Verwalten von Viva Engage Benutzern über den gesamten Lebenszyklus von Microsoft 365

Es gibt viele Arten von Benutzern in Viva Engage und deren Verwaltung ist unterschiedlich.

• Benutzer mit einem Microsoft Entra ID
• Benutzer ohne Microsoft Entra ID
• Gäste

Als globaler Microsoft 365-Administrator steuern Sie den Lebenszyklus für Viva Engage Benutzer über die Microsoft 365 Admin Center und verwalten sie nicht nur über Viva Engage.

Alle Communitys und Gruppen aus Viva Engage Netzwerken im einheitlichen Modus werden über diese Admin Center verwaltet. Einige der Verwaltungsfunktionen in Bezug auf Community- oder Gruppenmitglieder oder Benutzer, die über die Microsoft 365 Admin Center durchgeführt werden können, umfassen:

• Hinzufügen oder Entfernen von Community- oder Gruppenmitgliedern
• Verwalten des Community- oder Gruppenbesitzes
• Löschen einer Community oder Gruppe
• Wiederherstellen einer Community oder gelöschten Gruppe
• Umbenennen der Community oder Gruppe
• Aktualisieren der Community- oder Gruppenbeschreibung
• Ändern der Datenschutzeinstellung der Community oder Gruppe

Wenn Sie Benutzer in Microsoft 365 erstellen, können sie sich mit ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen bei Viva Engage anmelden. Wenn ein Benutzer aus Microsoft 365 gelöscht wird, wird er in Viva Engage automatisch deaktiviert oder angehalten. Wenn ein Benutzer in Microsoft 365 wiederhergestellt wird, wird er in Viva Engage reaktiviert.

Die Profileigenschaften des Benutzers (z. B. Name und Abteilung) aus Microsoft Entra ID werden automatisch im Viva Engage Profil des Benutzers aufgefüllt. Änderungen an den Profileigenschaften in Microsoft Entra ID werden in Viva Engage wider.

Wenn Benutzer über ein Microsoft 365-Konto verfügen, können sie ihre Informationen nicht direkt in Viva Engage aktualisieren. Wenn Benutzer ihre Informationen wie Fotos, Telefonnummern und andere Daten ändern möchten, müssen sie sie über ihr Microsoft 365-Profil aktualisieren, genau wie bei anderen Microsoft 365-Apps. Wenn das organization dies zulässt, können Benutzer über Microsoft Delve aktualisieren. Ein Benutzer muss möglicherweise seinen IT-Administrator bitten, ihn zu unterstützen.

Wichtig

Wenn ein Benutzer vor April 2020 über ein angepasstes Profil verfügte, wird es mit seiner Microsoft Entra Identität überschrieben, um eine single source of truth zu erstellen.

Wenn das Viva Engage-Konto eines Benutzers aktiviert ist, übernimmt Viva Engage die Spracheinstellung in Microsoft 365. Wenn der Benutzer oder Administrator seine Spracheinstellung in Microsoft 365 oder Microsoft Entra ID ändert, übernimmt Viva Engage diese Änderung nicht. Der Benutzer kann seine Viva Engage Spracheinstellung in ihrem Viva Engage Profil auf der Registerkarte Einstellungen ändern.

Diese Änderung bedeutet, dass eigenschaften eingestellt werden, die heute nicht synchronisiert werden, z. B. die persönlichen E-Mail-Kontoinformationen eines Benutzers. Wenn Sie Informationsdaten aus den Einstellungen "Über mich " verwalten möchten , z. B. Schulen, Fachwissen und Interesse, empfehlen wir Ihnen, diese Daten zu exportieren. Verwenden Sie Microsoft Graph, um das Microsoft 365-Profil der Benutzer zu aktualisieren, oder bitten Sie Die Benutzer, es selbst in Microsoft Delve zu aktualisieren.

Wie werden Benutzerfotos verwaltet?

Wenn neue Benutzer in Ihrem Netzwerk bereits über das richtige Benutzerfoto aus Microsoft Entra ID verfügen, funktioniert es nach dieser Änderung weiterhin.

Wenn Ihr organization in der Regel Fotos aus Viva Engage hochlädt, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Exportieren Sie die Liste der Benutzer.
2. Verwenden Sie diese Liste von Benutzern, um ihre Fotos über ein Skript zu exportieren.
3. Laden Sie sie mit Microsoft Graph hoch, um das Foto dem Rest von Microsoft 365 hinzuzufügen.

Erstellen eines Benutzers

Der Benutzererstellungsprozess hängt davon ab, wann das Viva Engage Netzwerk erstellt wurde.

Netzwerke, die vor März 2019 erstellt wurden

Ab März 2019 haben wir geändert, wie Viva Engage Benutzer erstellt werden. Der Prozess unterscheidet sich für vorhandene Microsoft 365-Benutzer im Vergleich zu neuen Microsoft 365-Benutzern.

• Vor März 2019: Viva Engage Benutzer werden erstellt, wenn sie Viva Engage zum ersten Mal verwenden.

  Für die Erstellung eines Benutzers sind folgende Schritte erforderlich:

  1. Die Microsoft 365-globaler Administrator erstellt einen Benutzer in Microsoft 365.

  2. Der Benutzer meldet sich mit dem für den Mandanten konfigurierten Identitätsanbieter bei Microsoft 365 an.

  3. Der Benutzer wählt die Kachel Viva Engage im Microsoft 365-App-Startfeld aus, um zu Viva Engage zu wechseln.

  4. Für den Microsoft 365-Benutzer wird ein neuer Viva Engage Benutzer erstellt. Die Profileigenschaften und Spracheinstellungen des Benutzers aus Microsoft Entra ID werden automatisch im Viva Engage Profil des Benutzers aufgefüllt.

Neue Netzwerke, native Netzwerke und erzwungene Microsoft 365-Identitätsnetzwerke

Wenn Office 365 Identität erzwingen in Viva Engage ausgewählt ist (einschließlich im einheitlichen Modus), da Viva Engage berechtigten Benutzer zu Microsoft 365 hinzugefügt werden, werden sie automatisch als ausstehende Benutzer in Viva Engage hinzugefügt. Ihre status von Ausstehend in Aktiv geändert, wenn sie Viva Engage zum ersten Mal verwenden.

Der Vorgang umfasst die folgenden Schritte:

1. Die Microsoft 365-globaler Administrator erstellt einen Benutzer in Microsoft 365.

2. Ein ausstehender Benutzer wird in Microsoft 365 erstellt. Wenn der Benutzer zum ersten Mal Viva Engage verwendet, wird der ausstehende Benutzer zu einem aktiven Benutzer.

• Während des Übergangs: Es werden verschiedene Aktionen für unterschiedliche Benutzerkategorien ausgeführt:

  Benutzertyp	Viva Engage Netzwerkkonfiguration	Weise, wie sie hinzugefügt werden
  Neue Benutzer, die Ihrem Microsoft 365-Mandanten hinzugefügt wurden	Office 365-Identität erzwingen ausgewählt	Benutzer werden automatisch als ausstehende Benutzer in Viva Engage hinzugefügt.
  Vorhandene Benutzer in Ihrem Microsoft 365-Mandanten	Office 365-Identität erzwingen ausgewählt	Microsoft 365-Benutzer müssen Viva Engage verwenden, um als Viva Engage Benutzer hinzugefügt zu werden.

Blockieren eines Benutzers

Wenn ein Microsoft 365-globaler Administrator einen Benutzer in Microsoft 365 blockiert, wird der Benutzer bei Viva Engage und allen anderen Microsoft 365-Diensten abgemeldet.

Der Vorgang umfasst die folgenden Schritte:

1. Wählen Sie im Microsoft 365 Admin Center einen Benutzer und Benutzer bearbeiten aus. Die anmeldebasierte status wird in den Benutzerdetails angezeigt.

2. Wählen Sie bearbeiten neben Anmelde-status aus, und wählen Sie Benutzeranmeldung zulassen zu Benutzeranmeldung blockieren aus.

Diese Aktion fließt in Viva Engage, und der entsprechende Benutzer wird bei Viva Engage (auf allen Geräten) abgemeldet. Wenn dieser Benutzer das nächste Mal versucht, sich von einem beliebigen Gerät aus bei Viva Engage anzumelden, wird er aufgefordert, sich mit seinen Microsoft 365-Anmeldeinformationen anzumelden. Der Benutzer kann sich jedoch nicht anmelden, da seine Anmeldung status auf blockiert festgelegt ist. Als Viva Engage überprüfter Administrator können Sie sich die Kontoaktivität im Bereich Netzwerk Admin ansehen, um zu überprüfen, ob der Viva Engage Benutzer abgemeldet ist (d. a. er hat keine aktiven Viva Engage Sitzungen).

Löschen eines Benutzers

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können Sie den Benutzer aus Microsoft 365 löschen. Wenn der Benutzer aus Microsoft 365 gelöscht wird, wird der entsprechende Benutzer in Viva Engage deaktiviert (auch als angehalten bezeichnet). Das folgende Diagramm zeigt, wie dies funktioniert:

Der Vorgang umfasst die folgenden Schritte:

1. Ein Administrator löscht einen Benutzer aus Microsoft 365.

2. Die Benutzerlöschung in Microsoft 365 fließt in Viva Engage, und der entsprechende Viva Engage Benutzer wird in Viva Engage deaktiviert. Sie können den gleichen Vorgang in Viva Engage Admin Center ausführen: Wählen Sie Benutzer entfernen und diesen Benutzer deaktivieren aus.

   

   Deaktivierte (oder angehaltene) Benutzer werden auf Viva Engage Verwaltungsseiten als vom Systemadministrator deaktiviert angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

   

   Wenn Sie einen Benutzer in Microsoft 365 löschen, wird der Benutzer inaktiv. Nach ungefähr 30 Tagen werden die Benutzerdaten endgültig gelöscht. Siehe Löschen eines Benutzers aus Ihrer Organisation.

   Wenn ein Benutzer in Viva Engage deaktiviert wird, wird dieser Benutzer in Viva Engage inaktiv. Nach ungefähr 90 Tagen werden deaktivierte Benutzer endgültig entfernt, doch Name, Dateien, Nachrichten und Aktivitätsdaten werden aufbewahrt.

Wichtig

Wenn Sie einen Benutzer aus Microsoft 365 löschen und dies zu Viva Engage durchläuft, verbleiben der Name, die Dateien, Nachrichten und Aktivitätsdaten des Benutzers in Viva Engage, obwohl der Benutzer gelöscht wird. Optionen, die einen Benutzer so entfernen, dass der Name und die Daten des Benutzers auch aus Viva Engage gelöscht werden, finden Sie unter Entfernen von Benutzern und Verwalten von Anträgen betroffener Personen nach der DSGVO in Viva Engage Enterprise.

Wiederherstellen eines Benutzers

Wenn ein Administrator einen Viva Engage berechtigten Benutzer in Microsoft 365 wiederherstellt, wird der Benutzer in Viva Engage reaktiviert. Das folgende Diagramm zeigt, wie dies funktioniert:

Der Vorgang umfasst die folgenden Schritte:

1. Der Microsoft 365-Administrator kann einen gelöschten Benutzer in Microsoft 365 wiederherstellen, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

   

2. Diese Aktion fließt auch in Viva Engage ein, und der zuvor deaktivierte Benutzer in Viva Engage wird reaktiviert.

Benutzerprofilinformationen

Die Benutzeroberfläche des Benutzerprofils hängt davon ab, ob das Konto mit Microsoft Entra ID verbunden ist oder nicht.

Für Microsoft Entra verbundene Konten

Microsoft 365 verwendet den cloudbasierten Dienst Microsoft Entra ID zum Verwalten von Benutzern. In einer lokalen Umgebung können Sie Benutzer in der Cloud verwalten oder Benutzer, Communitys oder Gruppen in Microsoft 365 und Microsoft Entra ID erstellen und synchronisieren.

Wenn Microsoft 365-Benutzer, die neu mit Viva Engage sind, zum ersten Mal mit ihren Microsoft Entra Anmeldeinformationen auf Viva Engage zugreifen, wird ein Viva Engage Benutzer erstellt. Das Viva Engage Benutzerprofil wird dann mit den Microsoft Entra Benutzereigenschaften aufgefüllt. Wenn die Profileigenschaften des Benutzers in Microsoft Entra ID bearbeitet werden, werden sie im Viva Engage Profil des vorhandenen Benutzers aktualisiert. Wenn sich beispielsweise die Abteilung des Benutzers in Microsoft Entra ID ändert, ändert sie sich auch in Viva Engage.

Benutzerprofile, die in Viva Engage angezeigt werden, sind ihr Microsoft 365-Profil, wenn ihr organization Microsoft Entra ID zum Verwalten von Benutzeranmeldeinformationen verwendet.

• Um ihr Profil in Microsoft 365 anzuzeigen, können Benutzer ihr Profilbild auswählen und Mein Konto auswählen.

  

  Mein Konto zeigt die Kontoinformationen eines Benutzers für Microsoft 365 an. Wenn die organization die Bearbeitung personenbezogener Informationen zulässt, können Benutzer persönliche Informationen auswählen und die gewünschten Informationen hinzufügen. Wenn die organization keine Bearbeitung zulässt, können die Einstellungen nicht bearbeitet werden, und Benutzern wird der Link Warum kann ich nicht bearbeiten, den sie auswählen können, um weitere Informationen zu erhalten.

  Benutzerfotos werden von Microsoft synchronisiert. Um sich auf diese Änderung vorzubereiten, stellen Sie sicher, dass die Fotos Ihrer organization an einem der folgenden Orte zu finden sind:

  • Wechseln Sie im Microsoft Entra Admin Center zur Liste Alle Benutzer, und wählen Sie dann den gewünschten Benutzer für bild aus.
  • Vergewissern Sie sich, dass auf der Seite Mein Konto im Microsoft-Portal das Foto angezeigt wird.
  • Rufen Sie die Foto-API mithilfe der Microsoft Graph-Vorschau ab.
  • Rufen Sie ggf. das Cmdlet UserPhoto Exchange Online ab.

• Um ihr Profil in Viva Engage anzuzeigen, können Benutzer Einstellungen bearbeiten und dann Profil auswählen.

Für Nicht-Azure AD-Konten

Wenn sich Ihre Viva Engage Benutzer nicht in Microsoft Entra ID befinden, können sie ihre Profile in Viva Engage aktualisieren, indem Sie auf Einstellungen bearbeiten und dann auf Profil klicken.

Die Microsoft 365-globaler Administrator können Benutzereigenschaften aus dem Microsoft 365 Admin Center bearbeiten.

So bearbeiten Sie Benutzereigenschaften in Microsoft 365

1. Wechseln Sie im Microsoft 365 Admin Center zum Abschnitt Benutzer, und wählen Sie einen Benutzer aus, oder suchen Sie einen Benutzer, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

   

2. Wählen Sie den Benutzer aus, und wählen Sie Bearbeiten aus, um die Eigenschaften wie Benutzername oder Kontaktinformationen zu ändern.

   

   Microsoft Entra ID aktualisiert die folgenden Viva Engage Eigenschaften:

   Eigenschaft in Microsoft Entra ID	Eigenschaft in Viva Engage
   E-Mail-Adresse Anzeigename Position Abteilung Büro Telefon (geschäftlich) Mobiltelefon Beschreibung	E-Mail Anzeigename Position Abteilung Ort Telefon (Arbeit) Mobiltelefon Über mich

   In Microsoft 365 werden die Benutzereigenschaften, die für Viva Engage aktualisiert werden, in den folgenden Dialogfeldern angezeigt:

   • Dialogfeld E-Mail-Adressen bearbeiten

     • Dialogfeld Kontaktinformationen bearbeiten

       

Häufig gestellte Fragen

Werden Benutzerprofilbilder von Microsoft 365 auf Viva Engage aktualisiert?

Ja. Das Profil wird mit dem Microsoft 365-Profilbild des Benutzers aktualisiert. Dieses Update wird initiiert, wenn der Benutzer die Kachel Viva Engage von Microsoft 365 auswählt oder sich bei Viva Engage anmeldet. Änderungen werden innerhalb weniger Stunden im Viva Engage-Profil wider. Wenn der Benutzer später sein Profilbild aktualisiert, wird das Viva Engage Profilbild aktualisiert, nachdem der Benutzer das nächste Mal Viva Engage verwendet.

Wenn eine E-Mail-Adresse in Microsoft 365 geändert wird, wird dann eine Änderung der E-Mail-Adresse in Viva Engage ausgelöst?

Ja.

Was passiert, wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt?

Wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt und Microsoft Entra ID aktualisiert wird, wird sein Viva Engage Profilinhalt durch das Start- und Enddatum ersetzt, und sein Titel wird in Ehemaliges Mitglied geändert. Alle nachrichten und dateien, die sie gepostet haben, verbleiben in Viva Engage.

Mein Unternehmen verfügt über eine Konfiguration, bei der sich noch nicht alle Viva Engage Benutzer in Microsoft 365 befinden. Wie funktioniert die Lebenszyklusverwaltung in diesem Fall?

Die Benutzer, die sich Viva Engage mit Microsoft 365-Anmeldeinformationen anmelden, können in Microsoft 365 verwaltet werden. Sie können die Benutzer, die ihre Microsoft 365-Anmeldeinformationen nicht verwenden, weiterhin auf die gleiche Weise verwalten, wie Sie sie heute verwalten. Wenn Sie schließlich alle Benutzer zu Microsoft 365 verschieben, haben Sie einen einzigen Ort, an dem Sie alle Ihre Benutzer verwalten können.

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