Servicezusagen in der Abonnementabrechnung verwenden
Servicezusagen stellen Verpflichtungen gegenüber Debitoren und Kreditoren dar. Sie beginnen üblicherweise mit der Lieferung eines Artikels an den Debitor, enthalten den späteren Support und regeln die Abrechnungsmodalitäten. Bei einer Servicezusage kann es auch um eine Bereitstellung gehen, zum Beispiel, wenn es um einen Supportleistung geht.
Im Laufe des Verkaufsprozesses werden alle relevanten Informationen zu den entsprechend eingerichteten Artikeln erfasst und in Form eines Serviceobjekts gespeichert. Das Serviceobjekt wird automatisch erstellt, wenn der Artikel geliefert wird (Buchung der Verkaufslieferung).
Für die Zuordnung und das Einrichten von Servicezusagen stehen Servicezusagenvorlagen und Servicezusagenpakete zur Verfügung. Servicezusagen werden zu Verwaltungs- und Abrechnungszwecken in Verträgen (Debitoren- und Kreditorenverträgen) gruppiert.
Servicezusagen enthalten die Einzelheiten zu den Verpflichtungen, die der Anbieter eines Produktes gegenüber seinen Debitoren eingeht und die dann gegebenenfalls wieder von dessen Kreditoren übernommen werden.
Das folgende Bild zeigt die Verwendung von Servicezusagen.
Servicezusagenvorlagen
Sie können Servicezusagenvorlagen erstellen, um die Erstellung von Servicezusagenpaketen und der Details ihrer Zeilen zu vereinfachen. Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie die Felder zusammenhängen.
Servicezusagenpakete
Servicezusagen werden in Servicezusagenpaketen gruppiert. Sie können dann die Aktion Zugewiesene Artikel verwenden, um sie Artikeln zuzuordnen. Zum Zeitpunkt der Lieferung werden die variablen Parameter (wie Preiskalkulationen und Dauer) in absolute Werte umgerechnet und als Servicezusagen dem verkauften Artikel (Serviceobjekt) beigefügt.
Ein Servicezusagenpaket entspricht der Einheit, die dem Debitor angeboten und verkauft wird. Es können sowohl Serviceverbindlichkeiten gegenüber dem Debitor als auch Serviceforderungen gegenüber den eigenen Kreditoren hinterlegt werden.
Tipp
Um die Erstellung eines Servicezusagenpakets zu erleichtern, können Sie die Aktion Servicezusagenpaket kopieren zu einem bestehenden Servicezusagenpaket hinzufügen und es anschließend für den neuen Zweck ändern.
Übersicht über die Felder von Servicezusagenpaketen
- Neben dem einzigartigen Code und der Beschreibung können Sie eine Preisgruppe festlegen, die bei der Preisgestaltung für Servicezusagen verwendet werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Preisgruppen in Verkaufsservicezusagen und -serviceobjekten.
- Partner gibt an, ob später eine Debitoren- oder Kreditorenservicezusage erstellt werden soll. Entsprechend können die Servicezusagen dann in Debitoren- bzw. Kreditorenverträgen abgerufen und über Einkaufs- bzw. Verkaufsrechnungen abgerechnet werden.
- Vorlage gibt an, ob die Zeile auf Basis einer Servicezusagenvorlage erstellt wurde. Die Angabe einer Servicezusagenvorlage ist optional. Sie können diese Zeile auch manuell eingeben.
- Beschreibung enthält die Beschreibung der Servicezusage.
- Weitere Informationen über das Feld Fakturierung finden Sie unter Arten von Servicezusagen.
- Weitere Informationen über das Feld Rechnung über Artikelnr. finden Sie unter Umsatzerlöskonten über Rechnungsartikel steuern.
- Weitere Informationen über das Feld Art des Berechnungsbasisbetrags finden Sie unter Preisbildung und Berechnungsarten.
- Berechnungsbasisbetrag % ist der Prozentsatz des Berechnungsbasisbetrags, der im Verkaufsprozess zur Festsetzung des Preises für die Servicezusagen verwendet wird.
- Der Berechnungsbasiszeitraum gibt den Zeitraum an, auf den sich der Servicebetrag anschließend beziehen soll. Geben Sie zum Beispiel 1M ein, wenn sich der Betrag auf einen Monat bezieht, oder 12M bei einem Jahr.
- Der Abrechnungsrhythmus legt fest, wie oft Servicezusagen in Rechnung gestellt werden.
- Die Datumsformel im Feld Startformel für Servicezusage gibt die Zeitverschiebung an, nach der eine Servicezusage gültig wird.
- Die Anfangslaufzeit gibt die Mindestlaufzeit der Servicezusagen an. Wenn die Anfangslaufzeit im Verkaufsprozess eingegeben ist und keine Folgelaufzeit eingegeben wird, wird das Serviceenddatum automatisch auf das Ende der Anfangslaufzeit festgelegt.
- Die Datumsformel im Feld Folgelaufzeit gibt die Dauer der automatischen Verlängerung nach der Anfangslaufzeit an. Ist das Feld im Verkaufsprozess leer und wird gleichzeitig entweder die Anfangslaufzeit oder die Kündigungsfrist festgelegt, wird das Serviceenddatum automatisch auf das Ablaufdatum der Anfangslaufzeit bzw. der Kündigungsfrist gesetzt.
- Die Datumsformel im Feld Kündigungsfrist gibt die Durchlaufzeit an, bevor eine Servicezusage storniert werden kann. Bei einer Anfangslaufzeit von zwölf Monaten und einer Kündigungsfrist von drei Monaten ist der Kündigungstermin nach neun Monaten erreicht.
- Der Rabatt wird verwendet, um zu steuern, ob die Servicezusage bei der periodischen Abrechnung für Rabatte verwendet wird.
- Der Preisbindungszeitraum legt den Zeitraum fest, in dem sich der Preis nach Erstellung der Servicezusage nicht ändert. Wenn die Servicezusage erstellt wird, wird das Datum der Nächsten Preisaktualisierung aus dem Servicestartdatum und dem Preisfestsetzungszeitraum berechnet. Eventuell müssen Sie die Seite personalisieren, damit die Felder angezeigt werden.
Tipp
Um das Erstellen von Artikeln mit Servicezusagen zu vereinfachen, können Sie Servicezusagenpakete in Artikelvorlagen speichern. Wenn ein Artikel mithilfe einer Vorlage erstellt wird, die Servicezusagenpakete enthält, werden die Pakete automatisch auf den neuen Artikel übertragen.
Dimensionen
Wenn ein Servicezusagenpaket sowohl Zeilen mit Partner = Debitor als auch mit Partner = Kreditor enthält, werden die Dimensionen der späteren Debitorenvertragszeile auf die entsprechende Kreditorenvertragszeile übertragen. Dies ist wichtig, wenn Sie Daten analysieren, wobei beispielsweise der Servicepaketcode in den Daten auf Debitoren- und Kreditorenseite identisch ist.
Preisgruppe in Verkaufsservicezusagen und -serviceobjekten
Bevor für die ausgewählte Position die Preise für die Servicezusagen im Verkaufsbeleg berechnet werden können, müssen die entsprechenden Servicezusagenpakete einschließlich der zugeordneten Preisgruppen ermittelt werden. Dabei gilt Folgendes:
- Wenn im Beleg keine Preisgruppe festgelegt ist, werden nur Servicezusagenpakete ohne Preisgruppe verwendet.
- Wenn im Beleg das Servicezusagenpaket festgelegt ist, gelten nur Servicezusagenpakete mit der gleichen Preisgruppe. Sollten keine Servicezusagenpakete zur Preisgruppe passen, werden auch Servicezusagenpakete ohne Preisgruppe berücksichtigt. Servicezusagenpakete, die für den Artikel als Standard festgelegt sind, gelten direkt. Andere dienen nur der Anzeige.
- Wenn kein Servicezusagenpaket ohne Preisgruppe gefunden wird, werden alle Servicezusagenpakete berücksichtigt. Es gilt direkt das Standardpaket des Artikels. Andere dienen nur der Anzeige.
- Wenn kein Servicezusagenpaket gefunden wird, werden keine Verkaufsservicezusagen erstellt.
Die Ermittlung von Servicezusagen beim manuellen Anlegen eines Serviceobjektes erfolgt genauso wie die Erstellung und Berechnung von Verkaufsservicezusagen. Wenn Sie jedoch den Endbenutzenden (Debitor) im Serviceobjekt ändern, müssen die Servicezusagen neu berechnet werden, wenn die Preisgruppe des neuen Endbenutzenden (Debitors) und des Serviceobjekts unterschiedlich ist. Der Benutzende erhält eine entsprechende Abfrage. Bestätigt er diese, werden die Servicezusagen gelöscht und gemäß den oben genannten Kriterien neu angelegt. Andernfalls setzt der Endbenutzende (Debitor) die Angaben auf den ursprünglichen Wert zurück.
Notiz
Die Servicezusagen im Serviceobjekt können nur geändert werden, wenn keiner der Services mit einem Debitor- oder Kreditorvertrag verknüpft ist.
Arten von Servicezusagen
Vertrag
Eine Servicezusage für ein Serviceobjekt, bei der das Feld Rechnung über auf Vertrag eingestellt ist, wird in einem festgelegten Zyklus abgerechnet. Optional können Sie Laufzeiten und Kündigungsfristen angeben.
Vertrieb
Eine Servicezusage für ein Serviceobjekt, bei der Rechnung über auf Verkauf eingestellt ist, wird nicht in Rechnung gestellt. Das Serviceobjekt und die Servicezusage dienen lediglich zur Information (beispielsweise zum Garantiezeitraum oder dem Kundendienst im Rahmen einer Garantie).
Notiz
Nur Servicezusagen, bei deren Vorlage im Feld Rechnung über die Option Vertrag eingestellt ist, können einem Debitoren- oder Kreditorenvertrag zugeordnet und somit regelmäßig über diesen Vertrag abgerechnet werden.
Preisbildung und Berechnungsarten
Zur Preisbildung bei Servicezusagen werden drei Arten von Referenzwerten über das Feld Art der Berechnungsgrundlage verwendet:
- Artikelpreis
- Belegpreis
- Belegpreis und Rabatt
Weitere Informationen finden Sie unter Preisfestlegung bei Servicezusagen.
Umsatzkonten über Rechnungsartikel steuern
Services, die Sie zusammen mit einem Artikel verkaufen, werden üblicherweise über einen Rechnungsartikel abgewickelt. Je nach Konfiguration der Buchungsgruppen in der Finanzbuchhaltung können Umsätze nach abzurechnender Servicezusage auf unterschiedliche Umsatzkonten gebucht werden. Die Suche nach dem Feld Rechnung über Artikelnr. gibt nur Rechnungsartikel zurück.
Services, die selbst bereitgestellt werden müssen (wie etwa eine Supportleistung), können ebenfalls Buchungsgruppen zur Umsatzkontrolle enthalten. In diesem Fall bleibt das Feld Rechnung über Artikelnr. leer.
Beispiel: Garantie als Servicezusage
Beim Verkauf eines Produkts ist eine Gewährleistung gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet, dass der Lieferant eines Produkts gewährleistet, dass die von ihm gelieferten Produkte die zugesicherten Eigenschaften haben. Die Gewährleistung ist in der Regel zeitlich begrenzt.
Die gesetzliche Gewährleistung kann durch zusätzliche Garantien oder Services ergänzt werden, die Sie als Servicezusage erstellen können. Beispielsweise können Hersteller ihrer Kundschaft eine längere Garantielaufzeit ab Kaufdatum oder sogar Servicezusagen gewähren, die über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer hinausgehen. Ein Beispiel dafür ist der kostenlose Vor-Ort-Austausch defekter Teile.
Eine Servicezusage kann die Zuordnung dieser Zusagen darstellen. Darin sind alle relevanten Servicevereinbarungen enthalten, wie etwa Preise (normalerweise Null), Gültigkeitszeiträume, Kündigungsfristen und der Abrechnungsrhythmus. Die Servicezusage muss, wie andere Servicezusagen auch, einem Vertrag zugeordnet sein, um (auf wiederkehrender Basis bis zum Ablauf) abgerechnet werden zu können. Die Vertragsnummer wird dann in der Servicezusagen angezeigt.
Das folgende Beispiel zeigt eine Garantie, die als Servicezusage eingerichtet ist. Die Garantie ist kostenlos und gilt zwölf Monate lang.
| Partner | Vorlage | Beschreibung | Rechnung über | Rechnung über Artikelnr. | Art der Berechnungsgrundlage | Berechnungsbasis % | Berechnungsbasiszeitraum | Rhythmus der Berechnungsbasis | Startformel für Servicezusage | Anfangslaufzeit | Folgezeitraum | Kündigungsfristen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Debitor | Garantie | Garantie | Verkauf | Artikelpreis | 0 | 12M | 12M | |||||
| Kreditor | Garantie | Garantie | Verkauf | Artikelpreis | 0 | 12M | 12M |
Im Servicezusagenpaket ist sowohl eine Debitoren- als auch eine Kreditorenzeile enthalten, sodass einerseits der Debitor innerhalb der angegebenen Frist Ansprüche geltend machen kann, und diese andererseits durch Servicezusagen gegenüber dem Kreditor abgedeckt sind (z. B. hat der Kreditor für die verkauften Artikel eine Garantie gewährt).