Σχεδιασμός υλοποίησης Power BI: Απόσυρση και αρχειοθέτηση περιεχομένου

Σημείωση

Αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος του σχεδιασμού υλοποίησης Power BI σειρά άρθρων. Αυτή η σειρά εστιάζει κυρίως στην εμπειρία Power BI εντός του Microsoft Fabric. Για μια εισαγωγή στη σειρά, ανατρέξτε στο θέμα σχεδιασμού υλοποίησης Power BI.

Αυτό το άρθρο σάς βοηθά να αποσύρετε και να αρχειοθετείτε περιεχόμενο στο τέλος του κύκλου ζωής του. Αυτό το άρθρο αφορά κυρίως:

• διαχειριστές Fabric: Οι διαχειριστές που είναι υπεύθυνοι για την επίβλεψη του Fabric στον οργανισμό. Οι διαχειριστές Fabric μπορεί να χρειαστεί να συνεργαστούν με άλλους διαχειριστές, όπως εκείνοι που επιβλέπουν το Microsoft 365 ή το Azure DevOps.
• Κέντρο αριστείας (COE) και οι ομάδες BI: Οι ομάδες που είναι υπεύθυνες για την επίβλεψη του Power BI στον οργανισμό. Αυτές οι ομάδες περιλαμβάνουν υπεύθυνους λήψης αποφάσεων που αποφασίζουν πώς να διαχειριστούν τον κύκλο ζωής του περιεχομένου Power BI.
• ομάδες λειτουργιών δεδομένων: Οι ομάδες που είναι υπεύθυνες για την εποπτεία της διαχείρισης του κύκλου ζωής των λύσεων εταιρικών δεδομένων. Αυτές οι ομάδες μπορούν να περιλαμβάνουν διαχειριστές εκδόσεων, οι οποίοι χειρίζονται τον κύκλο ζωής των εκδόσεων περιεχομένου, καθώς και μηχανικούς που δημιουργούν και διαχειρίζονται τα στοιχεία που απαιτούνται για την αποτελεσματική χρήση και υποστήριξη της διαχείρισης του κύκλου ζωής.
• δημιουργών περιεχομένου και κατόχων περιεχομένου: Χρήστες που δημιουργούν περιεχόμενο που θέλουν να δημοσιεύσουν στην πύλη Fabric για να κάνουν κοινή χρήση με άλλους χρήστες. Αυτά τα άτομα είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση του κύκλου ζωής του περιεχομένου Power BI που δημιουργούν.

Η διαχείριση του κύκλου ζωής αποτελείται από τις διαδικασίες και τις πρακτικές που χρησιμοποιείτε για τον χειρισμό περιεχομένου από τη δημιουργία του μέχρι την τελική του συνταξιοδότηση. Στο πέμπτο στάδιο της διαχείρισης του κύκλου ζωής, υποστηρίζετε και παρακολουθείτε περιεχόμενο, το οποίο περιλαμβάνει την υποστήριξη χρηστών και δημοσιευμένου περιεχομένου για τη διευκόλυνση της υιοθέτησης και της αντιμετώπισης προβλημάτων. Τελικά, θα έρθετε στο έκτο και τελευταίο στάδιο του κύκλου ζωής του περιεχομένου, όπου μπορεί να αναγνωρίσετε περιεχόμενο που δεν χρησιμοποιείται πλέον ή δεν χρειάζεται. Στο τελευταίο στάδιο, αποσύρετε και αρχειοθετείτε το περιεχόμενο.

Η απόσυρση και αρχειοθέτηση περιεχομένου είναι σημαντική όταν το περιεχόμενο έχει εκπληρώσει τον σκοπό του. Εξασφαλίζει ότι οι πόροι δεν σπαταλούνται με περιεχόμενο υποστήριξης που δεν είναι απαραίτητο και διευκολύνει τους δημιουργούς περιεχομένου και τους διαχειριστές να επιβλέπουν το περιεχόμενο που απαιτείται. Όταν αποσύρετε και αρχειοθετείτε περιεχόμενο στο τέλος του κύκλου ζωής του, σας βοηθά να βελτιώσετε τη διαχείριση και την αποτελεσματικότητα, καθώς εστιάζει την προσπάθεια και τους πόρους σε σχετικό περιεχόμενο και ενεργές περιοχές του μισθωτή σας.

Η ακόλουθη εικόνα απεικονίζει τον κύκλο ζωής του περιεχομένου Power BI, επισημαίνοντας το στάδιο έξι, όπου αποσύρετε και αρχειοθετείτε περιεχόμενο.

Σημείωση

Για μια επισκόπηση της διαχείρισης του κύκλου ζωής του περιεχομένου, ανατρέξτε στο πρώτο άρθρο αυτής της σειράς.

Τελικά, οι καταναλωτές ενδέχεται να μην χρειάζονται πλέον ή να χρησιμοποιούν περιεχόμενο. Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι, όπως η ανάπτυξη περιεχομένου αντικατάστασης, διαφορετικοί επιχειρηματικοί στόχοι ή η αλλαγή προτεραιοτήτων.

Η απόσυρση περιεχομένου σάς βοηθά να διαχειριστείτε το Power BI με διαφορετικούς τρόπους.

• Λιγότερα στοιχεία μειώνουν την ακαταστασία και διατηρεί το περιβάλλον σας πιο διαχειρίσιμο. Λιγότερα στοιχεία βοηθούν επίσης τους χρήστες να περιηγούνται σε ενεργό περιεχόμενο και είναι πιο εύκολο να το διατηρήσετε.
• Η κατάργηση στοιχείων που δεν χρησιμοποιούνται μειώνει τη σύγχυση για τους καταναλωτές σχετικά με το περιεχόμενο που πρέπει να χρησιμοποιήσουν.
• Ο έλεγχος γίνεται ευκολότερος όταν εστιάζει σε ενεργό περιεχόμενο. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν ελέγχετε ρόλους και δικαιώματα ασφαλείας.
• Η ύπαρξη λιγότερων στοιχείων μπορεί πιθανώς να βελτιστοποιήσει τη χρήση εκχωρημένων πόρων, επειδή οι πόροι δεν θα χρησιμοποιηθούν κατά λάθος.

Αποφασίστε πότε και πώς θα αποσύρετε περιεχόμενο

Θα πρέπει να αξιολογείτε τακτικά μοτίβα χρήσης στον οργανισμό σας καθώς εκτελείτε δραστηριότητες ελέγχου και παρακολούθησης για να προσδιορίσετε το περιεχόμενο των υποψηφίων που μπορείτε να αποσύρετε. Τα βήματα είναι γνωστά ως δραστηριότητες εκκαθάρισης περιεχομένου . Οι δραστηριότητες εκκαθάρισης περιεχομένου είναι οι τακτικά προγραμματισμένες ενέργειες που κάνετε στο περιεχόμενο της έρευνας, ενώ η συνταξιοδότηση περιεχομένου είναι αυτό που συμβαίνει όταν αποφασίζετε να παροπλίσετε περιεχόμενο στο τέλος του κύκλου ζωής του. Ανάλογα με τον όγκο των στοιχείων που δημοσιεύονται στον μισθωτή σας, μπορείτε να διεξάγετε αυτές τις δραστηριότητες πιο τακτικά, όπως τριμηνιαία ή μηνιαία.

Φιλοδώρημα

ελέγχου σε επίπεδο μισθωτή και παρακολούθηση σε επίπεδο μισθωτή είναι βασικές δραστηριότητες που θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε πότε πρέπει να αποσυρθεί το περιεχόμενο.

Σχεδιασμός δραστηριοτήτων εκκαθάρισης περιεχομένου

Τα παρακάτω βασικά ζητήματα και αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται όταν θέλετε να αναλύσετε το περιεχόμενό σας για να προσδιορίσετε τι μπορεί να αποσυρθεί και να αρχειοθετηθεί.

• Επιλέξτε την εμβέλεια τωνανάλυσης: Οι δραστηριότητες εκκαθάρισης περιεχομένου μπορούν να εκτελεστούν σε επίπεδο μισθωτή. Ωστόσο, είναι επίσης συνηθισμένο να διεξάγετε μια ανάλυση σε επίπεδο χώρου εργασίας, εκχωρημένων πόρων ή τομέα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να λάβετε αποφάσεις και να αναλάβετε δράση με βάση συγκεκριμένες ανάγκες ή πληθυσμούς χρηστών. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές χώρου εργασίας μπορούν να είναι υπεύθυνοι για τις τακτικές δραστηριότητες εκκαθάρισης περιεχομένου των χώρων εργασίας που διαχειρίζονται.
• Αποφασίστε για ένα χρονικό διάστημα για το συγκεκριμένο περιεχόμενο: Εξετάστε ποιο χρονικό διάστημα είναι σχετικό για το περιεχόμενο που αναλύετε. Παρόλο που μπορεί να έχετε ένα χρονικό διάστημα τυπικής ώρας (όπως καμία χρήση εντός τριών μηνών), μπορεί να είναι δύσκολο να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες οδηγίες σε κάθε περίπτωση. Εξετάστε τα παρακάτω παραδείγματα.
  • τυπικό χρονικό διάστημα 3 μηνών: Υπάρχει ένας χώρος εργασίας για την ομάδα πωλήσεων για την παρακολούθηση των τριμηνιαίων μπόνους. Εάν δεν υπήρξε χρήση εντός των τελευταίων τριών μηνών, ολόκληρος ο χώρος εργασίας είναι υποψήφιος για συνταξιοδότηση.
  • χρονικό διάστημα μικρότερου του 1 μήνα: Μια λειτουργική έκθεση με ημερήσια στοιχεία πωλήσεων προορίζεται για συχνή ημερήσια ή εβδομαδιαία χρήση. Εάν δεν έχει χρησιμοποιηθεί εντός του τελευταίου μήνα, η αναφορά είναι υποψήφια για συνταξιοδότηση.
  • μεγαλύτερο χρονικό διάστημα ενός έτους: Δημιουργείται ένα μοντέλο σημασιολογίας από τον τομέα της πληροφορικής μία φορά το χρόνο για την παροχή αναφορών σε εξωτερικούς ελεγκτές. Παρόλο που δεν έχει καμία χρήση τους τελευταίους μήνες, είναι σημαντικό να διατηρήσετε το σημασιολογικό μοντέλο. Σε αυτή την περίπτωση, δικαιολογείται ένα χρονικό διάστημα μεγαλύτερο του ενός έτους προτού καταστεί υποψήφιο για συνταξιοδότηση.
  • Εξαίρεση χωρίς χρονικό διάστημα: Ένας πίνακας βαθμολογίας που περιέχει βασικούς βασικούς δείκτες απόδοσης οργανισμού (KPI) χρησιμοποιείται κατά διαστήματα από τα στελέχη. Παρόλο που η χρήση δεν είναι συνεπής και έχει μερικούς θεατές, αυτό το συγκεκριμένο περιεχόμενο δεν θα ληφθεί υπόψη για συνταξιοδότηση με βάση αποκλειστικά τη χαμηλή χρήση.
• Δημιουργία ταξινομήσεων: Αποφασίστε ποια ορολογία θα χρησιμοποιείτε με συνέπεια. Δημιουργήστε συνήθεις ορισμούς για την ταξινόμηση όρων όπως συχνή χρήση, ενεργή χρήση, περιστασιακή χρήση και μη χρήση. Εξετάστε πώς θα εφαρμόσετε αυτούς τους όρους για την ανάλυση της χρήσης περιεχομένου και των επιπέδων δραστηριότητας χρηστών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ταξινομήσεων.
• Επιλέξτε σχετικά μετρικά χρήσης: Στις περισσότερες περιπτώσεις θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη πολλαπλά μετρικά, συμπεριλαμβανομένων των συνολικών πραγματικών προβολών για το περιεχόμενο και των συνολικών πραγματικών χρηστών (θεατές) του περιεχομένου. Εξετάστε τα παρακάτω παραδείγματα.
  • Μεγάλος αριθμός προβολών: Μία αναφορά μπορεί να έχει συνεχώς μεγάλο αριθμό προβολών από έναν μικρό αριθμό χρηστών. Αυτή η δραστηριότητα μπορεί να αντικατοπτρίζει προσωπικές BI και τα σενάρια χρήσης ομάδας BI.
  • Μεγάλος αριθμός χρηστών: Μια αναφορά μπορεί να έχει πολλούς θεατές από διάφορες περιοχές στον οργανισμό. Παρόλο που το περιεχόμενο χρησιμοποιείται ευρέως, οι πραγματικές προβολές μπορεί να είναι σποραδικές και ασυνεπείς. Αυτή η δραστηριότητα μπορεί να αντικατοπτρίζει ένα σενάριο χρήσης εταιρικού BI .
  • Πιθανά έναντι πραγματικών θεατών: Σε μια εφαρμογή Power BI ή αναφορά μπορεί να έχουν εκχωρηθεί δικαιώματα ώστε να υπάρχουν πολλοί πιθανοί θεατές. Ωστόσο, μπορεί να βλέπετε την πραγματική χρήση μόνο από ένα μικρό ποσοστό πιθανών θεατών.
• Προσδιορίστε ποιος θα διεξάγει ανάλυση χρήσης καιεκκαθάρισης: Με βάση τον τρόπο χειρισμού των κατοχής και διαχείρισης περιεχομένου στον οργανισμό σας, εξετάστε ποιος θα πρέπει να είναι υπεύθυνος για τις δραστηριότητες εκκαθάρισης περιεχομένου.

Όταν σχεδιάσετε τον τρόπο με τον οποίο θα εκτελέσετε μια ανάλυση εκκαθάρισης περιεχομένου, θα πρέπει στη συνέχεια να προσδιορίσετε ποιο περιεχόμενο θα αποσύρετε.

Προσδιορίστε το περιεχόμενο που θα αποσύρετε

Σε αυτό το σημείο, έχετε σχεδιάσει τακτικές δραστηριότητες εκκαθάρισης περιεχομένου και έχετε κάνει ορισμένες βασικές επιλογές και αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο ανάλυσης του περιεχομένου στον μισθωτή σας. Είναι ώρα να αναλύσουμε μοτίβα χρήσης και να προσδιορίσουμε το περιεχόμενο των υποψηφίων για απόσυρση. Συνήθως, θέλετε να βρείτε περιεχόμενο με χαμηλή χρήση και συντήρηση για διερεύνηση.

Εξετάστε τις ακόλουθες ενέργειες για την εύρεση περιεχομένου που χρησιμοποιείται αραιά και δεν διατηρείται πλέον.

• ανάλυση προβολών: Θα πρέπει να εστιάσετε στον αριθμό προβολών για οπτικά στοιχεία, όπως αναφορές και εφαρμογές.
  • Ταξινομήστε τα στοιχεία κατά τις συνολικές προβολές στο χρονικό σας παράθυρο (περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα). Εστιάστε στην εύρεση στοιχείων που δεν χρησιμοποιούνται ή χρησιμοποιούνται μόνο περιστασιακά.
  • Αναλύστε την πρόσφατη χρήση με βάση το χρονικό σας παράθυρο.
  • Ελέγξτε για καθοδική τάση σε σύγκριση με τις προηγούμενες χρονικές περιόδους.
• ερωτημάτων ανάλυσης: Θα πρέπει να εστιάζετε σε ερωτήματα που έχουν υποβληθεί για στοιχεία δεδομένων, όπως σημασιολογικά μοντέλα.
  • Ταξινομήστε τα στοιχεία σύμφωνα με τα συνολικά ερωτήματα στο χρονικό σας παράθυρο. Εστιάστε στην εύρεση περιεχομένου που δεν χρησιμοποιείται ή μόνο περιστασιακά.
  • Αναλύστε την πρόσφατη χρήση με βάση το χρονικό σας παράθυρο.
  • Ελέγξτε για καθοδική τάση σε σύγκριση με τις προηγούμενες χρονικές περιόδους.
• Ανάλυση των θεατών: Ορισμένες φορές, ο συνολικός αριθμός θεατών του περιεχομένου στο χρονικό σας διάστημα μπορεί να είναι σχετικός όταν συγκρίνεται επίσης με τις προβολές και τα ερωτήματα.
  • Ταξινομήστε τα στοιχεία με βάση τον συνολικό αριθμό θεατών στο χρονικό σας διάστημα.
  • Φιλτράρετε τους θεατές που είναι δημιουργοί περιεχομένου, κάτοχοι ή μέλη ομάδας υποστήριξης, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε καταναλωτές με δραστηριότητα μόνο για προβολή.
  • Φιλτράρετε τους θεατές που έχουν χρησιμοποιήσει την αναφορά μόνο μία ή δύο φορές για να δουν την επίδραση στην τάση χρήσης. Είναι πιθανό αυτοί οι χρήστες να άνοιξαν κατά λάθος μια αναφορά.
• Ανάλυση ημερομηνιών ανανέωσης: Για στοιχεία δεδομένων (όπως σημασιολογικά μοντέλα ή ροές δεδομένων), ελέγξτε την τελευταία φορά που ανανεώθηκε το περιεχόμενο. Εάν δεν ανανεώθηκε πρόσφατα, πιθανώς υποστηρίζει το συμπέρασμα ότι τα στοιχεία δεδομένων δεν χρησιμοποιούνται πλέον.
• Έλεγχος ημερομηνιών ενημέρωσης περιεχομένου: Μπορεί να είναι χρήσιμο να ελέγξετε την τελευταία φορά που ενημερώθηκε ή αναδημοσιεύτηκε το περιεχόμενο. Το περιεχόμενο που δεν έχει ενημερωθεί πρόσφατα υποστηρίζει την πιθανότητα να είναι έτοιμο για συνταξιοδότηση.
• Ελέγξτε για τεκμηρίωση: Προτού βασίζεστε αποκλειστικά στα δεδομένα στατιστικών χρήσης, εξετάστε οποιαδήποτε τεκμηρίωση ή μετα-δεδομένα που είναι διαθέσιμα.
  • Εντοπίστε τεκμηρίωση που υπάρχει για το περιεχόμενο. Ιδανικά, μια αναφορά θα περιλαμβάνει μια σελίδα εισαγωγής για την τεκμηρίωση της χρήσης προορισμού και του κοινού προορισμού της. Αυτός ο τύπος πληροφοριών βοηθά τους θεατές και είναι ιδιαίτερα χρήσιμος όταν το περιεχόμενο χρησιμοποιείται σε ακανόνιστη βάση.
  • Εξετάστε τα διαθέσιμα μετα-δεδομένα. Μια περιγραφή χώρου εργασίας μπορεί να περιέχει σχετικές πληροφορίες σχετικά με τα προβλεπόμενα μοτίβα χρήσης. Ένα όνομα χώρου εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει επιθήματα [Dev] ή [Test] επιθήματα που θα διευκρινίζουν γιατί η χρήση ποικίλλει σημαντικά.
• Επικοινωνήστε με τον κάτοχο του περιεχομένου: Όταν βρείτε ένα υποψήφιο στοιχείο για απόσυρση, λάβετε πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενο με το επικοινωνήστε με τον ή τον κάτοχο του. Μπορεί να έχουν άλλες πληροφορίες σχετικά με τα αναμενόμενα μοτίβα χρήσης που δεν είναι άμεσα εμφανή από τα δεδομένα στατιστικών χρήσης. Ορισμένες φορές μπορεί επίσης να χρειαστεί να μιλήσετε με ειδικούς επί του θέματος ή με καταναλωτές του περιεχομένου για να κατανοήσετε τις μελλοντικές ανάγκες τους.

Φιλοδώρημα

Το Λήψη αντικειμένων σχεδίασης που δεν χρησιμοποιείται ως διαχειριστής API REST είναι ένας τρόπος για να βρείτε στοιχεία που δεν χρησιμοποιείται. Ωστόσο, πρέπει να γνωρίζετε ότι το API πραγματοποιεί αναζήτηση στις τελευταίες 30 ημέρες ιστορικού. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα θέλετε ένα μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, ώστε να μπορείτε να αναλύσετε τάσεις με την πάροδο του χρόνου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Δεδομένα δραστηριότητας χρήστη και απόθεμα μισθωτή.

Προετοιμασία απόσυρσης περιεχομένου που δεν χρησιμοποιείται

Σε αυτό το σημείο, αναγνωρίσατε περιεχόμενο που είναι καλός υποψήφιος για συνταξιοδότηση. Στη συνέχεια, θα πρέπει να εκτελέσετε ορισμένα προπαρασκευαστικά βήματα προτού τα αρχειοθετήσετε και τα διαγράψετε.

• Επιβεβαιώστε την εμβέλεια των στοιχείων που θα διαγραφούν: Προτού συνεχίσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε καθαρίσει ακριβώς τα στοιχεία που θα πρέπει να διαγραφούν. Συνήθως, πρόκειται για έναν ολόκληρο χώρο εργασίας ή συγκεκριμένα μεμονωμένα στοιχεία (όπως ένα μοντέλο σημασιολογίας και τις αναφορές που τον χρησιμοποιούν).
• Επαληθεύστε τις εξαρτήσεις: Αναλύστε το καταγωγής των δεδομένων και εκτελέστε μια ανάλυσης επιπτώσεων για να επιβεβαιώσετε ότι έχετε υπολογίσει όλες τις εξαρτήσεις. Για παράδειγμα, εάν ένα μοντέλο σημασιολογίας πρόκειται να αποσυρθεί, όλες οι αναφορές που εξαρτώνται από αυτό θα καταργηθούν επίσης.
• Προσδιορίστε πού θα αρχειοθετηθεί το περιεχόμενο: Είναι σημαντικό να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ή μια αρχειοθήκη , του περιεχομένου προτού διαγραφεί. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να την ανακτήσετε αργότερα, εάν προκύψει ανάγκη. Ο χώρος αποθήκευσης αρχειοθέτησης θα πρέπει να είναι μια ασφαλής θέση με το ελάχιστο επίπεδο δικαιωμάτων για να εξασφαλίζεται ότι οι χρήστες δεν θα εντοπίσουν και χρησιμοποιήσουν κατά λάθος το αρχειοθετημένο περιεχόμενο. Υπάρχουν διάφορες επιλογές για τη δημιουργία μιας αρχειοθήκης. Μπορεί να έχετε τον έλεγχο προέλευσης στη θέση του (όπως ενοποίησης Git). Εναλλακτικά, μπορεί να επιλέξετε να να κάνετε λήψη του πιο πρόσφατου αρχείου από την υπηρεσία Power BI πριν από τη διαγραφή του. Μπορεί επίσης να έχετε δημιουργήσει ένα αντίγραφο ασφαλείας μοντέλο σημασιολογίας. Γενικά, θα πρέπει να εξετάσετε την αρχειοθέτηση περιεχομένου σε το κεντρικό αποθετήριο το σημείο όπου έχει αποθηκευτεί κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του (όπως ένα OneDrive ή μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint ή ένα αποθετήριο Git).
• Επιβεβαιώστε το σχέδιο αποκατάστασης: Αφού εντοπίσετε πού θα αρχειοθετηθεί το περιεχόμενο (περιγράφεται στο προηγούμενο σημείο), σκεφτείτε ποια θα είναι η διαδικασία σας εάν ανακαλύψετε ότι πρέπει να ανακτήσετε περιεχόμενο ή να επαναφέρετε. Για παράδειγμα, μπορεί να ζητήσετε από τον διαχειριστή fabric να επαναφέρει έναν διαγραμμένο χώρο εργασίας, με την προϋπόθεση ότι θα εκτελεστεί κατά τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης. Εναλλακτικά, μπορεί να επιλέξετε να αναδημοσιεύσετε ένα συγκεκριμένο στοιχείο από την αρχειοθήκη που δημιουργήσατε. Διεξάγετε μια δοκιμή του σχεδίου ανάρρωσής σας, ώστε να είστε βέβαιοι ότι μπορείτε να βασιστείτε στη διαδικασία.
• Διευκρινίστε εάν απαιτείται έγκριση: Ανάλογα με το περιεχόμενο και τις διαδικασίες σας, ίσως χρειαστεί να λάβετε έγκριση πριν από τη διαγραφή του περιεχομένου.
• Δημιουργία αρχείου καταγραφής αλλαγών: Εάν οι ερωτήσεις εμφανιστούν αργότερα, είναι χρήσιμο να έχετε τεκμηρίωση για να αναφερθείτε σε αυτά που περιλαμβάνουν αυτά που διαγράφηκαν, πότε, γιατί και από ποιον.
• Επιβεβαιώστε ποιος θα χειριστεί τις διαγραφές: Ορισμένες φορές το άτομο που αποφάσισε να αποσύρει το περιεχόμενο δεν είναι το ίδιο άτομο που θα κάνει τις διαγραφές. Βεβαιωθείτε ότι έχουν εκχωρηθεί όλα τα απαιτούμενα δικαιώματα.
  • Διαγραφή χώρου εργασίας: Υπάρχουν δύο τρόποι για να διαγράψετε έναν ολόκληρο χώρο εργασίας. Κάθε τρόπος απαιτεί διαφορετικά δικαιώματα.
    • Ο ρόλος διαχειριστή του χώρου εργασίας είναι κατάλληλος όταν ο χρήστης που χειρίζεται τη διαγραφή επιτρέπεται να έχει πρόσβαση σε όλο το περιεχόμενο του χώρου εργασίας.
    • Ο ρόλος διαχειριστή Fabric είναι κατάλληλος για διαχειριστές μισθωτών που δεν χρειάζονται άμεση πρόσβαση στο περιεχόμενο. Σε αυτή την περίπτωση, θα εκτελέσουν τη διαγραφή μέσα από την πύλη διαχείρισης.
  • Διαγραφή ενός στοιχείου: Απαιτείται ένας ρόλος χώρου εργασίας συμβάλλων ή παραπάνω για τη διαγραφή ενός μεμονωμένου στοιχείου μέσα από έναν χώρο εργασίας.
• Επιβεβαιώστε πότε πρέπει να εκτελέσετε τις διαγραφές: Επειδή το περιεχόμενο δεν χρησιμοποιείται ενεργά, η ημερομηνία και η ώρα διαγραφής του δεν θα πρέπει να έχουν σημασία. Ωστόσο, για να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος, ορισμένοι οργανισμοί έχουν ένα εγκεκριμένο παράθυρο αλλαγής.
• Επικοινωνήστε με τον κάτοχο του περιεχομένου: Ενημερώστε τις επαφές ή τον κάτοχο ότι το περιεχόμενο πρόκειται να αρχειοθετηθεί και διαγραφεί. Συνήθως, οι καταναλωτές του περιεχομένου δεν χρειάζεται να ειδοποιηθούν για ανενεργό περιεχόμενο. Παρόλο που η επικοινωνία με τους χρήστες μπορεί να είναι περιστασιακά κατάλληλη, προσέξτε περιπτώσεις όπου οι χρήστες θα είναι ιδιαίτερα ανθεκτικοί στην απώλεια περιεχομένου που δεν χρησιμοποιείται, καθώς δεν είναι βέβαιοι αν θα το χρειαστούν στο μέλλον.

Σημείωση

Η περίοδος διατήρησης για την επαναφορά ενός χώρου εργασίας συνεργασίας μπορεί να διαφέρει από έναν προσωπικό χώρο εργασίας. Η Ορισμός περιόδου διατήρησης χώρου εργασίας ρύθμιση μισθωτή ελέγχει τον χρόνο ανάκτησης του περιεχομένου μετά τη διαγραφή του. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διατήρηση χώρου εργασίας.

Αρχειοθέτηση και διαγραφή περιεχομένου που δεν χρησιμοποιείται

Σε αυτό το σημείο, αναγνωρίσατε περιεχόμενο που μπορεί να αποσυρθεί και κάνατε τα κατάλληλα προπαρασκευαστικά βήματα για την κατάργισή του και την αρχειοθέτησή του. Σε αυτό το τελικό βήμα, θα καταργήσετε το περιεχόμενο. Αυτό περιλαμβάνει την παρακολούθηση των αποφάσεων και των σχεδίων που περιγράφονται στην προηγούμενη ενότητα.

• Αρχειοθετήστε το περιεχόμενο σε μια ασφαλή θέση: Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του περιεχομένου και να επιτρέψετε την επαναφορά του, εάν είναι απαραίτητο (περιγράφεται περαιτέρω στην προηγούμενη ενότητα).
• Διαγραφή του περιεχομένου: Το τελικό βήμα είναι να διαγράψετε ολόκληρο τον χώρο εργασίας ή μεμονωμένα στοιχεία, ανάλογα με την περίπτωση (περιγράφεται περαιτέρω στην προηγούμενη ενότητα).

λίστα ελέγχου - Κατά τον σχεδιασμό απόσυρσης και αρχειοθέτησης περιεχομένου, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Πρόγραμμα για δραστηριότητες εκκαθάρισης περιεχομένου: Προσδιορίστε εάν η εμβέλεια της ανάλυσης θα είναι σε επίπεδο μισθωτή, επιπέδου τομέα ή χώρου εργασίας. Εξετάστε επίσης ποιος θα εκτελέσει την ανάλυση χρήσης.
• Αποφασίστε για ένα χρονικό διάστημα: Με βάση τα χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου περιεχομένου, προσδιορίστε το καλύτερο χρονικό διάστημα για τον εντοπισμό των υποψηφίων για συνταξιοδότηση.
• Επιλέξτε μετρικά χρήσης: Εξετάστε ποια μετρικά χρήσης σχετίζονται με προβολές περιεχομένου και θεατές που είναι πιο σημαντικά για το περιεχόμενο.
• Δημιουργία ταξινομήσεων: Αποφασίστε ποιες ταξινομήσεις θα χρησιμοποιείτε για τη συνεπή προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο όταν αναλύετε μοτίβα χρήσης.
• Αναλύστε στατιστικά στοιχεία χρήσης: Εξετάστε προβολές, ερωτήματα, θεατές, ανανέωση και ενημέρωση δραστηριοτήτων. Ταξινομήστε, φιλτράρετε και αναλύστε τα δεδομένα για να ανακαλύψετε στοιχεία που είναι υποψήφιοι για συνταξιοδότηση.
• Επικοινωνήστε με τον κάτοχο: Επικοινωνήστε με τον κάτοχο του περιεχομένου για να επιβεβαιώσετε τα ευρήματά σας ή για να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τα αναμενόμενα μοτίβα χρήσης. Βεβαιωθείτε ότι συντονίζετε τις δραστηριότητες αρχειοθέτησης και διαγραφής μαζί τους.
• αναλύσετε την καταγωγή των δεδομένων και να εκτελέσετε αναλύσεις επιπτώσεων: Διερεύνηση εξαρτήσεων. Επιβεβαιώστε την εμβέλεια του περιεχομένου που θα διαγραφεί.
• Προσδιορίστε πώς και πού θα αρχειοθετήσετε περιεχόμενο: Αποφασίστε ποια μέθοδος θα χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας περιεχομένου.
• Επαληθεύστε την περίοδο διατήρησης χώρου εργασίας: Προβάλετε το Ορισμός περιόδου διατήρησης χώρου εργασίας ρύθμιση μισθωτή για να κατανοήσετε σε ποια περίοδο διατήρησης έχει οριστεί η περίοδος διατήρησης για τους διαγραμμένες χώρους εργασίας στον οργανισμό σας.
• Επιβεβαιώστε και δοκιμάστε το σχέδιο αποκατάστασης: Προγραμματίστε τον τρόπο με τον οποίο θα ανακτήσετε περιεχόμενο από την αρχειοθήκη, εάν κριθεί απαραίτητο. Δοκιμάστε το σχέδιο ανάρρωσής σας για να εξασφαλίσετε ότι είναι αξιόπιστο.
• Επαλήθευση δικαιωμάτων: Επιβεβαιώστε ότι έχουν εκχωρηθεί τα απαραίτητα δικαιώματα στον χρήστη ή τον διαχειριστή που θα εκτελέσει τις διαγραφές.
• Αρχειοθετήστε το περιεχόμενο: Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του περιεχομένου σε μια ασφαλή θέση που δεν είναι προσβάσιμη από τους καταναλωτές.
• Διαγραφή του περιεχομένου: Διαγραφή ολόκληρου του χώρου εργασίας ή μεμονωμένων στοιχείων, ανάλογα με την περίπτωση.

Σχετικό περιεχόμενο

Για περισσότερα ζητήματα, ενέργειες, κριτήρια λήψης αποφάσεων και προτάσεις που θα σας βοηθήσουν με την υλοποίηση Του Power BI, ανατρέξτε στο θέμα σχεδιασμού υλοποίησης Power BI.