Verwalten von Anträgen betroffener Personen in Viva Engage Enterprise
Als verifizierter Administrator können Sie einen Benutzer aus Viva Engage löschen, um einer Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen. Wenn Sie einen Benutzer löschen, werden persönliche Informationen über den Benutzer entfernt, aber die Nachrichten und Dateien des Benutzers bleiben erhalten. Sie können die Nachrichten und Dateien eines Benutzers überprüfen, um zu entscheiden, welche gelöscht werden sollen. Der übrig gebliebene Inhalt wird mit einer ID und nicht mit dem Namen des Benutzers identifiziert.
Wählen Sie den für Ihre Situation sinnvollen Ansatz aus, und führen Sie die Schritte in der aufgeführten Reihenfolge aus. Die Reihenfolge ist wichtig: Nachdem Sie einen Benutzer gelöscht haben, können Sie seine Daten nicht mehr finden, um sie zu löschen.
| Ansatz | Schritte |
|---|---|
| Alle vom Benutzer erstellten Nachrichten und Dateien behalten. | Entfernen Sie den Benutzer mithilfe der Option Benutzer löschen . Dadurch wird der Benutzer aus dem Basismandanten und allen externen Mandanten, zu der er gehört, entfernt, aber keine seiner Nachrichten oder Dateien. |
| Löschen aller vom Benutzer erstellten Nachrichten und entscheiden, welche Dateien gelöscht werden sollen | 1. Führen Sie pro Benutzer einen Export der Daten des Benutzers für den Basismandanten und einen für jeden externen Mandanten aus, zu dem er gehört. 2. Entfernen Sie den Benutzer aus jedem Mandanten, indem Sie die Option Diesen Benutzer endgültig entfernen und seine Nachrichten entfernen verwenden. 3. Verwenden Sie im Basismandanten die Option Benutzer löschen . 4. Entfernen Sie innerhalb von 14 Tagen alle dateien, die in Viva Engage im Home Tenant gespeichert sind, wie nötig, und alle Informationen, die nicht im Pro-Benutzer-Export enthalten sind.* |
| Überprüfen aller vom Benutzer erstellten Dateien und Nachrichten und entscheiden, welche aufbewahrt und welche gelöscht werden sollen | 1. Führen Sie pro Benutzer einen Export der Daten des Benutzers für den Basismandanten und einen für jeden externen Mandanten aus, zu dem er gehört. 2. Verwenden Sie im Basismandanten die Option Diesen Benutzer löschen . 3. Entfernen Sie innerhalb von 14 Tagen alle Dateien oder Nachrichten nach Bedarf aus dem Basismandanten und alle Informationen, die nicht im Export pro Benutzer enthalten sind.* |
* Wenn Sie mehr als 14 Tage zeit haben möchten, um Dateien und Nachrichten zu überprüfen und zu löschen, können Sie dies vor dem Löschen des Benutzers tun.
Wichtig
Durch das Schließen eines Microsoft Entra ID-Kontos werden der Benutzer und seine Informationen nicht gelöscht. Um Benutzerinformationen zu löschen, wechseln Sie zum Viva Engage Admin Center, und führen Sie die unten angegebenen Anweisungen aus.
Löschen bestimmter Nachrichten oder Dateien
Verwenden Sie die Viva Engage-Datei-ID aus dem Export, um direkt zur Datei in Viva Engage zu wechseln und sie zu löschen.
Wichtig
Löschen Sie bei Viva Engage-Dateien, die in SharePoint gespeichert sind, die Dateien aus Viva Engage, um die Viva Engage-Metadaten sowie die Datei zu entfernen.
So finden und löschen Sie eine bestimmte Nachricht:
Suchen Sie im Datenexport die URL für die Nachricht in der spalte gdpr_delete_url . Die URL weist die folgende Syntax auf: https://www.yammer.com/network_name/#/Threads/show?threadId=thread_id. Beispiel: http://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/threads/show?threadID=135893.
Wählen Sie in der Nachricht das Symbol
Mehr und dann DSGVO Hard Delete aus.
So suchen und löschen Sie eine bestimmte Viva Engage-Datei, die in Viva Engage oder SharePoint gespeichert ist:
Verwenden Sie das Suchfeld in Viva Engage. Suchen Sie beispielsweise für eine Datei namens 12345678.pptx im Export nach 1235678.pptx. Wählen Sie in den Suchergebnissen Zu Datei wechseln und dann Diese Datei löschen aus.
Sie können auch die URL für die Datei erstellen. Verwenden sie https://www.yammer.com/network_name/#/Dateien/file_number, z. B. https://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. Wählen Sie auf der Viva Engage-Seite für die Datei die Option Diese Datei löschen aus.
So löschen Sie die Coverbilder für einen Benutzer:
Hinweis
In Fällen, in denen der Administrator oder der Benutzer keine Premiumlizenz besitzen und/oder der Benutzer nicht mehr über eine eigene Storyline verfügt, müssen zuvor hochgeladene Fotos über die API gelöscht werden.
Über DIE API: Binden Sie Administratoren oder verifizierte Administratoren ein, die Deckbilder für jeden Benutzer in ihrem Mandanten über einen API-Aufruf löschen können. Die URL weist die folgende Syntax auf: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/ user_id/cover-image.
Um beispielsweise die Titelbilder eines Benutzers mit der ID 1234567890 zu löschen, würde die URL wie folgt aussehen: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.
Über die Benutzeroberfläche: Binden Sie Administratoren mit Premium-Viva-Lizenzen ein, können Titelfotos für jeden Benutzer hochladen oder löschen, der über die Premium-Viva-Lizenz verfügt und die Storyline aktiviert hat:
- Aufrufen der Profilseite des Benutzers.
- Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Profilüberschrift, und wählen Sie "Titelfoto hochladen" aus.
- Löschen oder Hochladen eines neuen Titelbilds nach Bedarf.
Suchen und Löschen von Benutzerdaten, die nicht im Pro-Benutzer-Export enthalten sind
Es gibt einige Benutzerdaten, die nicht in einem Export enthalten sind.
Um diese Daten für einen Benutzer zu finden, wechseln Sie zu Viva Engage Einstellungen 
>Personen, und wählen Sie den Namen des Benutzers aus.
Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie diese Daten bei Bedarf ändern oder löschen.
| Datentyp | So wird er geändert oder gelöscht |
|---|---|
| Mit Lesezeichen versehene Nachrichten, Gruppenmitgliedschaften, Benutzer und Themen, denen ein Benutzer folgt, sowie Benutzer, die ihm folgen. | Wenn Sie einen Benutzer aus dem Viva Engage Home-Mandanten und externen Mandanten löschen, werden diese Informationen nach ablauf der 14-tägigen Sperrfrist gelöscht. Ein Benutzer kann diese Informationen ändern oder löschen. Die Schritte finden Sie unter Tipps zum Organisieren in Viva Engage. |
| Benutzereinstellungen, einschließlich der Einstellungen für Benachrichtigungen, Anwendungen und Sprache | Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Viva Engage Home-Mandanten und externen Mandanten löschen, werden diese Informationen nach dem 14-tägigen Sperrzeitraum gelöscht. Als Administrator können Sie diese Informationen für einen Benutzer nicht ändern. Ein Benutzer kann jedoch seine eigenen Einstellungen ändern. Schritte finden Sie unter Ändern meines Viva Engage-Profils und meiner Einstellungen. |
| Benutzerprofil | Wenn der Benutzer über eine Viva Engage-Identität verfügt, gibt es zwei Möglichkeiten, den Benutzer zu entfernen:
|
Bearbeiten von Benutzerprofil und Einstellungen (durch den Benutzer)
Ein Benutzer kann sein eigenes Profil bearbeiten. Administratoren können das Benutzerprofil oder die Einstellungen nicht ändern.
Der Benutzer kann das Viva Engage-Einstellungssymbol
und dann Einstellungen bearbeiten auswählen.Wählen Sie die Registerkarte für die Änderung aus, die Sie vornehmen möchten:
Um Ihr Profil zu ändern, wählen Sie Profil aus.
Um Ihr Kennwort zu ändern, wählen Sie Kennwort aus.
Um Ihre Benachrichtigungen zu bearbeiten, wählen Sie Netzwerke aus.
Um Ihre Kontoaktivitäten anzuzeigen, wählen Sie Kontoaktivität aus.
Um zu sehen, welche Anwendungen Sie installiert haben, wählen Sie Meine Anwendungen aus.
Um Voreinstellungen festzulegen, wählen Sie Einstellungen aus.
Entfernen eines Benutzers aus einer Gruppe, einschließlich einer externen Gruppe
Wählen Sie in der Gruppe Mitglieder aus.
Wählen Sie das Symbol
Einstellungen neben dem Namen des Benutzers aus.Wählen Sie Aus Gruppe entfernen aus.
Entfernen eines externen Teilnehmers aus einer Unterhaltung
- Wählen Sie in der Viva Engage-Unterhaltung Teilnehmer entfernen aus.
Löschen eines Benutzers aus Ihrem Viva Engage-Basismandanten und externen Mandanten
Wichtig
Wenn Sie einen Benutzer löschen, gibt es ein 14-tägiges Zeitfenster, in dem Sie entscheiden können, welche Dateien und Nachrichten im Basismandanten gespeichert oder gelöscht werden sollen, bevor die benutzeridentifizierende Daten vollständig gelöscht werden. Wenn Sie einige oder alle Nachrichten und Dateien des Benutzers überprüfen und löschen möchten, müssen Sie die Benutzerdaten exportieren und die Löschungen vor dem Löschen des Benutzerkontos oder innerhalb von 14 Tagen nach auswahl von Diesen Benutzer löschen ausführen. Nach ablauf des 14-Tage-Fensters sind Dateien und Nachrichten weiterhin vorhanden, werden aber als gehören zu einem früheren Benutzer markiert.
Nachdem das Konto eines Benutzers von deaktiviert auf entfernt umgestellt wurde, können Sie diesem Benutzer keine Benutzerdaten mehr zuordnen, was bedeutet, dass Sie seine Daten nicht mehr exportieren und überprüfen können.
Wichtig
Wenn Sie Nachrichten und Dateien in externen Gruppen, externen Threads und Mandanten überprüfen und löschen möchten, in denen der Benutzer Gastmitglied ist, befolgen Sie die Anweisungen unter Löschen bestimmter Nachrichten oder Viva Engage-Dateien, die in Viva Engage oder SharePoint gespeichert sind, bevor Sie den Benutzer löschen. Nachdem Sie diesen Benutzer löschen ausgewählt haben, können Sie den Benutzer diesen Nachrichten und Dateien nicht mehr zuordnen.
Wichtig
Wenn Sie einen Benutzer aus ihrem Viva Engage-Mandanten entfernen, werden sie von allen externen Mandanten entfernt. Sie müssen Gastbenutzer in jedem externen Mandanten, in dem sie Mitglied sind, separat entfernen.
Beim Löschen eines Benutzers werden die folgenden Benutzerdaten gelöscht:
Die Personen, denen der Benutzer folgt, die Verbindung mit Unterhaltungen und Themen, denen der Benutzer gefolgt ist, und die Verbindung zu folgenden Benutzern
Lesezeichen, Spracheinstellungen, Benachrichtigungseinstellungen und Kontoaktivität
Profil
Gruppenmitgliedschaften
Die Liste der Mandanten, deren Mitglied sie waren
Als Administrator können Sie einen Benutzer aus Ihrem Basismandanten und aus allen externen Mandanten löschen, zu dem er gehört.
Entfernen eines Benutzers (durch den Administrator)
Wechseln Sie im Viva Engage Admin Center zu Benutzer>entfernen Benutzer.
Geben Sie den Namen eines vorhandenen Benutzers ein. Nachdem Sie den Benutzer ausgewählt haben, werden die Optionen zum Entfernen angezeigt.
Wenn Sie alle Nachrichten eines Benutzers löschen möchten, bevor Sie den Benutzer löschen:
- Wählen Sie Diesen Benutzer endgültig entfernen und seine Nachrichten entfernen aus, und wählen Sie dann Absenden aus.
- Wenn dies abgeschlossen ist, wählen Sie Diesen Benutzer löschen aus. Dadurch werden der Name und die Aktivitätsdaten des Benutzers entfernt.
Wenn Sie alle Dateien und Nachrichten des Benutzers behalten möchten, wählen Sie Diesen Benutzer löschen aus.
Wenn Sie die Nachrichten und Dateien des Benutzers überprüfen möchten (und Sie bereits Nachrichten und Dateien in externen Gruppen, Threads oder Mandanten gelöscht haben, in der der Benutzer Gastmitglied ist), führen Sie die folgenden Schritte aus:
Deaktivieren Sie den Benutzer für 14 Tage, um seine Benutzerdaten zu exportieren und die Dateien und Nachrichten des Basismandanten auszuwerten, indem Sie Diesen Benutzer löschen auswählen. Löschen Sie ihren Namen und ihre persönlichen Informationen, aber lassen Sie ihre Nachrichten. (Kann nach 14 Tagen nicht rückgängig werden):
Der Benutzer ist als deaktiviert markiert und auf der Seite Benutzer entfernen aufgeführt. Innerhalb von 14 Tagen können Sie den Benutzer reaktivieren.
Nach 14 Tagen wird eine Nachricht an alle Mandantenadministratoren und überprüften Administratoren gesendet, die sie darüber informiert, dass der Benutzer gelöscht wurde.
Wählen Sie Senden aus.
Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld Ja, Konto endgültig löschen aus.
Befolgen Sie innerhalb der 14 Tage die Anweisungen unter Löschen bestimmter Nachrichten oder Dateien.
Reaktivieren eines deaktivierten Kontos nach dem Verwenden von “Diesen Benutzer löschen”
Wenn das Konto eines Benutzers mithilfe der Option Diesen Benutzer löschen deaktiviert wird, haben Sie 14 Tage Zeit, um den Benutzer erneut zu aktivieren.
Wechseln Sie zum Viva Engage Admin Center.
Wählen Sie Benutzer entfernen aus.
Wechseln Sie zum Abschnitt Deaktivierte Benutzer . Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn mindestens ein deaktiviertes Benutzerkonto vorhanden ist.
Wählen Sie reaktivieren für jeden Benutzer aus, den Sie erneut aktivieren möchten.
Nach 14 Tagen kann der Benutzer nicht mehr reaktiviert werden.