Estrategia para el control de versiones de las guías
Para administrar los cambios que se realizan en las guías, utilice una estrategia de control de versiones. Recomendamos que su organización distinga entre dos tipos de versiones: principales y secundarias.
Versiones principales
Cada vez que su organización necesite una nueva versión de una guía que existe en un entorno de ejecución, cree una nueva versión principal. En este caso, una guía que se llama "Guía 1.0" cambia su nombre a "Guía 2.0". "2.0" indica que la guía actualizada ha reemplazado a una versión anterior. El control de versiones principales permite realizar un seguimiento de los cambios que se realizan en las guías afectadas. Valide una nueva versión principal de una guía antes de pasar a la etapa de ejecución, al igual que con cualquier otra guía. La versión se registra en el sistema de administración de la calidad (QMS) y, por tanto, es rastreable.
Cuando cree una nueva versión principal de una guía, analice qué quiere hacer con la guía a la que reemplaza la nueva versión principal:
- Retirada inmediata: retire la guía reemplazada a un entorno de archivo antes de que se cree la nueva versión principal.
- Retirada de sustitución: retire la guía reemplazada a un entorno de archivo cuando la nueva versión principal se apruebe y esté lista para su ejecución.
Si ha cambiado un procedimiento y la guía actual ha dejado de ser conforme, considere la posibilidad de usar el método de retirada inmediata. De lo contrario, la seguridad o el cumplimiento normativo podrían estar en riesgo si un operador abre la guía actual y sigue las instrucciones que contiene. En este caso, el primer paso es retirar la guía moviéndola al archivo. A continuación, cree, valide y abra la nueva versión principal de la guía.
En otro escenario, los informes de Power BI sobre datos de uso de una guía muestran que los operadores hacen una pausa en una tarjeta de paso específica. Debido a que esta pausa puede indicar que las instrucciones no son claras, decide ajustarlas. Puesto que esta actualización implica optimización, no cambios de procedimiento, no es necesario retirar la versión actual hasta que se apruebe la nueva y esté lista para su ejecución. Por lo tanto, considere usar el método de retirada de sustitución. En este caso, la guía no se retira hasta que es reemplazada por la nueva versión principal.
Versiones secundarias
Mientras que las versiones principales son obligatorias, las versiones secundarias son opcionales. Las versiones secundarias son todos los cambios de versión que se realizan antes de que la guía llegue al entorno de ejecución. Si su organización no considera necesario realizar un seguimiento del ciclo de vida del contenido antes de la etapa de ejecución, pueden omitirse las versiones secundarias.
Solo se transfiere al entorno de ejecución la versión secundaria más alta.
En este caso, el control de versiones hace referencia al control de versiones de las guías en Microsoft Power Platform. No es necesariamente igual que el control de versiones de registro en QMS. (En ese caso, el registro en QMS se vincula a la guía en Microsoft Power Platform .) Según el sistema y el proceso que se implementen, la versión del registro en SGC puede cambiar cada vez que se realicen cambios en los metadatos, por ejemplo, el título o el autor.
Recomendamos que desacople el control de versiones de Microsoft Power Platform y QMS para que el proceso sea lo más flexible posible. Puede ser engorroso mantener el control de versiones sincronizado, ya que un cambio en el control de versiones en QMS requiere un cambio en el control de versiones de Microsoft Power Platform. Incluso si el cambio en el registro de QMS no tiene ningún impacto en la guía real, se requiere una nueva aprobación de la guía.