Requisitos previos para la implementación
Como requisitos previos para una implementación exitosa de Dynamics 365 Guides en sectores regulados, recomendamos definir los siguientes elementos en las fases iniciales de implementación:
- El recorrido del usuario de Guides
- El modelo de datos
- Integraciones y reutilización de sistemas
- Notificaciones
Tenga en cuenta estos cuatro elementos anteriores al principio del proceso, ya que tienen una influencia significativa en el proceso de implementación general y las posibilidades de desarrollo futuro.
El recorrido del usuario de Guides
Recomendamos que facilite una serie de talleres internos de partes interesadas para empleados con puntos de contacto de procedimientos operativos estándar (SOP). Las partes interesadas debe incluir, entre otros, a autores de SOP, consultores de formación digital, especialistas en control de calidad (QA) de negocio y TI, personal de Microsoft Power Platform de TI y operadores.
El propósito de los talleres es recibir aportaciones de las partes interesadas sobre los pasos y roles relevantes que intervienen desde la creación de una guía hasta que se archiva e identificar posibles puntos de dificultad en el ciclo de vida. Cuando esta información se asigna en un recorrido de usuario detallado, ayuda a diseñar la estructura de entorno correcta y el flujo de guías entre entornos y a seleccionar los roles correctos para asociarlos con cada entorno. También le ayuda a identificar los sistemas existentes que su organización puede aprovechar y los procesos que su organización puede reutilizar o simplificar.
El modelo de datos
Un modelo de datos proporciona un plano que muestra de dónde proceden los datos, qué formato tienen, cómo se almacenan y se accede a ellos, y qué controles están habilitados. Es fundamental que defina el modelo de datos al principio del proceso de implementación. Deberá preparar un modelo de datos si prevé automatizar procesos en el futuro y, por tanto, espera realizar integraciones de sistemas. La preparación implica garantizar que su modelo de datos asocia los campos de datos y los Id. con el futuro sistema de integración. De este modo, garantiza que los datos se pueden conectar.
Recomendamos que el modelo de datos también especifique los requisitos de auditoría, por ejemplo, qué elementos de datos deben seguirse, con qué frecuencia se deben auditar los elementos de datos y quién tiene la autoridad para realizar cambios en los datos. Esta información ayuda a su organización a garantizar una pista de auditoría adecuada.
Integraciones y reutilización de sistemas
La integración de sistemas es el proceso de reunir sistemas y componentes separados en un solo sistema unificado. Debería tenerlo en cuenta cuando esté escalando Guides. Por ejemplo, determine si es relevante vincular Guides con sistemas existentes, como un sistema de administración de la calidad (QMS) o un sistema de administración del aprendizaje (LMS).
Recomendamos que gestione inicialmente la comunicación entre sistemas (por ejemplo, entre Microsoft Power Platform y un QMS) de forma manual. Si identifica campos de datos que faltan en cualquiera de los sistemas, es más sencillo corregir este problema manualmente que mediante un proceso automatizado a través de una integración. De este modo, puede detectar y corregir todos los pequeños errores que puedan producirse durante la implementación antes de configurar la integración automatizada.
Recomendamos que planifique las integraciones al principio de las fases de implementación. Si bien las integraciones pueden desarrollarse en una etapa posterior, facilita significativamente el trabajo si el modelo de datos se prepara con antelación.
Para escalar con el tiempo, se recomienda una integración automatizada del sistema. Debido a que reemplaza los controles manuales por controles automatizados, este tipo de integración del sistema aporta una mayor solidez.
Notificaciones
Cuando cree una guía, intervienen varios roles en los diferentes pasos del ciclo de vida del contenido. Para garantizar que cumple los requisitos de validación y que el proceso se ejecuta sin problemas, es importante que se notifiquen los roles correctos en el momento adecuado. Por ejemplo, si una guía espera aprobación en un entorno de validación, se debe notificar inmediatamente a QA. Estas notificaciones se pueden configurar como correos electrónicos, alertas o lo que se ajuste a los sistemas de su organización. Su organización debe asegurarse de que haya un flujo que funcione bien entre los sistemas y los roles que intervienen en el ciclo de vida del contenido. Puede aprovechar los flujos de notificación existentes que ya funcionan y que los usuarios conocen.