Planear Microsoft Viva Connections para su organización
Nota:
- Debe tener un tipo de licencia Enterprise (E), Frontline (F) o Academic (A) para crear una experiencia de Viva Connections.
- Los usuarios con una suscripción de Microsoft 365 (licencia E, F o A) se limitan a crear y usar una experiencia. Si desea crear o usar dos o más experiencias (hasta 50), todos los usuarios del inquilino deben tener una licencia de Microsoft Viva Suite o Viva Communications and Communities. Consulte Microsoft Viva planes y precios para obtener más información.
- Viva Connections no tiene ningún requisito para empezar.
- Debe tener permisos de administrador de SharePoint para acceder a la Centro de administración de Microsoft 365. Viva Connections está disponible en dispositivos móviles y tabletas en entornos GCC, GCC High y DoD con características limitadas. Para obtener más información, consulte la lista de disponibilidad del servicio.
En esta fase, cree un equipo de partes interesadas para alinearse con los objetivos y los casos de uso principales de la estrategia de experiencia de usuario de su organización. Empiece por cumplir los requisitos y, a continuación, planifique cada componente de la experiencia. En la fase de planeamiento, considere las métricas de éxito y las tácticas de adopción para garantizar que Viva Connections satisfaga las necesidades de su organización y de los usuarios.
Los pasos siguientes marcados con un asterisco (*) son opcionales o solo se pueden aplicar a los clientes que usan sitios de inicio de SharePoint para complementar la experiencia de Viva Connections.
Paso 1: Planear Viva Connections
Viva Connections está diseñado para ayudar a los usuarios a completar tareas de alta prioridad y acceder a información importante. Esta experiencia se puede construir a lo largo del tiempo a medida que la organización se adapta y escala. Las organizaciones pueden usar su sitio principal de intranet de SharePoint existente si lo tienen o crear una experiencia independiente accesible en Microsoft Teams.
Viva Connections consta de tres partes principales: el panel, la fuente y los recursos. Estas partes se muestran de forma diferente en dispositivos móviles y de escritorio. Obtenga más información sobre las diferencias entre la experiencia de escritorio y móvil.
- Salpicadero: El panel es el conjunto de herramientas digitales del usuario. Reúne las herramientas que los usuarios necesitan, lo que permite un acceso rápido y sencillo tanto si están en la oficina como en el campo.
- Alimentar: La fuente entrega actualizaciones a las personas adecuadas en el momento adecuado. Está estrechamente integrado con Viva Engage, noticias de SharePoint y Stream para mostrar una fuente personalizada, basada en la segmentación posterior a los grupos a los que pertenecen los usuarios.
- Recursos: La experiencia recursos permite la búsqueda entre plataformas. Usa elementos de navegación de la barra de aplicaciones de SharePoint, que puede dirigirse a un público específico.
| Escritorio | Móvil |
|---|---|
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| - La instancia de Viva Connections de su organización aparecerá como un icono en la barra de aplicaciones de Teams. - Cuando se selecciona el icono, los usuarios verán la experiencia de aterrizaje predeterminada. - Cuando el icono se selecciona dos veces, se muestra el panel de navegación global. - Use elementos web como noticias, Viva Engage, archivos y medios y elementos web de contenido resaltado para proporcionar a los usuarios un flujo constante de contenido de diversos orígenes. - Agregue el elemento web Panel para facilitar la realización de tareas |
- La instancia de Viva Connections de su organización aparecerá como un icono en la barra de aplicaciones móviles de Teams. - Una vez seleccionado, los usuarios pueden pivotar desde el panel a la fuente a los recursos. |
Paso 2: Considere la posibilidad de usar un sitio principal de SharePoint para complementar la experiencia* (opcional)
Una experiencia de Viva Connections no requiere que se cree un sitio principal de SharePoint (un sitio de comunicación que tenga funcionalidades especiales), pero proporcionar uno puede complementar la experiencia del usuario. Un sitio principal de SharePoint actúa como puerta de entrada a la intranet de su organización y una puerta de enlace a otros portales populares que son relevantes para toda la organización. Algunas organizaciones usan un sitio principal de SharePoint para complementar la experiencia de Viva Connections y ampliar la experiencia a la web. Consulte la tabla siguiente para determinar si su organización quiere usar un sitio principal de SharePoint además de Viva Connections. Un sitio principal de SharePoint se puede agregar en cualquier momento.
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Creación de un sitio principal de SharePoint* (opcional) | Un sitio principal de SharePoint es un sitio de comunicación de SharePoint que actúa como puerta principal de la intranet de su organización. Tienen funcionalidades adicionales, como la capacidad de priorizar las noticias publicadas desde el sitio principal de SharePoint en el resto de la intranet. Una vez establecido un sitio principal de SharePoint, las noticias publicadas desde ese sitio se priorizarán en la intranet. Los sitios principales de SharePoint se establecen en el Centro de Administración de Microsoft al crear una nueva experiencia de Viva Connections. Para agregar un sitio principal de SharePoint, elija la opción para compilar un portal de intranet existente. Obtenga más información sobre cómo pensar en planear la navegación en el sitio principal de SharePoint en combinación con el centro de conectividad y la navegación global. A continuación, empiece a crear un sitio principal de SharePoint. |
| Configuración de la navegación global* (solo usuarios del sitio principal de SharePoint) | Una vez configurado el sitio principal de SharePoint, puede habilitar y personalizar la navegación global en la barra de aplicaciones de SharePoint. En la aplicación de escritorio de Viva Connections Teams, los recursos del panel de navegación global se mostrarán cuando se seleccione el logotipo de la organización en el raíl de aplicaciones de Teams. Los vínculos de la barra de navegación global también se pueden importar en la sección Recursos de Viva Connections. Obtenga más información sobre cómo habilitar y personalizar la navegación global. |
| Auditar, priorizar y modernizar sitios* (opcional) | Después de identificar los escenarios clave para Viva Connections, deberá identificar el contenido o los sitios que se deben modernizar si sigue usando sitios y páginas clásicos. No todo el contenido o los sitios clásicos de SharePoint deben modernizarse para aprovechar las ventajas de Viva Connections. Céntrese en los casos de uso prioritarios que deben incluirse en la instancia de Viva Connections de su organización. Obtenga más información sobre cómo modernizar el contenido y la guía de portales saludable para sitios de alto tráfico |
Creación de un sitio principal de SharePoint para su organización* (opcional)
Un sitio principal de SharePoint es la puerta principal de la intranet de su organización y una puerta de enlace a otros portales populares que son relevantes para toda la organización. El sitio principal de SharePoint también será la experiencia de aterrizaje para Viva Connections en la aplicación de escritorio de Microsoft Teams.
Empiece de forma pequeña mediante la identificación de algunos recursos y funciones a los que puede servir el sitio principal de SharePoint. Considere la posibilidad de usar una plantilla de sitio personalizable al crear un nuevo sitio de comunicación de SharePoint denominado plantilla Inicio de la organización para poner en funcionamiento rápidamente el sitio principal de SharePoint. Opcionalmente, convierta el sitio principal de SharePoint en un sitio central de SharePoint para agregar una capa adicional de navegación y aumentar el ámbito de búsqueda.
Obtenga más información sobre cómo planear el sitio principal de SharePoint y cómo iniciar sitios de SharePoint correctos.
Configurar la navegación global en la barra de aplicaciones de SharePoint* (opcional)
A continuación, en el icono Configuración del sitio principal de SharePoint, seleccione Configurar navegación global para aprovechar las ventajas de la funcionalidad de Viva Connections completa. Diseñe la navegación global de forma que complemente y expanda los recursos en el sitio principal de SharePoint. Obtenga más información sobre la navegación y la arquitectura de la información en SharePoint.
Los vínculos de navegación que aparecen en el panel de navegación global de la barra de aplicaciones de SharePoint también se mostrarán en la aplicación Viva Connections de Microsoft Teams para escritorio cuando el icono de la organización esté seleccionado en el riel de aplicaciones de Teams. Los vínculos de la barra de navegación global también se pueden importar en la sección Recursos de Viva Connections.
Auditar, priorizar y modernizar el contenido para alinearse con escenarios y tareas clave* (opcional)
Después de definir los escenarios clave y las tareas en la fase de planeación, prepárese para Viva Connections asegurándose de que el contenido prioritario se encuentra en sitios de comunicación de SharePoint modernos y sitios de equipo. Se pueden usar sitios modernos y clásicos, pero solo aparecerán sitios modernos en la aplicación Microsoft Teams. Los sitios clásicos se abren en una ventana independiente del explorador.
Si tiene muchos sitios de SharePoint clásicos, asegúrese de centrarse en sitios, páginas y contenido que sean relevantes para la experiencia de Viva Connections. Los sitios y el contenido que no están relacionados con tareas y escenarios clave se pueden modernizar más adelante.
Sitios que se deben auditar y priorizar:
- Sitios que se conectan a tarjetas en el panel de Viva Connections
- Sitios que se muestran en la navegación global
- Sitios que publican con frecuencia noticias de la organización
- Sitios que ayudan a los usuarios a completar las tareas diarias más importantes o a acceder a información importante
Herramientas que le ayudarán a modernizar:
- Use el Escáner de modernización de SharePoint para crear un panel que le ayude a determinar la preparación para la modernización.
- Obtenga más información sobre cómo transformar sitios clásicos en sitios modernos o considere crear nuevos sitios modernos con plantillas de sitio de SharePoint.
- Para sitios populares que se espera que obtengan una gran cantidad de tráfico (miles de vistas al día o más) obtenga más información sobre los procedimientos recomendados para sitios y portales de alto rendimiento.
Paso 3: Planear el panel
Empiece por identificar los escenarios clave que Viva Connections necesita para admitir e identificar a los propietarios de esas experiencias de usuario. Las tareas y escenarios serán compatibles principalmente con las tarjetas del panel de Viva Connections que se pueden dirigir a audiencias específicas mediante Grupos de Microsoft 365. Tenga en cuenta qué grupos de usuarios necesitan acceso a recursos específicos.
| Panel en el móvil | Descripción |
|---|---|
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En este ejemplo, una tarjeta del panel está vinculada a una página de SharePoint donde los usuarios pueden realizar una comprobación de estado diaria fácilmente desde un dispositivo móvil. |
Entre los escenarios comunes se incluye ver los salarios y las horas de vacaciones, enviar vales de ayuda, ponerse al día con las noticias, consultar menús de almuerzos diarios, buscar personas en un directorio y la administración turnos. Colabore y alinee con grupos empresariales que administran estas experiencias para determinar el mejor diseño. Obtenga más información sobre Viva Connections adopción para obtener más información sobre escenarios comunes y cómo identificar experiencias de usuario que dan lugar a una adopción duradera.
| General | Para trabajadores de la información | Para trabajadores de primera línea |
|---|---|---|
| - Ver el pago y las ventajas - Enviar un vale al servicio de asistencia - Acceder a las opciones de almuerzo y café - Ponerse al día con noticias y anuncios |
- Buscar información de personas y equipos - Completar el entrenamiento necesario - Ver días festivos de la empresa |
- Ver y administrar turnos - Acceder a hojas de horas y formularios populares - Ver directivas y recursos del área de trabajo |
Tipos de tarjetas de panel
A medida que planee, tenga en cuenta los diferentes tipos de tarjetas disponibles. Hay tres tipos diferentes de tarjetas que se pueden usar en el panel de Viva Connections. Algunas tarjetas pueden tardar más que otras en implementarse o pueden requerir trabajo en el back-end para configurarse.
- Tarjetas listas para usar: Estas tarjetas requieren poca configuración e incluyen las tarjetas de Vínculo, Turnos, Teams y Tareas asignadas.
- Tarjetas de extensión adaptables (ACE): Estas tarjetas que se pueden ampliar y personalizar mediante el SharePoint Framework (SPFx).
- Tarjetas de partner: Estas tarjetas proceden de terceros que no son de Microsoft, como Qualtrics, ServiceNow y Workday.
Proceso de planeación
A medida que trabaje con propietarios de negocios y partes interesadas clave para alinear su estrategia de diseño de Viva Connections, responda a lo siguiente para cada tarea:
- ¿Quién es el público?
- ¿Qué necesitan los usuarios para lograr o aprender?
- ¿Qué herramientas o tecnología usan en la actualidad?
- ¿Qué herramientas o tecnología desea que los visitantes usen para realizar sus tareas clave?
- ¿Qué información se debe promocionar?
Empiece con los flujos de trabajo más importantes
No todas las tareas deben convertirse en una tarjeta en el Panel. Concéntrese en las tareas más impactantes que se pueden ejecutar en un breve período de tiempo. Busque oportunidades que se alineen con los campos "Ganancias rápidas" y "Primeros éxitos" en la siguiente matriz de decisión como inicio.
Configúrelo teniendo al público en mente
Como procedimiento recomendado, es importante tomar decisiones basadas en tareas específicas para determinadas audiencias:
- Considere usar un marco común para la planeación de escenarios que comience seleccionando un rol o público determinado"Como un...".
- A continuación, reduzca el objetivo en "Necesito...".
- A continuación, considere la herramienta o el proceso ideal para cumplir el objetivo en "Para que...".
- Por último, cree un script del aspecto que tendrá el éxito en "Sé que esto se realiza correctamente cuando...".
Por ejemplo, cree una tabla como la siguiente para enumerar los escenarios empresariales que desea abordar con tarjetas en el panel:
| En mi rol como... | Necesito... | Para que... | Sé que esto se realiza correctamente cuando... |
|---|---|---|---|
| Usuario a tiempo completo | Fácil acceso a la información de beneficios y nóminas | Puedo comprobar rápidamente información importante sin necesidad de ayuda de RR. HH. | Se reducen las solicitudes de ayuda con beneficios y nóminas al equipo de RR. HH. |
| Trabajador de primera línea | Entrada y salida de un dispositivo móvil | Puedo crear eficiencias en mi flujo de trabajo | Las programaciones y los descansos se administran desde Viva Connections |
| Administrador de personas | Bienvenida e incorporación de nuevos miembros del equipo | Puedo crecer y desarrollar talento | Paso menos tiempo administrando funciones de incorporación estándar |
| Representante de ventas | Accedo a materiales de entrenamiento de productos específicos mientras se encuentra en un dispositivo móvil | Puedo resolver rápidamente problemas de los clientes | La mayoría de los problemas de los clientes se resuelven en tiempo real |
| Especialista en RR. HH. | Promuevo el uso de las ventajas de autoservicio | Puedo dedicar más tiempo a trabajar con los usuarios en escenarios y preguntas sobre ventajas únicas | Todas mis interacciones de usuario se tratan de escenarios críticos individuales |
Ejemplos de diferentes diseños de panel
El panel debe centrarse en las tareas más importantes. Las tareas específicas de públicos determinados deben estar dirigidas para asegurarse de que los usuarios solo vean tarjetas que sean relevantes para sus trabajos diarios.
| Trabajadores de la información | Trabajadores de primera línea |
|---|---|
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Contenido para planear paneles
- Creación y personalización de un panel
- Más información sobre las tarjetas adaptablesy las tarjetas de asociados
- Use Grupos de Microsoft 365 existentes o cree grupos de noticias si es necesario para que pueda crear tarjetas rápidamente y dirigirlas a audiencias específicas.
Paso 4: Prepararse para la fuente
La fuente lleva las comunicaciones de toda la organización a un lugar donde se puede ver fácilmente. Esta fuente ayuda a mantener a los trabajadores de primera línea, los trabajadores de la información y los trabajadores híbridos comprometidos e informados sobre noticias y anuncios importantes. Esta solución también proporciona a los editores de contenido un método confiable para distribuir noticias e información importantes.
Técnicamente, no es necesario hacer nada para configurar la fuente porque el contenido se sincroniza automáticamente. Sin embargo, puede influir en la jerarquía de contenido.
Sugerencias sobre cómo influir en la jerarquía de contenido en la fuente
La fuente está diseñada para ser dinámica, personalizada y un lugar donde se pueden consumir las noticias y anuncios más relevantes. La fuente se basa en un flujo constante de contenido nuevo y la mejor experiencia contiene un equilibrio entre las noticias de la organización, el contenido orgánico y el contenido seleccionado.
- Publicación de noticias de SharePoint desde orígenes de noticias oficiales de la organización, como el sitio principal de SharePoint
- Use el aumento de noticias para elevar las publicaciones de noticias más importantes en los sitios de noticias de la organización para exponer las publicaciones de noticias en la parte superior de la fuente.
- Resalte las discusiones de la comunidad mediante la presentación de publicaciones en Viva Engage que le gustaría ver en toda la organización.
- Anime a su organización a participar y participar en discusiones en Viva Engage, especialmente los líderes y los campeones del área de trabajo.
- Use la segmentación de público para asegurarse de que diferentes audiencias ven contenido específico mediante Grupos de Microsoft 365
Contenido para planear fuentes
- Revise las preguntas más frecuentes sobre la fuente para Viva Connections
- Considere la posibilidad de usar elementos web como noticias, Viva Engage, archivos y medios y elementos web de contenido resaltado para proporcionar a los usuarios un flujo constante de contenido de una variedad de orígenes en páginas populares de SharePoint
Paso 5: Planear los recursos
Los recursos son los vínculos de navegación a los portales y a otros destinos populares. Los recursos deben ser los portales más importantes y populares para el público objetivo y pueden dirigirse a audiencias específicas. Al preparar Viva Connections, sepa que estos recursos se muestran desde la barra de aplicaciones de SharePoint (si su organización tiene un sitio principal de SharePoint) y en la barra de aplicaciones de Teams cuando se configura Viva Connections.
| Escritorio | Móvil |
|---|---|
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En el caso de las organizaciones con sitios de inicio de SharePoint, considere cómo los vínculos de la navegación global complementan los recursos resaltados en el sitio principal de SharePoint. Dependiendo del contenido que quiera que esté disponible en la navegación global, puede diseñar la navegación del sitio principal de SharePoint y la navegación global de tres maneras diferentes.
Contenido para planear recursos
- Configure por primera vez o personalice los vínculos de navegación en la navegación global desde el sitio principal de SharePoint.
- Obtenga más instrucciones sobre cómo configurar la navegación en SharePoint
Paso 6: Crear un plan de adopción
Prepararse para el cambio y ayudar a los usuarios a adoptar nuevos recursos será diferente para cada organización. Use las consideraciones y procedimientos recomendados aquí como punto de partida para crear un plan de adopción que se adapte a las necesidades de la organización. Incluya consideraciones sobre la administración de cambios y los materiales de entrenamiento para los usuarios finales en su plan.
Consideraciones de adopción
- solo se puede acceder a Viva Connections en Microsoft Teams. Si su organización aún no usa Microsoft Teams, debe planear la adopción de Microsoft Teams junto con Viva Connections.
- Para facilitar la adopción de los usuarios finales, ancla la aplicación en Teams mientras elige la configuración. Esto solo debe realizarse una vez (Viva Connections está habilitado automáticamente de forma predeterminada en Teams).
- Encuentre a los primeros usuarios y campeones y cree formas de extender su entusiasmo al resto de la organización.
- Planee interactuar con los usuarios donde normalmente se reúnen y comparten información (por ejemplo, si la organización ya se reúne en Teams, planee publicar en canales).
- Determine a quién y dónde deben dirigirse las preguntas sobre Viva Connections. Considere la posibilidad de usar Viva Engage, un sitio de SharePoint o un canal de Teams para que los usuarios puedan formular preguntas o ver las preguntas más frecuentes.
Consideraciones sobre la administración de cambios:
- Comience creando conciencia e interés en varios canales para atraer a públicos diferentes. Considere espacios comunes para los usuarios en el sitio, como la sala de descanso o las salas de conferencias. Para los trabajadores remotos y el resto de la organización, planee publicar anuncios en Teams, Viva Engage y SharePoint.
- Asegúrese de que diferentes audiencias de usuarios finales puedan comprender fácilmente cómo esta nueva herramienta ayuda a mejorar su trabajo diario.
- Cree oportunidades para que los usuarios hagan preguntas, obtengan ayuda y vean demostraciones en directo. Considere organizar sesiones de entrenamiento semanales u horas de oficina durante el primer mes de adopción. Use campeones cuando sea posible.
- Refuerce el cambio mediante la creación de incentivos para el uso de las nuevas herramientas.
- Explicar claramente cómo usar Viva Connections en aplicaciones móviles y de escritorio, cómo interactuar con el panel, la fuente y los recursos, y dónde ver las últimas noticias y anuncios.
- Cree instrucciones especializadas para diferentes audiencias, como trabajadores de primera línea o trabajadores híbridos.
Consideraciones de entrenamiento
- Use el entrenamiento para ayudar a crear conciencia sobre dónde se puede acceder a los recursos en Teams en dispositivos móviles o de escritorio.
- Muestre diferentes formas de conectarse e interactuar con tarjetas en el panel y el contenido de la fuente. Considere proporcionar diferentes instrucciones de entrenamiento para públicos diferentes.
- Resalte los portales populares de SharePoint que se pueden encontrar en la pestaña Recursos cuando se encuentra en un dispositivo móvil.
Recursos de adopción
Obtenga más información sobre la adopción, los procedimientos recomendados y las plantillas de comunicación en el centro de adopción de Viva.
Paso 7: Considerar las métricas de éxito
Parte del proceso de planeamiento incluye determinar qué métricas se usarán para medir la eficacia de Viva Connections para reunir a su organización y mantener informados a audiencias específicas. Empiece teniendo en cuenta las tareas y herramientas que ofrece el panel. Por ejemplo, si crea una tarjeta que se vincula al sitio de recursos humanos de SharePoint o una página específica, debe esperar ver más tráfico e interacción para ese sitio en los informes de uso.
Nota:
La característica de análisis no está disponible en entornos GCC, GCC High y DoD. Para obtener más información, consulte la lista de disponibilidad del servicio.
- análisis de Viva Connections: comprenda cómo y cuándo los usuarios interactúan con los componentes de la experiencia de Viva Connections mediante el análisis de Viva Connections. Revise el número de personas que han visto experiencias Viva Connections, los tipos de contenido con los que se involucran los usuarios y las plataformas que se usan para acceder a Viva Connections.
- Vista de alto nivel del uso en las aplicaciones M365: Use el análisis de uso de Microsoft 365 para acceder a un panel precompilado que contiene varios informes precompilados que se centran en la adopción de aplicaciones, uso, comunicación y colaboración de Microsoft 365.
- Datos de nivel de página o sitio: Obtenga informes de uso de nivel de sitio y de página en SharePoint para medir la interacción y obtener más información sobre cuándo los usuarios tienen acceso al contenido y qué dispositivos usan.
- Obtenga comentarios directos de los usuarios: Dejando el análisis de uso de lado, puede preguntarles directamente a los usuarios sobre su satisfacción general. Considere crear una tarjeta en el Panel que se vincule a un formulario de Microsoft donde puede pedirle a los usuarios que califiquen la satisfacción y proporcionen comentarios.
Paso 8: Planificar el mantenimiento a lo largo del tiempo
Por lo general, Viva Connections necesita un mantenimiento continuo mínimo una vez configurado. A medida que su negocio crece y evoluciona, es probable que identifique nuevos escenarios que puedan ser compatibles con Viva Connections. Con el tiempo, puede decidir retirar tarjetas en el panel o reorganizar la navegación global en los recursos. Además, los usuarios compartirán comentarios que se pueden usar para mejorar la experiencia. Cada uno de estos escenarios requerirá tiempo para implementarse y comunicarse según sea necesario. Planee tener una persona asignada o un equipo de personas que puedan administrar estas tareas a lo largo del tiempo.
- Salpicadero: Una vez diseñado y probado, el panel solo tendrá que actualizarse para admitir nuevos escenarios o retirar escenarios antiguos.
- Alimentar: El contenido se muestra y agrega dinámicamente desde publicaciones de noticias de SharePoint y Viva Engage.
- Recursos: Al igual que el panel, una vez establecidos los vínculos a los portales, los recursos solo necesitarán actualizaciones según sea necesario.
A continuación, compile y personalice Viva Connections para su organización.
Después de cumplir los requisitos (para los clientes que desean un sitio principal de SharePoint), tener un plan para el panel y estar preparado para ayudar a los usuarios a adoptar Viva Connections, es el momento de pasar a la fase de compilación.