Verträge, Serviceobjekte und Servicezusagen verwalten
Für die wiederkehrende Abrechnung werden Verträge, Serviceobjekte und Services benötigt.
Servicezusagen in der Abonnementabrechnung beschreiben den Inhalt von Vereinbarungen mit Debitoren und Kreditoren sowie die Enddaten. Sie können nur in einem Serviceobjekt erstellt werden. Das Serviceobjekt legt die wesentlichen Informationen über den Endbenutzenden und den eigentlichen Inhalt fest, der wiederkehrend abgerechnet werden soll.
Verträge
Mithilfe von Verträgen werden Servicezusagen für die Abrechnung mit Debitoren und Kreditoren organisiert. Soll etwas über eine separate Rechnung abgerechnet werden, kann dies über einen separaten Vertrag geregelt werden. Servicezusagen haben als Partner entweder einen Debitor oder einen Kreditor. Als Debitor eingerichtete Servicezusagen werden Debitorenverträgen zugeordnet, als Kreditor eingerichtete Services Kreditorenverträgen.
Übersicht über die Felder in den Serviceszusagen und Vertragszeilen
- Das Servicestartdatum beschreibt das Datum, ab dem die Servicezusage gültig ist und in Rechnung gestellt werden kann.
- Das Serviceenddatum ist das Datum, an dem Servicezusagen enden und nicht mehr in Rechnung gestellt werden können. Das Datum, an dem eine Servicezusage endet, kann manuell eingegeben werden.
- Geplante Servicezusagen vorhanden zeigt an, dass eine Vertragsverlängerung für diese Servicezusage vorgenommen wurde, die Verlängerung jedoch noch nicht gültig ist, da die Servicezusage noch nicht vollständig in Rechnung gestellt wurde.
- Das Nächste Abrechnungsdatum gibt das Fälligkeitsdatum der nächsten Abrechnung an. Die Datum wird während der Ausführung der Abrechnung automatisch erneut berechnet. Das Datum ist ausgegraut, wenn die Abrechnung bis zum Serviceenddatum erfolgt ist.
- Der Berechnungsbasisbetrag ist die Basis für die Wertberechnung der Servicezusagen. Beim Verkauf eines Artikels mit einer zusätzlichen wiederkehrenden Servicezusage bildet der Berechnungsbasisbetrag den Wert des Artikels.
- Der Abrechnungsrhythmus gibt die Datumsformel für den Rhythmus an, in dem der Service abgerechnet wird. Der Rhythmus für die Datumsformel kann zum Beispiel eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Rechnungsstellung sein.
- Der Berechnungsbasisbetrag % ist der Prozentsatz vom Berechnungsbasisbetrag, der für die Preisberechnung für die Servicezusage verwendet wird.
- Der Preis wird aus dem Berechnungsbasisbetrag und Berechnungsbasis % neu berechnet. Er gilt immer für den gesamten Berechnungsbasisbetrag. Dies bedeutet, dass es sich um einen Jahrespreis handelt, wenn als Berechnungsbasiszeitraum ein Jahr eingegeben wurde, und um einen Monatspreis, wenn unter Berechnungbasiszeitraum ein Monat eingegeben wurde.
- Der Rabatt % gibt den Rabatt für Servicezusagen in Prozent an.
- Der Rabattbetrag gibt den auf die Servicezusagen angewendeten Rabatt an.
- Der Servicebetrag ergibt sich aus Preis, Rabatt und Menge des Serviceobjekts.
- Der Berechnungsbasiszeitraum gibt den Zeitraum an, für den der Servicebetrag gilt. Geben Sie zum Beispiel 1M ein, wenn sich der Betrag auf einen Monat bezieht, oder 12M bei einem Jahr. Rechnung über legt fest, ob der Service wiederkehrend abgerechnet wird, oder speichert nur Informationen über den Verkauf (z. B. bei Garantieverlängerungen). Servicezusagen mit der Option Vertrag können in Verträgen abgerufen und wiederkehrend abgerechnet werden. * Der Partner gibt an, ob sich die Servicezusagen auf Debitoren oder Kreditoren beziehen. Entsprechend können Servicezusagen dann in Debitoren- bzw. Kreditorenverträgen abgerufen und über Einkaufs- bzw. Verkaufsrechnungen abgerechnet werden.
- Der Vertrag gibt den Vertrag an, über den die Servicezusagen abgerechnet werden.
- Bei der Anfangslaufzeit handelt es sich um die Mindestlaufzeit der Servicezusagen. Wenn die Anfangslaufzeit ausgefüllt ist und keine Folgelaufzeit eingegeben wird, wird das Serviceenddatum automatisch auf das Ende der Anfangslaufzeit gesetzt. * Die Folgelaufzeit gibt die Dauer der automatischen Verlängerung nach der Anfangslaufzeit an. Darüber hinaus bestimmt sie den Rhythmus der Aktualisierung von Stornierung möglich bis und Laufzeit bis. Ist das Feld leer und gleichzeitig werden entweder die Anfangslaufzeit oder die Kündigungsfrist festgelegt, wird das Serviceenddatum automatisch auf das Ablaufdatum der Anfangslaufzeit bzw. der Kündigungsfrist gesetzt.
- Stornierung möglich bis gibt den letzten Termin für eine fristgerechte Stornierung an. Das Datum wird durch die Anfangslaufzeit, den Folgezeitraum und die Kündigungsfrist bestimmt. Bei einer Anfangslaufzeit von zwölf Monaten und einer Kündigungsfrist von drei Monaten liegt das Datum für die Kündigung bei neun Monaten. Bei einem Folgezeitraum von zwölf Monaten verschiebt sich die Frist um zwölf Monate, wenn das Datum Stornierung möglich bis erreicht wird.
Rechnungsrabatte
Es besteht die Möglichkeit entweder dauerhaft oder zeitlich begrenzt einen Pauschalrabatt (Rechnungsrabatt) für den gesamten Vertrag zu gewähren. Dieser kann beispielsweise dann genutzt werden, wenn der Debitor das Lizenzmodell wechselt oder nachträglich einen dauerhafter Rabatt für die Servicezusage vereinbart wird.
Der Rabatt kann nur in den Servicezusagenvorlagen und den Servicezusagenpaketen festgelegt werden. Beträge für Servicezusagenpakete, die Rabatte zulassen, werden bei der Abrechnung wie Rabatte behandelt. Der Ablauf der Erstellung von Serviceobjekten und der Abrechnung entspricht den etablierten Prozessen. Beim Erstellen eines Rechnungsvorschlags über die Wiederkehrende Abrechnung werden für Vertragszeilen mit Rabatten erstellte Rechnungszeilen mit einer negativen Menge und daher einem negativen Servicebetrag erstellt. Dieser Rabattbetrag wird anschließend bei der Erstellung der Buchungsbelege berücksichtigt.
Notiz
Ein Servicezusagenpaket, in dem ein Rechnungsrabatt festgelegt ist, kann nur Artikels zugewiesen werden, bei denen im Feld Servicezusagenartikel die Möglichkeit Servicezusagenoption ausgewählt ist.
Rechnungsrabatte sind sowohl auf Debitoren- als auch auf Kreditorenverträge anwendbar. Sie werden außerdem bei Gutschriften und Vertragsabrechnungen berücksichtigt.