Talouskirjauskansioiden hyväksynnän määrittäminen
Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Joissakin organisaatioissa edellytetään, että joku muu käyttäjä kuin kirjauskansion lisännyt käyttäjä hyväksyy kirjauskansiot. Talouskirjauskansioiden hyväksymiseksi on käytettävissä kahdenlaiset hyväksynnät: manuaalinen hyväksyntä ja työnkulkuhyväksyntä. Kirjauskansioiden nimen perusteella voit edellyttää manuaalista hyväksyntää tai työnkulkuhyväksyntää tai määrittää, että hyväksyntää ei tarvita. Samalle kirjauskansion nimelle ei voi käyttää sekä manuaalista hyväksymisjärjestelmää että työnkulkuhyväksymisjärjestelmää.
Jos kirjauskansio täytyy hyväksyä manuaalisesti, käyttäjä, joka on lisännyt tapahtumat kirjauskansioon, ilmoittaa kirjauskansion valmiiksi. Valtuutetun käyttäjän täytyy hyväksyä kirjauskansio asianmukaisessa Kirjauskansio-lomakkeessa, ennen kuin kirjauskansion voi kirjata. Lisätietoja on kohdassa Kirjauskansion hyväksyminen.
Jos käytössä on kirjauskansion työnkulkuhyväksyntä, tapahtumat kirjauskansioon lisännyt käyttäjä lähettää kirjauskansion työnkulkuun hyväksyntää varten. Työnkulku luo asianmukaiset hyväksynnät, tehtävät sekä käyttäjän määrittämät ilmoitukset ja määrittää ne asianmukaisille käyttäjille sekä rooleille niin kuin työnkulussa on määritetty. Talouskirjauskansion hyväksynnän työnkulut automatisoivat hyväksyntämenettelyn, ja käyttäjät, joilla on hyväksyntäoikeudet, voivat hyväksyä kirjauskansion hyväksyntätehtävästä avaamatta kirjauskansiota suoraan. Lisätietoja on kohdissa Asiakirjan lähettäminen ja Asiakirja, joka on määritetty sinulle hyväksyttäväksi.
Osa Kirjauskansio- ja Kirjaustosite-lomakkeen painikkeista ei ole käytettävissä, kun kirjauskansio on lähetetty työnkulun hyväksyntään. Kun kirjauskansio on hyväksytty, Kirjaa-painikkeen alla olevat vaihtoehdot ovat käytettävissä, mutta lomakkeen muut ohjausobjektit ja kentät eivät ole käytettävissä. Jos käyttäjä muokkaa vähintään yhtä hyväksytyn kirjauskansion riviä, työnkulun tila nollataan, Kirjaa-painikkeen alla olevat vaihtoehdot poistetaan käytöstä ja muut ohjausobjektit sekä kentät ovat taas käytettävissä. Kun muutokset on tehty, kirjauskansio täytyy lähettää uudelleen hyväksyttäväksi.
Kirjauskansion manuaalisen hyväksynnän määrittäminen
Kirjauskansiorutiineista vastaava käyttäjä määrittää hyväksyntämenettelyn jokaiselle kirjauskansiolle, jossa hyväksyntää on tarkoitus käyttää. Manuaalista hyväksyntää voi käyttää Microsoft Dynamics AX-ohjelmassa kaikissa kirjauskansioissa.
Napsauta kohdetta Kirjanpito > Asetukset > Kirjauskansiot > Kirjauskansioiden nimet.
Valitse vasemmasta ruudusta käytettävä kirjauskansio, jossa hyväksyntämenettelyä on tarkoitus käyttää. Se voi olla esimerkiksi kirjauskansio, jonka kirjauskansion tyyppi on Päivittäin.
Valitse Hyväksyminen-kenttäryhmässä Aktiivinen-valintaruutu ja valitse sitten käyttäjäryhmä Hyväksy-kentässä. Tähän käyttäjäryhmään kuuluvat käyttäjät voivat hyväksyä nämä kirjauskansiot manuaalisesti.
Kirjauskansion työnkulkuhyväksynnän määrittäminen
Kirjauskansiorutiineista vastaava käyttäjä määrittää hyväksyntämenettelyn jokaiselle kirjauskansiolle, jossa hyväksyntää on tarkoitus käyttää. Kirjauskansion työnkulkuhyväksyntä on käytettävissä vain tietyissä talouskirjauskansioissa. Varmista ennen aloittamista, että työnkulut on määritetty niille kirjauskansiotyypeille, joihin työnkulkuhyväksyntää on tarkoitus käyttää. Lisätietoja on kohdissa Aseta Tilit maksettavat työvirrat, Myyntireskontran työnkulkujen määrittäminen, Käyttöomaisuuserien työnkulkujen asettaminen ja Kirjanpidon työnkulkujen määrittäminen.
Napsauta kohdetta Kirjanpito > Asetukset > Kirjauskansiot > Kirjauskansioiden nimet.
Valitse vasemmasta ruudusta käytettävä kirjauskansio, jossa hyväksyntämenettelyä on tarkoitus käyttää. Se voi olla esimerkiksi kirjauskansio, jonka kirjauskansion tyyppi on Päivittäin.
Valitse Hyväksyntätyönkulku-kenttäryhmässä Hyväksyntätyönkulku-valintaruutu ja valitse kirjauskansion tyypille määritetty työnkulku Työnkulku-kentässä.