agent dans le volet Copilot s’ils disposent de l’autorisation Gérer les tâches agent (explicitement ou dans le cadre de leurs autorisations de licence Essential ou Premium) et sont répertoriés en tant qu’utilisateur agent.

Étapes suivantes

Traitement des devis et des documents de vente avec l’assistant document de vente

Informations connexes

Présentation de l’assistant document de vente
FAQ sur l’assistant document de venteConfigure Copilot et les fonctionnalités d’IA