Administre guías a través de entornos de Microsoft Power Platform y Power Apps
Las organizaciones deben tener el control de sus datos y deben controlar quién tiene acceso a qué y cuándo. Para administrar guías, recomendamos a las empresas de sectores regulados que las separen de acuerdo con su fase del ciclo de vida. Por ejemplo, ¿se está desarrollando o se ha aprobado una guía específica para uso diario? Según la fase del ciclo de vida de la guía, determinados roles de su organización deben poder acceder y editar la guía y su contenido o restringir el acceso por completo a la guía.
Para lograr esta separación de las guías según su fase del ciclo de vida, puede crear entornos de Microsoft Power Platform que correspondan a las fases del ciclo de vida relevantes para su organización y sector. Un ciclo de vida típico se compone de las etapas de creación, validación, ejecución y archivo.
Concretamente, una guía específica existe en solo un entorno a la vez. Sin embargo, puede haber varias versiones de una guía en distintos entornos simultáneamente. Al separar las guías de acuerdo con su fase del ciclo de vida, ayuda a reducir el riesgo de errores de producción que pueden producirse si el operador de la máquina sigue las instrucciones de una guía inacabada, no validada u obsoleta. Al mismo tiempo, recomendamos que las organizaciones apliquen control de acceso basado en roles a través de las unidades de negocio y roles de seguridad para que los empleados tengan acceso solo a los entornos en los que tienen obligaciones. De esta forma, se garantiza una división estricta entre los datos y el acceso de los usuarios.
Para facilitar un flujo fluido de guías entre entornos, recomendamos que utilice Power Apps para que los empleados relevantes puedan transferir guías de un entorno a otro. De este modo, su organización puede establecer una pista de auditoría donde los metadatos necesarios se agregan en apoyo de los requisitos reglamentarios de su sector, los controles de calidad de la empresa y la trazabilidad.
En el siguiente diagrama se muestra la estructura de flujo recomendada entre cuatro entornos típicos. Las flechas indican las direcciones en las que se pueden transferir las guías. Por ejemplo, una guía puede transferirse de creación a validación y a la inversa si se considera incorrecta o no lo suficientemente precisa para su aprobación. Sin embargo, una guía no puede eludir el entorno de validación. Debe pasar por validación antes de ser transferida a ejecución, donde la utilizan los operadores en una línea de producción, por ejemplo.
Para que resulte más concreto el concepto de entornos que coinciden con las fases del ciclo de vida, en el resto de este artículo se proporciona una descripción más detallada de los cuatro entornos de ejemplo mencionados anteriormente: creación, validación, ejecución y archivo. Aunque la estructura de este entorno y el flujo entre entornos en ella suele ser relevante para empresas de sectores regulados, es posible que no sea relevante para su empresa específica o que no cumpla las regulaciones específicas a las que está sujeta. Para identificar la estructura y el flujo relevantes para su empresa, recomendamos que facilite talleres internos para las partes interesadas. Para obtener más información, vaya a El recorrido del usuario de Guides.
Entorno de ejemplo 1: entorno de creación
Durante la primera fase del ciclo de vida de una guía, su organización crea la guía en un PC, junto con las tareas y los pasos que seguirán los usuarios de la guía. A continuación, inserta contenido 3D holográfico en el espacio físico para ayudar a los usuarios a comprender las instrucciones paso a paso. Este proceso también se denomina creación. Mientras se crean guías, es recomendable que se encuentren en un entorno dedicado a la creación.
Puesto que las guías se siguen creando en esta etapa, y no están validadas y quizá ni siquiera completas, es fundamental que los usuarios de un laboratorio, por ejemplo, no puedan usarlas. Al crear guías en un entorno de creación dedicado, los autores puedan crear, desarrollar, probar y evaluar el contenido holográfico y la redacción sin correr el riesgo de que las guías se utilicen antes de que estén terminadas, aprobadas y publicadas para su uso diario.
En la organización, un autor puede ser un consultor de formación, un ingeniero de proyectos o un operador que tenga conocimientos especializados sobre un equipo de producción específico. Mientras que las guías se encuentran en esta fase de su ciclo de vida, es responsabilidad del autor:
- Agregar los metadatos reglamentarios requeridos en preparación para el proceso de aprobación.
- Asegurarse de que el contenido y la ubicación en un espacio tridimensional funcionan según lo previsto antes la guía se transfiera al siguiente entorno: el entorno de validación.
Entorno de ejemplo 2: entorno de validación
El entorno de validación se utiliza para validar, rechazar y aprobar guías que los autores crearon en el entorno de creación.
Lo más probable es que la validación sea responsabilidad de los especialistas en control de calidad (QA). El especialista en control de calidad valida, entre otras cosas, el contenido de la guía (por ejemplo, el cumplimiento de procedimientos operativos estándar [SOP]), la inserción de objetos 3D en el espacio físico y la calidad general.
Tras estas evaluaciones, los especialistas en control de calidad deciden si una guía está lista para utilizarse, por ejemplo, en una ubicación de producción y, por tanto, transferirse al entorno de ejecución, o si necesita una creación adicional antes de que se apruebe para su uso. En este último caso, la guía se vuelve a transferir al entorno de creación para que el autor pueda mejorar las instrucciones aumentadas mediante Power Apps.
Si se incluyen elementos holográficos como flechas 3D en el contenido que instruye al usuario, la validación debe realizarse, al menos parcialmente, a través de un dispositivo HoloLens. De este modo, los especialistas en control de calidad pueden acceder, por ejemplo, a las flechas 3D que dirigen la atención del usuario hacia un punto de interés específico de la máquina y puede verificar que estas flechas están colocadas con precisión y no pueden dar lugar a confusión.
Aunque los revisores técnicos o los expertos en la materia pueden tener que respaldar el proceso de control de calidad o ser responsables de la revisión técnica/experta en la materia, control de calidad tiene la aprobación final.
Nota
En comparación con el entorno de creación, el entorno de validación puede requerir más controles reglamentarios y limitaciones en los cambios, el acceso y la trazabilidad.
Entorno de ejemplo 3: entorno de ejecución
Una vez que las guías se creen, validen y aprueben, estas residen en el entorno de ejecución, donde pasan a ser de solo lectura. Las guías de este entorno están listas para su uso en una ubicación (por ejemplo, en una línea de producción en una empresa de fabricación).
En el sitio, se establece una referencia única a las guías aprobadas: los códigos QR impresos se colocan en maquinaria o junto a los equipos en tabletas u otras superficies. Los operadores utilizan un dispositivos HoloLens y escanean los códigos QR a través de la cámara HoloLens. Cada código QR tiene un vínculo incorporado. Por lo tanto, cuando se escanea, se abre una guía específica desde el entorno de ejecución. A continuación, el operador sigue las instrucciones de la guía para la actividad o proceso relevante.
Como alternativa, su organización puede utilizar tabletas o teléfonos móviles en lugar de dispositivos HoloLens para abrir, ver y seguir guías de instrucciones. Sin embargo, los dispositivos HoloLens ofrecen algunas ventajas con respecto a las tabletas y los teléfonos móviles:
- HoloLens superpone imágenes holográficas en el mundo real. Por lo tanto, los usuarios interactúan con contenido digital de manera más inmersiva que la que pueden ofrecer los teléfonos móviles o las tabletas.
- Puede utilizar códigos QR con un dispositivo HoloLens, pero no con una tableta o teléfono móvil.
- A diferencia de las tabletas y los teléfonos móviles, HoloLens es un dispositivo manos libres que permite a los usuarios interactuar con contenido digital mediante comandos de voz, gestos y seguimiento ocular. Por tanto, los usuarios pueden seguir con facilidad la guía mientras realizan tareas con las manos.
Cuando hay un entorno separado para ejecución, los usuarios pueden tener plena confianza en la exactitud y la calidad de las instrucciones que se suministran. Puesto que las opciones de creación están bloqueadas en este entorno, los operadores, control de calidad y los gerentes saben que no es posible editar las guías de manera intencional o accidental. El entorno de ejecución es únicamente para el uso diario de las guías por parte de los operadores.
Nota
En comparación con el entorno de creación, el entorno de ejecución puede requerir más controles reglamentarios y limitaciones en los cambios, el acceso y la trazabilidad.
Entorno de ejemplo 4: entorno de archivo
Con el tiempo, las guías que su organización ha creado, aprobado y utilizado se quedan obsoletas y deben retirarse. Por ejemplo, las guías quedan obsoletas cuando su organización reemplaza maquinaria para optimizar los flujos de producción. Si la nueva maquinaria se maneja de manera diferente, son necesarias nuevas instrucciones de uso de los equipos de producción.
Una guía también puede quedarse obsoleta porque un operador se da cuenta de que las instrucciones que contiene pueden ser más eficientes o precisas. En este caso, la guía debe actualizarse creando una nueva versión corregida. Dado que se recomienda que haga un seguimiento de la evolución de sus guías, el proceso de actualización de una guía defectuosa o menos eficiente implica duplicar la guía si ha estado accesible en el entorno de ejecución y dejar obsoleta la guía en el entorno de ejecución. Para obtener más información, vaya a Estrategia para el control de versiones de las guías.
Debe mantener las guías obsoletas con fines de pista de auditoría, ya que estas pistas pueden ser un requisito regulatorio o de calidad empresarial. Recomendamos que retire las guías en un entorno dedicado de archivo. El período de retención de las guías en el entorno de archivo debe establecerse de acuerdo con los requisitos del sector y otras normas de la organización.
Nota
En comparación con el entorno de creación, el entorno de archivo puede requerir más controles reglamentarios y limitaciones en los cambios, el acceso y la trazabilidad.