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Oriente al personal en tareas comunes con procesos

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Publicado: noviembre de 2017

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Definir y forzar procesos de negocio coherentes es una de las principales razones por las que los usuarios utilizan Microsoft Dynamics 365. Los procesos coherentes garantizan a los usuarios que usan el sistema que puedan concentrarse en su trabajo y no en recordar realizar un conjunto de pasos manuales. Los procesos se pueden ser sencillos o complejos y pueden cambiar con el tiempo.

Microsoft Dynamics 365 incluye cinco tipos de procesos, cada uno diseñado con un objetivo:

  • Flujos de proceso de negocio

  • Flujos de tareas móviles

  • Flujos de trabajo

  • Diálogos

  • Acciones

Nota

Para obtener información sobre la creación de reglas de negocio y recomendaciones, consulte Crear reglas de negocio y recomendaciones para aplicar lógica en un formulario

En este tema:

Cuándo usar flujos de proceso de negocio

Cuándo usar los flujos de tareas móviles

Cuándo usar flujos de tareas

Cuándo usar diálogos

Cuándo usar acciones

¿Adónde voy para crear procesos?

¿Quién puede crear procesos?

Más sobre flujos de trabajo, diálogos, y acciones

Cuándo usar flujos de proceso de negocio

Use un flujo de proceso de negocio cuando desee que el personal recorra las mismas fases y siga los mismos pasos para interactuar con un cliente. Por ejemplo, use un proceso de negocio si desea que todo el mundo administre las solicitudes de servicio al cliente de la misma forma, o para requerir que el personal obtenga aprobación para una factura antes de enviar un pedido.

Microsoft Dynamics 365 incluye varios flujos de proceso de negocio listos para usar para tareas comunes de ventas, servicio y marketing que se pueden usar con pocos o ningún cambio. O bien, puede crear los suyos propios. Vea los siguientes temas para obtener más información sobre flujos de proceso de negocio:

Sugerencia

Si tiene Actualización de diciembre de 2016 para Dynamics 365 (online y local), puede usar un diseñador arrastrar y colocar para crear sus flujos de proceso de negocio.

Cuándo usar los flujos de tareas móviles

También puede diseñar un tipo de flujo de proceso de negocio llamado un flujo de tarea en Dynamics 365 para teléfonos o Dynamics 365 para tabletas basado en tareas comunes que realizan los usuarios. Por ejemplo, si deben realizar periódicamente una serie de pasos de seguimiento después de reuniones con clientes, cree un flujo de tareas. Cuando los usuarios pulsan en la nueva tarea en su aplicación móvil, les guiará de principio a fin de modo que no olviden un paso importante. Vea los siguientes temas para obtener más información sobre flujos de tareas:

Sugerencia

Si tiene Actualización de diciembre de 2016 para Dynamics 365 (online y local), puede usar un diseñador arrastrar y colocar para crear sus flujos de tareas.

Cuándo usar flujos de tareas

Use flujos de trabajo para automatizar los procesos de negocio en segundo plano. Los flujos de trabajo suelen ser eventos iniciados por el sistema, por lo que el usuario no tiene que ser consciente de que se están ejecutando. Los flujos de trabajo que trabajan en segundo plano son “asincrónicos.” Los flujos de trabajo también se pueden configurar para que las personas los inicien manualmente. cuando desee automatizar tareas comunes, como enviar automáticamente un correo electrónico de confirmación a un cliente cuando envía un pedido. Los flujos de trabajo que trabajan en tiempo real son “sincrónicos.” Para obtener más información acerca de flujos de trabajo, vea Technet: Procesos de flujo de trabajo.

Cuándo usar diálogos

Use un diálogo cuando tenga un script paso a paso que desea que el personal lea al hablar con los clientes. Por ejemplo, cree un diálogo para guiar a los representantes de servicio al cliente en una llamada del cliente para resolver un caso. Para obtener más información sobre diálogos, vea TechNet: Diálogos.

Cuándo usar acciones

Use acciones cuando desee automatizar a una serie de comandos del sistema. Las acciones expanden el vocabulario disponible para que los desarrolladores expresen procesos de negocio. Los verbos básicos como crear, actualizar, eliminar y asignar que proporciona el sistema, una acción los utiliza para crear verbos más expresivos como aprobar, escalar, distribuir o programar. Si la definición de un proceso de negocio cambia, los usuarios que no son programadores pueden editar la acción para que el código no se tenga que cambiar. Para obtener más información sobre acciones, vea TechNet: Acciones

¿Adónde voy para crear procesos?

Hay dos rutas de acceso para navegar a los procesos en Microsoft Dynamics 365:

  • Configuración>Procesos. Esta es la ruta más fácil para obtener acceso y permite usar vistas definidas para la entidad Proceso, incluidas las vistas personalizadas.

  • Configuración > Personalizaciones > Personalizar el sistema > Componentes > Procesos. Esta ruta de acceso permite tener acceso conveniente cuando se realiza otro trabajo de personalización en las herramientas de personalización.

Los flujos individuales de proceso de negocio también se pueden editar con el botón Editar proceso en la barra de comandos para el formulario donde está activo el flujo de proceso de negocio.

¿Quién puede crear procesos?

Solo los usuarios con rol de seguridad de administrador del sistema, personalizador del sistema o Director general pueden crear procesos que se apliquen a toda la organización. Las personas con otros roles pueden crear procesos con un nivel de acceso limitado. Por ejemplo, los usuarios con el nivel de acceso de usuario pueden crear flujos de trabajo para uso personal con registros de su propiedad.

La siguiente tabla muestra el nivel de acceso de procesos basados en roles de seguridad predeterminados.

Rol de seguridad

Nivel de acceso

Administrador general

Organización

Administrador del sistema

Organización

Personalizador del sistema

Organización

Vicepresidente de marketing

Primario: unidades de negocio secundarias

Vicepresidente de ventas

Primario: unidades de negocio secundarias

Jefe del servicio de bicicletas de

Unidad de negocio

Administrador de marketing

Unidad de negocio

Administrador de ventas

Unidad de negocio

Administrador de programación

Unidad de negocio

Representante del servicio al cliente

Usuario

Profesional de marketing

Usuario

Comercial

Usuario

Programador

Usuario

Nota

Mientras que los usuarios pueden crear flujos de proceso de negocio, flujos de trabajo en tiempo real o procesos de acción, deberán tener los privilegios Activar flujos de proceso de negocio o Activar procesos en tiempo real para poder activarlos.

Más sobre flujos de trabajo, diálogos, y acciones

Los procesos pueden comprobar condiciones, aplicar lógica de bifurcación y realizar acciones. Realizan estas acciones en una serie de pasos. La siguiente tabla describe los pasos disponibles en los procesos de flujo de trabajo, diálogo y acción. Para obtener más detalles, consulte los temas para cada tipo de proceso.

Paso

Tipo de proceso

Descripción

Fase

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Las fases simplifican la lectura de la lógica del flujo de trabajo y la explican. Sin embargo, las fases no afectan a la lógica ni al comportamiento de los flujos de trabajo. Si un proceso tiene fases, todos los pasos del proceso deben estar incluidos en una fase.

Condición de comprobación

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Una instrucción lógica "if-<condición> then".

Puede comprobar los valores del registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro en una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Según esos valores puede definir pasos adicionales cuando la condición se cumpla (cuando sea true).

Rama condicional

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Una instrucción lógica de tipo "else-if-then", el editor utiliza el texto "De lo contrario, si <condición> entonces:"

Seleccione una condición de comprobación que haya definido anteriormente y podrá agregar una rama condicional para definir pasos adicionales cuando la condición de comprobación devuelva false.

Acción predeterminada

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Una instrucción lógica de tipo "else". el editor usa el texto "De lo contrario:"

Seleccione una condición de comprobación, rama condicional, condición de espera o rama de espera paralela que haya definido anteriormente y podrá usar una acción predeterminada para definir los pasos para todos los casos que no cumplan los criterios definidos en elementos de condición o de rama.

Condición de espera

Flujo de trabajo en segundo plano solo

Habilita un flujo de trabajo en segundo plano para que se ponga en pausa hasta que se hayan cumplido los criterios definidos por la condición. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar automáticamente cuando cumple los criterios en la condición de espera.

Rama de espera paralela

Flujo de trabajo en segundo plano solo

Define una condición de espera alternativa para un flujo de trabajo en segundo plano con un conjunto correspondiente de pasos adicionales que se realizan solo cuando se cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de espera paralelas para crear límites de tiempo en la lógica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar que el flujo de trabajo espere indefinidamente hasta que se hayan cumplido los criterios definidos en una condición de espera.

Asignar valor

Diálogo, acción

Define un valor en una variable o un parámetro de salida del proceso.

Crear registro

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Crea un nuevo registro para una entidad y asigna valores a los atributos.

Actualizar registro

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Puede actualizar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro en una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores.

Asignar registro

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Puede asignar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores.

Enviar correo electrónico

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Envía un mensaje de correo electrónico. Puede elegir crear un nuevo mensaje de correo electrónico o usar una plantilla de correo electrónico configurada para la entidad de registro en la que se ejecuta el flujo de trabajo o cualquier entidad que tenga una relación N:1 con la entidad o la entidad de los registros creados por pasos anteriores.

Iniciar flujo de trabajo secundario

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Inicia un proceso de flujo de trabajo que se ha configurado como un flujo de trabajo secundario.

Cambiar estado

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Cambia el estado del registro en el que se ejecuta el proceso, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relación N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores.

Detener flujo de trabajo/Detener diálogo

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Detiene el flujo de trabajo, el diálogo o la acción actual. Puede establecer un estado Correcto o Cancelado y especificar un mensaje de estado.

Página

Diálogo

Contenedor de pasos de mensaje y respuesta en un diálogo.

Mensaje y respuesta

Diálogo

Muestra un mensaje en la página de un diálogo y puede ofrecer un campo para capturar datos de una respuesta.

Consultar datos de Dynamics 365

Diálogo

Define una consulta que devuelve datos para proporcionar las opciones de una respuesta en un paso de mensaje y respuesta de un diálogo.

Vincular diálogo secundario

Diálogo

Inicia un proceso de diálogo que se ha configurado como un diálogo secundario.

Paso personalizado

Flujo de trabajo, diálogo, acción

Proporciona extensiones a los elementos lógicos disponibles de forma predeterminada en Dynamics 365. Los pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinación de estos elementos. Los desarrolladores pueden crear pasos del flujo de trabajo personalizados. No hay pasos personalizados disponibles en Dynamics 365 de forma predeterminada. Para obtener más información para desarrolladores, vea el SDK de Microsoft Dynamics 365 tema MSDN: Custom workflow activities (workflow assemblies).

Ver también

Información general sobre flujos de proceso de negocio
Crear un flujo de proceso de negocio
Crear un flujo de tareas móviles
TechNet: Procesos de flujo de trabajo
TechNet: Diálogos
TechNet: Acciones