Usar documentos electrónicos en el proceso de compra
Puede utilizar documentos electrónicos configurados (documentos electrónicos) con los documentos de compra.
Se pueden usar los siguientes documentos de compra con la función de documentos electrónicos:
- Facturas de compra
- Pedidos de compra (desde la versión 24.0)
- Notas de abono de compra
- Diarios generales
Nota
Desde Business Central versión 24.0, se pueden conectar Pedidos de compra con los Documentos electrónicos recibidos.
Documentos electrónicos en compras
La recepción de documentos electrónicos de compra en Dynamics 365 Business Central puede realizarse como un trabajo por lotes o manualmente.
Cómo configurar proveedores para que trabajen con diferentes documentos de compra
Siga estos pasos para configurar proveedores para que funcionen correctamente con facturas electrónicas entrantes:
Seleccione el icono
, introduzca Proveedores y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.Elija el proveedor que quiere configurar.
En la pestaña desplegable Recepción, busque el campo Recibir documento electrónico en para especificar el documento de compra por defecto que se generará a partir del documento electrónico recibido.
Nota
En el campo Recibir documento electrónico para, los usuarios pueden seleccionar una Factura de compra o un Pedido de compra basándose en lo que les gustaría haber creado a partir de la factura electrónica recibida. Esta selección no afecta a la creación de documentos correctores; en ambos escenarios, el sistema generará una Nota de abono.
Nota
Si el usuario elige la opción Pedido de compra en el campo Recibir documento electrónico en, el sistema intentará actualizará uno de los pedidos de compra existentes, pero si el pedido de compra de un proveedor en el documento electrónico no existe, Business Central creará un nuevo Pedido de compra, utilizando el mismo enfoque que se utiliza para crear las nuevas Facturas de compra como se explica más adelante en esta página.
Elija una de las opciones que desee utilizar para el proveedor seleccionado.
Cierre la página.
Para trabajar con facturas de compra
Ejecutar el trabajo por lotes
Nota
Este trabajo por lotes es para el cobro automatizado de sus facturas entrantes. Solo puede funcionar en un país o región donde exista la funcionalidad.
Cada vez que se selecciona la ejecución de una Cola de trabajos, si el servicio externo tiene facturas entrantes enviadas por su proveedor, el sistema recopila e importa esas facturas. Para completar el proceso, siga estos pasos:
Una vez finalizada la ejecución del trabajo por lotes, las facturas recién importadas se enumeran en la página Documentos electrónicos, junto con su información detallada básica.
Para ver más detalles, abra un documento electrónico específico.
Si no hubo errores o problemas en el documento electrónico, el campo Registro muestra el número de documento de la factura de compra, si se configura en la página Ficha proveedor (que el sistema creó automáticamente). Seleccione el enlace para abrir el documento.
Nota
Este documento creado por el sistema no es el documento contabilizado.
Para ir directamente al documento de compra, seleccione el campo Registro. Después de abrir la página Factura de compra, verifique el documento. Si todo está correcto, contabilice el documento.
Al contabilizar el documento de compra, el campo Registro del Documento electrónico se actualiza de Factura a Factura de compra y el número del documento de compra contabilizado está disponible. Puede seleccionar el número para abrir la factura de compra contabilizada.
Los detalles sobre los registros son los mismos que en el proceso de venta de documentos electrónicos.
Debido a que los errores en el proceso de ventas están relacionados principalmente con la disponibilidad del servicio, el documento entrante puede contener múltiples motivos. El motivo más común de un error es que el sistema no puede reconocer las líneas del documento electrónico que recibió de su proveedor. Por lo tanto, no puede introducir líneas en su factura de compra.
Hay dos errores comunes:
- Si desea utilizar esta línea específica de su factura de proveedor que se registró directamente en la cuenta del libro mayor (G/L), debe haber configurado correctamente el valor Texto de asignación. Para evitar este error si desea utilizar cuentas de mayor, seleccione Asignar texto a cuenta para crear una asignación específica del valor de Texto de asignación con el valor de N.º cta. débito que desea utilizar.
- Si desea realizar un seguimiento del inventario y utilizar líneas de su factura de proveedor para completar artículos en las líneas de su documento, debe haber configurado correctamente el valor de N.º de referencia de producto. Para evitar este error, asigne el artículo externo con sus números de artículo utilizando la lista de referencia de artículos. Obtenga más información en Usar referencias de producto.
Después de corregir los errores y advertencias, puede especificar manualmente cuándo el sistema debe crear una factura de compra según su configuración seleccionando Crear documento.
Importar facturas manualmente
Para importar manualmente documentos electrónicos externos, siga estos pasos:
- Seleccione el icono , introduzca Servicio de documentos electrónicos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
- En la página Servicio de documentos electrónicos, seleccione el servicio activo.
- Seleccione Recibir y cargue el archivo de documento electrónico que recibió del proveedor.
- Si aparece un mensaje de error, abra el documento electrónico para solucionar los problemas.
- Cuando haya terminado de solucionar los problemas, en el grupo Importar manualmente, seleccione Crear documento.
- Una vez creado el documento en Business Central, el uso de un trabajo por lotes no cambia la forma en que lo ve.
Documentos electrónicos con pedidos de compra
Vincular los pedidos de compra con los documentos electrónicos recibidos
Si su Proveedor ha configurado el campo Recibir documento electrónico en para trabajar con Pedidos de Compra, una vez creado el documento electrónico en Business Central (manualmente o desde un punto final externo), Business Central seguirá estos pasos:
Si el Pedido de compra para este proveedor en particular existe y hay un número de pedido de compra en el archivo Documento electrónico de recepción, Business Central vinculará automáticamente este Documento electrónico con el Pedido de compra mencionado, el Estado del documento de este Documento electrónico será En curso, y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio será Pedido vinculado. Este vínculo es visible en el campo Documento de este Documento electrónico específico. Si necesita cambiar el Pedido de compra vinculado automáticamente, puede hacerlo usando la acción Actualizar vínculo de pedido de compra y seleccionando manualmente uno de los pedidos de compra existentes para este proveedor. Puede hacerlo solo antes de hacer coincidir las líneas entre Documento electrónico y Pedido de compra.
Si existe el Pedido de compra para este proveedor en particular pero no hay ningún número de pedido de compra en el archivo de Documento electrónico recibido, Business Central ofrecerá la posibilidad de elegir uno de los pedidos de compra existentes cuando y si cargó este documento manualmente. Esta condición abre la lista Pedidos de compra con pedidos solo para el proveedor del que recibió el Documento electrónico. Debe seleccionar el Pedido de compra que desea y después seleccionar Aceptar. Si no pudo seleccionar el Pedido de compra correcto u obtuvo el Documento electrónico automáticamente desde un punto final externo usando la Cola de trabajos, no se vincula un nuevo Documento electrónico a ningún documento de compra. El Estado del documento muestra Error y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio también muestra Error de procesamiento de documento importado. Para finalizar la vinculación con el Pedido de compra, seleccione la acción Actualizar vínculo de pedido de compra y elija uno de los pedidos de compra existentes para este proveedor.
Si el Pedido de compra para este proveedor en particular cuando se crea un nuevo Documento electrónico, Business Central crea un nuevo Pedido de compra, utilizando el mismo modelo de creación que ya existe para las nuevas Facturas de compra. El Estado del documento de este Documento electrónico se establece en Procesado y el Estado del documento electrónico en la subpágina Estado del servicio se establece en Documento importado creado. Después de esto, este vínculo es visible en el campo Documento de este Documento electrónico específico.
Líneas coincidentes del documento electrónico recibido con el pedido de compra
Podrá cotejar los documentos electrónicos recibidos con líneas de pedidos de compra desde dos lugares diferentes, desde la página Documento electrónico o desde la página Pedido de compra. La forma más sencilla de localizar los Pedidos de compra ya vinculados es utilizar el mosaico Pedidos de compra vinculados como parte de Actividades de documentos electrónicos. Todos los documentos no vinculados se pueden encontrar usando el mosaico Facturas electrónicas de compra en espera donde tiene una lista de Documentos electrónicos que necesita revisar. Las Actividades de documentos electrónicos con estos dos mosaicos se puede encontrar en las siguientes Áreas de trabajo: Evaluación de administrador de negocio, Administrador de negocio, Contable, Administrador de Inventario y Envío y recepción.
Propina
También hay dos formas de hacer coincidir las líneas. Una forma es hacerlo manualmente, como se describe en el artículo. La otra forma es usar la Ayuda de correspondencia de documentos electrónicos con Copilot. La función de Ayuda de correspondencia de documentos electrónicos le ayuda a hacer coincidir las facturas electrónicas recibidas con las líneas de pedido de compra existentes mediante el modelo de módulos de lenguaje grande (LLM). Obtenga más información sobre el uso de Copilot en Asignar documentos electrónicos a líneas de pedido de compra con Copilot.
Nota
Si el porcentaje de IVA difiere entre el documento entrante y el porcentaje de IVA de la empresa, los documentos coincidentes no se pueden utilizar en un entorno de varios países o regiones.
Líneas coincidentes del pedido de compra
Puede hacer coincidir las líneas de la lista Pedidos de compra o de uno de los Pedidos de compra abiertos. Para iniciar el proceso, siga los pasos que se detallan a continuación:
Seleccione el mosaico Pedidos de compra vinculados en el Área de trabajo si hay un número.
Elija una de las dos opciones de correspondencia:
- Si desea hacer coincidir las líneas de la lista Pedidos de compra, seleccione la línea Pedido de compra que desea unir y seleccione la acción Asignar líneas de documentos electrónicos.
- Si desea abrir primero el Pedido de compra, abra el documento y luego seleccione la acción Asignar líneas de documentos electrónicos.
Como ambas opciones tienen el mismo proceso, abre la página Conciliación de pedidos de compra con el siguiente contenido:
En el encabezado puede encontrar la siguiente información, que puede ayudarle a asignar las líneas más fácilmente:
Nombre del campo Descripción Nombre del proveedor Especifica el nombre del proveedor del documento electrónico. N.º documento electrónico Especifica el número de documento electrónico vinculado. Fecha del documento electrónico Especifica la fecha del documento electrónico vinculado. Importe del documento electrónico Especifica el importe total del documento electrónico vinculado con IVA. En las líneas, puede encontrar las líneas importadas desde el archivo de Documento electrónico en el lado izquierdo y las líneas de Pedido de compra existentes a la derecha.
Todas las líneas en ambos lados tienen números de artículo y descripciones, junto con el Coste unitario directo y el % de descuento de línea.
En el lado Líneas importadas, también puede ubicar el campo Cantidad como una cantidad total de la factura electrónica y el campo Cantidad coincidente que especifica la cantidad que ya coincidió con las líneas del pedido de compra.
En el lado Líneas de pedidos de compra, también puede encontrar la Cantidad disponible como la cantidad que se puede igualar esta línea (cantidad recibida, pero no facturada) y Cdad. a facturar, especificando la cantidad que ya coincide con esta línea.
Para hacer coincidir líneas, seleccione las líneas en ambos lados que desea hacer coincidir y seleccione la acción Conciliar manualmente. Las líneas coincidentes se marcan en verde.
Es posible hacer coincidir una con una, pero también es posible hacer coincidir muchas con una o una con muchas, seleccionando más líneas en uno u otro lado antes de elegir la acción Conciliar manualmente.
También puede seleccionar la acción Conciliar manualmente para hacer coincidir automáticamente todas las líneas con el mismo Tipo, Nº, Precio unitario, Descuento y Unidad de medida.
Si comete un error, puede seleccionar la acción Eliminar conciliación para eliminar las líneas coincidentes en el lado del pedido de compra o seleccionar la acción Restablecer correspondencia para restablecer todo lo que coincide.
Si su Documento electrónico tiene muchas líneas, puede seleccionar la acción Mostrar líneas pendientes durante el proceso de comparación para eliminar todas las líneas del documento electrónico si ya coinciden. Si necesita ver todas las líneas, siempre puede seleccionar la acción Mostrar todas las líneas.
Una vez que termine con la correspondencia, debe seleccionar la acción v.
Una vez que aplique la coincidencia al Pedido de compra, Business Central actualizará los siguientes campos:
- N.º factura proveedor y Fecha emisión documento en el encabezado del documento se actualizan con los valores del documento electrónico que recibió y vinculó.
- Cdad. a facturar en las líneas se actualiza con los valores de Cdad. a facturar de la página Conciliación de pedidos de compra según la coincidencia que haya realizado.
- Ahora puede registrar el documento eligiendo la acción Registrar.
- Una vez que publique el documento, el campo Documento en la página Documento electrónico cambia el valor para relacionarse con la Factura de compra publicada.
- Cierre la página.
Importante
De manera predeterminada, puede hacer coincidir solo las líneas que tengan el mismo importe total en ambos documentos. Eso significa que el Coste unitario directo junto con la línea aplicada % de descuento deben ser iguales, ya que en un documento puede tener un importe sin descuento y en otro con descuento.
Si desea agregar algo de tolerancia y permitir la diferencia entre líneas en Factura electrónica y Pedido de compra, siga estos pasos:
- Seleccione el icono , introduzca Configuración de compras y pagos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
- Desea permitir una tolerancia en el campo % diferencia correspondencia doc. elect. especificando el porcentaje máximo permitido de diferencia de costes al cotejar una línea Documento electrónico con la línea Pedido de compra.
- Esta configuración se aplica a todas las líneas coincidentes, pero nuevamente considerando la tolerancia para el importe total, como para el Coste unitario directo junto con el % de descuento en línea aplicado.
- Cierre la página.
Para hacer coincidir líneas de un documento electrónico
Puede hacer coincidir las líneas en la página Documento electrónico. Para empezar, siga los pasos que se detallan a continuación:
- Seleccione el icono , introduzca Documentos electrónicos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
- Seleccione el Documento electrónico que desee hacer coincidir.
- Elija la acción Conciliar pedido de compra para abrir la página Conciliación de pedidos de compra.
- Repita los mismos pasos que utilizó cuando comenzó a emparejar los pedidos de compra.
Descripción general de los estados de los documentos electrónicos
Para obtener una mejor descripción general de todos los documentos electrónicos de la empresa, puede seleccionar el centro de funciones Contable donde existen estados de documentos electrónicos. Allí podrá encontrar actividades de documentos electrónicos que tengan los siguientes estados:
- Documentos electrónicos entrantes:
- Procesado
- En curso
- Error
- Procesado
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