Jaa

Vuokraajan tietojen puhtaudesta huolehtiminen CoE-aloituspaketilla

  • Artikkeli

Microsoft Power Platformin luontainen laajentuminen voi joskus olla ristiriidassa organisaation vahvistettujen strategioiden, kuten ympäristöstrategian, kanssa. Tämän haasteen vuoksi Center of Excellence (CoE) -tiimien voi olla vaikea ymmärtää täysin eri sovellusten, ympäristöjen, pilvityönkulkujen ja bottien tarkoitusta ja käyttöä.

Tähän haasteeseen vastaamiseksi tässä artikkelissa esitellään hallinnan ja hallinnon parhaita käytäntöjä. CoE-aloituspaketissa on esimerkkejä työkaluista ja valmiista ominaisuuksista, joiden avulla CoE-tiimit voivat hallita ja optimoida Power Platform -ratkaisujaan tehokkaasti.

Olemassa olevien ympäristöjen hallinta

Kun saat näkyvyyden vuokraajan Power Platform -ympäristöihin, saatat löytää ympäristöjä, jotka olivat sinulle entuudestaan tuntemattomia. Hyvin määritetty ympäristöstrategia on erittäin tärkeä Power Platformin kestävää ja hallinnoitua käyttöönottoa varten. Tämän strategian selkeä välittäminen organisaatiolle on vieläkin tärkeämpää sen varmistamisessa, että tekijät kehittävät ratkaisuja asianmukaisessa ympäristössä.

CoE-aloituspaketin Power BI -koontinäyttö sisältää Ympäristön yleiskatsaus -sivun joka auttaa ymmärtämään, mitä ympäristöjä vuokraajassa on, kuka ne on luonut ja kuinka monta sovellusta ja työnkulkua kussakin ympäristössä on luotu. Näiden tietojen avulla voit puhdistaa tyhjät ympäristöt tai ympäristöt, joita ei enää tarvita. Voit luoda yhdessä ympäristön luojien kanssa heidän tiimilleen sopivan ympäristöstrategian.

-ympäristöjen yleiskatsaus

CoE-aloituspaketin hallintokomponentti sisältää kehittäjien yhteensopivuuskeskuksen. Tämä komponentti määrittää ympäristöjen hallinnan vaatimalla ympäristön omistajia antamaan liiketoiminnalliset perustelut ympäristön ylläpitämiselle. Tämä ohjausobjekti auttaa varmistamaan, että kaikki vuokraajan ympäristöt ovat linjassa organisaation yleisen strategian ja tavoitteiden kanssa. Ohjausobjekti lisää näkyvyyttä ympäristön käyttöön.

Näyttökuva kehittäjien yhteensopivuuskeskuksen ympäristön tiedoista.

Lisätietoja:

Uusien ympäristöjen luonnin ja ympäristöpyyntöjen hallinta

Yksi Power Platform -ympäristöjen hallinnan keskeisistä parhaista käytännöistä on ottaa käyttöön valvontaa ja prosesseja, jotka rajoittavat sitä, ketkä pystyvät luomaan uusia ympäristöjä. CoE-aloituspaketti sisältää viite-esimerkin ympäristön ja DLP-pyyntöjen hallintaprosessista, jonka avulla tulevia ympäristö- ja DLP-pyyntöjä voidaan hallita tehokkaasti. Ymmärtämällä ja hyödyntämällä tätä ratkaisua CoE-tiimillä on hyvät mahdollisuudet hallita vuokraajan ympäristöjä.

Muistiinpano

Tarkista säännöllisesti, onko vuokraajaan lisätty uusia Power Platform -yhdistimiä ja varmista, että ne ovat organisaatiosi DLP- ja hallintokäytäntöjen mukaisia.

Lisätietoja:

Oletusympäristön hallinta

Jokaisella vuokraajalla Power Platformissa on oletusympäristö, joka sisältää sovellusten ja pilvityönkulkujen orgaanisen kasvun. Oletusympäristöä ei voi poistaa, mutta se voidaan nimetä uudelleen vastaamaan paremmin sen käyttötarkoitusta.

Yksi oletusympäristön hallinnan ensimmäisistä vaiheista on liiketoiminta-arvon, aiemmin luotujen sovellusten ja työnkulkujen riskin sekä käyttämättömien sovellusten ja työnkulkujen tunnistaminen. Sovelluksen ja työnkulun merkityksellisten tietojen avulla voit päättää, pitäisikö ratkaisut siirtää tuotantoympäristöihin vai pitäisikö niillä olla korkeampi tukitaso.

Vihje

Harkitse vaatimustenvastaisten sovellusten asettamista karanteeniin ja prosessin luomista irrallisten resurssien, kuten sovellusten ja työnkulkujen ilman omistajaa, puhdistamiseksi

CoE-aloituspaketin Vaatimustenmukaisuus ja käyttöönotto -koontinäytön Oletusympäristö-sivulla on arvokasta tietoa käyttöönotosta oletusympäristössä. Voit esimerkiksi tunnistaa suosituimmat yhdistimet, eniten käynnistetyt sovellukset ja parhaat tekijät.

Näyttökuva, jossa näkyy oletusympäristön tekniset velan tiedot.

CoE-aloituspaketin Vaatimustenmukaisuus-sivu Vaatimustenmukaisuus ja käyttöönotto -koontinäytössä voi auttaa tunnistamaan sovellukset ja työnkulut, joilla ei ole omistajia tai jotka eivät noudata sääntöjä, tai keskeytetyt työnkulut. Tämän koontinäytön avulla voit luoda toimintasuunnitelman sovellusten ja työnkulkujen palauttamiseksi vaatimustenmukaisiksi.

Näyttökuva, jossa näkyy Power Platformin vaatimustenmukaisuuden ja hallinnon yleiskatsauksen koontinäyttö.

Lisätietoja:

Dataverse for Teams -ympäristöjen hallinta

Dataverse for Teams on tehokas vähäisen koodin tietoympäristö, joka mahdollistaa mukautettujen sovellusten ja bottien luomisen suoraan Microsoft Teamsissä.

Dataverse for Teams valmistelee automaattisesti uudet ympäristöt organisaation jokaiselle tiimille, kun sovellus tai botti on luotu tai asennettu sovellusluettelosta. Tämän valmistelun avulla tiimit voivat helposti käyttää ja hallita omia tietojaan ja samalla tarjota eristys- ja suojaustason muiden tiimien tietojen suojaamiseksi.

Power Platform sisältää sisäänrakennetun mekanismin, joka puhdistaa automaattisesti Dataverse for Teams -ympäristöt, jotka eivät ole aktiivisia 90 päivään. Automaattisen puhdistuksen lisäksi voit seurata aiemmin luotuja ympäristöjä ja niiden tarkoitusta, tietotyyppejä, yhdistimiä ja muita kuhunkin ympäristöön liittyviä tietoja.

CoE-aloituspaketin koontinäytön Microsoft Teams -ympäristöt -sivu sisältää yleiskatsauksen olemassa olevista Teams-ympäristöistä, niiden sovelluksista ja työnkuluista sekä sovellusten viimeisimmän käynnistyspäivämäärän.

Näyttökuva Microsoft Teams -ympäristöjen yleiskatsauksesta.

CoE-aloituspaketin hallintokomponenttien avulla voit tallentaa Dataverse for Teams -ympäristöjen liiketoimintaperustelut. Tarkistamalla uudet Dataverse for Teams -ympäristöt päivittäin organisaatiot voivat varmistaa, että ne ovat tietoisia kaikista käytössä olevista ympäristöistä. Ympäristöt voidaan sitten tarkistaa tarkistamalla, ovatko ne yhdenmukaisia organisaation vaatimustenmukaisuus- ja hallintokäytäntöjen kanssa.

Näyttökuva kehittäjien yhteensopivuuskeskuksen ympäristön tiedoista.

Lisätietoja:

Ympäristöjen suojaaminen

Kun organisaatioiden käytettävissä on yli 900 yhdistintä, on olennaisen tärkeää luoda Tietojen menetyksen estämisstrategia (DLP-strategia) yhdistinten käytettävyyden valvomiseksi. Et kuitenkaan välttämättä tiedä, miten DLP-käytännön muuttaminen vaikuttaa nykyisiin sovelluksiisi ja työnkulkuihisi.

DLP-editori (vaikutusanalyysi) -työkalu on käytettävissä ennen muutosten tekemistä aiemmin luotuihin käytäntöihin tai ennen uusien DLP-käytäntöjen luomista. Tämä työkalu paljastaa muutosten vaikutuksen olemassa oleviin sovelluksiin ja pilvityönkulkuihin ja auttaa sinua tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

Näyttökuva DLP-editorista.

Kun DLP-strategia on käytössä, CoE-aloituspaketin DLP-pyyntöjen hallintaprosessia voi käyttää siihen, että tekijät pyytävät ja arvioivat käytettävissä olevia DLP-käytäntöjä.

Näyttökuva ympäristö- ja DLP-pyyntöjen hallintaprosessista.

Lisätietoja:

Sovellusten ja pilvityönkulkujen hallinta

Organisaation sovellusten ja pilvityönkulkujen hallinnan osalta on olemassa yleisiä skenaarioita, jotka on otettava huomioon.

Olemassa olevien sovellusten ja pilvityönkulkujen hallinta

Käyttö

Organisaatiossa paljon käytettävien sovellusten ja pilvipalvelujen tunnistaminen on olennaisen tärkeää sen varmistamiseksi, että ne sopivat yhteen organisaation käytäntöjen kanssa.

CoE-aloituspaketin Power BI -koontinäyttö tarjoaa kattavan näkymän organisaation eniten käytetyistä sovelluksista ja työnkuluista ja siten arvokkaita tietoja, jotka voivat auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

Koontinäyttö voi tarjota nopean yleiskatsauksen suosituimmista sovelluksista, käyttäjien määrästä, käyttötavoista ja muista tärkeistä tiedoista.

CoE-aloituspaketti – Power BI -koontinäyttö

CoE-aloituspaketin Power BI -koontinäyttö sisältää visuaalisia esityksiä käyttömalleista, käyttäjien määrästä ja muista tiedoista, joiden avulla voit tunnistaa yhteensopivuusongelmat ja varmistaa, että sovelluksiasi ja pilvityönkulkujasi käytetään tehokkaasti.

Nämä visualisoinnit auttavat sinua ymmärtämään, miten organisaatiosi käyttää Power Platformia, kun tunnistat huomiota vaativat alueet. Tarjoamalla selkeitä ja toiminnallisia merkityksellisiä tietoja koontinäyttö voi auttaa varmistamaan, että Power Platform -ratkaisut ovat turvallisia, yhteensopivia ja organisaation käytäntöjen mukaisia.

CoE-aloituspaketti – käyttämättömyysilmoitukset

CoE-aloituspaketin passiivisuusilmoitusprosessi tunnistaa automaattisesti passiiviset sovellukset, mukaan lukien niiden passiivisen keston. Paketti lähettää sovelluksen omistajalle ilmoituksen, jossa häntä pyydetään vahvistamaan, tarvitaanko sovellusta edelleen vai voidaanko se poistaa turvallisesti. Tämä prosessi auttaa organisaatioita hallitsemaan Power Platform -sovelluksiaan tehokkaammin tunnistamalla ja poistamalla käyttämättömiä tai tarpeettomia sovelluksia. CoE-tiimi voi määrittää käyttämättömyyden raja-arvon.

Lisätietoja:

Yhteensopivuus

Sovellusten ja pilvityönkulkujen riskialttiuden arviointi on tärkeä vaihe Power Platformin tehokkaassa hallinnassa. Tunnistamalla riskialttiit sovellukset CoE-tiimi voi määrittää prosessit riskien pienentämiseksi. Voit esimerkiksi siirtää riskialttiita sovelluksia tai tarjota enemmän tukea arvokkaille sovelluksille.

Koska useimmilla organisaatioilla on satoja ellei tuhansia sovelluksia ja pilvityönkulkuja, manuaalinen yhteyden ottaminen niiden omistajiin riskien selvittämiseksi ei ole skaalautuva vaihtoehto. CoE-aloituspaketti voi auttaa CoE-tiimiä automatisoimaan vaatimustenmukaisuustietojen keräämisen riskialttiiden sovellusten tunnistamiseksi, mikä säästää tiimin aikaa ja resursseja.

Järjestelmänvalvojan yhteensopivuustietopyyntö on tehokas pilvityönkulku, joka voi auttaa CoE-tiimiä varmistamaan yhteensopivuuden organisaation käytäntöjen kanssa toistamalla sovellusten ja bottien varaston.

Tämän työnkulun avulla tiimi voi määrittää yhteensopivuuden kynnysarvoja, ja se tarkastaa sovellukset ja botit automaattisesti näiden kynnysarvojen perusteella. Jos sovellus tai botti todetaan vaatimustenvastaiseksi, työnkulku kehottaa omistajaa lähettämään liiketoimintaperustelun ja lisätietoja sovelluksesta.

CoE-tiimi voi nopeasti ja tehokkaasti tunnistaa ja ratkaista vaatimustenmukaisuusongelmat ja tarjota samalla selkeän ja läpinäkyvän prosessin sovellusten ja bottien omistajille.

Näyttökuva sovelluksen omistajalle lähetetystä vaatimustenmukaisuussähköpostiviestistä.

Lisätietoja:

Tulevien sovellusten ja pilvityönkulkujen hallinta

CoE-aloituspaketin käyttämättömyysilmoitus- ja yhteensopivuusprosessien käyttöönotto on keskeinen vaihe Power Platform -ratkaisujen yhteensopivuuden tehokkaassa hallinnassa.

Saadaksesi maksimaalisen arvon näistä työkaluista ja varmistaaksesi vaatimustenmukaisuuden, harkitse näitä toimia:

  1. Sulje kehitys- ja tuotantoympäristöt pois yhteensopivuus- ja käyttämättömyysilmoituksista.
  2. Aseta yhteensopimattomat sovellukset karanteeniin.

Lisätietoja:

Sovellusten ja pilvityönkulkujen hallinta, kun omistaja lähtee organisaatiosta

Kun työntekijä omistaa sovelluksen tai työnkulun Power Platformissa ja poistuu organisaatiosta, hän saattaa jättää jälkeensä rakennettuja komponentteja, joita kutsutaan irrallisiksi resursseiksi. Nämä resurssit voivat aiheuttaa tietoturvariskin, jos niitä ei hallita tai ylläpidetä oikein. Tämän ongelman käsittelemiseksi CoE-aloituspaketti sisältää prosessin, jolla irrallisia resursseja tunnistetaan ja puhdistetaan.

Tämä puhdistusprosessi on suunniteltu suorittamaan päivittäisiä tarkistuksia entisten työntekijöiden omistamille resursseille. Tarkistuksilla varmistetaan, että resurssit joko delegoidaan uudelleen uudelle omistajalle tai poistetaan vuokraajasta, jos niitä ei enää tarvita. Tämä komponentti voi auttaa pitämään Power Platform -ratkaisusi suojattuina ja vaatimustenmukaisina myös työntekijöiden vaihtuessa.

Näyttökuva irrallisten resurssien mukautuvasta kortista, joka on lähetetty esihenkilölle.

Lisätietoja:

Paljon käytetyt sovellukset

Organisaatiosi paljon käytetyillä sovelluksilla on usein mukaansatempaava tarina menestyksensä takana. Tarinoissa voidaan kertoa, miten sovellukset luotiin, mitä haasteita piti voittaa ja mitä ne tarjoavat yritykselle. Näiden tarinoiden selvittäminen ja jakaminen voi olla erinomainen keino lisätä käyttöönottoa ja vahvistaa muiden tekijöiden luottamusta organisaatioon.

CoE-aloituspaketin Power BI -koontinäyttö voi auttaa tunnistamaan paljon käytettyjä sovelluksia ja aktiivisimpia tekijöitä. Nämä tekijät voivat auttaa sinua luomaan vaikuttavia menestystarinoita tai aloittamaan sisäisen yhteisöohjelman. Nämä tekijät voivat olla loistavia päätöksentekijöitä, kun tarkennat Power Platform -strategiaasi.

Näyttökuva, jossa näkyy Power Automate -pilvityönkulkujen koontinäyttö sekä sovelluksen ja tekijän tilastot.

Yhteistyö ja tietämyksen jakaminen

Power Platformin yhteisösivustomalli tarjoaa hyödyllisiä malleja menestystarinoiden, tapahtumien, hackathonien ja muiden merkityksellisten tietojen levittämiseen. Tämä tehokas työkalu voi kannustaa yhteistyöhön ja tiedon jakamiseen organisaatiossasi. Työkalu voi myös auttaa ottamaan käyttöön parhaita käytäntöjä ja standardeja Power Platformin kehittämisessä.

Aktiiviset tekijät

Organisaation aktiivisimpien tekijöiden tunnistaminen voi tuoda organisaation Power Platform -yhteisölle arvokkaita tietoja ja resursseja. Nämä tekijät ovat todennäköisesti erittäin sitoutuneita ympäristöön, tietävät siitä paljon ja voivat olla arvokkaita liittolaisia käyttöönoton edistämisessä ja organisaation ratkaisujen laadun parantamisessa.

Voit sitouttaa organisaatiosi aktiiviset tekijät:

  • Hackathonit ja koulutusten järjestäminen: Aktiiviset tekijät voivat osallistua hackathoneihin, koulutustilaisuuksiin ja muihin yhteisötapahtumiin jakaakseen tietojaan ja kokemuksiaan.
  • CoE-neuvonantajat: Aktiiviset tekijät voivat liittyä osaamiskeskuksesi neuvonantajiksi ja antaa palautetta ja ohjeita tulevista käytännöistä, tapahtumista ja muista aloitteista.
  • Menestystarinoiden edistäminen: Aktiiviset tekijät voivat jakaa menestystarinoitaan ja kokemuksiaan edistääkseen käyttöönottoa ja inspiroidakseen muita organisaatiossa.
  • Osallistuminen osaamisaluevastaavuuksien etsimiseen: Osaamisaluevastaavuuksien etsintäominaisuus on suunniteltu auttamaan tekijöitä kokoamaan tekijöiden yhteisön. Aktiiviset tekijät voivat olla yhteydessä organisaatioon ja yhteisöön tukeakseen perehdytystä ja taitojen parantamista.

Tunnistamalla ja soveltamalla organisaatiosi aktiivisimpien tekijöiden asiantuntemusta ja innostusta voit rakentaa sitoutuneemman ja tehokkaamman Power Platform -yhteisön.

Lisätietoja:

Hallinnosta tiedottaminen tekijöille

Hallinnosta tiedottaminen tekijöille on tärkeä osa Power Platformin tehokasta hallintaa. Hallintokäytännöt ja -ohjeet auttavat varmistamaan, että ratkaisut ovat suojattuja, yhteensopivia ja organisaation tavoitteiden mukaisia. Jos tekijät eivät kuitenkaan ymmärrä näitä käytäntöjä tai ole tietoisia niistä, he eivät voi luoda ratkaisuja, jotka täyttävät organisaation tavoitteet.

Strategioita, joiden avulla voit viestiä hallinnosta tehokkaasti tekijöillesi:

  • Kerro selkeästi hallintokäytäntöjen tarkoituksesta ja hyödyistä:

    Selitä, miten hallintokäytännöt suojaavat organisaation tietoja ja varmistavat säädösten noudattamisen.

  • Tee hallintokäytännöistä ja -ohjeista helposti saatavia:

    Sijoita käytännöt ja ohjeet keskeiseen paikkaan, kuten Power Platform -yhteisösivustomalliin, joka on helposti kaikkien tekijöiden käytettävissä.

  • Tarjoa koulutusta ja tukea:

    Tarjoa koulutustilaisuuksia ja -resursseja, jotka auttavat tekijöitä ymmärtämään hallintokäytäntöjä ja noudattamaan niitä.

  • Kannusta avoimeen viestintään:

    Luo avoimen viestinnän kulttuuri, jossa tekijät voivat esittää kysymyksiä ja huolenaiheita hallintokäytännöistä.

  • Sisällytä hallinto kehitysprosessiin:

    Voit esimerkiksi edellyttää vaatimustenmukaisuuden tarkistusta ennen ratkaisun käyttöönottoa.

Lisätietoja:

Ympäristön hallinta

Power Platformin hallinnansuunnittelutyökalu on kattava resurssi, joka tarjoaa opastusta ja parhaita käytäntöjä Power Platformin hallintaan.

Tämä työkalu auttaa kaikenkokoisia ja -tasoisia organisaatioita optimoimaan hallinnolliset ponnistelunsa ja parantamaan organisaation nykyistä tukea.

Suunnittelutyökalulla voidaan optimoida ympäristöjä, tietoturvaa, tietojen menetyksen estämistä, valvontaa ja raportointia. Voit luoda tehokkaammin vankan perustan Power Platformin hallinnalle ja hallinnolle organisaatiossasi.

Näyttökuva koontinäytön Tehtävien erittely – ennakoinnin ja reagoinnin tasapaino -osiosta.

Lisätietoja: