Määritä toimittajan laskun työnkulut

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, kuinka voit määrittää yhden tai useita työnkulkumäärityksiä toimittajalaskuille ja toimittajalaskuriveille. Voit esimerkiksi asettaa työnkulun toimittajalaskuille, jotka eivät ole ostotilaukselle tai automaattisesti ajaa laskujen täsmäyksen laskuille, jotka ovat ostotilaukselle. Jos toimittajalaskuille on määritetty työnkulun hyväksyntä, Toimittajan lasku-lomakkeen yläosassa näkyy muita ohjausobjekteja. Nämä ovat keltainen tietopalkki ja joko Lähetä-painike tai Toiminnot-valikko. Lisätietoja on kohdissa Asiakirjan lähettäminen ja Työnkulkutoimenpiteet.

Eräät Toimittajan lasku-lomakkeen painikkeet eivät ole käytettävissä, kun lasku on lähetetty työnkulun kirjauskansion hyväksyntään. Kun lasku on hyväksytty, Kirjaa-ryhmän vaihtoehdot toimintoruudussa ovat käytettävissä, mutta lomakkeen muut ohjausobjektit ja kentät eivät puolestaan ole käytettävissä. Jos käyttäjä muuttaa hyväksyttyä laskua, työnkulun tila nollataan, Kirjaa-ryhmän vaihtoehdot poistuvat käytöstä ja lomakkeen muut ohjausobjektit ja kentät palautuvat käyttöön. Käyttäjän on lähetettävä muutettu lasku hyväksyttäväksi.

Seuraavassa kuvassa on esitetty, kuinka voit määrittää toimittajan laskun työnkulut.

Esimerkki

Seuraavassa kuvassa on esimerkki toimittajan laskun työnkulusta, joka sisältää seuraavat työnkulun elementit:

• Automaattinen tehtävä, Arvioi laskujen käytäntösäännöt

• Manuaalinen tehtävä: Tarkasta toimittajan laskujen täsmäytys

• Ehdollinen päätös: onko kokonaissumma alle 10 000?

• Hyväksyntätehtävä, Hyväksy toimittajan lasku

• Automaattinen tehtävä, kirjaa toimittajan laskut

Luokka	Edellytys
Liittyvät konfigurointitehtävät	Ostoreskontran laskujen täsmäytyksen määrittäminen Tehtävät-avain: toimittajan laskun käytännöt
Ostoreskontran parametrit	Varmista, kun käytät työnkulkuja yhdessä toimittajan laskun käytäntöjen kanssa, että Kirjaa lasku, jossa on ristiriitoja-kentän arvoksi on asetettu Salli varoituksella - Ostoreskontran parametrit-lomakkeella.

1. Valinnainen: Määritä kulujen tarkistajat toimittajien laskuille

Voit asettaa menojen tarkistajan määritykset reitittämään tarkastuksen menot perustuen käyttäjään, joka on liitetty projektin rooliin, tai taloushallinnon dimension, jossa menot veloitetaan. Työnkulkuprosessi käyttää tiettyä projektin roolia tai taloushallinnon dimension omistajaa määrittämään kenelle menot reititetään.

Sinun ei tarvitse määrittää menojen tarkistajan määritystä. Voit määrittää tietyn käyttäjän tai käyttäjäryhmän tarkistajaksi, kun määrität työnkulun. Jos sinulla on monimutkainen organisaatio, voit kasvattaa hyväksyntäprosessin tehokkuutta määrittämällä menojen tarkistajat. Lisäksi työnkulun tarkistajan määrityksiä ei tarvitse muuttaa aina, kun tarkistajan työroolit muuttuvat.

Voit määrittää kulujen tarkistajat toimittajien laskuille näiden ohjeiden avulla:

1. Napsauta kohdetta Ostoreskontra > Asetukset > Käytännöt > Toimittajan laskun menotarkastajat.

2. Napsauta Toimintoruudussa Uusi.

3. Kirjoita nimi menojen tarkastusmääritykselle.

4. Valitse Projektin jakelut-pikavälilehdellä sen projektin roolin valintaruutu, joka on vastuussa projektiin liittyvien toimittajalaskujen tarkistamisesta. Vaihtoehdot ovat Projektipäällikkö, Projektin budjettipäällikkö ja Projektin myyntipäällikkö. Menot reititetään käyttäjälle, joka on liitetty kyseiseen rooliin. Voit myös reitittää menon taloushallinnon dimension omistajalle valitsemalla sopivan taloushallinnon dimension valintaruudun.

5. Valitse Organisaation distribuutiot-pikavälilehdellä niiden taloushallinnon dimensioiden valintaruudut, joita haluat käyttää niiden toimittajalaskujen reitittämiseen, joita ei ole määritetty projektiin. Toimittajan laskut reititetään käyttäjälle, joka omistaa taloushallinnon dimension.

2. Tarvittaessa: Projektijakeluiden roolien määrittäminen

Suorita tämä menettely, jos määrität menojen tarkistajan ja valitsit minkä tahansa asetuksen Projektioikeuksien haltija -kenttäryhmässä Toimittajan laskun menotarkastajat -lomakkeessa.

Voit määrittää henkilön projektin jakeluiden rooleihin.

Suorita seuraavat vaiheet, kun haluat määrittää projektien jakeluiden roolit:

1. Napsauta kohdetta Projektinhallinta ja kirjanpito > Tavallinen > Projektit > Kaikki projektit.

2. Valitse projekti ja napsauta sitten Muokkaa Toimintoruudussa.

3. - Projektit lomakkeessa käytä kenttiä Vastuuhenkilö -kenttäryhmässä työntekijöiden liittämiseksi rooleihin, jotka tarvitaan liiketoimintakäytäntöihisi. Seuraavan taulukon tietojen avulla voit päättää, mitkä roolit määrittää työntekijöille.

   Kenttä	Kuvaus
   Myyntipäällikkö	Tähän rooli vastaa Projektin myyntipäällikkö-roolia, joka on määritetty menojen tarkistuksen osallistujalle.
   Projektipäällikkö	Tähän rooli vastaa Projektipäällikkö-roolia, joka on määritetty menojen tarkistuksen osallistujalle.
   Projektin budjettipäällikkö	Tähän rooli vastaa Projektin budjettipäällikkö-roolia, joka on määritetty menojen tarkistuksen osallistujalle.

3. Tarvittaessa: määritä taloushallinnon dimensioiden omistajat

Suorita tämä menettely, jos määrität menojen tarkistajan ja valitsit minkä tahansa asetuksen jommassakummassa Taloushallinnon dimensiot -kenttäryhmässä Toimittajan laskun menotarkastajat lomakkeessa.

Voit määrittää henkilön omistajaksi taloushallinnon dimensiolle. Tämä mahdollistaa työnkulun hyväksyntöjen määrittämisen taloushallinnon dimensioiden perusteella esimerkiksi osastoittain tai kustannuspaikoittain. Voit myös vaatia, että toimittajan laskut lähetetään hyväksyttäviksi rivinimikkeen jakelut omistajille. Esimerkiksi jos kirjoitat toimittajan laskun vuokrakululle ja jaat rivinimikkeen kolmelle eri osastolle, työnkulun hyväksyntävaihe siirtyy kaikkien kolmen osaston omistajille.

Suorita seuraavat vaiheet, kun haluat määrittää taloushallinnon dimensioiden omistajat:

1. Napsauta kohdetta Kirjanpito > Asetukset > Taloushallinnon dimensiot > Taloushallinnon dimensiot.

2. Valitse taloushallinnon dimensio ja valitse sitten taloushallinnon dimensioarvot.

3. Valitse dimensio.

4. Valitse Yleiset-pikavälilehden Omistaja-kentässä sen henkilön käyttäjätunnus, joka omistaa tämän dimension.

5. Lisää taloushallinnon dimensiot toistamalla vaiheita 2 ja 3.

4. Luo työnkulku toimittajan laskuille

Voit luoda useita työnkulkuja toimittajalaskuille.

Luo työnkulku toimittajien laskuille noudattamalla seuraavia ohjeita:

1. Napsauta kohdetta Ostoreskontra > Asetukset > Ostoreskontran työnkulut.

2. Valitse toimintoruudussa Uusi.

3. Valitse luotavan työnkulun tyyppi ja napsauta Luo työnkulku.

   Tyyppi	Tarkoitus
   Toimittajan lasku	Työnkulkujen luominen toimittajan laskujen otsikoille. Voit tarkastella laskuja Toimittajan lasku -lomakkeella. Varmista, kun käytät työnkulkuja yhdessä toimittajan laskun käytäntöjen kanssa, että Kirjaa lasku, jossa on ristiriitoja-kentän arvoksi on asetettu Salli varoituksella - Ostoreskontran parametrit-lomakkeella.
   Toimittajan laskurivi	Työnkulkujen luominen toimittajan laskujen riveille. Et voi suorittaa toimittajan laskurivin työnkulkua erikseen. Sinun on lisättävä se toimittajan laskun työnkulkuun. Voit tarkastella laskuja Toimittajan lasku -lomakkeella. Varmista, kun käytät työnkulkuja yhdessä toimittajan laskun käytäntöjen kanssa, että Kirjaa lasku, jossa on ristiriitoja-kentän arvoksi on asetettu Salli varoituksella - Ostoreskontran parametrit-lomakkeella.

4. Määritä jokainen työnkulun elementti. Lisätietoja on kohdassa Määritä työnkulun osat.

5. Luo toimittajalaskuihin lisää työkulkuja toistamalla vaiheet 2–4.

5. Valinnainen: Määritä automaattiset ja manuaaliset tehtävät toimittajalaskun työnkuluille

Suorita tämä menettely, jos liiketoimintakäytännöt vaativat jokin seuraavista:

• Henkilö, joka tarkastaa toimittajan laskut

• Henkilö, joka tarkastaa laskun täsmäytyksen tulokset

• Automatisoitu prosessi, jolla arvioidaan laskujen käytäntösääntöjä.

• Automatisoitu prosessi laskujen kirjaamista varten

Voit käyttää automaattisten ja manuaalisten tehtävien yhdistelmää samassa työnkulussa.

Jokainen seuraavista työnkulkutehtävistä voi suorittaa toiminnon toimittajan laskulle. Seuraavan taulukon tietojen avulla voit päättää, mitä työnkulun tehtäviä käyttää.

Tehtävä	Tyyppi	Kuvaus
Kirjaa toimittajan laskut	Automatisoitu	Kirjaa toimittajan laskut automaattisesti. Tätä tehtävää voidaan käyttää muiden tehtävien kanssa, mutta sen tulee olla työnkulkumäärityksen viimeinen tehtäväelementti. Jos käytetään tarkistus- tai hyväksymisprosessia, prosessin tulisi tapahtua ennen automaattista tehtävää. Katso esimerkki siitä, kuinka Kirjaa toimittajan laskut-automaattista tehtävää käytetään kohdasta Ehdollisen päätöksen työnkulku. Tämä automaattinen tehtävä ei toimi hyväksymiskirjauskansiosta peräisin olevien toimittajalaskujen kanssa. Hyväksymiskirjauskansioiden kirjaaminen manuaalisesti.
Arvioi laskujen käytäntösäännöt	Automatisoitu	Arvioi käytännön rikkomukset toimittajan laskuissa. Katso lisätietoja työnkulun ja käytäntöjen käyttämisestä yhdessä kohdasta Tehtävät-avain: toimittajan laskun käytännöt. Jos lasku rikkoo yhtä tai useampaa käytännön sääntöä otsikkotasolla, raportoidaan rikkomukset tälle laskulle Käytäntörikkeet-lomakkeella. Katso esimerkki siitä, kuinka Arvioi laskujen käytäntösäännöt-automaattista tehtävää käytetään kohdasta Ehdollisen päätöksen työnkulku.
Tarkista toimittajan lasku	Manuaalinen	Määritä tämä tehtävä käyttäjälle, jolla on oikeus tarkistaa toimittajan laskussa olevat rivit. Voit määrittää tarkastuksen vaiheet kuvausosiossa, kun luot työnkulun. Manuaalisen tehtävän tarkistamisen ja työnkulun elementin hyväksynnän ero: Jos manuaalinen tarkistustehtävä on määritetty useille käyttäjille, työnkulku voi jatkua sen jälkeen, kun joku niistä käyttäjistä saa tehtävän valmiiksi. Jos määrität työnkulun elementin hyväksynnän useille käyttäjille, kaikkien kyseisten käyttäjien on hyväksyttävä asiakirja ennen kuin työnkulku voi jatkua. Lisätietoja on kohdassa Työnkulku, jonka tehtävällä on useita käyttäjiä.
Tarkista toimittajan laskun täsmäytys	Manuaalinen	Kohdista tuotteen vastaanotot automaattisesti toimittajalaskuihin luomalla erätehtävä suoritettavaksi erätyönä. Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Kyselyt > Erätyöt > Erätyöt. Napsauta Erätyö-lomakkeen Näytä tehtävät -painiketta. Valitse Erätehtävät -lomakkeen Luokan nimi -kentässä VendInvoiceMatch. Tämä eräprosessi täsmäyttää tuotteiden vastaanotot niitä vastaaviin laskuihin. Eräprosessi koskee toimittajalaskuja, jotka syötettiin toimittajaportaalissa tai vastaanotettiin palvelun kautta.   Lisätietoja on kohdassa Create a batch job.

Suorita seuraavat vaiheet, kun haluat määrittää automaattisia ja manuaalisia tehtäviä toimittajan laskun työnkululle:

• Katso automaattiset tehtävät kohdasta Määritä automaattisen tehtävän.

• Manuaalitehtävistä lisätietoja on Manuaalinen tehtävän määrittäminen:ssa.

6. Valinnainen: Määritä automaattiset ja manuaaliset tehtävät toimittajalaskurivin työnkuluille

Suorita tämä menettely, jos liiketoimintakäytännöt vaativat jokin seuraavista asioista:

• Henkilö, joka tarkastaa laskun täsmäytyksen tulokset

• Automatisoitu prosessi, jolla arvioidaan toimittajan laskurivin käytäntösääntöjä.

Voit käyttää automaattisten ja manuaalisten tehtävien yhdistelmää samassa työnkulussa.

Jokainen seuraavista työnkulkutehtävistä voi suorittaa toiminnon toimittajan laskuriville. Seuraavan taulukon tietojen avulla voit päättää, mitä työnkulun tehtäviä käyttää.

Tehtävä	Tyyppi	Kuvaus
Arvioi laskurivien käytäntösäännöt	Automatisoitu	Käytännön rikkomusten arvioiminen toimittajan laskun riveissä. Automatisoitu tehtävä eroaa Arvioi laskujen käytäntösäännöt-tehtävästä, koska se käsittelee vain niitä käytäntöjä, jotka käyttävät Toimittajan laskurivit -kyselyn nimeen perustuvaa säännön tyyppiä. Katso lisätietoja työnkulun ja käytäntöjen käyttämisestä yhdessä kohdasta Tehtävät-avain: toimittajan laskun käytännöt. Jos toimittajan lasku rikkoo yhtä tai useampaa käytäntösääntöä rivitasolla, tämä tehtävä raportoi rikkomukset tälle laskulle Käytäntörikkeet-lomakkeella. Katso esimerkki siitä, kuinka Arvioi laskurivien käytäntösäännöt-automaattista tehtävää käytetään kohdasta Ehdollisen päätöksen työnkulku.
Tarkista toimittajan laskurivi	Manuaalinen	Määritä tämä tehtävä käyttäjälle, joka voi tarkastaa toimittajan laskun rivit, jotka ovat toimittajan laskussa. Voit määrittää tarkastuksen vaiheet kuvausosiossa, kun luot työnkulun. Manuaalisen tehtävän tarkistamisen ja työnkulun elementin hyväksynnän ero: Jos manuaalinen tarkistustehtävä on määritetty useille käyttäjille, työnkulku voi jatkua sen jälkeen, kun joku niistä käyttäjistä saa tehtävän valmiiksi. Jos määrität työnkulun elementin hyväksynnän useille käyttäjille, kaikkien kyseisten käyttäjien on hyväksyttävä asiakirja ennen kuin työnkulku voi jatkua. Lisätietoja on kohdassa Työnkulku, jonka tehtävällä on useita käyttäjiä.

Suorita seuraavat vaiheet, kun haluat määrittää automaattisia ja manuaalisia tehtäviä toimittajan laskun työnkulkuriville:

• Katso automaattiset tehtävät kohdasta Määritä automaattisen tehtävän.

• Manuaalitehtävistä lisätietoja on Manuaalinen tehtävän määrittäminen:ssa.

7. Valinnainen: Luo ehdollisia päätöksiä

Suorita tämä menettely, jos liiketoimintaprosessit vaativat eri työnkulun esimerkiksi laskun summan tai muiden summien mukaan, kuten esimerkiksi arvonlisävero tai maksut.

Laskun summa-kenttää käytetään toimittajalaskun ja toimittajalaskurivin työnkuluissa. Voit määrittää jokaiselle työnkululle tähän kenttään sisällytettävät ehdot. Voit esimerkiksi vaatia, että 5000 ylittävät laskut edellyttävät yhden hyväksyjän ja 20 000 ylittävät laskut edellyttävät kaksi hyväksyjää.

Laskettu kenttä	Kuvaus
Laskun summa	Toimittajan laskun laskutettava kokonaissumma.

Seuraava ohjeaihe käsittelee ehtojen luomista:

• Määritä ehdollinen päätös

8. Osallistujien määrittäminen työkulun elementteihin

Voit määrittää työnkulkuelementin seuraaville osallistujaryhmille.

Käyttäjäryhmä	Kuvaus
Käyttöoikeusroolin jäsenet	Määritä työnkulun elementti Microsoft Dynamics AX-käyttöoikeusroolille. Voit käyttää tätä vaihtoehtoa, jos työntekijäryhmä voi hyväksyä laskuja, ja jos sillä ei ole merkitystä, kuka henkilöistä hyväksyy tietyn laskun.
Käyttäjäryhmän jäsenet	Määritä työnkulun elementti Microsoft Dynamics AX-käyttäjäryhmälle. Voit käyttää tätä vaihtoehtoa, jos työntekijäryhmä voi hyväksyä laskuja, ja jos sillä ei ole merkitystä, kuka henkilöistä hyväksyy tietyn laskun.
Toimittajan laskun meno-osapuolet	Määritä työnkulun elementti menon osallistujille. Menojen hallinnan osallistujia saattavat olla käyttäjät, jotka on liitetty tiettyihin projekteihin, tai jotka omistavat tiettyjä taloushallinnon dimensioita, kuten osastoja ja kustannuspaikkoja. Tämä vaihtoehto tarjoaa eniten hallintaa ja joustavuutta toimittajalaskun ja toimittajalaskurivin työnkuluissa.

• Ohjeita osallistujien osoittamisesta työnkululle on Määritä työnkulun osat:ssa.

Ostoreskontran laskujen täsmäytyksen määrittäminen

Tehtävät-avain: toimittajan laskun käytännöt

Aseta Tilit maksettavat työvirrat

Luokka	Edellytys
Määritysavaimet
Käyttöoikeusroolit ja velvollisuudet