Configurar documentos electrónicos

Importante

El módulo principal de E-Documents es un marco. De forma predeterminada, no hay ningún campo Integración de servicio. Si encuentra las opciones Formato de documento de forma predeterminada, recuerde que se ofrecen como ejemplos. Las aplicaciones de localización deben proporcionar detalles de formato porque son específicas de los requisitos locales.

Nota

A partir de la versión 23.2 se agrega un formato de documento estándar PEPPOL como formato global en el campo Formato de documento. Tenga en cuenta que probablemente no pueda utilizar este formato tal como está. Se trata de un formato W1 que Microsoft proporciona para mostrar cómo usar esta característica. Le recomendamos que pruebe el formato PEPPOL existente antes de empezar a usar este formato.

El primer paso para configurar documentos electrónicos (e-documents) es configurar el servicio de documentos electrónicos para la comunicación de documentos electrónicos.

Configurar el servicio de documentos electrónicos

Para configurar el servicio de documentos electrónicos, siga estos pasos.

1. Seleccione el icono , introduzca Servicios de documentos electrónicos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

2. Seleccione Nuevo y, a continuación, en la página Servicios de documentos electrónicos, en la ficha desplegable General, configure los campos tal y como se describen en la siguiente tabla.

   Campo	Descripción
   Código	Seleccione el código de configuración de la exportación electrónica.
   Descripción	Especifique una breve descripción de la configuración de la exportación electrónica.
   Formato de documento	El formato de exportación de la configuración de exportación electrónica. De forma predeterminada, hay dos opciones en este campo. Puede seleccionar PEPPOL BIS 3 como formato genérico basado en códigos o Intercambio de datos cuando deba configurar documentos previos de formatos específicos en la ficha desplegable Definición de intercambio de datos.
   Integración de servicio	Seleccione el código de integración de la configuración de exportación electrónica. Actualmente, la única opción es Sin integración.
   Usar procesamiento por lotes	Especifique si el servicio usa procesamiento por lotes para la exportación.

3. En la ficha desplegable Parámetros importados, configure los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

   Campo	Descripción
   Validar empresa receptora	Especifique si se debe validar la información de la empresa de recepción durante la importación.
   Resolver unidad medida	Especifique si la unidad de medida debe resolverse durante la importación.
   Buscar referencia de producto	Especifique si un artículo debe buscarse por la referencia del artículo durante la importación.
   Buscar GTIN de producto	Especifique si un artículo debe buscarse por Número Global de Artículo Comercial (GTIN) durante la importación.
   Buscar asignación de cuentas	Especifique si deben buscarse cuentas en Asignación de cuentas por texto entrante durante la importación.
   Validar dto. línea	Especifique si se debe validar un descuento de línea durante la importación.
   Aplicar dto. factura	Especifique si se debe aplicar un descuento de línea durante la importación.
   Comprobar totales	Especifique si el total de una factura debe verificarse durante la importación.
   Actualizar pedido	Especifique si se debe actualizar el pedido de compra correspondiente.
   Crear líneas de diario	Especifique si se debe crear una línea de diario en lugar de un documento de compra. Seleccione esta opción cuando desee utilizar diarios como destino de sus facturas.
   Nombre libro diario general	Especifique el nombre de la plantilla de diario general que se utiliza para la creación de líneas de diario. Este campo es aplicable cuando desee utilizar diarios como destino de sus facturas.
   Nombre sección diario general	Especifique el nombre del lote de diario general que se utiliza para la creación de líneas de diario. Este campo es aplicable cuando desee utilizar diarios como destino de sus facturas.
   Importación automática	Especifique si los documentos deben importarse automáticamente desde el servicio.
   Hora Inicio lote	Especifique la hora de inicio de los trabajos de importación.
   Minutos entre ejecuciones	Especifique el número de minutos entre ejecuciones de trabajos de importación.

4. Si ha seleccionado Intercambio de datos en el campo Formato de documento de la ficha desplegable General, en la ficha desplegable Definición de intercambio de datos, rellene los campos como se describe en la siguiente tabla.

   Campo	Descripción
   Tipo documento	Especifique el tipo de documento que usa el intercambio de datos para importar y exportar los datos. Los ejemplos incluyen Factura de venta, Nota de abono de venta y Factura de compra.
   Importar cód. def. intercambio datos	Especifique el código de intercambio de datos que se usa para importar los datos. Solo use este campo para recibir un documento en el proceso de compra.
   Exportar código def. intercambio datos	Especifique el código de intercambio de datos que se usa para exportar los datos. Solo use este campo para entregar documentos en el proceso de venta.

Nota

Existen definiciones de intercambio de datos para el formato PEPPOL que están relacionadas con los documentos de venta y compra. Sin embargo, es probable que no pueda usar estas definiciones tal cual. Todos son formatos W1 que se proporcionan para mostrar cómo usar esta característica. Le recomendamos que pruebe el formato PEPPOL existente antes de empezar a usarlo.

Si ha configurado el formato Definición de intercambio de datos en su localización, puede agregar los tipo de documentos que necesite. Agregue líneas que coincidan con el ejemplo de intercambio de datos predeterminado para el formato W1 PEPPOL. Sin embargo, primero seleccione la opción Tipo de Documento para cada línea que necesite. Para cada tipo de datos, seleccione el valor de Importar código de def. de intercambio de datos o Exportar código de def. de intercambio de datos que desee usar.

Si no usa el formato Definición de intercambio de datos, puede crear y configurar formatos utilizando la interfaz. Ajuste la información en las líneas Asignación de exportación y Asignación de importación, donde encontrará las tablas y los campos para configurar las reglas de transformación. En este caso, debe agregar una nueva opción para su formato en el campo Formato de documento.

Tipos de documentos admitidos

La compatibilidad con los tipos de documentos se basa en el formato de documento. Para comprobar qué tipos de documentos son compatibles, en la página Servicios de documentos electrónicos, elija la acción Tipos de documentos admitidos. Se abre Tipos de documento de origen admitidos por el servicio de documentos electrónicos. En la columna Tipo de documento de origen, puede elegir distintos tipos de documento para el formato que planea usar. Utilice el tipo de documento únicamente si ese documento está seleccionado.

Configurar un perfil de envío de documentos

Puede configurar un método preferido de envío de documentos de ventas para cada cliente. De esta manera, no tiene que seleccionar una opción de envío cuando elige la acción Registrar y enviar. En la página Perfiles de envío de documentos, puede establecer diferentes perfiles de envío y después seleccionar el que se usará en el campo Perfil de envío de documentos de una ficha de cliente. Puede seleccionar la casilla Predeterminado para especificar que un perfil de envío de documentos es el perfil predeterminado para todos los clientes para los que no se especifica un perfil en el campo Perfil de envío de documentos.

Esta característica se utiliza para configurar la automatización de la facturación electrónica. Al elegir Registrar y enviar en un documento de venta, el cuadro de diálogo Registrar y enviar confirmación muestra el perfil de envío que se está utilizando. Es el perfil configurado para el cliente o el perfil predeterminado para todos los clientes.

Para configurar un perfil de envío de documentos, siga estos pasos.

1. Seleccione el icono , introduzca Perfil de envío de documentos y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

2. En la página Perfiles de envío de documentos, seleccione Nuevo.

3. En la ficha desplegable General, rellene los campos obligatorios.

4. En la ficha desplegable Opciones de envío, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

   Campo	Descripción
   Documento electrónico	Especifique si el documento se envía como un documento electrónico que el cliente puede importar en el sistema cuando selecciona Registrar y enviar. Para utilizar esta opción, también debe configurar el campo Formato o Código de flujo de servicio de documentos electrónicos. Alternativamente, puede guardar el archivo en su equipo.
   Formato	Especifique el formato que se utilizará para enviar un documento electrónico. Este campo es necesario si selecciona A través del intercambio de documentos en el campo Documento electrónico.
   Código flujo servicio documento electrónico	Especifique el flujo de servicio electrónico que se utiliza para enviar documentos. Este campo es necesario si selecciona Flujo de servicio de documentos electrónicos ampliado en el campo Documento electrónico.

   Nota

   Si selecciona Flujo de servicio de documentos electrónicos ampliado en el campo Documento electrónico , debe tener ya configurado el flujo de trabajo para sus documentos electrónicos.

Configurar el flujo de trabajo

Para configurar un flujo de trabajo para los documentos electrónicos, siga estos pasos.

1. Seleccione el icono , introduzca Plantillas de flujode trabajo y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Si no encuentra Plantillas de flujo de trabajo de documentos electrónicos en la página Plantillas de flujo de trabajo, seleccione Restablecer plantillas de Microsoft. Debería aparecer Plantillas de flujo de trabajo de documentos electrónicos. Cierre la página.
3. Seleccione el icono , introduzca Flujos de trabajo y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
4. Elija la acción Nuevo flujo de trabajo desde plantilla para seleccionar una plantilla para el proceso de documentos electrónicos. Las plantillas disponibles son Enviar a un servicio y Enviar a varios servicios.
5. Seleccione Aceptar para finalizar la configuración del flujo de trabajo.
6. En el campo Respuesta entonces , seleccione Enviar documento electrónico usando la configuración para configurar las respuestas del flujo de trabajo.
7. Seleccione el servicio de documentos electrónicos que creó como opción, elija Aceptar y luego habilite el flujo de trabajo.

Nota

Puede crear su propio flujo de trabajo para documentos electrónicos sin utilizar plantillas de flujo de trabajo predefinidas. Si tiene más servicios, puede utilizar diferentes flujos de trabajo.

Para usar más flujos de trabajo, configúrelos a través de los perfiles de envío de documentos para distintos clientes. Cuando configure el flujo de trabajo, especifique el perfil de envío de documentos en la columna Condición On de la ficha desplegable Pasos del flujo de trabajo, porque no puede tener dos servicios que usen el mismo perfil de envío de documentos en los flujos de trabajo.

Cuando configure su flujo de trabajo en la página Flujos de trabajo, señale el campo Condición On en la ficha desplegable Pasos de flujo de trabajo. En la página Condiciones del evento, en el campo Filtro, seleccione el perfil de envío de documentos que desea usar.

Configurar una política de retención de documentos electrónicos

Los documentos electrónicos pueden estar sujetos a la legislación local que especifica el periodo durante el cual debe conservarlos. Para administrar esto, los administradores pueden definir políticas de retención que controlen la frecuencia con la que Business Central elimina registros. Para obtener más información sobre las directivas de retención en, consulte Definir directivas de retención.

Para configurar políticas de retención para documentos electrónicos, siga estos pasos.

1. En la página Servicios de documentos electrónicos, elija la acción Directiva de retención .

2. Cuando se complete la acción, seleccione una de las siguientes políticas de retención para configurar:

   • Registro documento electrónico
   • Registro de integración de documentos electrónicos
   • Registro de asignación de documentos electrónicos
   • Almacenamiento de datos de documentos electrónicos

Datos de demostración de documentos electrónicos

Nota

A partir de Business Central 24.0, puede configurar datos de demostración para documentos electrónicos.

Para proporcionar formas más fáciles de probar y demostrar documentos electrónicos, Microsoft ofrece un módulo de demostración. Para habilitar el módulo, siga estos pasos:

1. Seleccione el icono , escriba Herramienta de demostración de Contoso y luego seleccione el vínculo relacionado.
2. Antes de habilitar el módulo Módulo Contoso de documentos electrónicos, primero debe habilitar el Módulo común y el Módulo de almacén.
3. Después de habilitar estos módulos, seleccione el Módulo Contoso de documentos electrónicos y luego elija la acción Generar.
4. Siga los pasos.
5. Cierre la página.

Después de habilitar el módulo, dispondrá de artículos de demostración, seis documentos electrónicos (basados en Peppol BIS 3) y ya habrá configurado el Servicios de documentos electrónicos con los flujos de trabajo creados.

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