Outlook-sähköpostin seuraaminen Dynamics 365 for Outlook -sovelluksen painikkeen avulla
Dynamics 365 for Customer Engagementista saa suurimman hyödyn seuraamalla kaikkea asiakasviestintää, eerityisesti sähköpostiviestintää. Luo Outlook-sähköposteista keskitetty tietovarasto seuraamalla niitä Microsoft Dynamics 365 for Outlookissa. Kun sähköpostiviestiä seurataan Dynamics 365 for Outlookissa, viesti tallennetaan aktiviteettitietueena Customer Engagementiin. Tämän jälkeen sinä tai toinen aktiviteettitietueidesi käyttöoikeuden omaava käyttäjä voi tarkastella sähköpostiviestiä ja muita asiakasaktiviteetteja Customer Engagementissa, Dynamics 365 for Outlookissa tai mobiililaitteella.
Sähköpostien seuraaminen Dynamics 365 for Outlookissa on manuaalinen prosessi. Niinpä voitkin pitää henkilökohtaiset sähköpostit erillään asiakkaiden sähköposteista. Voit myös määrittää sähköpostiviestit automaattiseen seurantaan. Lisätietoja: Asetuksen määrittäminen seuraamaan automaattisesti saapuvaa Outlook-sähköpostia Dynamics 365 for Outlookissa
Tippi
Jos organisaatiosi sähköposti synkronoidaan palvelinpuolen synkronoinnin kautta, voit seurata sähköpostia automaattisesti vetämällä sen seurattuun kansioon. Kansiotason seuranta on tehokas ja intuitiivinen tapa seurata sähköpostiviestejä suoraan lähes miltä tahansa laitteelta. Lisätietoja: Outlook-sähköpostiviestien seuranta siirtämällä ne seurattuun Exchange-kansioon
Sähköpostiviestien seuraamisen vaatimukset
Jos haluat seurata sähköpostia Dynamics 365 for Outlookissa, Outlook-sähköpostiosoitteen on oltava sama kuin Customer Engagement -sähköpostiosoite. Synkronointi useiden sähköpostisoitteiden välillä ei onnistu.
Mitkä tietueet on liitetty sähköpostiaktiviteettiin?
Kun seuraat sähköpostiviestiä, Dynamics 365 for Outlook käyttää oletusarvoisesti Customer Engagement -osoitteistoa viestin ja Vastaanottaja-, Lähettäjä- ja Piilokopio -rivien Customer Engagement -yhteyshenkilöiden linkittämiseen. Voit linkittää sähköpostiviestin myös tiettyyn tietueeseen, kuten valitulle asiakkaalle, mahdollisuudelle tai palvelupyynnölle. Näin kannattaa tehdä, jos se vain on mahdollista. Näin tietue on helpompi löytää.
Sähköpostiviestin seuraaminen
Valitse seurattava sähköpostiviesti Dynamics 365 for Outlookissa.
Valitse jokin seuraavista:
Voit seurata sähköpostiviestiä linkittämättä sitä tiettyyn Customer Engagement -tietueeseen napsauttamalla Koti-välilehden Customer Engagement -ryhmässä Seuraa.
TAI
Voit seurata sähköpostiviestiä ja linkittää sen tiettyyn Customer Engagement -tietueeseen napsauttamalla ensin Koti-välilehden Customer Engagement -ryhmässä Aseta Liittyy, napsauttamalla sitten Lisää ja etsimällä tietue Valitse tietue -valintaikkunassa. Kun olet löytänyt tietueen, valitse Lisää.
Kun napsautat Seuranta- tai Aseta Liittyy -painikkeen, sähköpostitietueen alareunaan tulee Dynamics 365 for Customer Engagement -ruutu (jota kutsutaan myös seurantaruuduksi). Seurattava tietue näkyy tässä ruudussa ja siinä on myös linkit liittyviin tietueisiin. Jos määrität liittyvän tietueen, seurantaruudussa on myös linkki tähän tietueeseen. Lisätietoja: Yleiskatsaus tietueiden seuraamisesta Dynamics 365 for Outlookissa
Seurannassa oleva tietue löytyy myös Outlook-kansiosta. Näet Seuratut Dynamics 365 -sovellukset -symbolin
kaikkien seurattujen tietueiden vieressä.
Jos haluat muokata Customer Engagement -aktiviteettitietuetta (esimerkiksi muuttaa liittyvää tietuetta), avaa sähköpostiviesti Outlookissa ja valitse Customer Engagement -ryhmässä Näytä Dynamics 365 -sovelluksissa.
Mitä muuta sähköpostitietueiden seuraamisesta tulee tietää?
Customer Engagement -osoitteisto. Osoitteisto asennetaan automaattisesti Dynamics 365 for Outlookin asennuksen yhteydessä. Tällöin Customer Engagement -yhteyshenkilöä voi hakea luotavan sähköpostiviestin tai tapaamisen Vastaanottaja-kentässä. Oletusarvoisesti Dynamics 365 for Outlook tekee haun vain omista yhteyshenkilöistäsi. Voit laajentaa hakua määrittämällä henkilökohtaisen asetuksen. Lisätietoja: Dynamics 365 for Outlookin osoitteiston asetusten määrittäminen
Työskentely offline-tilassa Sähköpostiviestit, joita seuraat offline-tilassa ollessasi, tallennetaan aktiviteeteiksi siirtyessäsi takaisin online-tilaan. Lisätietoja: Offline-tilassa työskenteleminen Dynamics 365 for Outlookin avulla
Seurattujen viestien vastaukset Voit myös määrittää, seurataanko seurattuihin viesteihin liittyviä vastauksia. Lisätietoja: Dynamics 365:n -sovellusten ja Outlookin tai Exchangen väliseen synkronointiin ja seurantaan vaikuttavien henkilökohtaisten asetusten määrittäminen
Seurattujen sähköpostiviestien muokkaaminen Kun sähköpostiviesti on lähetetty, sitä ei enää voi muokata, mutta sille voi määrittää liittyvän tietueen tai liittyvää tietuetta voi muuttaa.
Liitteet. Kuka tahansa, jolla on aktiviteettiesi tarkasteluoikeus, voi tarkastella mitä tahansa seurattua sähköpostiviestiä. Sähköpostin mahdolliset liitteet sisällytetään aktiviteettiin. Jos et halua, että liitettä käytetään, poista se sähköpostiaktiviteetista.
Järjestelmänvalvoja voi estää viestien tallentamisen, jos ne sisältävät tietyn tyyppisiä liitetiedostoja (esimerkiksi .exe-tiedostoja). Viestejä, jotka on tallennettu muualle kuin oletusarvoiseen Microsoft Exchange -sijaintiin, ei voi linkittää.
Katso myös
Yleiskatsaus Dynamics 365 for Outlookin seurantatietueisiin
Dynamics 365 for Outlookilla seurattujen tietueiden poistaminen
Dynamics 365 -sovellusten ja Outlookin tai Exchangen väliseen synkronointiin ja seurantaan vaikuttavien henkilökohtaisten asetusten määrittäminen
Sähköpostimallien luominenUsein kysyttyjä kysymyksiä tietueiden synkronoinnista Microsoft Dynamics 365 -sovellusten ja Microsoft Outlookin välillä