Configurar documentos electrónicos

Importante

El módulo principal de E-Documents es un marco. De forma predeterminada, no hay ningún campo de Integración de servicios . Si encuentra las opciones Formato de documento de forma predeterminada, tenga en cuenta que se ofrecen como ejemplo y que la localización debe proporcionar un formato detallado. Estos detalles forman parte de las aplicaciones de localización, porque son específicos de los requisitos locales.

Nota

A partir de la versión 23.2, se agrega un formato de documento PEPPOL estándar como formato global en el campo Formato de documento . Tenga en cuenta que probablemente no pueda utilizar este formato tal como está. Se trata de un formato W1 que se proporciona para mostrar cómo usar esta característica. Le recomendamos que pruebe el formato PEPPOL existente antes de empezar a usar este formato.

El primer paso en la configuración de documentos electrónicos (e-documents) es configurar el Servicio de documentos electrónicos donde se define el comportamiento completo de su sistema en relación con la comunicación de documentos electrónicos.

Configurar el servicio de documentos electrónicos

Siga estos pasos para configurar el Servicio de documentos electrónicos.

1. Seleccionar el ícono , ingrese a Servicios de documentos electrónicos y luego Seleccionar el vincular relacionado.

2. Seleccionar Nuevo y, luego, en la página Servicios de documentos electrónicos , en la ficha rápida General , configure los campos como se describe en la siguiente tabla.

   Campo	Descripción
   Código	Seleccione el código de configuración de la exportación electrónica.
   Descripción	Especifique una breve descripción de la configuración de la exportación electrónica.
   Formato de documento	El formato de exportación de la configuración de exportación electrónica. De forma predeterminada, hay dos opciones en este campo. Puede utilizar Seleccionar PEPPOL BIS 3 como un formato genérico basado en código o Intercambio de datos cuando deba configurar documentos previos de formatos específicos en la pestaña rápida Definición de intercambio de datos .
   Integración de servicio	Seleccione el código de integración de la configuración de exportación electrónica. En lanzamiento 1, la única opción es Sin integración.
   Usar procesamiento por lotes	Especifique si el servicio usa procesamiento por lotes para la exportación.

3. En la pestaña rápida Parámetros importados , configure los campos como se describe en la siguiente tabla.

   Campo	Descripción
   Validar empresa receptora	Especifique si se debe validar la información de la empresa de recepción durante la importación.
   Resolver unidad medida	Especifique si la unidad de medida debe resolverse durante la importación.
   Buscar referencia de producto	Especifique si un artículo debe buscarse por la referencia del artículo durante la importación.
   Buscar GTIN de producto	Especifique si un artículo debe buscarse por Número Global de Artículo Comercial (GTIN) durante la importación.
   Buscar asignación de cuentas	Especifique si se debe buscar una cuenta en Cuenta Ajustar por el texto entrante durante la importación.
   Validar dto. línea	Especifique si se debe validar un descuento de línea durante la importación.
   Aplicar dto. factura	Especifique si se debe aplicar un descuento de línea durante la importación.
   Comprobar totales	Especifique si el total de una factura debe verificarse durante la importación.
   Actualizar pedido	Especifique si se debe actualizar el pedido de compra correspondiente.
   Crear líneas de diario	Especifique si se debe crear una línea de diario en lugar de un documento de compra. Seleccione esta opción cuando desee utilizar diarios como destino de sus facturas.
   Nombre libro diario general	Especifique el nombre de la plantilla de diario general que se utiliza para la creación de líneas de diario. Este campo es aplicable cuando desee utilizar diarios como destino de sus facturas.
   Nombre sección diario general	Especifique el nombre del lote de diario general que se utiliza para la creación de líneas de diario. Este campo es aplicable cuando desee utilizar diarios como destino de sus facturas.
   Importación automática	Especifique si los documentos deben importarse automáticamente desde el servicio.
   Hora Inicio lote	Especifique la hora de inicio de los trabajos de importación.
   Minutos entre ejecuciones	Especifique el número de minutos entre ejecuciones de trabajos de importación.

4. Si seleccionó Intercambio de datos en el campo Formato de documento en la ficha rápida General , utilice la ficha rápida Definición de intercambio de datos para configurar los siguientes campos.

   Campo	Descripción
   Tipo documento	Especifique el tipo de documento que usa el intercambio de datos para importar y exportar los datos. Los ejemplos incluyen Factura de venta, Nota de crédito de venta y Factura de compra.
   Importar cód. def. intercambio datos	Especifique el código de intercambio de datos que se usa para importar los datos. Solo use este campo para recibir un documento en el proceso de compra.
   Exportar código def. intercambio datos	Especifique el código de intercambio de datos que se usa para exportar los datos. Solo use este campo para entregar documentos en el proceso de venta.

Nota

Existen definiciones de intercambio de datos preparadas para el formato PEPPOL que están relacionadas con el documento estándar de venta y compra. Sin embargo, es probable que no pueda usar estas definiciones tal cual. Todos son formatos W1 que se proporcionan para mostrar cómo usar esta característica. Le recomendamos que pruebe el formato PEPPOL existente antes de empezar a usarlo.

Si ha configurado el formato de Definición de intercambio de datos en su localización, puede agregar una línea para cada tipo de documento que necesite. Agregue líneas que coincidan con el ejemplo de intercambio de datos predeterminado para el formato W1 PEPPOL. Sin embargo, primero Seleccionar la opción Tipo de documento para cada línea que necesite. Para cada tipo de datos, Seleccionar el valor del Código de definición de intercambio de datos de importación o del Código de definición de intercambio de datos de exportación que desea utilizar.

Si no utiliza el formato de Definición de intercambio de datos , puede crear y configurar formatos mediante la interfaz. Seleccionar la información de las líneas de Exportación asignación and Import asignación , donde se encuentran las tablas y campos para configurar reglas de transformación. En este caso, debe agregar una nueva opción en el campo Formato del documento que esté relacionada con su formato.

Tipos de documento admitidos

Los tipos de documentos admitidos se basan en el formato de documento elegido. Para comprobar qué tipos de documentos son compatibles, en la página Servicios de documentos electrónicos , seleccione la acción Tipos de documentos compatibles . Se abre la sección Tipos de documentos fuente admitidos por el servicio de documentos electrónicos y, en la columna Tipo de documento fuente , puede elegir diferentes tipos de documentos para que sean compatibles con el formato que planea utilizar. Asegúrese de no utilizar el tipo de documento si ese documento no está seleccionado en esta página.

Configurar un perfil de envío de documentos

Puede configurar un método preferido de envío de documentos de ventas para cada cliente. De esta manera, no tienes que elegir una opción de envío cada vez que eliges la acción Publicar y enviar . En la página Perfiles de envío de documentos , puede configurar diferentes perfiles de envío y luego Seleccionar entre ellos en el campo Perfil de envío de documentos en un cliente tarjeta. Puede marcar la casilla de verificación Predeterminado para especificar que un perfil de envío de documentos sea el perfil predeterminado para todos los clientes, excepto para los clientes en los que el campo Perfil de envío de documentos esté configurado en un perfil de envío diferente.

Esta funcionalidad se utiliza para configurar la automatización de la facturación electrónica. Cuando selecciona Publicar y enviar en un documento de ventas, el cuadro de diálogo Publicar y enviar confirmación muestra el perfil de envío que se utiliza: el perfil configurado para el cliente o el perfil predeterminado para todos los clientes.

Siga estos pasos para configurar un perfil de envío de documentos.

1. Seleccionar el ícono , ingrese al Perfil de envío de documentos y luego Seleccionar el vincular relacionado.

2. En la página Perfiles de envío de documentos , Seleccionar Nuevo.

3. En la pestaña rápida General , ingrese cualquier información de campo requerida.

4. En la pestaña rápida Opciones de envío , configure los campos como se describe en la siguiente tabla.

   Campo	Descripción
   Documento electrónico	Especifique si el documento se envía como un documento electrónico que el cliente puede importar a su sistema cuando Seleccionar Publicar y enviar. Para utilizar esta opción, también debe configurar el campo Formato o Código de flujo de servicio de documentos electrónicos . El archivo también se puede guardar en el disco.
   Formato	Especifique el formato que se utilizará para enviar un documento electrónico. Este campo es obligatorio si usted Seleccionar Mediante intercambio de documentos en el campo Documento electrónico .
   Código flujo servicio documento electrónico	Especifique el flujo de servicio electrónico que se utiliza para enviar documentos. Este campo es obligatorio si usted Seleccionar Flujo de servicio de documento electrónico extendido en el campo Documento electrónico .

   Nota

   Si selecciona Seleccionar Flujo de servicio de documento electrónico extendido en el campo Documento electrónico , ya debe tener configurado el flujo de trabajo para sus documentos electrónicos.

Configurar el flujo de trabajo

Siga estos pasos para configurar el flujo de trabajo que se utiliza en la funcionalidad de documentos electrónicos.

1. Seleccionar el ícono , ingrese a Plantillas de flujo de trabajo y luego Seleccionar el vincular relacionado.
2. Si no puede encontrar Plantillas de flujo de trabajo de documentos electrónicos en la página Plantillas de flujo de trabajo , Seleccionar Restablecer plantillas de Microsoft. Luego deberían aparecer las Plantillas de flujo de trabajo de documentos electrónicos . Cierre la página.
3. Seleccionar el ícono , ingrese a Flujos de trabajo y luego Seleccionar el vincular relacionado.
4. Seleccione la acción Nuevo flujo de trabajo desde plantilla para crear una plantilla para el proceso de documentos electrónicos. Las plantillas disponibles son Enviar a un servicio y Enviar a varios servicios.
5. Seleccionar Aceptar para finalizar la configuración del flujo de trabajo.
6. En el Luego, apuntar field, Seleccionar Enviar documento electrónico usando la configuración para configurar las respuestas del flujo de trabajo.
7. Seleccionar el Servicio de documentos electrónicos que creó como opción, elija Aceptar y luego habilite el flujo de trabajo.

Nota

Puede crear su propio flujo de trabajo para documentos electrónicos sin utilizar plantillas de flujo de trabajo predefinidas. Si tiene más servicios, puede utilizar diferentes flujos de trabajo.

Para usar más flujos de trabajo, configúrelos a través de los perfiles de envío de documentos para distintos clientes. Al configurar el flujo de trabajo, especifique el perfil de envío de documentos en la columna Condición en la ficha rápida Pasos del flujo de trabajo , porque no puede tener dos servicios que usen el mismo perfil de envío de documentos en los flujos de trabajo.

Cuando configure su flujo de trabajo en la página Flujos de trabajo , vaya al campo Condición en la ficha rápida Pasos del flujo de trabajo . En la página Condiciones del evento , en el campo Filtro , Seleccionar el perfil de envío de documentos que desea utilizar.

Configurar una política de retención de documentos electrónicos

Los documentos electrónicos pueden estar sujetos a diferentes legislaciones locales relacionadas con el período de conservación de los documentos electrónicos. Por lo tanto, hemos agregado una configuración de política de retención para toda la información importante relacionada con los documentos electrónicos. Los administradores pueden definir políticas de retención que especifiquen con qué frecuencia Dynamics 365 Business Central elimina registros obsoletos relacionados con documentos electrónicos. Para obtener más información sobre las políticas de retención, consulte Definir políticas de retención.

Para configurar políticas de retención relacionadas con documentos electrónicos, siga estos pasos.

1. En la página Servicios de documentos electrónicos , seleccione la acción Política de retención .

2. Cuando se complete la acción, seleccione una de las siguientes políticas de retención para configurar:

   • Registro documento electrónico
   • Registro de integración de documentos electrónicos
   • Registro de asignación de documentos electrónicos
   • Almacenamiento de datos de documentos electrónicos

Datos de demostración de documentos electrónicos

Nota

A partir de Business Central 24.0, es posible configurar datos de demostración para documentos electrónicos.

Para proporcionar formas más sencillas de probar y demostrar las capacidades de los documentos electrónicos, Microsoft creó un nuevo módulo de demostración para documentos electrónicos. Para habilitar este módulo, siga los pasos:

1. Seleccionar el ícono , ingrese a Contoso Demo Tool y luego Seleccionar el vincular relacionado.
2. Antes de habilitar el Módulo E-Document Contoso, debido a las dependencias debe haber habilitado los siguientes módulos: Módulo Común y Módulo Almacén.
3. Después de habilitar estos módulos, seleccione el Módulo E-Documents Contoso y luego elija la acción Generar .
4. Siga los pasos.
5. Cierre la página.

Una vez que tenga un módulo habilitado, habrá creado nuevos elementos de demostración, importado seis documentos electrónicos (basados en Peppol BIS 3) y ya habrá configurado los Servicios de documentos electrónicos con los flujos de trabajo creados.

Consulte también

Cómo utilizar documentos electrónicos en las ventas
Cómo utilizar documentos electrónicos en las compras
Cómo ampliar los documentos electrónicos en Business Central
Gestión financiera
Ventas de facturas
Registrar compras con facturas y órdenes de compra
Trabajar con Business Central

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