Aseta Tilit maksettavat työvirrat

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Joissakin organisaatioissa edellytetään, että joku muu kuin kirjauskansion lisännyt käyttäjä hyväksyy kirjauskansiot. Voit määrittää hyväksymisprosessin luomalla työnkulun. Voit myös määrittää muita prosesseja, kuten toimittajalaskujen tarkastamisen.

Työnkulku vastaa liiketoimintaprosessia. Se määrittää, miten asiakirja "kulkee" järjestelmässä, ja osoittaa, kenen on saatettava tehtävä valmiiksi tai hyväksyttävä asiakirja. Työnkulkujärjestelmän käyttö hyödyttää organisaatiotasi monin eri tavoin:

• Yhdenmukaiset prosessit — Voit määrittää hyväksyntäprosessin tietyille asiakirjoille kuten ostoehdotuksille ja kuluraporteille. Työnkulkujärjestelmän käyttö auttaa varmistamaan, että asiakirjat käsitellään ja hyväksytään johdonmukaisesti ja tehokkaasti.

• Prosessin näkyvyys — Voit seurata tietyn työnkulun esiintymän tilaa, historiaa ja suorituskykyarvoja. Tämä auttaa määrittämään, tarvitaanko työnkulkuun muutoksia tehokkuuden parantamiseksi.

• Keskitetty työluettelo — Käyttäjät voivat tarkastella keskitettyä työluetteloa, joka sisältää työnkulun tehtävät ja niille annetut hyväksynnät. Tämä työluettelo on käytettävissä Microsoft Dynamics AX -asiakasohjelman ja yritysportaalin roolikeskussivuilla.

Kirjauskansion työnkulut

Kirjauskansioiden nimen perusteella voit edellyttää manuaalista hyväksyntää tai työnkulkuhyväksyntää tai määrittää, että hyväksyntää ei tarvita. Näiden tietojen avulla voit määrittää yhden tai useampia työnkulkukonfiguraatioita kullekin kirjauskansiotyypille. Valitse tämän jälkeen konfiguraatio kullekin kirjauskansion nimelle ja aktivoi kyseisen kirjauskansion työnkulku. Jos kirjauskansiolle on määritetty työnkulun hyväksyntä, Kirjauskansio-lomakkeen yläosassa näkyy muita ohjausobjekteja. Nämä ovat keltainen tietopalkki ja joko Lähetä-painike tai Toiminnot-valikko. Lisätietoja on kohdissa Asiakirjan lähettäminen ja Työnkulkutoimenpiteet.

Osa Kirjauskansio- ja Kirjaustosite-lomakkeen painikkeista ei ole käytettävissä, kun kirjauskansio on lähetetty työnkulun hyväksyntään. Kun kirjauskansio on hyväksytty, Kirjaa-valikon vaihtoehdot ovat käytettävissä, mutta muut lomakkeen ohjausobjektit ja kentät eivät ole. Jos käyttäjä muokkaa hyväksyttyä kirjauskansiota, työnkulun tila nollataan, Kirjaa-valikon vaihtoehdot eivät ole käytettävissä ja muut ohjausobjektit ja kentät ovat käytettävissä. Kun muutokset on tehty, kirjauskansio on lähetettävä uudelleen hyväksyttäväksi.

Seuraavat maksukirjauskansioiden vaihtoehdot ovat käytettävissä, kun työnkulun tila on Hyväksytty:

• Muokkaa kirjauskansiota. Kun muutokset on suoritettu, kirjauskansio on lähetettävä uudelleen hyväksyttäväksi.

• Avaa kirjauskansio.

• Käsittele maksut. Vain maksujen käsittelyvaihtoehdot ovat käytettävissä.

Ostoreskontrassa voi käyttää seuraavien kirjauskansioiden ja kirjauskansion tyyppien työnkulun hyväksyntää.

Kirjauskansiovalikon vaihtoehto	Kirjauskansion tyyppi
Laskurekisteri	Laskurekisteri
Laskun hyväksymiskirjauskansio	Hyväksyminen
Laskukirjauskansio	Toimittajan laskun kirjaus
Maksukirjauskansio	Toimittajan suoritus
Aseta velkakirjakirjauskansio	Toimittajan asettama velkakirja
Tarkista velkakirjakirjauskansio	Toimittajan tarkistama velkakirja
Maksusuoritusten kirjauskansio	Toimittajan pankkisiirtomääräys
Selvitä velkakirjakirjauskansio	Toimittajan selvittämä velkakirja

Katso -ohjelman työnkulun yleiskatsaus kohdista Työnkulkujärjestelmän yleiskatsaus ja Työnkulun käsitteet. Lisätietoja kirjauskansioiden hyväksyntöjen määrittämisestä on ohjeaiheessa Talouskirjauskansioiden hyväksynnän määrittäminen.

Voit luoda seuraavat työnkulkutyypit

Seuraavassa taulukossa luetellaan erityyppisiä työnkulkuja joita voit luoda ostoreskontrassa.

Laji	Tarkoitus
Toimittajan laskurekisterin kirjauskansion työnkulku	Luo laskurekisterin kirjauskansioiden hyväksyntätyönkulkuja.
Toimittajan laskun hyväksymiskirjauskansion työnkulku	Luo laskujen hyväksymiskirjauskansioiden hyväksyntätyönkulkuja.
Purchase agreement approval	Ostosopimusten hyväksyntätyönkulkujen luominen. Huomautus Tämä ohjausobjekti on käytettävissä vain, jos Public Sector-konfigurointiavain on valittu.
Toimittajan lasku	Työnkulkujen luominen toimittajan laskujen otsikoille. Voit tarkastella laskuja Toimittajan lasku -lomakkeella. Varmista, kun käytät työnkulkuja yhdessä toimittajan laskun käytäntöjen kanssa, että Kirjaa lasku, jossa on ristiriitoja-kentän arvoksi on asetettu Salli varoituksella - Ostoreskontran parametrit-lomakkeella.
Toimittajan laskurivi	Työnkulkujen luominen toimittajan laskujen riveille. Voit tarkastella laskuja Toimittajan lasku -lomakkeella. Varmista, kun käytät työnkulkuja yhdessä toimittajan laskun käytäntöjen kanssa, että Kirjaa lasku, jossa on ristiriitoja-kentän arvoksi on asetettu Salli varoituksella - Ostoreskontran parametrit-lomakkeella.
Toimittajan laskun kirjauskansion työnkulku	Luo hyväksynnän työnkulut laskun kirjauksen kirjauskansioita varten.
Toimittajan suorituksen kirjauskansion työnkulku	Luo hyväksynnän työnkulut toimittajan suorituksen kirjauskansioita varten.
Toimittajan asettaman velkakirjan kirjauskansion työnkulku	Luo hyväksynnän työnkulut toimittajan asettaman velkakirjan kirjauskansioita varten.
Toimittajan tarkistaman velkakirjan kirjauskansion työnkulku	Luo hyväksynnän työnkulut toimittajan tarkistaman velkakirjan kirjauskansioita varten.
Toimittajan pankkisiirtomääräyksen kirjauskansion työnkulku	Luo hyväksynnän työnkulut toimittajan pankkisiirtomääräyksen kirjauskansioita varten.
Toimittajan selvittämän velkakirjan kirjauskansion työnkulku	Luo toimittajan selvittämän velkakirjan kirjauskansioiden hyväksyntätyönkulkuja.

Automaattiset ja manuaaliset tehtävät toimittajan laskuille

Seuraavien työnkulkutehtävien avulla voit suorittaa toiminnon toimittajan laskulle.

Tehtävä	Laji	kuvaus
Kirjaa toimittajan laskut	Automatisoitu	Kirjaa toimittajan laskut automaattisesti. Tätä tehtävää voidaan käyttää yhdessä muiden tehtävien kanssa. Tämän tehtävän tulisi olla viimeinen tehtäväelementti työnkulun konfiguraatiossa. Jos käytetään tarkistus- tai hyväksymisprosessia, prosessin tulisi tapahtua ennen automaattista tehtävää. Katso esimerkki siitä, kuinka Kirjaa toimittajan laskut-automaattista tehtävää käytetään kohdasta Ehdollisen päätöksen työnkulku. Tämä automaattinen tehtävä ei toimi toimittajalaskujen kanssa, jotka ovat hyväksymiskirjauskansiossa. Hyväksymiskirjauskansioiden kirjaaminen manuaalisesti.
Arvioi laskujen käytäntösäännöt	Automatisoitu	Arvioi käytännön rikkomukset toimittajan laskuissa. Katso lisätietoja työnkulun ja käytäntöjen käyttämisestä yhdessä kohdasta Tehtävät-avain: toimittajan laskun käytännöt. Jos toimittajan lasku rikkoo yhtä tai useampaa käytännön sääntöä otsikkotasolla, tämä tehtävä raportoi rikkomukset tälle laskulle Käytäntörikkeet-lomakkeella. Katso esimerkki siitä, kuinka Arvioi laskujen käytäntösäännöt-automaattista tehtävää käytetään kohdasta Ehdollisen päätöksen työnkulku.
Tarkista toimittajan lasku	Manuaalinen	Määritä tämä tehtävä käyttäjälle, joka voi tarkastaa toimittajan laskun rivit, jotka ovat toimittajan laskussa. Voit määrittää tarkastuksen vaiheet kuvausosiossa, kun luot työnkulun. Ero manuaalisen tehtävän tarkistuksen ja työnkulun elementin hyväksynnän välillä on, että jos tarkasta manuaalinen tehtävä on määritetty useille käyttäjille, työnkulku voi jatkua sen jälkeen, kun mikä tahansa näistä käyttäjistä on suorittanut tehtävän. Jos määrität työnkulun elementin hyväksynnän useille käyttäjille, kaikkien kyseisten käyttäjien on hyväksyttävä asiakirja ennen kuin työnkulku voi jatkua. Lisätietoja on kohdassa Työnkulku, jonka tehtävällä on useita käyttäjiä.
Tarkista toimittajan laskun täsmäytys	Manuaalinen	Määritä tämä tehtävä käyttäjälle, jos käyttäjän on tarkistettava toimittajan lasku määrittääkseen onko laskun täsmäytyksessä ristiriitoja. Ero manuaalisen tehtävän tarkistuksen ja työnkulun elementin hyväksynnän välillä on, että jos tarkasta manuaalinen tehtävä on määritetty useille käyttäjille, työnkulku voi jatkua sen jälkeen, kun mikä tahansa näistä käyttäjistä on suorittanut tehtävän. Jos määrität työnkulun elementin hyväksynnän useille käyttäjille, kaikkien kyseisten käyttäjien on hyväksyttävä asiakirja ennen kuin työnkulku voi jatkua. Lisätietoja on kohdassa Työnkulku, jonka tehtävällä on useita käyttäjiä.

Automaattiset ja manuaaliset tehtävät toimittajan laskujen riveille

Seuraavien työnkulkutehtävien avulla voit suorittaa toiminnon toimittajan laskun riville.

Tehtävä	Laji	kuvaus
Arvioi laskurivien käytäntösäännöt	Automatisoitu	Käytännön rikkomusten arvioiminen toimittajan laskun riveissä. Automatisoitu tehtävä eroaa Arvioi laskujen käytäntösäännöt-tehtävästä, koska se käsittelee vain niitä käytäntöjä, jotka käyttävät Toimittajan laskurivit -kyselyn nimeen perustuvaa säännön tyyppiä. Katso lisätietoja työnkulun ja käytäntöjen käyttämisestä yhdessä kohdasta Tehtävät-avain: toimittajan laskun käytännöt. Jos toimittajan lasku rikkoo yhtä tai useampaa käytäntösääntöä rivitasolla, tämä tehtävä raportoi rikkomukset tälle laskulle Käytäntörikkeet-lomakkeella. Katso esimerkki siitä, kuinka Arvioi laskurivien käytäntösäännöt-automaattista tehtävää käytetään kohdasta Ehdollisen päätöksen työnkulku.
Tarkista toimittajan laskurivi	Manuaalinen	Määritä tämä tehtävä käyttäjälle, joka voi tarkastaa toimittajan laskun rivit, jotka ovat toimittajan laskussa. Voit määrittää tarkastuksen vaiheet kuvausosiossa, kun luot työnkulun. Ero manuaalisen tehtävän tarkistuksen ja työnkulun elementin hyväksynnän välillä on, että jos tarkasta manuaalinen tehtävä on määritetty useille käyttäjille, työnkulku voi jatkua sen jälkeen, kun mikä tahansa näistä käyttäjistä on suorittanut tehtävän. Jos määrität työnkulun elementin hyväksynnän useille käyttäjille, kaikkien kyseisten käyttäjien on hyväksyttävä asiakirja ennen kuin työnkulku voi jatkua. Lisätietoja on kohdassa Työnkulku, jonka tehtävällä on useita käyttäjiä.

Luo työnkulku

Voit luoda työnkulun seuraavien ohjeiden avulla.

1. Napsauta kohdetta Ostoreskontra > Asetukset > Ostoreskontran työnkulut.

2. Valitse toimintoruudussa Uusi.

3. Valitse luotavan työnkulun tyyppi ja napsauta Luo työnkulku. Näkyviin tulee työnkulkueditori. Suunnittele työnkulku vetämällä työnkulkuelementit piirtoalustalle.

4. Määritä jokainen työnkulun elementti. Lisätietoja on kohdassa Määritä työnkulun osat.

5. Luo ostoreskontraan lisää työkulkuja toistamalla vaiheet 2–4.

6. Jos määrität kirjauskansion työnkulkuja, määritä kirjauskansion hyväksynnät tietyille kirjauskansioille käyttämällä Kirjauskansioiden nimet-lomaketta. Lisätietoja on kohdassa Talouskirjauskansioiden hyväksynnän määrittäminen.

Lasketut kentät ja lausekkeet

Seuraavia laskettuja kenttiä ja lausekkeita käytetään ostoreskontrassa kirjauskansion työnkulkuhyväksynnöissä. Voit määrittää kullekin työnkululle ehtoja, jotka sisältävät nämä lasketut kentät ja lausekkeet.

Laskettu kenttä	kuvaus
Laskun summa	Toimittajan laskun laskutettava kokonaissumma. Tämä kenttä on käytettävissä Toimittajan lasku ja Toimittajan laskurivi-työnkuluissa.
Kirjauskansion kredit-kokonaissumma	Koko kirjauskansion kokonaishyvityssumma. Tämä kenttä on käytettävissä kirjauskansion työnkulkuihin.
Kirjauskansion debet-kokonaissumma	Koko kirjauskansion kokonaisveloitussumma. Tämä kenttä on käytettävissä kirjauskansion työnkulkuihin.
Tositteen hyvityksen enimmäissumma	Kirjauskansion suurin tositteen hyvityksen summa. Tämä kenttä on käytettävissä kirjauskansion työnkulkuihin.
Tositteen veloituksen enimmäissumma	Kirjauskansion suurin tositteen veloituksen summa. Tämä kenttä on käytettävissä kirjauskansion työnkulkuihin.
Tositteen vähimmäishyvityssumma	Kirjauskansion pienin tositteen hyvityksen summa. Tämä kenttä on käytettävissä kirjauskansion työnkulkuihin.
Tositteen vähimmäisveloitussumma	Kirjauskansion pienin tositteen veloituksen summa. Tämä kenttä on käytettävissä kirjauskansion työnkulkuihin.

Osallistujien tyypit

Voit määrittää työnkulkuelementin seuraaville osallistujaryhmille.

Käyttäjäryhmä	kuvaus
Käyttöoikeusroolin jäsenet	Määritä työnkulun elementti Microsoft Dynamics AX -käyttöoikeusroolille.
Käyttäjäryhmän jäsenet	Määritä työnkulun elementti Microsoft Dynamics AX -käyttäjäryhmälle.
Toimittajan laskun meno-osapuolet	Tämän ryhmän avulla voit määrittää työnkulkuelementin meno-osapuolille. Tämä vaihtoehto on käytettävissä elementeille, jotka liittyvät Toimittajan lasku ja Toimittajan laskurivi työnkulkuihin.

Lisätietoja

Kirjauskansioiden nimet (lomake) (projekti)

Tehtävät-avain: toimittajan laskun käytännöt