Sisällön yhteiskäyttö – Henkilökokemuksia

Käyttöönottopisteet antavat tietoja organisaatiosi digitaalisesta muuntamismatkasta Käyttämällä Microsoft 365:tä ja sitä tukevia teknologiakokemuksia. Organisaatiosi pisteet kuvastavat henkilö- ja teknologiakokemusmittauksia, ja niitä voidaan verrata samankaltaisten organisaatioiden vertailuarvoihin. Sisällön yhteistyöluokka on osa ihmisten kokemuksia mittauksista. Jos haluat lisätietoja, tutustu käyttöönottopisteiden yleiskatsaukseen ja lue Microsoftin tietosuojatiedot.

Ennakkovaatimukset

Sisältöyhteistyön merkityksellisten tietojen käytön aloittaminen edellyttää, että organisaatiosi henkilöillä on oltava käyttöoikeus:

• OneDrive
• SharePoint
• Exchange Online

Lisätietoja on artikkelissa Käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille.

Kun edellä mainittujen tuotteiden käyttäjät ovat olleet aktiivisia vähintään kerran viimeisen 28 päivän aikana, näet merkitykselliset tiedot.

Miksi organisaatiosi sisällön yhteiskäytön pisteytys on tärkeä?

Digitaalisen muunnoksen keskeinen osa on se, miten käyttäjät tekevät yhteistyötä tiedostoissa. Microsoft 365:ssä olevan sisältösi avulla käyttäjät voivat käyttää sisältöä, luoda sitä, muokata sitä ja tehdä yhteistyötä muiden henkilöiden kanssa missä tahansa sijainnissa. Tutkimukset osoittavat, että kun ihmiset tekevät yhteistyötä online-tiedostojen kanssa, jokainen henkilö tallentaa keskimäärin 100 minuuttia viikossa.

Sisällön yhteiskäytön pistemäärän laskeminen

Tarjoamme ensisijaisen merkityksellisen tietolähteen, joka sisältää organisaatiosi sisältöyhteistyön keskeiset mittausarvot. Tämän jälkeen näiden mittareiden avulla lasketaan organisaatiosi pistemäärä alla olevaa pisteytyskehystä.

Huomautus

Muutimme 22.4.2021 sitä, miten yhteistyökumppaneiden mittausarvo lasketaan. Tämä vaikuttaa ensisijaiseen merkityksellisiin tietoihin, tiedostoyhteistyön merkityksellisiin tietoihin ja tapaan, jolla sisällön yhteistyöpisteitä mitataan. Tämä muutos auttaa vähentämään Microsoftin ja muiden kolmansien osapuolten sovellusten muiden agenttien (tai bottien) tiedoissa olevaa melua, mikä antaa tarkemmat ja toiminnalliset pisteet.

Ensisijainen merkityksellinen tieto

Microsoft OneDriven ja SharePointin avulla käyttäjät voivat helposti luoda, lukea ja löytää yksittäisiä ja jaettuja sisältöjään Microsoft 365:ssä eri laitteista ja sovelluksista. Niiden avulla käyttäjät voivat myös turvallisesti jakaa sisältöä ja tehdä yhteistyötä. Ensisijainen merkityksellinen tieto sisältää tietoja kaikilta, jotka voivat käyttää OneDrivea ja SharePointia. Lisäksi siinä on eritelty tiedot siitä, kuinka moni käyttäjä lukee, luo ja tekee yhteistyötä OneDriveen ja SharePointiin tallennetun sisällön parissa.

Näissä tiedoissa huomioitaviin tyyppeihin kuuluvat Word-, Excel-, PowerPoint-, OneNote- ja PDF-tiedostot.

1. Otsikko: Näyttää niiden organisaatiosi henkilöiden prosenttiosuuden, joilla on Pääsy OneDriveen tai SharePointiin ja jotka tekevät yhteistyötä sisällön parissa.
2. Elin: Sisältää lisätietoja siitä, miten tiedostojen lukemisen ja luomisen toiminnot verkossa linkitetään tiedostojen yhteiskäyttöyn.
3. Visualisointi (nykyinen tila):

   • Vaakapalkit, joissa sinisen väriset osat edustavat niiden henkilöiden prosenttiosuutta, jotka ovat olleet lukijoita, luojia tai yhteistyökumppaneita online-tiedostoissa viimeisten 28 päivän aikana.

     Ne on määritetty seuraavasti:
     Lukijat: Henkilöt, jotka käyttävät tai lataavat online-tiedostoja OneDrivessa tai SharePointissa.
     Luojat: Henkilöt, jotka luovat, muokkaavat, lataavat, synkronoivat, kuittaavat sisään, kopioivat tai siirtävät OneDrive- tai SharePoint-online-tiedostoja.
     Yhteistyökumppaneita: Henkilöt, jotka tekevät yhteistyötä online-tiedostojen kanssa OneDriven tai SharePointin avulla. Kaksi henkilöä ovat yhteistyökumppaneita, jos toinen heistä lukee tai muokkaa verkossa olevaa Microsoft 365 -sovellusta tai PDF-tiedostoa sen jälkeen, kun toinen henkilö on luonut sen tai muokannut sitä 28 päivän ikkunassa.

     Huomautus

     Visualisoinnissa käsitellyt tiedostot ovat Word-, Excel-, PowerPoint-, OneNote- tai PDF-tiedostoja, jotka ovat online-tilassa ja tallennettu OneDriveen tai SharePointiin.

   • Murtoluvun korostusta (osoittaja/nimittäjä) käytetään laskemaan kussakin vaakapalkissa ilmaistava prosenttiosuus.

     • Lukijat:
       
       • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka käyttävät tai lataavat online-tiedostoja OneDrivessa tai SharePointissa viimeisten 28 päivän aikana
       • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla oli OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus vähintään yhden kerran viimeisten 28 päivän aikana
         
     • Luojat:
       
       • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka luovat, muokkaavat, lataavat, synkronoivat, kuittaavat sisään, kopioivat tai siirtävät online-tiedostoja OneDrivessa tai SharePointissa viimeisten 28 päivän aikana
         
       • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla on ollut OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus vähintään yhden ajan viimeisten 28 päivän aikana.
         
     • Yhteistyökumppaneita:
       
       • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka ovat tehneet yhteistyötä online-tiedostojen parissa OneDrivessa tai SharePointissa viimeisten 28 päivän aikana
         
       • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla on ollut OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus vähintään yhden ajan viimeisten 28 päivän aikana

   • Kunkin lukijan, tekijän ja yhteistyökumppanin vertaisvertailuarvo näytetään myös prosenttilukuna. Toisin sanoen luojien määrän arvo näytetään prosenttiosuutena niiden henkilöiden määrästä, joilla on OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus.

4. Linkki resursseihin: Valitsemalla tämän linkin voit tarkastella lajiteltyja videoita ja muuta aiheeseen liittyvää ohjesisältöä.

Ensisijaisen merkityksellisten tietojen trendivisualisointi

Trendivisualisointikaavio näyttää lukijoille, tekijöille ja yhteistyökumppaneille tärkeimpien tietojen trendiviivan viimeisten 180 päivän ajalta. Kaavion jokainen arvopiste on aktiviteetin kooste viimeisten 28 päivän ajalta. Jokainen luojan arvopiste sisältää kaikkien niiden henkilöiden määrän, jotka on merkitty luojina viimeisten 28 päivän aikana kullekin x-akselin päivämäärälle.

Pisteytyksen kehys

Organisaatiosi sisällön yhteiskäyttöpisteet koostetasolla (organisaatiossa) riippumatta siitä, lukevatko, luovatko tai tekevätkö he jatkuvasti yhteistyötä Microsoft 365 -verkkotiedostoissa, kuten Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, OneNotessa tai PDF-tiedostoissa, tai OneDrivessa tai SharePointissa.

Pisteitä ei anneta yksittäisellä käyttäjätasolla.

Tutustut siihen, miten organisaatiosi tekee yhteistyötä

Tarjoamme sinulle myös tietoja, joiden avulla saat näkyvyyttä siitä, miten organisaatiosi tekee yhteistyötä sisällön parissa. Nämä lisämittarit eivät suoraan vaikuta käyttöönottopisteisiin, mutta ne auttavat sinua luomaan toimintasuunnitelman osana digitaalista muunnoksen toimintaa, joka auttaa optimoimaan ihmisten työskentelytapaa.

Tiedostojen luominen OneDrivessa tai SharePointissa

1. Otsikko: Korostaa niiden Microsoft 365 -sovellusten aktiivisten henkilöiden prosenttiosuuden, jotka luovat tiedostoja OneDrivessa tai SharePointissa.

2. Elin: Sisältää tietoja sisällön luonnin arvosta OneDrivessa ja SharePointissa.

3. Visualisointi: Visualisoinnin erittely edustaa sitä, missä määrin ihmiset, jotka käyttävät Microsoft 365 -sovelluksia tiedostojen luomiseen OneDrivessa ja SharePointissa, seuraavasti:

   • Onedrive: Palkin sininen (värillinen) osa ja palkin murtoluku edustavat niiden henkilöiden prosenttiosuutta, jotka ovat aktiivisia sovelluksissa Microsoft 365:ssä luoden sisältöä OneDriveen seuraavasti:
     • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka luovat, muokkaavat, lataavat, synkronoivat, kuittaavat sisään, kopioivat tai siirtävät Microsoft 365 -online-tiedostoja OneDrivessa viimeisten 28 päivän aikana.
       
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla on pääsy OneDriveen tai SharePointiin ja jotka käyttävät Office-tiedostoja viimeisten 28 päivän aikana.
   • Sharepoint: Palkin sininen (värillinen) osa ja palkin murtoluku edustavat niiden ihmisten prosenttiosuutta, jotka ovat aktiivisia sovelluksissa Microsoft 365:ssä ja luovat sisältöä SharePointissa seuraavasti:
     
     • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka luovat, muokkaavat, lataavat, synkronoivat, kuittaavat sisään, kopioivat tai siirtävät Microsoft 365 -tiedostoja (Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- tai OneNote-tiedostoja) SharePointissa viimeisten 28 päivän aikana.
       
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla on pääsy OneDriveen tai SharePointiin ja jotka ovat käyttäneet Microsoft 365 -tiedostoja viimeisten 28 päivän aikana.

4. Linkki resursseihin: Voit tarkastella ohjeen sisältöä valitsemalla tämän linkin.

Liitteiden käyttö sähköpostiviestissä

Liitteiden käyttö sähköpostiviestissä Ymmärrät, kuinka moni käyttäjä liittää fyysisiä tiedostoja sähköpostiin linkkien sijaan pilvipalvelun sisältöön, ja valvo tämän määrän vähentämistä ajan kuluessa.

1. Otsikko: Korostaa niiden henkilöiden prosenttiosuuden, jotka käyttävät liitteitä sähköposteissa, joita ei tallennettu online-tiedostoihin.
2. Elin: Antaa tietoja verkkotiedostojen linkkien jakamisen arvosta yhteistyön ja suojauksen näkökulmasta.
3. Visualisointi: Visualisoinnin erittelyn on tarkoitus edustaa sitä, missä määrin sähköpostiviesteihin sisältöä liittävät henkilöt käyttävät eri tiloja (tiedostoja, joita ei tallenneta online-tiedostoihin, linkkejä online-tiedostoihin):
   • Liitä tiedostot: Palkin sininen (värillinen) osa ja palkin murtoluku (osoittaja/nimittäjä) edustavat niiden ihmisten prosenttiosuutta, jotka käyttävät liitteitä sähköposteissa.
     • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka liittävät sähköpostiin tiedostoja, joita ei ole tallennettu online-tiedostoon viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla on ollut Exchangen ja OneDriven, SharePointin tai molempien käyttöoikeus ja jotka ovat lähettäneet vähintään yhden liitteen viimeisten 28 päivän aikana.
   • Linkit online-tiedostoihin: Palkin sininen (värillinen) osa ja palkin murtoluku (osoittaja/nimittäjä) edustavat niiden henkilöiden prosenttiosuutta, jotka käyttävät liitteitä ja liittävät linkkejä sähköpostiviestien tiedostoihin.
     • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka liittävät linkkejä online-tiedostoihin sähköposteihin, viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla on ollut Exchangen ja OneDriven, SharePointin tai molempien käyttöoikeus ja jotka ovat lähettäneet vähintään yhden liitteen viimeisten 28 päivän aikana.
4. Linkki resursseihin: Voit tarkastella ohjeen sisältöä valitsemalla tämän linkin.

Online-tiedostojen jakaminen

1. Otsikko: Korostaa niiden henkilöiden prosenttiosuuden, joilla on OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus ja jotka jakavat tiedostoja ulkoisesti.
2. Elin: Sisältää tietoja siitä, miten järjestelmänvalvojat voivat muuttaa tiedostojen jakamisasetuksia organisaatiossa organisaatiollesi parhaiten sopivan yhteistyötason mahdollistamiseksi.
3. Visualisointi: Edustaa sitä, missä määrin OneDriven tai SharePointin käyttäjät jakavat tiedostoja sisäisesti tai ulkoisesti:
   • Ulkoisesti: Palkin sininen (värillinen) osa ja palkin murtoluku (osoittaja/nimittäjä) edustavat niiden henkilöiden prosenttiosuutta, joilla on OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus ja jotka jakavat tiedostoja ulkoisesti.
     • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka ovat jakaneet tiedostoja ulkoisesti viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden kokonaismäärä, jotka ovat käyttäneet OneDrivea tai SharePointia vähintään yhden henkilön kanssa viimeisten 28 päivän aikana.
   • Vain sisäisesti: Palkin sininen (värillinen) osa ja palkin murtoluku (osoittaja/nimittäjä) edustavat niiden henkilöiden prosenttiosuutta, joilla on OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus ja jotka jakavat tiedostoja vain sisäisesti.
     • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka ovat jakaneet tiedostoja sisäisesti vain viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden määrä, joilla on ollut Exchangen ja OneDriven, SharePointin tai molempien käyttöoikeus ja jotka ovat lähettäneet vähintään yhden liitteen viimeisten 28 päivän aikana.
4. Linkki resursseihin: Voit tarkastella ohjeen sisältöä valitsemalla tämän linkin.

Yhteiskäyttötiedostojen määrä

1. Otsikko: Korostaa niiden henkilöiden prosenttiosuuden, joilla on OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus ja jotka tekevät yhteistyötä vähintään 4 tiedoston parissa.
2. Elin: Tarjoaa tietoja siitä, miten käyttäjät voivat hyödyntää verkkotiedostoja yhteistyön parantamiseksi.
3. Visualisointi: Näyttää OneDriven tai SharePointin käyttäjien jakautumisen sen perusteella, kuinka monta tiedostoa he tekevät yhteistyötä. Tämä näkyy seuraavien neljän luokan kautta (palkin sininen osa ja murtoluku edustavat niiden henkilöiden prosenttiosuutta, joilla on Pääsy OneDriveen tai SharePointiin, jotka kuuluvat tähän luokkaan):
   • Ei yhteistyötä:
     • Osoittaja: Niiden henkilöiden määrä, jotka eivät ole tehneet yhteistyötä minkään tiedoston parissa viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden kokonaismäärä, joilla on OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus vähintään yhden ajan viimeisten 28 päivän aikana.
   • Yhteistyö 1–3-tiedostoissa:
     • Osoittaja: 1–3-tiedostoja käyttävien henkilöiden määrä viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden kokonaismäärä, joilla on ollut OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus vähintään yhden ajan viimeisten 28 päivän aikana.
   • Yhteistyö 4–10-tiedostoissa:
     • Osoittaja: 4–10-tiedostoja käyttävien henkilöiden määrä viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden kokonaismäärä, joilla on ollut OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus vähintään yhden ajan viimeisten 28 päivän aikana.
   • Yhteistyö vähintään 11 tiedostossa:
     • Osoittaja: Vähintään 11 tiedostoa käyttävien henkilöiden määrä viimeisten 28 päivän aikana.
     • Nimittäjä: Niiden henkilöiden kokonaismäärä, joilla on ollut OneDriven tai SharePointin käyttöoikeus vähintään yhden ajan viimeisten 28 päivän aikana.
4. Linkki resursseihin: Voit tarkastella ohjeen sisältöä valitsemalla tämän linkin.

Verkon suorituskykyvahvuus OneDrivessa ja SharePointissa

1. Otsikko: Korostaa niiden laitteiden prosenttiosuuden kaikista testatuista laitteista, joiden verkkoyhteys OneDriveen ja SharePointiin on huono.
2. Elin: Tarjoaa tietoja siitä, miksi verkkoyhteyden suorituskyky on tärkeää yhteiskäytölle.
3. Visualisointi: Näyttää niiden laitteiden prosenttiosuuden, joiden verkkoyhteyden suorituskyky vaihtelee OneDriveen ja SharePointiin liittyen:
   • 81–100 (paras): Palkin tummanvihreä (värillinen) osa edustaa niiden laitteiden prosenttiosuutta, joilla on paras suorituskyky.
   • 61–80: Palkin vihreä (värillinen) osa edustaa niiden laitteiden prosenttiosuutta, joiden verkon tehokkuuspisteet ovat 60–80.
   • 41–60: Palkin oranssi (värillinen) osa edustaa niiden laitteiden prosenttiosuutta, joiden verkon tehokkuuspisteet ovat 40–60.
   • 21–40: Palkin punainen (värillinen) osa edustaa niiden laitteiden prosenttiosuutta, joiden verkon suorituskykypisteet ovat 20–40.
   • 0–20: Palkin tummanpunainen (värillinen) osa edustaa niiden laitteiden prosenttiosuutta, joiden verkon huonoin suorituskykypistemäärä on 0–20.

Näytä sisällön yhteiskäytön trendit ajan kuluessa

Näet kunkin yllä olevan merkityksellisten tietojen osalta, miten mittaritrendi on ajan mittaan valittuna, valitsemalla vaihtoehdon alla näkyvästä avattavasta valikosta:

Kun olet valinnut vaihtoehdon, raportin kaaviot päivittyvät näyttämään ajan kuluessa trendin eikä tilannevedosta viime kuukaudesta.

Aiheeseen liittyvä sisältö

Microsoft 365 -sovellusten terveys – Teknologiakokemukset (artikkeli)
Viestintä – Henkilökokemuksia (artikkeli)
Kokoukset – Henkilökokemuksia (artikkeli)
Mobility – Ihmisten käyttökokemukset (artikkeli)
Käyttöönoton pistemäärän tietosuojan hallinta (artikkeli)
Teamwork – Henkilökokemuksia (artikkeli)