Crear o actualizar un proyecto con Microsoft Project

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

Este tema explica cómo usar Microsoft Project para administrar algunos aspectos de un proyecto que se cree o mantenga en Microsoft Dynamics AX. Los proyectos se pueden crear y administrar en cualquier programa. El programa que usa para administrar un proyecto no tiene que ser el mismo programa que usa para crear el proyecto.

Puede crear un vínculo entre un proyecto en Microsoft Dynamics AX y un proyecto correspondiente en Microsoft Project. Puede usar Microsoft Project para crear o actualizar la estructura de descomposición del trabajo (WBS) del proyecto y también crear una plantilla de WBS que pueda usar en Microsoft Dynamics AX. También puede asignar trabajadores a proyectos en Microsoft Project mediante la lista de trabajadores de Microsoft Dynamics AX. Además, esta integración le permite crear una WBS en Microsoft Project que puede usarse para un presupuesto de proyecto en Microsoft Dynamics AX.

Si está usando Microsoft Dynamics AX 2012 R3 junto con Microsoft Project Professional 2013, puede hacer lo siguiente:

• En AX 2012 R3, puede usar el botón Abrir de la pestaña Dynamics AX en Microsoft Project para abrir el proyecto actual en Microsoft Dynamics AX. Ya no es necesario abrir Microsoft Dynamics AX primero para obtener acceso al proyecto.

• En Microsoft Project Professional 2013, puede sincronizar la lista de tareas de Microsoft Project con una lista de tareas en un espacio de trabajo de colaboración en SharePoint Online. Luego puede ver o editar las tareas mientras trabaja en el espacio de trabajo de colaboración asociado con el proyecto.

Nota

Este tema no se aplica a las versiones de Microsoft Dynamics AX 2012 antes de la actualización acumulativa 7 para AX 2012 R2.

Cuando usa la integración entre Microsoft Dynamics AX y Microsoft Project, el sistema gestiona algunas actualizaciones automáticamente cuando se producen cambios que afectan al proyecto.

• Si realiza cambios en las fechas de programación después de que los trabajadores ya se hayan reservado para el proyecto, se realizan automáticamente las actualizaciones correspondientes en las asignaciones de los trabajadores.

• Si un trabajador reservado para un proyecto abandona la empresa, la asignación del trabajador se quita automáticamente del proyecto y el nombre del trabajador deja de estar disponible en las listas de trabajadores que se pueden asignar a los proyectos.

Si se producen problemas mientras que se publican actualizaciones del proyecto de Microsoft Project a Microsoft Dynamics AX, puede realizar la solución de problemas de los errores en visor de eventos de Windows.

Requisitos previos

La tabla siguiente muestra los requisitos previos que deben cumplirse antes de comenzar.

Categoría	Requisito previo
Versión	Microsoft Dynamics AX 2012 R3 o actualización acumulativa 7 o posterior para AX 2012 R2
Programas complementarios	El siguiente programa complementario se debe instalar durante el proceso de actualización a actualización acumulativa 7 para Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o a Microsoft Dynamics AX 2012 R3: Complemento Microsoft Project
Versión de Microsoft Project	Debe tener una de las versiones siguientes: Microsoft Project Professional 2013 Microsoft Project Standard 2013 Microsoft Project Standard 2010 Tenga en cuenta que las listas de tareas se puede sincronizar con un proyecto en SharePoint Online solo si está usando Productos de Microsoft SharePoint 2013. Nota Para obtener los resultados óptimos, se recomienda usar la versión de 32 bits de Microsoft Project Professional 2013. Para obtener información acerca de los problemas que se pueden encontrar cuando se usa Microsoft Project Professional 2010 o Microsoft Project Standard 2010, así como los pasos para evitar dichos problemas, consulte la sección Crear o actualizar un proyecto con Microsoft Project más adelante en este tema.
Microsoft SharePoint	Opcional. Si desea almacenar archivos de Microsoft Project en una implementación de SharePoint, uno de los siguientes productos debe estar disponible para los administradores del sistema: Microsoft SharePoint Foundation 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2013 Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft SharePoint Server 2013 Si desea especificar una página de inicio del espacio de trabajo de colaboración en SharePoint Online, debe instalar los componentes SDK de cliente de SharePoint Server 2013 en el equipo en el que se está ejecutando Microsoft Dynamics AX. Descargue el SDK de componentes de cliente de SharePoint Server 2013.
Tareas de configuración relacionadas	Especificar las opciones para la integración con Microsoft Project Opcional: Configurar espacios de trabajo de colaboración
Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad	Si desea usar Microsoft Project para ayudar a administrar los proyectos de Microsoft Dynamics AX, asegúrese de que las opciones para almacenar los archivos MPP de Microsoft Project se hayan establecido en el grupo Integración con Microsoft Project del área General del formulario Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad.

Integrar un proyecto entre Microsoft Dynamics AX y Microsoft Project

Siempre y cuando se cumplan los requisitos previos, puede crear un vínculo entre Microsoft Dynamics AX y Microsoft Project de manera que pueda usar ambos programas para administrar el proyecto.

Para integrar un proyecto desde Microsoft Dynamics AX, siga estos pasos:

1. Haga clic en Gestión de proyectos y contabilidad > Común > Proyectos > Todos los proyectos.

2. Cree o abra el proyecto con el que desee trabajar en Microsoft Project.

3. En la ficha Plan, en el grupo Actividades, haga clic en Abrir en Microsoft Project.

Para integrar un proyecto desde Microsoft Project, siga estos pasos:

1. En Microsoft Project, abra el proyecto con el que desee trabajar.

2. En la pestaña Dynamics AX, en el Panel de acciones, haga clic en Publicar.

3. En el cuadro de mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

4. En el formulario Publicar como nuevo proyecto, en el campo Nombre del proyecto, especifique un nombre para el nuevo proyecto.

5. Opcional: si algunos detalles de proyecto básicos requieren valores que difieren de los valores predeterminados, modifique los valores.

   Sugerencia

   Si desea crear un nuevo contrato de proyecto que asociar a este proyecto, haga clic en Nuevo y proporcione los detalles del contrato en el formulario Crear un nuevo contrato.

6. Haga clic en Aceptar.

Asociar tareas en Microsoft Project con categorías de Microsoft Dynamics AX

En Microsoft Dynamics AX, las actividades de proyecto se pueden asignar opcionalmente a categorías de proyecto. Antes de transferir una WBS desde Microsoft Project, puede asignar las actividades en la WBS a las categorías que se importan desde Microsoft Dynamics AX.

Para asignar la tarea en Microsoft Project a una categoría de Microsoft Dynamics AX, siga estos pasos:

1. En Microsoft Project, abra el proyecto vinculado con el que desee trabajar.

2. En la pestaña Tarea, seleccione la tarea de la hoja a la que asignar una categoría.

3. En la columna Categoría, seleccione la categoría que se debe asignar a la tarea.

4. Repita los pasos 2 y 3 para cada tarea de la hoja que desee asignar a una categoría.

5. En la pestaña Dynamics AX, en el Panel de acciones, haga clic en Publicar.

Asignar trabajadores de Microsoft Dynamics AX a tareas en Microsoft Project

Si administra un proyecto tanto en Microsoft Dynamics AX como en Microsoft Project, puede seleccionar los trabajadores que tienen perfiles en Microsoft Dynamics AX cuando se realizan asignaciones de tarea en Microsoft Project.

Para asignar trabajadores de Microsoft Dynamics AX a tareas en Microsoft Project, siga estos pasos:

1. En Microsoft Project, abra el proyecto vinculado con el que desee trabajar.

2. En la pestaña Dynamics AX, haga clic en Agregar recursos.

3. En el formulario Agregar trabajadores desde Microsoft Dynamics AX, seleccione los trabajadores que desee poder asignar a las tareas del proyecto y haga clic en Agregar trabajadores.

   Este paso no asigna trabajadores a tareas. Este paso permite que los trabajadores estén disponibles para la asignación en el siguiente paso.

4. En la ficha Tarea, en la fila de una tarea a la que desee asignar un trabajador, en la columna Nombres de recursos, seleccione el trabajador o trabajadores que desea que trabajen en la tarea.

   Importante

   El campo Nombres de recursos tiene un límite de 255 caracteres. No puede agregar varios trabajadores si sus nombres e identificadores superan juntos 255 caracteres.

5. Repita el paso anterior para cada tarea a la que desee asignar un trabajador.

6. En la pestaña Dynamics AX, en el Panel de acciones, haga clic en Publicar.

Reemplazar la WBS de un proyecto en Microsoft Dynamics AX por una WBS de Microsoft Project

Si ya administra un proyecto en Microsoft Dynamics AX, puede agregar la WBS de un proyecto en Microsoft Project al proyecto en Microsoft Dynamics AX. Esta acción actualiza todos los aspectos de la WBS pero no cambia otros elementos del proyecto, tal como el cliente o el contrato de proyecto. Si el proyecto de destino de Microsoft Dynamics AX ya contiene una WBS, se reemplaza la WBS existente. Si el proyecto aún no tiene una WBS, este procedimiento la crea.

Para copiar una WBS de Microsoft Project a Microsoft Dynamics AX, siga estos pasos:

1. En Microsoft Project, abra el proyecto con el que desee trabajar.

2. En la pestaña Dynamics AX, haga clic en la flecha debajo del botón Publicar y seleccione Reemplazar proyecto existente.

3. En el cuadro de mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

4. En el formulario Reemplazar un proyecto existente, seleccione la entidad jurídica y el proyecto a los que desee transferir la WBS.

5. Haga clic en Aceptar.

Opcional: guardar una WBS en Microsoft Project como plantilla que se pueda usar en Microsoft Dynamics AX

Puede guardar una WBS en Microsoft Project como plantilla que se puede seleccionar en Microsoft Dynamics AX. Tras completar este procedimiento, la plantilla de WBS se puede importar y aplicar en el formulario Estructura de descomposición del trabajo en Microsoft Dynamics AX.

Nota

Puede modificar la plantilla de WBS en Microsoft Dynamics AX solo si primero desvincula la plantilla de WBS de Microsoft Project en la pestaña WBS del formulario Estructura de descomposición del trabajo.

Para guardar una WBS en Microsoft Project como plantilla, siga estos pasos:

1. En Microsoft Project, abra el proyecto con el que desee trabajar.

2. En la pestaña Dynamics AX, haga clic en Publicar y seleccione Guardar como plantilla.

3. En el cuadro de mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

4. En el formulario Publicar como plantilla, seleccione la entidad jurídica para la que habilitar esta plantilla y, a continuación, en el campo Nombre de la plantilla, especifique un nombre para identificar la plantilla.

5. Haga clic en Aceptar.

Opcional: crear o actualizar la WBS para un presupuesto

Puede vincular un presupuesto de proyecto de Microsoft Dynamics AX a Microsoft Project. A continuación, puede crear una WBS para el presupuesto en Microsoft Project. Como alternativa, puede reemplazar la WBS que el proyecto de Microsoft Dynamics AX ya contiene con una WBS que se crea en Microsoft Project.

Para crear o actualizar la WBS para un presupuesto de Microsoft Dynamics AX en Microsoft Project, siga estos pasos:

1. En Microsoft Dynamics AX: Haga clic en Gestión de proyectos y contabilidad > Común > Presupuestos > Presupuestos de proyecto.

2. Cree o seleccione el presupuesto de proyecto con el que desee trabajar.

3. En la ficha Presupuesto de proyecto, en el grupo Mantener, haga clic en Estructura de descomposición del trabajo.

4. En la ficha WBS, en el grupo Microsoft Project, haga clic en Abrir en Microsoft Project.

5. En Microsoft Project, cree una WBS para el presupuesto.

6. En la pestaña Dynamics AX, en el Panel de acciones, haga clic en Publicar.

Sugerencia

Una vez aprobado el presupuesto, puede transferirlo a un nuevo proyecto. Si completa esta tarea en Microsoft Dynamics AX, asegúrese de activar la casilla Transferir WBS en el asistente para transferir al proyecto.

Información sobre el entorno compatible y solución de problemas

Para obtener resultados óptimos, se recomienda usar la versión de 32 bits de Microsoft Project Professional 2013 o Microsoft Project Standard 2013 en cualquiera de los sistemas operativos siguientes:

• Windows 7

• Windows 8

• Windows 8.1

• Windows Server 2008 R2

• Windows Server 2012

La tabla siguiente muestra los problemas que se pueden encontrar cuando se usa el complemento de Microsoft Dynamics AX para Microsoft Project junto con cualquier versión de Microsoft Project 2010. Para obtener información acerca de los entornos en los que puede encontrar problemas, vea la segunda tabla que se incluye a continuación.

Número del problema	Descripción	Solución
1	Cuando se usa el complemento Microsoft Dynamics AX para Microsoft Project junto con Microsoft Project 2010, Microsoft Project deja de responder en la situación siguiente: Se abre Microsoft Project 2010 al hacer clic en Abrir en Microsoft Project en Microsoft Dynamics AX. Después de que el proyecto se carga en Microsoft Project, independientemente de si se realizaron cambios, se cierra el proyecto al hacer clic en Archivo > Cerrar o al hacer clic en el botón Cerrar (x) del proyecto. Se intenta cerrar la ventana principal de Microsoft Project. En este momento, Microsoft Project deja de responder y no se puede recuperar la aplicación.	Para evitar esta situación, cierre siempre el programa Microsoft Project 2010 cuando haya terminado de trabajar con un proyecto que esté integrado con Microsoft Dynamics AX, en lugar de cerrar solo el archivo del proyecto. Para recuperarse después de que Microsoft Project haya dejado de responder, use el Administrador de tareas de Windows para finalizar el proceso WINPROJ.exe.
2	Cuando se ejecuta Microsoft Project 2010 en Windows 7, se pueden producir errores de COM o de permisos cuando se intenta publicar la información del proyecto de Microsoft Project a Microsoft Dynamics AX.	Para evitar esta situación, siempre ejecute Microsoft Project 2010 en Modo de administrador.
3	Cuando se usa el complemento Microsoft Dynamics AX para Microsoft Project y se usa una versión de 64 bits de Microsoft Project 2010 en Windows 8.1, se produce error de COM en la situación siguiente: en Microsoft Dynamics AX, en el formulario Proyectos o el formulario Estructura de descomposición del trabajo, hace clic en Abrir en Microsoft Project, pero Microsoft Project no está abierto.	Para evitar este problema, abra Microsoft Project 2010 antes de hacer clic en Abrir en Microsoft Project en Microsoft Dynamics AX.

En la tabla siguiente se indican los entornos en los que se pueden producir los problemas que se describen en la tabla anterior.

Versión de Windows	Versión de Microsoft Project	Problemas potenciales
Windows 7	Microsoft Project 2010 64 bits	1, 2
Windows 7	Microsoft Project 2010 32 bits	1, 2
Windows 8	Microsoft Project 2010 64 bits	1
Windows 8	Microsoft Project 2010 32 bits	1
Windows 8.1	Microsoft Project 2010 64 bits	1, 3
Windows 8.1	Microsoft Project 2010 32 bits	1
Windows Server 2008 R2	Microsoft Project 2010 64 bits	1
Windows Server 2008 R2	Microsoft Project 2010 32 bits	1
Windows Server 2012	Microsoft Project 2010 64 bits	1
Windows Server 2012	Microsoft Project 2010 32 bits	1

Tareas relacionadas

Especificar las opciones para la integración con Microsoft Project

Crear un proyecto

Tareas clave: asignar trabajadores a proyectos según disponibilidad

Crear plantilla de estructura de descomposición del trabajo para proyectos

Crear una estructura de descomposición del trabajo de kas tareas para un proyecto