Kirjanpidon työnkulkujen määrittäminen

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Joissakin organisaatioissa edellytetään, että joku muu kuin kirjauskansion lisännyt käyttäjä hyväksyy kirjauskansiot. Voit määrittää hyväksymisprosessin luomalla työnkulun.

Työnkulku vastaa liiketoimintaprosessia. Se määrittää, miten asiakirja "kulkee" järjestelmässä, ja osoittaa, kenen on saatettava tehtävä valmiiksi tai hyväksyttävä asiakirja. Työnkulkujärjestelmän käyttö hyödyttää organisaatiotasi monin eri tavoin:

• Yhdenmukaiset prosessit — Voit määrittää hyväksyntäprosessin tietyille asiakirjoille kuten ostoehdotuksille ja kuluraporteille. Työnkulkujärjestelmän käyttö auttaa varmistamaan, että asiakirjat käsitellään ja hyväksytään johdonmukaisesti ja tehokkaasti.

• Prosessin näkyvyys — Voit seurata tietyn työnkulun esiintymän tilaa, historiaa ja suorituskykyarvoja. Tämä auttaa määrittämään, tarvitaanko työnkulkuun muutoksia tehokkuuden parantamiseksi.

• Keskitetty työluettelo — Käyttäjät voivat tarkastella keskitettyä työluetteloa, joka sisältää työnkulun tehtävät ja niille annetut hyväksynnät. Tämä työluettelo on käytettävissä Microsoft Dynamics AX -asiakasohjelman ja yritysportaalin roolikeskussivuilla.

Kirjauskansion työnkulut

Kirjauskansioiden nimen perusteella voit edellyttää manuaalista hyväksyntää tai työnkulkuhyväksyntää tai määrittää, että hyväksyntää ei tarvita. Näiden tietojen avulla voit tehdä kullekin kirjauskansion tyypille yhden tai useita työnkulun konfigurointeja, valita konfiguroinnin kullekin kirjauskansion nimelle sekä aktivoida kyseisen kirjauskansion työnkulun. Jos kirjauskansiolle on määritetty työnkulun hyväksyntä, Kirjauskansio-lomakkeen yläosassa näkyy muita ohjausobjekteja. Nämä ovat keltainen tietopalkki ja Lähetä-painike tai Toiminnot-valikko. Lisätietoja on kohdissa Asiakirjan lähettäminen ja Työnkulkutoimenpiteet.

Osa Kirjauskansio- ja Kirjaustosite-lomakkeen painikkeista ei ole käytettävissä, kun kirjauskansio on lähetetty työnkulun hyväksyntään. Kun kirjauskansio hyväksytään Kirjaa-valikon vaihtoehdot ovat käytettävissä, kun taas lomakkeen muut ohjausobjektit ja kentät eivät ole käytettävissä. Jos käyttäjä muokkaa hyväksyttyä kirjauskansiota, työnkulun tila nollataan, Kirjaa-valikon vaihtoehdot poistuvat käytöstä ja lomakkeen muut ohjausobjektit ja kentät palautuvat käyttöön. Kun muutokset on tehty, kirjauskansio täytyy lähettää uudelleen hyväksyttäväksi.

Kirjanpidossa voi käyttää seuraavien kirjauskansioiden ja kirjauskansion tyyppien työnkulun hyväksyntää.

Kirjauskansiovalikon vaihtoehto	Kirjauskansion tyyppi
Kirjauskansio	Päivittäin
Kohdistus	Kohdistus
Eliminointi	Eliminointi

Huomautus

Kirjanpidossa voit käyttää työnkulkuhyväksyntöjä lisäkirjanpitotapahtumille.

Tämä ohjausobjekti on käytettävissä vain, jos Public Sector-konfigurointiavain on valittu.

Katso -ohjelman työnkulun yleiskatsaus kohdista Työnkulkujärjestelmän yleiskatsaus ja Työnkulun käsitteet. Lisätietoja kirjauskansioiden hyväksyntöjen määrittämisestä on ohjeaiheessa Talouskirjauskansioiden hyväksynnän määrittäminen.

Voit luoda seuraavat työnkulkutyypit

Seuraavassa taulukossa luetellaan erityyppisiä työnkulkuja joita voit luoda kirjanpidossa.

Tyyppi	Käytä tätä tyyppiä
Kirjanpidon kirjauskansion työnkulku	Luo päivittäisten kirjauskansioiden hyväksyntätyönkulkuja.
Kirjanpidon kohdistusten kirjauskansion työnkulku	Luo hyväksynnän työnkulut kohdistuskirjauskansioita varten.
Kirjanpidon eliminointien kirjauskansion työnkulku	Luo hyväksynnän työnkulut eliminoinnin kirjauskansioita varten.
Advanced ledger entry workflow	Luo hyväksyntätyönkulut kirjanpidon lisätapahtumille. Huomautus Tämä ohjausobjekti on käytettävissä vain, jos Public Sector-konfigurointiavain on valittu.

Työnkulun luominen

Voit luoda työnkulun seuraavien ohjeiden avulla.

1. Napsauta kohdetta Kirjanpito > Asetukset > Kirjanpidon työnkulut.

2. Valitse toimintoruudussa Uusi.

3. Valitse haluamasi työnkulun tyyppi ja napsauta Luo työnkulku. Näkyviin tulee työnkulkueditori. Suunnittele työnkulku vetämällä työnkulkuelementit piirtoalustalle.

4. Määritä jokainen työnkulun elementti. Lisätietoja on kohdassa Määritä työnkulun osat.

5. Luo kirjanpitoon lisää työkulkuja toistamalla vaiheet 2–4.

6. Kirjauskansioiden nimet -lomakkeessa voit määrittää tiettyjen kirjauskansioiden kirjauskansion hyväksynnän. Lisätietoja on kohdassa Talouskirjauskansioiden hyväksynnän määrittäminen.

Lasketut kentät ja lausekkeet

Seuraavia laskettuja kenttiä ja lausekkeita käytetään kirjanpidossa kirjauskansion työnkulkuhyväksynnöissä. Voit määrittää jokaiselle konfiguroinnille ehdot, joissa nämä lasketut kentät ja lausekkeet ovat mukana. Lisätietoja on kohdassa Voit testata työnkulun tila (lomake).

Laskettu kenttä	Kuvaus
Kirjauskansion kredit-kokonaissumma	Koko kirjauskansion kokonaishyvityssumma.
Kirjauskansion debet-kokonaissumma	Koko kirjauskansion kokonaisveloitussumma.
Tositteen hyvityksen enimmäissumma	Kirjauskansion suurin tositteen hyvityksen summa.
Tositteen veloituksen enimmäissumma	Kirjauskansion suurin tositteen veloituksen summa.
Tositteen vähimmäishyvityssumma	Kirjauskansion pienin tositteen hyvityksen summa.
Tositteen vähimmäisveloitussumma	Kirjauskansion pienin tositteen veloituksen summa.

Lisätietoja

Kirjauskansioiden nimet (lomake) (projekti)

Kirjauskansioiden nimien asetukset (lomake)