Crear un flujo de proceso de negocio

 

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Este tema muestra cómo crear un flujo de proceso de negocio con Dynamics 365 o Dynamics CRM. Debe tener Actualización de diciembre de 2016 para Dynamics 365 (online y local) para usar Dynamics 365. Para obtener más información acerca de por qué usar flujos de proceso de negocio, consulte Información general sobre flujos de proceso de negocio. Para obtener información sobre crear un flujo de tarea móvil, consulte Crear un flujo de tareas móviles.

Cuando un usuario inicia un flujo de proceso de negocio, las fases y los pasos del proceso se muestran en la barra de proceso en la parte superior de un formulario:

Dynamics 365 y Dynamics CRM incluyen varios flujos de proceso de negocio listos para usar en escenarios empresariales comunes. Agréguelos al sistema y utilícelos como están o modifíquelos para que se adapten a sus necesidades de negocio. Para averiguar cómo agregar flujos de proceso de negocio listos para usar, consulte Agregar procesos de negocio listos para usar.

En este tema

Crear un flujo de proceso de negocio en Dynamics 365

Editar un flujo de proceso de negocio en Dynamics 365

Crear un flujo de proceso de negocio en Dynamics CRM

Editar flujos de proceso de negocio en Dynamics CRM

Crear un flujo de proceso de negocio en Dynamics 365

1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes.

   Sugerencia

   En Dynamics 365, después de crear una definición de flujo de proceso de negocio, puede proporcionar control sobre quién puede crear, leer, actualizar o eliminar la instancia de flujo de proceso de negocio. Por ejemplo, para procesos relacionados con servicio, puede proporcionar acceso total para que los representantes de servicio de atención al cliente cambien la instancia de flujo de proceso de negocio, pero proporcionar acceso de sólo lectura a la instancia para que los representantes de ventas puedan puede supervisar las actividades posventa para los clientes. Para establecer seguridad para una definición de flujo de proceso de negocio que crea, haga clic en Habilitar roles de seguridad en la barra de acciones.

   Compruebe su rol de seguridad

   1. Siga los pasos de Visualización del perfil de usuario.

   2. ¿No tiene los permisos adecuados? Póngase en contacto con el administrador del sistema.

2. Vaya a Configuración > Procesos.

3. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Nuevo.

4. En el cuadro de diálogo Crear proceso, complete los campos necesarios:

   • Escriba un nombre del proceso. El nombre del proceso no necesita ser único, pero debe ser descriptivo para los usuarios que necesiten elegir un proceso. Puede cambiarlo más adelante.

   • En la lista Categoría, seleccione Flujo de proceso de negocio.

     No se puede cambiar la categoría después de crear el proceso.

   • En la lista Entidad, seleccione la entidad en la que desea basar el proceso.

     La entidad selecciona afecta a los campos disponibles para los pasos que se pueden agregar a la primera fase del flujo de proceso. Si no encuentra la entidad que desea, asegúrese de que la entidad tiene el conjunto de opciones Flujos de proceso de negocio (se crearán campos) en la definición de la entidad. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.

5. Elija Aceptar.

   Se crea el nuevo proceso, y el diseñador de flujo de proceso de negocio se abre con una sola fase creada ya para usted.

   

6. Agregar fases. Si los usuarios progresarán desde una fase de negocio a otra del proceso:

   1. Arrastre el componente Fase de la pestaña Componentes y arrástrelo sobre un signo + en el diseñador.

      

   2. Para establecer las propiedades para una fase, haga clic en la fase y a continuación establezca las propiedades en la pestaña Propiedades a la derecha de la pantalla:

      • Escriba un nombre para mostrar.

      • Si lo desea, seleccione una categoría para la fase. La categoría (como Calificar o Desarrollar) aparece como un icono de contenido en la barra de proceso.

        

      • Cuando termine de cambiar propiedades, haga clic en el botón Aplicar.

7. Agregue pasos a una fase. Para ver los pasos de una fase, hace clic en Detalles en la esquina inferior derecha de la fase. Para agregar más pasos:

   1. Arrastre el componente Paso a la fase desde la pestaña Componentes.

      

   2. Haga clic en el paso y, a continuación establezca las propiedades en la pestaña Propiedades:

      1. Escriba un nombre para mostrar para el paso.

      2. Si desea que los usuarios introduzcan datos para completar un paso, seleccione el campo adecuado en la lista desplegable.

      3. Seleccione Requerido si los usuarios deben completar el campo para completar el paso antes de pasar a la siguiente fase del proceso.

      4. Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar.

8. Agregue una bifurcación (condición) al proceso. Para agregar una condición de bifurcación:

   1. Arrastre el componente Condición de la pestaña Componentes hasta un signo + entre dos fases.

      

   2. Haga clic en la condición y, a continuación establezca las propiedades en la pestaña Propiedades. Para obtener más información sobre propiedades de bifurcación, consulte TechNet: Mejorar flujos de proceso de negocio con bifurcación. Cuando termine de establecer propiedades para la condición, haga clic en Aplicar.

9. Agregue un flujo de trabajo. Para invocar un flujo de trabajo:

   1. Arrastre un componente Flujo de trabajo desde la pestaña Componentes a una fase encima o al elemento Flujo de trabajo global en el diseñador. Qué agregue depende de las acciones siguientes:

      • Arrástrela a una fase cuando desee desencadenar el flujo de trabajo al entrar o salir de la fase. El componente de flujo de trabajo debe basarse en la misma entidad principal que la fase.

      • Arrástrelo hasta el elemento Flujo de trabajo global cuando desee desencadenar el flujo de trabajo cuando se activa el proceso o cuando se archiva el proceso (cuando cambia el estado a Completado o Abandonado). El componente de flujo de trabajo debe basarse en la misma entidad principal que el proceso.

   2. Haga clic en el flujo de trabajo y, a continuación establezca las propiedades en la pestaña Propiedades:

      1. Escriba un nombre para mostrar.

      2. Seleccione cuándo se debe desencadenar el flujo de trabajo.

      3. Busque un flujo de trabajo activo a petición existente que coincida con la entidad de la fase o cree un nuevo flujo de trabajo haciendo clic en Nuevo.

      4. Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar.

         Para obtener más información acerca de flujos de trabajo, vea Technet: Procesos de flujo de trabajo.

10. Para validar el flujo de proceso de negocio, haga clic en Validar en la barra de acciones.

11. Para guardar el proceso como borrador mientras sigue trabajando en él, haga clic en Guardar en la barra de acciones.

    Importante

    Mientras un proceso sea borrador no se podrá usar.

12. Para activar el proceso y ponerlo a disposición al equipo, haga clic en Activar en la barra de acciones.

Sugerencia

A continuación se proporcionan algunas sugerencias a tener presentes mientras trabaja en el flujo de tareas en la ventana del diseñador:

• Para realizar una instantánea de todo en la ventana de flujo de proceso de negocio, haga clic en Instantánea en la barra de acciones. Esto es útil, por ejemplo, si desea compartir y obtener comentarios en el proceso de un miembro del equipo.

• Use el minimapa para navegar rápidamente a distintas partes del proceso. Esto es útil cuando tiene un proceso complicado que se desplaza fuera de la pantalla.

• Para agregar una descripción para el proceso de negocio, haga clic en Detalles en el nombre de proceso en la esquina izquierda de la ventana del flujo de proceso de negocio. Puede usar hasta 2000 caracteres.

Editar un flujo de proceso de negocio en Dynamics 365

Para editar flujos de proceso de negocio en Dynamics 365, Vaya a Configuración > Procesos., y luego seleccione la vista Flujos de proceso de negocio.

Al hacer clic en el nombre del flujo de proceso de negocio que desea editar se abre en el diseñador, donde puede realizar las actualizaciones que desee. Expanda Detalles en el nombre del proceso para cambiar su nombre o agregar una descripción y vea información adicional.

Crear un flujo de proceso de negocio en Dynamics CRM

1. Asegúrese de disponer de roles de seguridad de administrador, vicepresidente, director general, administrador del sistema o personalizador del sistema, o los permisos equivalentes.

   Compruebe su rol de seguridad

   1. Siga los pasos de Visualización del perfil de usuario.

   2. ¿No tiene los permisos adecuados? Póngase en contacto con el administrador del sistema.

2. Vaya a Configuración > Procesos.

3. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Nuevo.

4. Complete los campos obligatorios.

   En Categoría, seleccione Flujo de proceso de negocio en lista desplegable.

   Para Entidad, seleccione el tipo de registro en la lista desplegable.

5. Seleccione Proceso en blanco nuevo.

6. Elija Aceptar.

7. Escriba una descripción para el proceso. Puede usar hasta 2000 caracteres.

8. Si los usuarios avanzan de un tipo de registro a otro en un pedido, haga clic en el botón Más/menos y seleccione el siguiente tipo de registro en el proceso. Seleccione más tipos de registros para usar en el proceso si lo desea.

9. Escriba un nombre para la fase del proceso.

10. Si lo desea, seleccione una categoría de la fase, Calificar, Desarrollar, Proponer, Cerrar, Identificar, Investigar o Resolver.

11. Escriba un nombre para el primer paso de la fase. Para agregar otros pasos, haga clic en el botón Agregar, y escriba un nombre.

12. Si desea que los usuarios introduzcan datos para completar un paso, seleccione el campo en la lista desplegable. Seleccione Requerido si los usuarios deben completar el campo para completar el paso y pasar a la siguiente fase del proceso.

13. Si lo desea, haga clic en el botón Agregar para agregar otra fase. Repita los pasos 9 a 12 hasta que se hayan agregado todas las fases y pasos del proceso.

14. Para guardar el proceso como borrador, haga clic en Guardar en la parte superior de la pantalla. (Mientras un proceso sea borrador no se podrá usar.) Para activarlo y que pueda usarse, haga clic en Activar.

Nota

Los flujos de proceso de negocio tienen una forma simplificada de volver a usar los flujos de proceso de negocio existentes como punto de partida avanzado para los nuevos flujos de proceso de negocio. Si selecciona Flujo de proceso de negocio como la Categoría, no hay ninguna opción disponible para establecer el valor Tipo como puede para otros tipos de procesos. En su lugar, cuando abra un flujo de proceso de negocio existente, encontrará un botón Guardar como en la barra de comandos. Esto creará un nuevo flujo de proceso de negocio que será igual al existente, pero el texto (Copia) deberá anexarse al nombre.

Editar flujos de proceso de negocio en Dynamics CRM

Para editar un flujo de proceso de negocio, vaya a Configuración > Procesos > Flujos de proceso de negocio y luego seleccione el flujo de proceso de negocio que desee editar.

Expanda Detalles en el nombre del proceso, para cambiar su nombre o agregar una descripción y vea información adicional.

Cuando configura un flujo de proceso de negocio, puede modificarlo y agregar fases y pasos. Para el procedimiento completo para editar un flujo de proceso de negocio, vea el libro electrónico: TechNet: Personalizar un proceso de negocio en Dynamics CRM.

• Editar fases
  Los flujos de proceso de negocio pueden tener hasta 30 fases.

  • Para agregar una fase, seleccione Insertar fase bajo una fase y escriba Nombre de fase.

  • Para quitar una fase, selecciónela y después elija la x en la esquina superior derecha.

  Puede agregar o cambiar las siguientes propiedades de una fase:

  • Nombre de fase

  • Entidad. Puede cambiar la entidad para cualquier fase excepto la primera.

  • Categoría de fase. Una categoría le permite agrupar fases por tipo de acción. Es útil para informes que agruparán registros según la fase en que se encuentren. Las opciones de la categoría de fase vienen del conjunto de opciones globales Categoría de fase. Puede agregar opciones adicionales a este conjunto de opciones globales y cambiar las etiquetas de las opciones existentes si lo desea. También puede eliminar estas opciones si lo desea, pero se recomienda que mantenga las opciones existentes. No podrá agregar la misma opción exacta una vez eliminada. Si no desea que se utilicen, cambie la etiqueta por "No usar".

  • Relación. Especifique una relación cuando la fase precedente del proceso se base en otra entidad. Para la fase que se está definiendo actualmente, elija Seleccionar relaciones para identificar una relación para usar cuando se mueva entre las dos fases. Se recomienda que seleccione una relación para obtener las siguientes ventajas:

    • Las relaciones tienen a menudo mapas de atributo definidos que automáticamente transportan datos entre registros, minimizando la entrada de datos.

    • Cuando selecciona Fase siguiente en la barra de procesos para un registro, los registros que use la relación aparecerán en el flujo del proceso, promoviendo así la reutilización de registros en el proceso. Además, puede usar flujos de trabajo para automatizar la creación de registros para que el usuario los elija simplemente en lugar de crear uno para simplificar más el proceso.

• Editar pasos
  Cada fase puede tener hasta 30 pasos.

  • Para crear un nuevo paso, seleccione una fase, y luego seleccione el signo más (+) en Nombre del paso. Escriba un nombre.

  • En la columna Valor, seleccione un campo que se usará para la entrada de datos.

  • Opcionalmente, puede seleccionar la casilla Requerido para cualquier campo requerido.

  • Para quitar un paso, selecciónelo y después elija la X a la derecha del paso.

• Agregar rama
  Para conocer acerca de cómo agregar una rama a una fase, consulte Mejorar flujos de proceso de negocio con bifurcación.

Para que un flujo de proceso de negocio esté disponibles para que lo utilicen los usuarios, debe ordenar el flujo de proceso, habilita los roles de seguridad y activarlo.

• Establecer orden del flujo de proceso
  Cuando tiene más de un flujo de proceso de negocio para una entidad (tipo de registro), deberá establecer qué proceso se asigna automáticamente a nuevos registros. En la barra de comandos, elija Ordenar flujo de proceso. Para los nuevos registros o los registros que todavía no tienen un flujo de proceso asociado, el primer flujo de proceso de negocio al que un usuario tiene acceso es el que se usará.

• Habilitar roles de seguridad
  Los usuarios solo podrán usar flujos de proceso de negocio que estén asociados a roles de seguridad asignados a su cuenta de usuario. De forma predeterminada, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema pueden ver un nuevo flujo de proceso de negocio.

  • Para establecer estos roles, en la barra de comandos, seleccione Habilitar roles de seguridad. Puede elegir las opciones Habilitar para todos o Habilitar solo para los roles de seguridad seleccionados.

  • Si elige Habilitar solo para los roles de seguridad seleccionados, puede seleccionar los roles de seguridad que permitirán el acceso al flujo de proceso de negocio.

• Activar
  Antes de que un usuario pueda usar el flujo de proceso de negocio, debe activarlo. En la barra de comandos, seleccione Activar. Tras confirmar la activación, el flujo de proceso de negocio está preparado para usar. Si un flujo de proceso de negocio tiene errores, no podrá activarlo hasta que se corrijan los errores.

Ver también

Información general sobre flujos de proceso de negocio
Crear un flujo de tareas móviles
Agregar procesos de negocio listos para usar
Crear reglas de negocio y recomendaciones para aplicar lógica en un formulario
Oriente al personal en tareas comunes con procesos
TechNet: Mejora de los flujos de proceso de negocio con bifurcación (Dynamics CRM)
TechNet: Procesos de flujo de trabajo
Libro electrónico: Introducción a procesos de negocios en Dynamics CRM
Libro electrónico: Personalizar un proceso de negocio en Dynamics CRM