Asetuksen määrittäminen seuraamaan automaattisesti saapuvaa Outlook-sähköpostia Dynamics 365 for Outlookissa
Kun käytät Microsoft Dynamics 365 for Outlookia sähköpostiviestin seuraamiseen, sähköpostitietueen kopio tallennetaan aktiviteettina Dynamics 365 for Customer Engagementiin ja synkronoidaan Outlook-tietueen kanssa. Lisätietoja: Yleiskatsaus tietueiden seuraamisesta Dynamics 365 for Outlookissa
Sähköpostin seuranta on oletusarvoisesti manuaalinen prosessi, jossa kunkin seurattavan sähköpostiviestin osalta valitaan Seuranta- tai Määritä liittyen -painike. Manuaalisen seurannan avulla voit erottaa henkilökohtaisen sähköpostin asiakkaiden sähköpostista. Vaihtoehtoisesti voit määrittää asetuksen seuraavaan sähköpostiviestejä automaattisesti.
Tippi
Voit käyttää viestien automaattisen seurannan vaihtoehtoisena menetelmänä Exchange-kansion seurantaa. Kansion seurannan avulla voit seurata viestejä suoraan lähes miltä tahansa laitteelta. Lisätietoja: Outlook-sähköpostiviestien seuranta siirtämällä ne seurattuun Exchange-kansioon
Sähköpostiviestien automaattinen seuraaminen
Valitse Dynamics 365 for Outlookin Tiedosto-välilehdessä Customer Engagement ja valitse sitten Asetukset.
Henkilökohtaisten asetusten määritys -valintaikkunan Sähköposti-välilehden Valitse miten Dynamics 365 for Outlookin on integroitava sähköposti Dynamics 365 for Customer Engagementin kanssa -osassa Tarkista saapuva sähköposti Outlookissa ja määritä, onko sähköpostiviesti linkitettävä ja tallennettava Dynamics 365 for Customer Engagement -tietueeseen -vaihtoehto.
Voit määrittää, haluatko seurata kaikkia sähköpostiviestejä tai vain tietyntyyppisiä viestejä valitsemalla Valitse sähköpostiviestit, joita seurataan Dynamics 365 for Customer Engagement-osan Seuraa-luettelossa jokin seuraavista vaihtoehdoista:
Kaikki sähköpostiviestit. Seuraa kaikkia Customer Engagementin sähköpostiviesteihin liittyviä viestejä. Jos valitset tämän vaihtoehdon, Dynamics 365 -sovellukset seuraavat liiketoimintaan liittyviä keskusteluja ja roskapostia, joten harkitse tarkasti tämän vaihtoehdon valintaa.
Sähköpostiviestit Customer Engagementin sähköpostin vastauksissa. Vain sellaisten sähköpostiviestien vastaukset tai edelleenlähetykset, joita on jo seurattu, tallennetaan sähköpostiaktiviteetteina. Tämä on yleisin vaihtoehto.
Sähköpostiviestit Dynamics 365 -sovellusten liideiltä, yhteyshenkilöiltä ja asiakkailta. Sähköpostiviestejä seurataan vain, jos ne tulevat käyttäjältä, jolla on Dynamics 365 for Customer Engagementissa liidi-, yhteyshenkilö- tai asiakastietue.
Sähköpostiviestit Dynamics 365 for Customer Engagement -tietueista, joissa sähköpostiominaisuus on käytössä. Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat seurata kaikilta tietuetyypeiltä – myös sähköpostiosoitekentän sisältäviltä mukautetuilta tietuetyypeiltä – tulleita sähköpostiviestejä.
Muistiinpano
Outlookin Lähetetyt-kansion sähköpostiviestit ei näy oletusarvoisesti seurattuina Dynamics 365:ssä. Käytettävissä on vaihtoehtoinen asetus Lähetetyt-kansion viestien automaattista seuraamista varten. Jos järjestelmänvalvoja ottaa tämän asetuksen käyttöön, automaattisesti seurattavien sähköpostiviestien määrittämisessä käytetään aiemmin mainittuja henkilökohtaisia vaihtoehtoja. Lisätietoja on kohdassa Lähetetyt-kansion automaattinen seuraaminen palvelinpään synkronoinnissa
Muistiinpano
Muista, että mitä enemmän käytät samaa sähköpostiosoitetta seurannassa, sitä vähemmän hyödyllinen se on, sillä se linkitetään useisiin tietueisiin.
Jos haluat luoda automaattisesti seurattaville sähköpostiviesteille yhteyshenkilö- tai liiditietueet, valitse Luo automaattisesti tietueita Dynamics 365 for Customer Engagementissa -osassa Luo-valintaruutu ja valitse sitten luettelosta Yhteyshenkilöt tai Liidit. Kun tämä valintaruutu on valittuna, Dynamics 365 for Outlook yrittää löytää vastaanottajien sähköpostiosoitteille vastineen Customer Engagementin sähköpostiosoitteista. Jos vastaavaa tietuetta ei löydy, yhteyshenkilö- tai liiditietue luodaan automaattisesti.
Muistiinpano
Yhteyshenkilö-ja liiditietueita ei luoda, jos sinulla ei ole tarvittavia käyttöoikeuksia. Lisätietoja: TechNet: Suojauksen vaikutus Dynamics 365 -sovellusten ja Outlookin väliseen synkronointiin
Muistiinpano
Sama sähköpostiosoite saattaa sisältyä useaan mukautettuun tietuetyyppiin. Kun näin tapahtuu, Dynamics 365 for Customer Engagement linkittää tästä sähköpostiosoitteesta saadut sähköpostiviestit yhteen mukautetuista tietuetyypeistä. Jos esimerkiksi on kaksi tietuetyyppiä (Potilas ja Lääkäri), joilla on sama sähköpostiosoite someone@example.com, Dynamics 365 for Customer Engagement linkittää osoitteesta someone@example.com saadut sähköpostiviestit joko Potilas- tai Lääkäri-tietuetyyppiin. Kun sen sijaan someone@example.com-sähköpostiosoitteeseen lähetetään sähköpostiviesti, se linkitetään sekä Potilas- että Lääkäri-tietuetyyppiin.
Katso myös
Yleiskatsaus Dynamics 365 for Outlookin seurantatietueisiin
Usein kysyttyjä kysymyksiä tietueiden synkronoinnista Microsoft Dynamics 365 -sovellusten ja Microsoft Outlookin välillä